Wir möchten Sie darüber informieren, dass wir für TimePunch 4 und TimePunch 5 die Software-Zertifikate erneuert haben, da die alten Zertifikate abgelaufen waren. Leider hat die Zertifikatsverlängerung länger gedauert als von uns eingeplant.
Damit Sie TimePunch weiterhin problemlos auf Ihrem Server ausführen können, empfehlen wir Ihnen dringend, TimePunch zeitnah neu zu installieren. Andernfalls besteht das Risiko, dass die Software-Prüfung von Windows ein ungültiges Zertifikat oder einen ungültigen Hersteller anzeigt.
Wir möchten betonen, dass diese Maßnahme lediglich eine Vorsichtsmaßnahme ist, um sicherzustellen, dass Sie weiterhin die bestmögliche Erfahrung mit TimePunch haben. Wir haben bereits alles unternommen, um sicherzustellen, dass Sie über diese Änderung informiert wurden und dass alle notwendigen Schritte unternommen wurden, um sicherzustellen, dass TimePunch weiterhin einwandfrei funktioniert.
Wir empfehlen Ihnen dringend, die neueste Version von TimePunch zu installieren, um sicherzustellen, dass Sie die besten Funktionen und Leistungen erhalten.
Wir entschuldigen uns für jegliche Unannehmlichkeiten, die durch die Verzögerung bei der Zertifikatsverlängerung entstanden sein könnten. Wir sind uns bewusst, dass dies ein Ärgernis sein kann, aber wir sind zuversichtlich, dass die neueste Version von TimePunch Ihren Erwartungen entspricht und eine reibungslose und zuverlässige Erfahrung bietet.
Falls Sie Fragen oder Anliegen haben, können Sie uns jederzeit kontaktieren. Wir bedanken uns für Ihr Verständnis und Ihre Aufmerksamkeit.
Eine effektive und effiziente Arbeitsweise ist für jeden Mitarbeitenden und jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Die Möglichkeit zur Selbstkontrolle der eigenen Zeiten bei der Zeiterfassung spielt hierbei eine wichtige Rolle.
In diesem Artikel werden wir die Vorteile der Selbstkontrolle der Arbeitszeit genauer betrachten.
Gesundheit
Die Möglichkeit zur Selbstkontrolle der Arbeitszeit hilft dabei, Überarbeitung zu vermeiden. Wenn Mitarbeitende ihre Arbeitszeit im Auge behalten und sicherstellen können, dass alle Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden, wird eine Überarbeitung und somit das Risiko von Burnout reduziert. Außerdem trägt eine angemessene Arbeitszeit- und Pausenregelung ebenfalls dazu bei, dass Mitarbeitende gesünder und produktiver arbeiten.
Genauigkeit und Fairness
Die Möglichkeit der Selbstkontrolle hilft auch, dass die Zeiterfassung genau und fair ist. Wer seine Arbeitszeit selbst kontrolliert, kann sicherstellen, dass die aufgezeichneten Zeiten korrekt sind und keine unbezahlten Überstunden entstehen. Mitarbeitende werden so von der Lohnabrechnung nicht überrascht. Das ist gut für die Arbeitsbeziehung zwischen Mitarbeiter*innen und Arbeitgeber*innen, schafft Transparenz und stärkt das Vertrauen.
Flexibilität
Die Möglichkeit zur Selbstkontrolle der Arbeitszeit bietet auch die Chance zur Flexibilität. Mitarbeitende können in flexiblen Arbeitszeitmodellen die eigene Arbeitszeit an ihre Bedürfnisse anpassen, was zu einer besseren Work-Life-Balance führt. Das erhöht die Zufriedenheit und die Motivation der Mitarbeitenden. Und eine höhere Motivation führt automatisch zu einer höheren Produktivität -und Effizienz.
Fazit
Die Möglichkeit zur Selbstkontrolle der Arbeitszeit ist ein wichtiger Faktor für eine effektive und effiziente Arbeitsweise. Sie kann dazu beitragen, die Arbeitszeit besser zu nutzen, Überarbeitung zu vermeiden, die Genauigkeit der Zeiterfassung zu erhöhen und Flexibilität zu bieten. Es ist wichtig, dass Mitarbeitende und Arbeitgebende gemeinsam an einer angemessenen Arbeitszeitgestaltung arbeiten, um eine gesunde und produktive Arbeitsumgebung zu schaffen.
Das alles bietet TimePunch, unsere elegante und moderne Lösung zur Zeiterfassung, für Ihr Business.
Der Support von Windows Server 2012 läuft im Oktober aus
Warum ein Upgrade auf TimePunch 5 jetzt sinnvoll ist: Neue Funktionen, gesetzliche Anforderungen und das Ende des Supports für Windows Server 2012.
In Zeiten einer sich ständig verändernden Arbeitswelt ist es unerlässlich, auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben. Dies gilt insbesondere für Software, die bei der täglichen Arbeit genutzt wird. In diesem Zusammenhang empfiehlt es sich, auf die neueste Version von TimePunch, Version 5, zu aktualisieren, wenn man derzeit noch mit Version 3 arbeitet, die bereits fünf Jahre alt ist. Im Folgenden werden einige Gründe aufgeführt, die zeigen, warum ein Upgrade auf TimePunch 5 sinnvoll ist.
Veraltete Software entspricht eventuell nicht neuen gesetzlichen Anforderungen
Eine veraltete Software kann nicht mehr den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dies kann dazu führen, dass gesetzliche Vorgaben nicht mehr erfüllt werden können. In der Arbeitswelt gibt es viele gesetzliche Vorschriften, die eingehalten werden müssen, beispielsweise im Bereich der Arbeitszeiterfassung oder des Datenschutzes. Das betrifft auch den zukünftigen Gesetzesentwurf von Arbeitsminister Hubertus Heil zum Arbeitszeitgesetz – bei dem Stand heute noch nicht klar ist, welche Anforderungen auf die Zeiterfassungssoftware und auf die Betriebe zukommen. Eines ist aber sicher – TimePunch 5 ist auf dem neuesten Stand der Technik und wird auch diese neuen gesetzlichen Vorgaben erfüllen.
Ein Upgrade bietet sich an, wenn die Software noch auf einem Windows Server 2012 läuft, für den dieses Jahr der Support von Microsoft ausläuft
Microsoft beendet in diesem Jahr den Support für Windows Server 2012. Wenn TimePunch 3 auf einem Windows Server 2012 läuft, wird es zukünftig keine Sicherheitsupdates mehr geben. Das bedeutet, dass die Software anfälliger für Sicherheitsprobleme wird. Ein Upgrade auf TimePunch 5 ist deshalb dringend empfehlenswert. Und das Wichtigste: Mit der aktuellen Version können wieder alle Funktionsupdates bis zur Version 6 kostenlos installiert werden, damit Sie auf dem neuesten Stand bleiben.
Neue Funktionen erleichtern die Arbeit mit TimePunch und erhöhen die Produktivität
TimePunch 5 bietet viele neue Funktionen, die die Arbeit mit der Software erleichtern und die Produktivität erhöhen. So können beispielsweise Arbeitsabläufe vereinfacht werden, was Zeit spart und Fehler minimiert. Dafür wurde das komplette UI neu entworfen. TimePunch 5 bietet damit eine verbesserte Übersichtlichkeit und eine neue benutzerfreundliche Oberfläche.
TimePunch 5 ist auch auf 4K Monitoren mit hoher Auflösung lauffähig
Immer mehr Unternehmen setzen auf moderne Technologien wie 4K Monitore mit hoher Auflösung. TimePunch 5 ist speziell dafür optimiert und läuft problemlos auf diesen Monitoren. Dadurch wird die Benutzerfreundlichkeit und Übersichtlichkeit der Software weiter verbessert.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Upgrade auf TimePunch 5 viele Vorteile bietet. Die Software ist auf dem neuesten Stand der Technik und erfüllt alle aktuellen gesetzlichen Anforderungen. Zudem erleichtern neue Funktionen die Arbeit mit der Software und erhöhen die Produktivität. Wer auf einem Windows Server 2012 arbeitet, sollte dringend ein Upgrade durchführen, da der Support von Microsoft in diesem Jahr endet. Auch auf modernen 4K Monitoren ist TimePunch 5 lauffähig und bietet eine verbesserte Benutzerfreundlichkeit und Übersichtlichkeit.
Oft kommt es vor, dass Mitarbeitende morgens in Eile sind und dabei die Zeiterfassung vergessen. Das ist jedem schon einmal passiert. TimePunch 5 bietet dafür jetzt eine elegante Lösung.
Das Mitarbeitende sich morgens vergessen anzumelden ist leider keine Seltenheit. Gerade in den ersten Wochen nach der Einführung einer Zeiterfassung ist dieses Phänomen verstärkt zu beobachten. Wenn Mitarbeitende nicht selbst Korrekturberechtigung haben, und das ist meist nicht der Fall, dann geht der Weg immer über das Personalbüro.
In TimePunch 4 gab es hier nur die Möglichkeit, dass sich Mitarbeitende verspätet anmelden mussten und diese verspätete Anmeldung dann im Personalbüro korrigiert wurde. Das war umständlich. TimePunch 5 bietet jetzt dem Personalbüro die Möglichkeit, selbst die Zeiterfassung für Mitarbeitende zu starten. Und das auch nachträglich zu einem definierten Zeitpunkt.
Auf der Seite „Echtzeit Buchungen“ ist dazu über Rechtsklick auf den Mitarbeitenden, der Befehl „Zeiterfassung mit Startzeit starten“ auszuwählen.
Das Szenario sieht dabei wie folgt aus. Mitarbeiter*in Müller vergisst sich anzumelden. Er/Sie merkt es erst, als der PC schon läuft und die Arbeit im vollen Gange ist. Anstatt sich zum Terminal am Eingang zu begeben, ruft Herr/Frau Müller im Personalbüro an und meldet sich. Das Personalbüro startet jetzt für den Mitarbeitenden die Zeiterfassung.
Ein Alternatives Szenario könnte auch wie folgt aussehen. Das Personalbüro erhält eine Kernzeitverletzung von Mitarbeiter*in Müller. Im TimePunch Management sieht der/die Personalverantwortliche, dass Mitarbeiter*in Müller noch nicht angemeldet ist. Nach einem Kontrollanruf beim Mitarbeitenden startet das Personalbüro die Arbeitszeit rückwirkend.
So geht Zeiterfassung einfach und nachträgliche Korrekturen werden vermieden.
Letztes Jahr hatten wir bei Twitter und LinkedIn nachgefragt, ob es gute Alternativen zu TeamViewer gibt, die wir stattdessen einsetzen könnten. Ein Vorschlag darunter war Supremo.
TeamViewer ist klar der Platzhirsch unter den Fernwartungs-Tools. Die Software ist schnell, zuverlässig und einfach zu bedienen. Das lässt sich das Unternehmen aus Göppingen aber auch entsprechend gut bezahlen.
Denn auch wenn wir TeamViewer schon seit über 10 Jahren einsetzen, war nach der Preiserhöhung im letzten Jahr, die Software für uns keine tragbare Lösung mehr. Das Kosten/Nutzen Verhältnis ist für uns aus dem Ruder gelaufen. Schlappe 1678,80 € pro Jahr (oder 139,90 € pro Monat) gehen für 3 Fernwartungsplätze, mit gleichzeitiger Verbindung, dabei über die virtuelle Ladentheke.
Es musste also eine Alternative her. Unsere Anforderungen an eine neue Fernwartungssoftware waren wie folgt:
Sie musste europäischen Datenschutzstandards entsprechen
Sie musste einfach zu bedienen sein
Sie musste schnell und zuverlässig sein
Auf Twitter gab uns @EsGeeks dann den Hinweis auf Supremo, einer Fernwartungssoftware aus Italien. Der erste Eindruck erinnerte stark an die Nummer 1 – TeamViewer. Aber was solls, abschauen war und ist nicht verboten.
Die Benutzeroberfläche von Supremo erinnert stark an TeamViewer
Dabei muss man sagen, Supremo hat hier einiges richtig gemacht. Die Software ist benutzerfreundlich und richtet sich von der Bedienung ganz klar an Kunden, die auch schon mit TeamViewer gearbeitet haben. Ein Umlernen ist also nicht notwendig. Außerdem sind die Verbindungen schnell und zuverlässig und was noch wichtiger ist, auch stabil. Supremo verwendet eine starke Verschlüsselung und Sicherheitsmaßnahmen, um den Schutz der Daten zu gewährleisten. Durch den Sitz in Europa hält die Software selbstverständlich auch die EU-DSGVO ein.
Das Paket „Supremo Professional 1 Jahr“, was vergleichbar mit dem Angebot von „TeamViewer Corporate“ ist, gibt es bereits für 377,- € – anstatt den oben genannten 1678,80 € des Platzhirsches. Das ist weniger als ein viertel des Preises. Für uns ein unschlagbares Argument.
Unser Pech, oder im Nachhinein auch Glück war, dass wir letztes Jahr den Kündigungstermin für TeamViewer um ein paar Tage verpasst hatten. So mussten wir die TeamViewer Lizenzen für 2023 nochmal verlängern. Für unsere Kunden bedeutet das jetzt also konkret, dass wir bis Oktober 2023 beide Fernwartungsoptionen anbieten können; den altbekannten TeamViewer und das neue Supremo. Ab Oktober 2023 führen wir unseren Support, dann nur noch mit Supremo durch.
Unsere neue Fernwartungssoftware Supremo kann in TimePunch 5 im Menü „Support“ unter „Supremo herunterladen“ installiert werden.
Um die Frage, ob Zeiterfassung auch bei einer Vertrauensarbeitszeit Pflicht ist, wird heftig gestritten. Denn selbst nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13.09.2022 gibt es bisher noch keine gesetzliche Regelung dazu.
Anfang März sagte Bundesarbeitsminister Hubertus Heil zu, dass eine Gesetzesvorlage dazu noch im Frühjahr 2023 vorgelegt werden soll. Diese sollte folgende Kernpunkte enthalten.
Vertrauensarbeitszeit sollte weiterhin möglich sein
Es solle ein praxistauglicher Vorschlag zur Arbeitszeiterfassung erarbeitet werden
Viel Spielraum für Unternehmen
Vertrauensarbeitszeit und praxistaugliche Zeiterfassung, wie geht das?
Bisher bedeutete Vertrauensarbeitszeit, dass Arbeitnehmer*innen ihre Arbeitszeit selbstständig und eigenverantwortlich gestalten können, ohne dass die Arbeitszeit im Detail erfasst wird. Den zweiten Teil dieser Aussage dürften Arbeitnehmer*innen wie Arbeitgeber*innen zukünftig wohl streichen können. Denn klar ist auch, Vertrauensarbeitszeit darf nicht den Schutz der Arbeitnehmer*innen aushebeln.
Dabei spielt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) eine entscheidende Rolle und ist ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsrechts, denn es regelt die Arbeitszeiten von Arbeitnehmer*innen in Deutschland. Es dient dem Schutz der Arbeitnehmer*innen und legt fest, welche Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen eingehalten werden müssen.
Diese Regelungen gelten selbstverständlich auch für die Vertrauensarbeitszeit. Aber wie geht das mit einer Zeiterfassung zusammen?
Die Chance dafür liegt in der Umgestaltung des Arbeitsvertrags. Im Arbeitsvertrag sollten keine festen Sollstunden hinterlegt sein. Die Zeiterfassung TimePunch unterstützt dies mit einem dynamischen Arbeitszeitmodell, bei dem die Arbeitszeit der Sollzeit entspricht.
Abbildung 1: Dynamisches Arbeitszeitmodell zur Abbildung der Vertrauensarbeitszeit
Gleitzeitmodelle werden für diese Art der Zeiterfassung nicht mehr benötigt, denn Überstunden können dann nicht mehr anfallen. Die Vergütung erfolgt bei diesen Mitarbeitenden als Festgehalt, unabhängig von der geleisteten Arbeitszeit. Trotzdem werden die Arbeitszeiten erfasst und damit sichergestellt, dass sich die Arbeitnehmer*innen auch bei Vertrauensarbeitszeit an die geltenden Pausenregelungen und Höchstarbeitszeiten halten.
Damit bietet TimePunch eine praxistaugliche Möglichkeit zur Zeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit, die Arbeitnehmer*innen wie Arbeitgeber*innen viele Freiräume lässt.
TimePunch 5.0 ist ein Meilenstein für TimePunch und das erste komplette ReWrite der Benutzeroberfläche. An dieser Stelle möchte ich die wichtigsten Unterschiede zur vorherigen Version benennen:
Zeiterfassung neu denken
Die vorherige Version war teilweise recht unübersichtlich. Das lag an den vielen Features, mit denen unsere Zeiterfassung die letzten Jahre stetig erweitert wurde. Neue Features wurden an die Software angebaut und irgendwann kommt der Zeitpunkt, an dem die Software unübersichtlich wird. Dem kann man nur durch einen harten Schnitt begegnen.
Für TimePunch 5 wurde unsere Zeiterfassung daher komplett neu gedacht.
Wir denken Neu: „für viele Mitarbeitende“
In den vorherigen TimePunch Versionen war die Startseite immer die Zeiterfassung des aktuell angemeldeten Benutzers. Dies ist gut für Freelancer*innen und Mitarbeiter*innen die nur ihre eigene Zeit im Blick haben müssen. Für die Personalabteilung oder die Projektleitung ist das aber zu wenig.
Daher sind jetzt alle Ansichten auf die Anzeige von mehreren Mitarbeitenden ausgerichtet. Damit hat es die Personalabteilung einfacher bei der Auswertung der Gleitzeitkonten und des Krankenstands und die Projektleitung erhält einen besseren Überblick über die laufenden Projekte.
Anzeige des Gleitzeitkontos aller Mitarbeitenden
Wir denken Neu: „für den einzelnen Mitarbeitenden“
Auch wenn wir die Verwaltung für Unternehmen vereinfacht haben, kommen Mitarbeitende nicht zu kurz. Denn auch in TimePunch 5 kann die Startseite so individualisiert werden, dass sie den vorherigen TimePunch Versionen entspricht.
So fühlen sich auch langjährige Nutzer unserer Zeiterfassung gleich zu Hause.
Konfigurierbare Startseite in TimePunch 5
Wir denken Neu: „konsistente Bedienung“
Nichts ist schlimmer, wie wenn die Bedienung einer Software zufällig zusammengewürfelt ist. TimePunch 5 hat daher eine konsistente Bedienung. Was man sich merken sollte, die Navigation verläuft immer von grob zu detailliert und von links nach rechts.
Und Konsistent bedeutet auch: Sie ändern einen Zeiteintrag oder andere Daten auf einer Seite und alle abhängigen Seiten zeigen automatisch die geänderten Werte an.
Wir denken Neu: „Barrierefreiheit“
TimePunch 5 möchte für alle Mitmenschen nutzbar sein. Daher haben wir in TimePunch 5.0 ein besonders Augenmerk auf eine barrierefreie Softwareentwicklung gelegt. Was zeichnet unsere Zeiterfassung dabei aus?
TimePunch ist komplett mit Tastatur bedienbar
TimePunch ist für Screenreader optimiert
TimePunch nutzt eine große und gut lesbare Schrift
Wir denken Neu: „Weniger ist mehr“
TimePunch 5 bietet auf jeder Seite nur die Funktionen an, die Sie im aktuellen Kontext sinnvoll nutzen können. Das erleichtert die Bedienung, da Sie nicht aus hunderten Features die drei Punkte suchen müssen, die für Sie interessant und nutzbar sind.
Alle Befehle die Ihnen zur Verfügung stehen, machen im angezeigten Kontext Sinn und können verwendet werden.
Für wen lohnt sich die Umstellung?
Wenn Sie bereits die aktuellen TimePunch 4.x/5.x Lizenzen verwenden, dann können Sie ohne Zusatzkosten TimePunch 5.0 installieren. Bei Bedarf unterstützten wir gerne.
Wie geplant ging dieses Wochenende TimePunch 5.0 online.Damit der Umstieg auf die neue Version reibungslos funktioniert, gibt es hier und jetzt ein paar Tipps.
Wenn Sie TimePunch am Montag den 27.02. zum ersten Mal starten, wird Ihnen vermutlich folgende Meldung angezeigt:
TimePunch 4.9 beim Zugriff auf TimePunch 5.0
Bitte keine Panik. Dies zeigt nur an, dass Sie noch mit der alten Version von TimePunch arbeiten. Wenn Sie einen neuen PC mit Windows 10 besitzen, der nicht zentral administriert wird, dann genügt oft schon der Neustart von TimePunch. Denn TimePunch aktualisiert sich i.d.R. automatisch im Hintergrund. D.h. beim nächsten Neustart melden Sie sich mit TimePunch 5.0 an.
Wenn das nicht funktioniert?
Sollte TimePunch sich nicht automatisch aktualisieren, dann de-installieren Sie TimePunch zuerst manuell von Ihrem PC. Das geht über die Windows Funktion „Programm hinzufügen oder entfernen„. Suchen Sie dort „TimePunch Management“ und wählen Sie über das 3 Punkte Menü – „Deinstallieren“ aus.
Dort können Sie das TimePunch Management wieder installieren. Wahlweise mit der neuen und modernen Benutzeroberfläche oder mit dem vorherigen UI – jetzt mit alt, bzw. Legacy betitelt.
Download der aktuellen TimePunch Management App
Wichtig: Sofern Sie das Installationspaket für „Windows 11, 10“ nicht bei sich installieren können, nutzen Sie bitte das Installationspaket auf der rechten Seite für Windows 8 und Windows Server Betriebssysteme.
Anmelden im neuen TimePunch Management
Das neue TimePunch Management erkennen Sie sofort am neuen Programmicon in der Taskleiste und auch daran, dass sich TimePunch jetzt im Vollbildmodus öffnet.
Das neue TimePunch Management
Nach der erfolgreichen Anmeldung empfehle ich Ihnen einen Blick in unser erstes Umsteiger Video für TimePunch 5.0. Hier geht’s zum entsprechenden Blog-Post: Einsteigen und Umsteigen auf TimePunch 5
Welche Unterstützung kann ich bekommen?
Wenn Sie Hilfe beim Umstieg auf das neue TimePunch Management benötigen, dann empfehlen wir Ihnen unsere „TimePunch 5.x Umsteiger-Schulung„. Dort erhalten Sie aus erster Hand einen Überblick über die Neuerungen, und wir helfen Ihnen bei Ihren Fragen ganz direkt und persönlich.
Normalerweise kostet die „TimePunch 5.x Umsteiger-Schulung“ 150 ,- €
Da wir aber möchten, dass wirklich jeder Kunde von den Vorteilen der neuen Version profitieren kann, bieten wir die Schulung bis Ende März für nur 90,- € an.
Die „TimePunch 5.x Umsteiger-Schulung“ können Sie noch bis Ende März für nur 90,- € auf folgender Seite buchen: TimePunch Support (office365.com)
Ups, es funktioniert etwas nicht!?!
Wenn Sie das Gefühl haben, dass TimePunch sich nicht so verhält, wie es sich für Sie richtig anfühlt, dann teilen Sie uns das bitte mit. Wir haben an der neuen Version lange und hart gearbeitet, um für Sie die beste Zeiterfassungs-Software zu entwickeln, die es aktuell am Markt gibt.
Trotzdem lassen sich Probleme oder Ungereimtheiten nicht immer ausschließen. In diesem Fall sind wir auf Ihre Hilfe angewiesen. Schreiben Sie uns Ihre Ideen, Probleme und Anmerkungen zur neuen Version per Mail an info@timepunch.de
Auch wenn wir nicht alles umsetzen können, Ihre Anregungen sind wertvoll für uns.
Aber jetzt wünsche ich Ihnen viel Spaß mit der neuen Version von TimePunch! Ihr, G. Stephan
Timeboxing ist eine zielorientierte Zeitmanagement-Strategie, die Ihnen hilft Ihre Aufgaben schnell und ohne Ablenkung zu erledigen.
Sie kennen das sicher alle aus eigener Erfahrung. Man nimmt sich etwas vor, will beginnen und plötzlich fällt einem ein, dass man nochmal die E-Mails checken muss, das Konto prüfen sollte oder einem Kollegen etwas Wichtiges mitteilen müsste. Und so geht das Eine ins Andere über und die Arbeit, die man eigentlich erledigen wollte, bleibt liegen oder wird nur schleppend erledigt.
Die Wissenschaft kennt dies als Parkinsonsches Gesetz. Der Name hat nichts mit der gleichnamigen Nervenkrankheit zu tun, sondern wurde vom Historiker und Publizist „Cyril Northcote Parkinson“ entdeckt. Das Gesetz besagt folgendes: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Und wenn für die zu erledigende Arbeit keine Zeit gesetzt ist, dann dehnt sie sich sehr weit aus.
Hier kommt das Timeboxing ins Spiel. Beim Timeboxing legt man sich selbst einen Zeitrahmen fest, in dem man eine bestimmte Aufgabe erledigt bekommen möchte. Durch das Festlegen auf einen bestimmten Zeitrahmen wird die Zeit begrenzt und die Arbeit kann sich nicht ins Unendliche ausdehnen. Man legt sich also ins Zeug, um die Arbeit auch in der gesetzten Zeit zu erledigen. Das hört sich erst einmal logisch an. Aber was ist dafür die beste Zeit und wie lange sollte man für ein Thema einplanen?
Die beste Zeit?
Welche Zeit, also vormittags, nachmittags oder abends am besten für das Timeboxing geeignet ist, entscheiden Sie selbst. Hier empfiehlt es sich die produktivste Tageszeit zu wählen. Das kann bei jedem unterschiedlich sein, und sollte individuell gewählt werden. Ein Hinweis auf die beste Zeit, kann für Office365 Nutzer Microsoft Viva Insights liefern. Es unterstützt mit dem Fokusplan die Timeboxing Methode, indem es Fokuszeiten im eigenen Kalender reserviert. Dennoch sollte Sie sich stets auf die eigene Intuition verlassen, denn niemand weiß besser als Sie selbst, wann Sie leistungsfähig sind.
Die Dauer hängt ganz vom Thema ab, welches Sie erledigen möchten. Hier braucht es eine gewisse Erfahrung, um die richtige Dauer abzuschätzen. Wählen Sie die Fokuszeit zu kurz, dann machen Sie sich unnötig Stress beim Erledigen der Aufgabe. Ist sie zu lang gewählt, dann besteht die Gefahr, dass Sie aus dem Flow kommen und die Zeit mit unwichtigen Ablenkungen auffüllen. Als grober Richtwert bieten sich zwei Stunden an. Die meisten Aufgaben, können innerhalb dieser Zeit erledigt werden, wenn man unnötige Ablenkungen vermeidet.
Das beste Vorgehen?
Als Vorbereitung für eine Timeboxing Session, sollten Sie die Aufgabe, die Sie erledigen möchten, vorab planen. Denn nur wenn eine Aufgabe gut vorbereitet ist, können Sie diese auch ohne Unterbrechung abarbeiten. Dafür sollten Sie alle notwendigen Unterlagen und Inputs von Kollegen vorab besorgen. Danach schalten Sie alle Ablenkungen aus. Dazu gehören E-Mails, Firmenchats wie Teams, Slack, Google Chat und auch private Ablenkungen wie Whatsapp, Instagram, Facebook, Twitter und andere. Sie schalten alles aus, was Sie auch nur entfernt von der Aufgabe ablenken könnte, die Sie erledigen möchten. Einschalten sollten Sie hingegen eine Stoppuhr, die die bereits verbrauchte Zeit zählt oder die Restzeit herunterzählt. Hier bietet sich z.B. die Zeiterfassung TimePunch an, mit dem die Arbeitszeit für eine Timebox einfach und schnell getrackt werden kann. So wissen Sie immer, wieviel Zeit Ihnen noch für die Erledigung der Aufgabe zur Verfügung steht. Und dann geht es auch schon los. Arbeiten Sie konzentriert an Ihrer Aufgabe. Sie werden sehen, dass Sie einiges erreichen können, wenn ihre Zeit begrenzt ist.
Der Flow
Im besten Fall kommen Sie bei dieser Arbeitsweise in den sog. Flow. D.h. Sie gehen ganz in der Arbeit auf und vergessen die Zeit und jegliche Ablenkung um Sie herum. Dies ist der produktivste Zustand, den Sie erreichen können. Alles fällt Ihnen leicht und der Körper schüttet Glückshormone aus.
Jetzt entscheidet sich, ob Sie harte Timeboxen oder weiche Timeboxen bevorzugen.
Weiche oder harte Timeboxen
Bei harten Timeboxen hören Sie auf, wenn es am schönsten ist. Nach der vorher festgelegten Zeit zum Ende der Timebox, verlassen Sie den Arbeitsmodus und gönnen sich eine Pause. Im Idealfall ist die Aufgabe jetzt erledigt. Das Gefühl etwas erreicht zu haben, wird Sie erfüllen.
Wenn Sie weiche Timeboxen bevorzugen, dann nutzen Sie den Flow und arbeiten so lange weiter, wie Sie auf der Welle des Glücks reiten können, oder die Aufgabe erledigt ist. Aufhören sollten Sie aber in jedem Fall, wenn Sie feststellen, dass ihre Konzentration nachlässt, oder Sie sich selbst mit Belanglosigkeiten ablenken.
Anfänger, die noch keine Erfahrung mit Timeboxen haben, sollten mit harten Timeboxen beginnen. Diese sind zum Beginn einfacher zu handhaben, da man den Zeitpunkt, wenn der Flow abreist nicht verpassen kann.
Fazit
Wenn Sie das Gefühl haben, Aufgaben vor sich her zu schieben und Ihnen die Kraft fehlt, eine Aufgabe abzuschließen, dann probieren Sie die Timeboxing Methode aus. Je besser die Vorbereitungen für eine Timeboxing Session sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Aufgabe in der vorher festgelegten Zeit erledigen können. Erledigte Aufgaben stärken das Selbstvertrauen und geben Kraft für die nächsten Timeboxing Sessions.
