Mit TimePunch 5.9 steht das letzte Update der 5er-Versionsreihe bereit – und es bringt nochmal zahlreiche Verbesserungen, die die tägliche Arbeit mit unserer Zeiterfassung spürbar erleichtern. Neben mehr Stabilität und vielen geschlossenen Tickets haben wir auch einige neue Funktionen integriert, die auf dem direkten Feedback unserer Kunden basieren.
Neu im Kalender – Alltag vereinfachen
Zwei kleine, aber wirkungsvolle Erweiterungen machen das Buchen im Kalender effizienter:
Remote-Work Anträge automatisch genehmigen
Wenn Home-Office oder mobiles Arbeiten bei Ihnen keine zusätzliche Genehmigung erfordern, können Anträge auf Remotearbeit ab sofort automatisch genehmigt werden. Das reduziert unnötige Freigaben und spart wertvolle Zeit im HR-Alltag.
Krankmeldung für den aktuellen Tag ohne Genehmigung
Wird eine Krankmeldung für den aktuellen Arbeitstag erfasst, entfällt künftig die manuelle Genehmigung. Die Information wird direkt im System eingetragen – Vorgesetzte werden selbstverständlich automatisch benachrichtigt. Diese Regelung gilt ausschließlich für tagesaktuelle Meldungen.
Neues im Management – mehr Kontrolle, weniger Aufwand
Auch in der Verwaltung haben wir zwei hilfreiche Funktionen ergänzt:
Tätigkeit als Pflichtfeld
Für ausgewählte Projekte lässt sich nun die Auswahl einer Tätigkeit verpflichtend machen. So wird sichergestellt, dass Zeiteinträge vollständig und korrekt erfolgen – was besonders für die spätere Auswertung und Projektkalkulation von Vorteil ist.
Onboarding – flexibler und klarer
Beim Onboarding neuer Mitarbeitender gibt es gleich zwei Verbesserungen:
Das Onboarding-Projekt kann nun frei gewählt werden und dient der automatischen Markierung von „arbeitsfreien Tagen“ bis zum tatsächlichen Arbeitsbeginn.
Für freiberufliche Mitarbeitende entfallen diese Markierungen künftig vollständig, da für sie kein Gleitzeitkonto geführt wird.
Stabilität & Qualität – 28 Fehlerkorrekturen
Mit Version 5.9 haben wir insgesamt 28 Bugs behoben und damit die Stabilität des Systems weiter erhöht. Eine vollständige Liste der Änderungen finden Sie wie gewohnt in unseren Release Notes – verfügbar ab nächster Woche.
Verfügbarkeit – so geht’s weiter
Cloud-Kunden erhalten das Update automatisch am 06. Juli 2025.
On-Premise-Kunden können die neue Version ab dem 13. Juli 2025 als Download beziehen.
TimePunch 5.9 ist damit der gelungene Abschluss einer erfolgreichen Version. Gleichzeitig bildet es das stabile Fundament für das, was mit Version 6 vor der Tür steht. Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit Ihnen den nächsten Schritt zu gehen!
In vielen Unternehmen ist das Thema Zeiterfassung längst über gesetzliche Anforderungen hinausgewachsen. Es geht heute nicht nur darum, Arbeitszeiten zu dokumentieren – sondern auch darum, sie sichtbar zu machen. Wer wann arbeitet, wie lange Pausen dauern und welche Muster sich im Arbeitsverhalten zeigen – all das bietet eine wertvolle Grundlage für bessere Entscheidungen im Unternehmen.
Low-Performer identifizieren – fair und datenbasiert
TimePunch schafft Fakten. Wenn Arbeitszeiten erfasst und analysiert werden, lassen sich übermäßige oder ungewöhnlich lange Pausen, häufiges Zuspätkommen oder sehr kurze Arbeitstage auf einen Blick erkennen. Damit wird die Leistung einzelner Mitarbeiter nicht geschätzt – sondern belegt.
Das hilft besonders in Teams, in denen das Gefühl entsteht, dass sich manche Kollegen „durchmogeln“. Solche Wahrnehmungen sorgen schnell für Unruhe – gerade dann, wenn engagierte Mitarbeiter das Gefühl bekommen, andere würden sich auf ihre Kosten ausruhen. Eine gute Zeiterfassung stellt hier Fairness her – durch Transparenz.
Frühzeitige Steuerung statt späterer Konflikt
Wer Pausen- und Arbeitsverhalten sichtbar macht, kann frühzeitig mit betroffenen Mitarbeitern sprechen – bevor Konflikte entstehen oder sich ineffizientes Verhalten verfestigt. Das schafft Raum für Entwicklungsgespräche statt Eskalationen. Oft sind es persönliche Probleme, Überforderung oder Unklarheiten in der Aufgabe, die zu Low-Performance führen – und nicht fehlender Wille.
Vorteile für alle – nicht nur für das Management
Transparente Zeiterfassung schützt nicht nur das Unternehmen, sondern auch das Team. Sie sorgt dafür, dass Leistungen anerkannt werden – und sich niemand ausgenutzt fühlt. So kann sich das Team auf das konzentrieren, was zählt: gute Arbeit.
Weitere Vorteile im Überblick:
Objektive Datenbasis für Leistungsbeurteilungen
Gleichbehandlung aller Mitarbeiter durch nachvollziehbare Regeln
Erkennung von Überlastung, nicht nur von Unterleistung
Klares Signal: Leistung wird gesehen – sowohl gute als auch auffällige
Stärkung der Eigenverantwortung durch mehr Bewusstsein für die eigene Zeit
Fazit: Zeiterfassung ist kein Kontrollinstrument – sondern ein Fairness-Tool
Mit TimePunch wird Arbeitszeit transparent. Das ist nicht nur effizient – sondern auch gerecht. Denn nur wer weiß, wer wie viel leistet, kann Teams sinnvoll entwickeln, Konflikte vermeiden und ein gutes Miteinander fördern.
Pünktlich zu Ostern erscheint die neue Version TimePunch 5.8 – mit vielen kleinen, aber feinen Verbesserungen, die auf den Wünschen unserer Kunden basieren.
Neuer Kompaktmodus für die Anwesenheitsliste
Die Anwesenheitsliste hat einen neuen Kompaktmodus erhalten, der besonders in größeren Unternehmen den Überblick erleichtert. Musste man bisher noch scrollen, um alle Mitarbeitenden zu sehen, sind im Kompaktmodus alle Teams auf einen Blick sichtbar – kompakt, übersichtlich und zeitsparend.
Beschreibung und Zusatzfelder im Batch bearbeiten
Nach der Möglichkeit, in früheren Versionen bereits Projekte, Tätigkeiten und Kunden mehreren Zeiteinträgen zuzuordnen, lassen sich nun auch Beschreibungen und Zusatzfelder in einem Schritt bearbeiten. Damit können sämtliche Angaben eines Zeiteintrags auf mehrere Einträge gleichzeitig angewendet werden – für eine noch effizientere Nachbearbeitung.
Farbige Tätigkeiten im Projektkontext
Tätigkeiten werden in abgestuften Projektfarben dargestellt – so lassen sich Aufgaben innerhalb eines Projekts farblich besser unterscheiden. Das erleichtert die visuelle Zuordnung und schafft mehr Klarheit im Arbeitsalltag.
Ausblick
Neben diesen drei Highlights bietet TimePunch 5.8 zahlreiche weitere Neuerungen, die wir pünktlich zum Osterwochenende in den offiziellen Release Notes veröffentlichen – am 19. April 2025. Ab diesem Datum steht die neue Version für alle Cloud-Kunden zur Verfügung. On-Premise-Kunden erhalten das Update eine Woche später, ab dem 26. April 2025.
Auf den ersten Blick scheinen Arbeitssicherheit und Zeiterfassung zwei völlig unterschiedliche Themen zu sein. Während sich Arbeitssicherheit mit dem Schutz von Mitarbeitenden am Arbeitsplatz beschäftigt, geht es bei der Zeiterfassung primär um die Dokumentation von Arbeitszeiten. Doch bei genauerem Hinsehen zeigt sich, dass beide eng miteinander verknüpft sind – insbesondere in Notfallsituationen.
Zeiterfassung als entscheidender Faktor im Notfall
Stellen Sie sich vor, in Ihrem Unternehmen bricht ein Feuer aus. Die Feuerwehr trifft ein und stellt die entscheidende Frage: Wer befindet sich noch im Gebäude? In einer solchen Situation zählt jede Sekunde – eine schnelle und präzise Antwort kann Leben retten.
Mit einer digitalen Zeiterfassung wie TimePunch haben Sie diese Informationen sofort zur Hand. Auf Knopfdruck erhalten Sie eine aktuelle Anwesenheitsliste, die genau anzeigt, welche Mitarbeiter sich im Büro befinden und wer im Home-Office arbeitet.
Das bedeutet: ✅ Schneller Überblick für Rettungskräfte – Keine umständliche manuelle Erfassung, sondern sofort verfügbare Daten. ✅ Mehr Sicherheit für alle Mitarbeitenden – Niemand wird übersehen, alle werden berücksichtigt. ✅ Effiziente Evakuierung – Eine klare Liste erleichtert den Abgleich bei Sammelstellen.
Mehr als nur Notfälle – Zeiterfassung als Sicherheitsinstrument
Doch der Nutzen einer modernen Zeiterfassung für die Arbeitssicherheit geht über Notfälle hinaus. Sie hilft auch dabei, Überstunden und zu lange Arbeitszeiten zu erkennen, wodurch Überlastung und Erschöpfung vermieden werden – ein wichtiger Aspekt für die Gesundheit der Mitarbeitenden.
Somit ist eine smarte Zeiterfassung nicht nur ein Instrument zur Arbeitszeitdokumentation, sondern auch ein wichtiger Baustein für ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld.
Nutzen Sie TimePunch, um nicht nur die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu steigern, sondern gleichzeitig für mehr Sicherheit zu sorgen.
Seit Version 5.4 gibt es die Möglichkeit nicht nur bei Projekten den Lebenszyklus zu definieren, sondern auch bei Tätigkeiten. Doch was hat es damit auf sich ?
Der Lebenszyklus in TimePunch definiert, in welchem Status sich ein Projekt und jetzt neu auch eine Tätigkeit befinden kann und was man dementsprechend damit machen kann.
TimePunch kennt dabei vier unterschiedliche Lebenszyklen. Diese sind
In Planung: Projekte und Tätigkeiten im Status „In Planung“ können nicht gebucht werden und sind nur zur Planung zu nutzen. Möglich ist es Beispielsweise, dass ein Projektleiter verschiedene Tätigkeiten vorsieht, die zum aktuellen Status für die Mitarbeitenden noch nicht gebucht werden können.
Aktiv: Projekte und Tätigkeiten im Status „Aktiv“ können von Mitarbeitenden gebucht und von der Projektleitung ausgewertet werden. Dies ist der Standard für neue Tätigkeiten.
Abgeschlossen: Projekte und Tätigkeiten im Status „abgeschlossen“ können nur ausgewertet werden. Eine Buchung durch Mitarbeitende ist in diesem Projektzyklus nicht mehr möglich. Selbstverständlich können abgeschlossene Projekte und Tätigkeiten durch die Projektleitung auch wieder aktiviert werden.
Gelöscht: Projekte und Tätigkeiten im Status „gelöscht“ sind nur noch in der Historie sichtbar. Eine aktive Filterung und Auswertung der Projekte und Tätigkeiten ist damit nicht möglich.
Über den Lebenszyklus bei Projekten und Tätigkeiten kann also sehr fein gesteuert werden, welche Aufgaben durch Mitarbeitende zur Buchung ausgewählt werden können.
Bei der Navigation streiten sich die Geister. Die Einen bevorzugen die Navigation nach rechts, die Anderen möchten gerne die Übersicht behalten, wo sie gerade sind.
Beides ist möglich, und beides hat Vor -und Nachteile.
Der Vorteil der Erweiterung nach rechts ist der, dass bei einem breiten Monitor verschiedene Ebenen mit unterschiedlicher Datentiefe nebeneinander dargestellt werden können. Dabei hat eine Änderung an einem Zeiteintrag, in der untersten Ebene, direkten Einfluss auf die geöffneten Monatsdaten oder auf einen Projektbericht. Die Daten bleiben bei einer Änderung synchron und konsistent. Beim Speichern sollte man sich nur angewöhnen „Übernehmen“ zu klicken, da beim Klick auf „Speichern“ die aktive Seite geschlossen wird. Das kann den Arbeitsfluss stören.
Genau anders herum verhält es sich bei der In-Place Navigation (dt. An Ort und Stelle). Hier ersetzt eine neue Seite die Vorherige. Die Navigation wird dadurch ruhiger und das Auge muss sich nicht immer neu fokussieren. Das ist vor allem für kleine Monitore, z.B. auf dem Laptop gut geeignet. Als Tipp: Beim Speichern sollte hier nicht „Übernehmen“ geklickt werden, da die Daten beim Klick auf „Speichern“ sowieso gespeichert werden – der Klick auf „Übernehmen“ ist also unnötig.
Hier noch ein Tipp zur einfachen Navigation:
Egal, ob Sie das Erweitern des Seiteninhalts nach Rechts oder die In-Place Navigation bevorzugen. Mit der Escape Taste (ESC) gelangen Sie schnell zur vorherigen Übersicht zurück. Daher einfach zum Abbruch oder Verlassen des Dialogs die Escape Taste verwenden.
Wo lässt sich die Navigation einstellen?
Die Navigation wird über die Einstellungen des Benutzerinterfaces eingestellt. Dort kann der Seitenaufbau „In die Breite erweitern“ oder „An Ort und Stelle“ ausgewählt werden.
Die neue Version des TimePunch Managements verbessert die Anwenderfreundlichkeit erheblich, denn einzelne Schritte in der Navigation werden jetzt intelligent miteinander verbunden.
Intelligentes Bearbeiten/Intelligente Navigation – was ist damit gemeint? Die aktuelle Version 5.3 von TimePunch verbindet einzelne Schritte und Aktionen die häufig genutzt werden und vereint diese im Doppelklick. Dazu gehört, dass bei einem Doppelklick auf einen Arbeitstag, nicht mehr alle Einzeleinträge angezeigt werden, sondern direkt die Seite zum Bearbeiten des Tages aufpoppt.
Als zweiter Schritt, die Bearbeitung zu erleichtern, wird das Info-Panel zur Anzeige aller Zeiteinträge des Tages direkt geöffnet und angezeigt. Auch das war vorher noch ein zusätzlicher Klick, den man sich jetzt sparen kann.
Und auch das Bearbeiten selbst ist jetzt noch einfacher, denn man muss die Seite nicht wechseln oder schließen, auch wenn man andere oder neue Zeiteinträge erstellen möchte. Zum Bearbeiten eines bestehenden Zeiteintrags muss der Zeitblock im Info-Panel nur doppelgeklickt werden. Dadurch öffnet sich der Zeiteintrag und kann bearbeitet werden.
TimePunch verfügt über eine Informationsleiste, die am rechten Rand eingeblendet werden kann. Diese Informationsleiste ist immer sichtbar, solange das Info-Panel darauf sinnvolle Informationen zum Kontext anzeigen kann.
Zu den neuen Info-Panels zählt als erstes das Analyse-Panel. Das Analyse-Panel ist das Info-Symbol, dargestellt in einem Kreis. Das Analyse-Panel kann auf Mitarbeitende, Jahresurlaub -und Krankheit, Monatliche Arbeitszeit und tägliche Arbeitszeit angewendet werden.
Es zeigt das aktuelle Arbeitszeitkonto, das Gleitzeitkonto, das Urlaubskonto sowie die Krankheitstage an. Je nachdem, ob ein/e Mitarbeitende/r ausgewählt wurde, oder die monatliche bzw. tägliche Arbeitszeit, werden die Daten in der jeweiligen Detailierungsgrad angezeigt.
Eine besondere Übersicht bietet dabei das Analyse-Panel, wenn es auf einen einzelnen Mitarbeitenden in der Mitarbeiterliste angewendet wird. Dort zeigt es das aktuelle Stundenkonto des Mitarbeitenden bis zum aktuellen Tag an.
TimePunch ermöglicht es ein Organisations-Diagramm des eigenen Unternehmens zu erstellen. Das erhöht die Übersichtlichkeit und hilft bei der Organisation.
Das Organigramm zeigt alle Organisationseinheiten des Unternehmens. Die Organisationseinheiten wurden in TimePunch aus den ehemaligen Benutzergruppen, Team, Abteilung und Niederlassung entwickelt. Es ist sozusagen die Weiterentwicklungen dieser Strukturen. Als übergeordnete und damit neue Organisationseinheit steht jetzt die Zentrale.
Die Zentrale hält alle Mitarbeitenden, hat eine eigene Postanschrift und steuerlich relevante Daten, wie z.B. die Betriebsnummer, die Steuerberaternummer und Mandantennummer. Ihr zugeordnet sind alle Mitarbeitenden des Unternehmens.
Niederlassungen verfügt ebenfalls über eine eigene Postanschrift und es können für sie ebenfalls eigene Betriebsnummern hinterlegt werden. Abteilungen und Teams teilen sich die Anschrift mit ihrer Niederlassung oder der Zentrale.
Die Organisationsstruktur wird in TimePunch vor allem für die Steuerung des Lohndatenexports zu DATEV und Lexware verwendet. Zukünftig sind diese Daten aber auch im Hinblick auf die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) relevant. Denn dann ist es wichtig, in welcher Niederlassung die Angestellten arbeiten und welcher Betriebsnummer sie zugeordnet sind.
Und selbstverständlich kann das Organisations-Diagramm auch als Bilddatei (PNG) exportiert werden. So spart man sich doppelte Arbeit, denn das Diagramm kann auch für andere interne Zwecke weiterverwendet werden – beispielsweise im Intranet.
Bundesarbeitsminister Hubertus Heil muss bald liefern. Die Grundlage, der Gesetzesentwurf zur Arbeitszeiterfassung, liegt bereits auf dem Tisch. Doch wie sieht es in deutschen Unternehmen aktuell aus?
Nach einer repräsentativen Umfrage die von Arlington Research für Tisoware durchgeführt wurde, notieren bereits über 90% der KMU, also der kleinen und mittelständischen Unternehmen, in Deutschland ihre Arbeitszeit. Ein Drittel davon jedoch klassisch – also auf Papier oder mit Excel. Von einer systemischen Arbeitszeiterfassung, wie es der Gesetzesentwurf vorsieht, ist das noch weit entfernt.
Und die Frage darf gestellt werden, was wird da notiert? Nach aktueller Gesetzeslage müssen nur die Überstunden erfasst werden. Und so scheint es bei fast der Hälfte der Arbeitnehmern auch gehandhabt zu werden, denn nur 56% gaben an, überhaupt Start -und Ende der Arbeitszeit zu notieren.
Doch was ist nach dem zukünftigen Gesetzesentwurf geplant?
Zukünftig soll die gesamte Arbeitszeit, also der Arbeitsbeginn, die Pausen und das Ende der Arbeitszeit erfasst werden. Hier könnten wird jetzt enden, aber damit wäre noch nicht geklärt, was dazu alles gehört. Daher fangen wir einmal mit dem Start der Arbeitszeit an.
Der Start der Arbeitszeit definiert der Gesetzgeber mit dem Betreten des Firmengeländes. Hier zählen also auch klar die Umziehzeiten und Arbeitsvorbereitungen dazu. Eine Zeiterfassung muss daher entweder direkt am Eingang des Geländes erfolgen, oder aber den Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen die Zeitspanne bis zum tatsächlichen Einstempeln pauschal zur Arbeitszeit dazurechnen. Aber wie sieht es mit dem mobilen Arbeiten – umgangssprachlich dem Home-Office – aus? Hier zählt die Arbeitszeit nach dem Hochfahren des PCs und Anmelden an der Zeiterfassungssoftware. Moderne Zeiterfassungssysteme wie TimePunch, können diese Arbeitszeiten auch automatisch mitprotokollieren. Und wenn die Arbeitszeit flexibel um 21:00 Uhr startet und um 23:00 Uhr endet, dann muss auch hier eine Ruhepause von 11 Std. zum nächsten Arbeitsbeginn eingehalten werden. Mitarbeitende dürfen dann erst wieder am nächsten Tag um 10:00 Uhr morgens einbuchen. An dieser Regelung lässt sich auch der Arbeitnehmerschutz erkennen. Denn gerade die Erfassung dieser außergewöhnlichen Arbeitszeiten ist wichtig, um den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden gewährleisten zu können. Flexibilität hat eben nicht nur Vorteile.
Und wie ist es mit den Pausen? Pausen sind ebenfalls wichtig für die Gesundheit der Angestellten. Betriebe sind daher verpflichtet, ihren Arbeitnehmern die notwendigen Pausen zu ermöglichen. Sie sind sogar zur Kontrolle verpflichtet. Diese Pflicht können Sie jedoch auf die Arbeitnehmenden übertragen. Klassischerweise wird daher im Arbeitsvertrag geregelt, dass Angestellte verpflichtet sind, die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen in Anspruch zu nehmen. Daher kann die 30-minütige Ruhepause nach 6 Std., und die erweiterte Pause nach 9 Std. vom System anhand der Start -und Endzeit der Mitarbeitenden automatisch verrechnet werden. Und wie sieht mit der Toilettenpause (alias Biopause) und den Raucherpausen aus? Bei der Toilettenpause spricht der Gesetzgeber von einem Grundbedürfnis. Ein Toilettengang darf daher nicht von der Arbeitszeit in Abzug gebracht werden. Anders hingegen die Raucherpause. Betriebe dürfen Mitarbeitende dazu verpflichten, ihre Raucherpausen systemisch zu erfassen. Sie gelten als Arbeitsunterbrechung, reduzieren damit die Arbeitszeit und müssen nachgearbeitet werden. Das gilt übrigens auch für eine überlange Mittagspause. Auch hier können Betriebe ihre Angestellten zur Erfassung der Start -und Endzeit der Pause verpflichten.
Und was ist mit Betrieben, die ihren Angestellten eine Vertrauensarbeitszeit ermöglichen? Hier muss und darf die Frage gestellt sein, ob es sich tatsächlich um eine Vertrauensarbeitszeit handelt, oder nur um eine versteckte 40 Std. Woche mit der Erwartung, dass Angestellte unbezahlte Überstunden schieben „müssen“. Eine echte Vertrauensarbeitszeit zeichnet sich dadurch aus, dass Mitarbeitende keine festen Sollstunden erbringen müssen. Und wenn keine festen Sollstunden festgelegt sind, dann können Mitarbeitende auch nicht zu wenig arbeiten. Im Umkehrschluss aber auch nicht zu viel. D.h. das klassische Gleitzeitkonto macht in Verbindung mit einer echten Vertrauensarbeitszeit keinen Sinn. Wird das dennoch von Unternehmen geführt, dann handelt es sich um keine echte Vertrauensarbeitszeit, sondern nur um einen Vorwand die Arbeitszeiten nicht korrekt erfassen zu müssen. Denn eines ist auch klar, auch mit einer echten Vertrauensarbeitszeit müssen Mitarbeitende die gesetzlichen Pausen und Ruhezeiten einhalten und dazu ist eine korrekte und systemische Zeiterfassung die Voraussetzung. TimePunch unterstützt die echte Vertrauensarbeitszeit durch ein dynamisches Arbeitszeitmodell, bei dem die Sollzeit der tatsächlichen Arbeitszeit angeglichen wird. Dadurch entstehen keine Fehlstunden und keine Überstunden, aber es wird sichergestellt, das Pausen -und Ruhezeiten eingehalten werden.
Fazit
Viele Betriebe in Deutschland wiegen sich derzeit noch in falscher Sicherheit. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung soll noch in der aktuellen Legislaturperiode auf den Weg gebracht werden. Daher sollten Betriebe jetzt schon den Einsatz planen und sich über mögliche Zeiterfassungssysteme informieren. Denn nur wenn der Einsatz gut geplant ist, ist die Akzeptanz der Mitarbeitenden auch gegeben.
