Um die Nutzung der Projektzeiterfassung zu verbessern, haben wir ein praktisches Feature hinzugefügt: die Möglichkeit, die Standardpause zu deaktivieren.
Die Standardpause beträgt normalerweise 30 Minuten und wird automatisch für jeden neuen Zeiteintrag vorgeschlagen. Das ergibt Sinn, wenn nur ein Eintrag pro Tag vorhanden ist, wie es bei der Anwesenheitszeiterfassung oft der Fall ist.
In der Projektzeiterfassung mit TimePunch kann dies jedoch unpraktisch sein, da es üblich ist, mehrere Zeiteinträge pro Tag für verschiedene Projekte zu haben. In solchen Fällen ist es wenig sinnvoll, automatisch 30 Minuten Pause für jeden neuen Eintrag vorzuschlagen.
Um den unterschiedlichen Bedürfnissen von Anwesenheits- und Projektzeiterfassung gerecht zu werden, ermöglichen wir nun die individuelle Einstellung für jeden Mitarbeiter, ob eine Standard-Pausenzeit vorgeschlagen wird oder nicht.
Die gute Nachricht dabei ist, dass diese Einstellung nicht nur für das Management gilt, sondern auch für die Online-Erfassung, den TimePunch Watcher und das TimePunch Studio. Das erleichtert das Eintragen und Nachverfolgen von Arbeits- und Projektzeiten erheblich.
Die neue Version des TimePunch Managements verbessert die Anwenderfreundlichkeit erheblich, denn einzelne Schritte in der Navigation werden jetzt intelligent miteinander verbunden.
Intelligentes Bearbeiten/Intelligente Navigation – was ist damit gemeint? Die aktuelle Version 5.3 von TimePunch verbindet einzelne Schritte und Aktionen die häufig genutzt werden und vereint diese im Doppelklick. Dazu gehört, dass bei einem Doppelklick auf einen Arbeitstag, nicht mehr alle Einzeleinträge angezeigt werden, sondern direkt die Seite zum Bearbeiten des Tages aufpoppt.
Als zweiter Schritt, die Bearbeitung zu erleichtern, wird das Info-Panel zur Anzeige aller Zeiteinträge des Tages direkt geöffnet und angezeigt. Auch das war vorher noch ein zusätzlicher Klick, den man sich jetzt sparen kann.
Und auch das Bearbeiten selbst ist jetzt noch einfacher, denn man muss die Seite nicht wechseln oder schließen, auch wenn man andere oder neue Zeiteinträge erstellen möchte. Zum Bearbeiten eines bestehenden Zeiteintrags muss der Zeitblock im Info-Panel nur doppelgeklickt werden. Dadurch öffnet sich der Zeiteintrag und kann bearbeitet werden.
Wieder so eine Funktion, die einfach nicht wegzudenken ist. Das klassische Copy Paste funktioniert jetzt auch wieder im neuen UI von TimePunch 5.
Copy/Paste – eigentlich könnte man meinen, das ist eine Funktion auf die man im ersten Moment verzichten kann. Daher war das Feature auch nicht Top priorisiert und wurde aus Zeitgründen nicht direkt umgesetzt.
Im Umkehrschluss hatten wir dazu jedoch dann so viele Anfragen, dass das Feature in unserer Prio-Liste schnell wieder ganz nach oben rutschte. Und hier ist! Jetzt können wieder einzelne Zeiteinträge, Tage und Wochen kopiert und eingefügt werden; und das auch übergreifend über mehrere Mitarbeiterprofile.
TimePunch 5.2 hat etliche Zusatzfunktionen, die sich im TimePunch Management Modul als Info-Panel einblenden lassen. Dazu gehört auch die neue Änderungshistorie.
Die Änderungshistorie zeigt für alle Zeiteinträge den kompletten Änderungsverlauf an. D.h. nicht nur, wie in der Version 4, das letzte Datum der Änderung, sondern alle Details, inklusive den vorherigen und den neuen Daten.
Somit kann jeder Zeiteintrag vom Zeitpunkt des Einstempelns bis zum Abschluss mit allen Änderungen verfolgt werden. Das schafft eine umfassende Transparenz, Nachvollziehbar und auch Nachprüfbarkeit der Zeiten.
Ein weiteres Highlight ist, dass die Änderungshistorie nicht nur für alle Zeiteinträge umgesetzt wurde, sondern für alle Stammdaten in TimePunch. Die Historie wird dadurch genauso bei den Mitarbeiterdaten wie auch bei den Projekten, Kunden und Organisationseinheiten geführt.
Mit der Änderungshistorie werden somit alle Anpassungen nachvollziehbar gespeichert. Zudem ist die Änderungshistorie auch nicht manuell änderbar.
Alle Daten in TimePunch sind durch dieses Feature erstmalig komplett revisionssicher abgelegt.
Die neue Version TimePunch 5.2 verfügt über eine Informationsleiste, die am rechten Rand eingeblendet werden kann. Diese Informationsleiste ist immer sichtbar, solange das Info-Panel darauf sinnvolle Informationen zum Kontext anzeigen kann.
Zu den neuen Info-Panels zählt als erstes das Analyse-Panel. Das Analyse-Panel ist das Info-Symbol, dargestellt in einem Kreis. Das Analyse-Panel kann auf Mitarbeitende, Jahresurlaub -und Krankheit, Monatliche Arbeitszeit und tägliche Arbeitszeit angewendet werden.
Es zeigt das aktuelle Arbeitszeitkonto, das Gleitzeitkonto, das Urlaubskonto sowie die Krankheitstage an. Je nachdem, ob ein/e Mitarbeitende/r ausgewählt wurde, oder die monatliche bzw. tägliche Arbeitszeit, werden die Daten in der jeweiligen Detailierungsgrad angezeigt.
Eine besondere Übersicht bietet dabei das Analyse-Panel, wenn es auf einen einzelnen Mitarbeitenden in der Mitarbeiterliste angewendet wird. Dort zeigt es das aktuelle Stundenkonto des Mitarbeitenden bis zum aktuellen Tag an.
TimePunch ermöglicht es ab der kommenden Version 5.2 ein Organisations-Diagramm des eigenen Unternehmens zu erstellen. Das erhöht die Übersichtlichkeit und hilft bei der Organisation.
Das Organigramm zeigt alle Organisationseinheiten des Unternehmens. Die Organisationseinheiten wurden in TimePunch 5.2 aus den ehemaligen Benutzergruppen, Team, Abteilung und Niederlassung entwickelt. Es ist sozusagen die Weiterentwicklungen dieser Strukturen. Als übergeordnete und damit neue Organisationseinheit steht jetzt die Zentrale.
Die Zentrale hält alle Mitarbeitenden, hat eine eigene Postanschrift und steuerlich relevante Daten, wie z.B. die Betriebsnummer, die Steuerberaternummer und Mandantennummer. Ihr zugeordnet sind alle Mitarbeitenden des Unternehmens.
Niederlassungen verfügt ebenfalls über eine eigene Postanschrift und es können für sie ebenfalls eigene Betriebsnummern hinterlegt werden. Abteilungen und Teams teilen sich die Anschrift mit ihrer Niederlassung oder der Zentrale.
Die Organisationsstruktur wird in der neuen Version TimePunch 5.2 vor allem für die Steuerung des Lohndatenexports zu DATEV und Lexware verwendet. Zukünftig sind diese Daten aber auch im Hinblick auf die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) relevant. Denn dann ist es wichtig, in welcher Niederlassung die Angestellten arbeiten und welcher Betriebsnummer sie zugeordnet sind.
Und selbstverständlich kann das Organisations-Diagramm auch als Bilddatei (PNG) exportiert werden. So spart man sich doppelte Arbeit, denn das Diagramm kann auch für andere interne Zwecke weiterverwendet werden – beispielsweise im Intranet.
Um die Darstellung bei besonders kleinen Monitoren zu verbessern, wurde in TimePunch v5 der Kompaktmodus eingeführt. Hier haben wir nachgebessert.
Der Kompaktmodus aus der aktuellen TimePunch Version 5.1 verkleinert den Abstand zwischen den einzelnen Elementen des Benutzerinterfaces, um so kompakt mehr Inhalt auf kleine Bildschirme zu bekommen.
Das hat leider den Nachteil, dass das komplette UI damit sehr gedrückt und gestaucht wirkt. Und viel mehr Inhalt lässt sich dadurch auch nicht auf den Bildschirm bringen.
Aus diesem Grund haben wir in der aktuellen Version nach einer neuen Möglichkeit gesucht, TimePunch auch für kleinere Monitore attraktiv zu gestalten. Hier kommt jetzt das neue Feature der Skalierung ins Spiel. Anstatt einfach nur den Abstand zwischen den Elementen zu verkleinern, wird jetzt das gesamte UI proportional und damit maßstabsgetreu verkleinert. Dabei stehen 3 Skalierungsmodi zur Verfügung: Normale Größe, Kleine Größe und Extra kleine Größe.
Damit lässt sich TimePunch auch auf sehr kleinen Monitoren gut bedienen. Das folgende Schaubild verdeutlicht die Möglichkeiten, indem es die verschiedenen Größen exemplarisch übereinanderlegt.
Und das ist nur eine von vielen neuen Möglichkeiten in TimePunch 5.2, das Mitte August 2023 veröffentlicht wird.
Was nützt die Beste Zeiterfassung, wenn die Daten im System verschwinden und nicht ausgewertet werden können. Unser heutiger Tipp dreht sich darum um die Auswertung der Arbeitszeiten und Gleitzeitkonten.
In TimePunch 5 unterscheiden wir zwischen zwei Arten der Analyse. Einmal die Analyse in der Breite, d.h. über alle Mitarbeitende. Und eine Analyse in der Tiefe, über die Zeitlinie eines Mitarbeitenden.
Die Analyse in der Breite
Eine Analyse in der Breite kann dazu genutzt werden, um herauszufinden, welche Mitarbeitende die meisten Überstunden besitzen, oder am häufigsten krank waren. Dazu werden die Daten eines Mitarbeitenden mit den Daten aller anderen Mitarbeitenden verglichen.
Öffnet man beispielsweise die monatliche Arbeitszeit und wählt dann den Bericht „Gleitzeitkonto, Tabellarisch“ aus, so erhält man eine Übersicht der aktuellen Gleitzeit aller Mitarbeitenden, und kann dann diese sodann miteinander vergleichen.
Abbildung 1: Auswertung des Gleitzeitkontos aller Mitarbeitenden
Extra-Tipp: Um die Überstunden im aktuellen Monat korrekt auswerten zu können, sollte in den Einstellungen die Auswahl „Datenvorschau für den aktuellen Monat“ aktiviert sein. Sonst werden die noch nicht geleisteten Stunden im aktuellen Monat als Fehlstunden verbucht.
Die Analyse in der Tiefe
Mit der Analyse in der Tiefe kann die Entwicklung der Zeiten, über einen Zeitraum, analysiert werden. Dies kann zum Beispiel einen Hinweis darauf geben, wann und warum eine Mitarbeiter*in Überstunden aufgebaut hat. Hierzu ist auf der Seite „Monatliche Arbeitszeit“ die Inline-Navigation über das Kalender Symbol zu nutzen. Als Anzeige erhält man eine tabellarische Übersicht der monatlichen Entwicklung des Gleitzeitkontos eines einzelnen Mitarbeitenden.
Ruft man den Bericht „Gleitzeitkonto, Tabellarisch“ auf, dann erhält man eine Auswertung in der Tiefe – also über alle Monate des Mitarbeitenden.
Abbildung 2: Auswertung in der Tiefe über einen Mitarbeitenden
Extra-Tipp: Sind keine Monate markiert, dann werden alle Monate im Bericht angezeigt. Ansonsten werden nur die Monate im Bericht ausgewertet, die in der Tabelle vorher markiert wurden.
Profi-Tipp
Nicht immer, sind bei der Analyse in der Breite alle Mitarbeitende interessant. Oft sind nur Mitarbeitende in einem bestimmten Bereich von Interesse, beispielsweise Auszubildende, Schichtarbeiter oder andere Gruppen. Hier kann es sinnvoll sein, die Analyse in der Breite nur über eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitenden zu fahren.
Dafür bietet es sich in TimePunch an Teams, Abteilungen und Niederlassungen anzulegen und Mitarbeitende dort zuzuweisen. Sind diese Gruppen erst einmal angelegt, dann lassen sich alle Auswertungen auch für die Mitarbeitenden der einzelnen Gruppe abrufen.
Abbildung 3: Auswertung über Gruppen, wie Teams, Abteilungen und Niederlassungen
Extra-Tipp: Die Daten einer Tabelle in TimePunch lassen sich über den Befehl Kopieren aus dem Kontext-Menü, oder einfach STRG+C ganz leicht nach Excel kopieren, um damit weiterzuarbeiten.
Fazit
TimePunch bietet sehr viele Möglichkeiten die Zeiten aller Mitarbeitenden und die Zeiten einer einzelnen Mitarbeiter*in auszuwerten und zu analysieren. Wichtig ist, sich im Vorfeld darüber Gedanken zu machen, welche Daten ausgewertet werden sollen.
Oft kommt es vor, dass Mitarbeitende morgens in Eile sind und dabei die Zeiterfassung vergessen. Das ist jedem schon einmal passiert. TimePunch 5 bietet dafür jetzt eine elegante Lösung.
Das Mitarbeitende sich morgens vergessen anzumelden ist leider keine Seltenheit. Gerade in den ersten Wochen nach der Einführung einer Zeiterfassung ist dieses Phänomen verstärkt zu beobachten. Wenn Mitarbeitende nicht selbst Korrekturberechtigung haben, und das ist meist nicht der Fall, dann geht der Weg immer über das Personalbüro.
In TimePunch 4 gab es hier nur die Möglichkeit, dass sich Mitarbeitende verspätet anmelden mussten und diese verspätete Anmeldung dann im Personalbüro korrigiert wurde. Das war umständlich. TimePunch 5 bietet jetzt dem Personalbüro die Möglichkeit, selbst die Zeiterfassung für Mitarbeitende zu starten. Und das auch nachträglich zu einem definierten Zeitpunkt.
Auf der Seite „Echtzeit Buchungen“ ist dazu über Rechtsklick auf den Mitarbeitenden, der Befehl „Zeiterfassung mit Startzeit starten“ auszuwählen.
Das Szenario sieht dabei wie folgt aus. Mitarbeiter*in Müller vergisst sich anzumelden. Er/Sie merkt es erst, als der PC schon läuft und die Arbeit im vollen Gange ist. Anstatt sich zum Terminal am Eingang zu begeben, ruft Herr/Frau Müller im Personalbüro an und meldet sich. Das Personalbüro startet jetzt für den Mitarbeitenden die Zeiterfassung.
Ein Alternatives Szenario könnte auch wie folgt aussehen. Das Personalbüro erhält eine Kernzeitverletzung von Mitarbeiter*in Müller. Im TimePunch Management sieht der/die Personalverantwortliche, dass Mitarbeiter*in Müller noch nicht angemeldet ist. Nach einem Kontrollanruf beim Mitarbeitenden startet das Personalbüro die Arbeitszeit rückwirkend.
So geht Zeiterfassung einfach und nachträgliche Korrekturen werden vermieden.
Bereits letztes Jahr hatten wir in unserem Blog eine kostenlose Excel-Vorlage zur einfachen Zeiterfassung vorgestellt. Damals noch mit dem Hinweis, dass noch keine allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung in Deutschland existiert.
Seit ein paar Monaten wissen wir es aber besser. Denn am 13. September 2022 hat das BAG entschieden, dass nach rechtskonformer Auslegung des sog. Stechuhr-Urteils des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) sehr wohl eine Pflicht zur Zeiterfassung existiert.
Mit ein Grund, die bereits damals sehr beliebte Excel-Vorlage auch für das Jahr 2023 anzupassen und fit zu machen.
Natürlich ersetzt die Vorlage keine komplette Zeiterfassungs-Software wie TimePunch, aber es ist ein guter und einfacher Einstieg in das Thema Zeiterfassung. Vor allem dann, wenn der eigene Arbeitgeber sich noch nicht durchringen konnte, ein Zeiterfassungs-System zu kaufen oder in der Cloud zu mieten.
Dürfen Mitarbeitende die Zeit selbständig erfassen?
Da drängt sich natürlich die Frage auf: Darf ich als Mitarbeitende(r) die Zeit unabhängig vom Arbeitgeber erfassen? Hier lautet die Antwort: Ja!
Allerdings zählt die eigene Erfassung nur dann vor Gericht, wenn von Arbeitgeberseite kein System zur Arbeitszeiterfassung zur Verfügung gestellt wird. Wird ein solches System vom Unternehmen bereitgestellt, dann muss dieses auch durch die Mitarbeitenden genutzt und verwendet werden.
Wie funktioniert die Excel-Vorlage?
Im Grunde ist dies schnell erklärt. Alle Felder, die ausgefüllt werden können, sind in einem dezenten Grünton gehalten. Zuerst werden die Kopfdaten, wie Name des Mitarbeitenden, die Personalnummer und der zu erfassende Monat eingetragen bzw. ausgewählt.
Dann können Sie jeden Tag ihre Arbeitszeit in der Excel-Vorlage erfassen. Wichtig ist, dass die Start -, Pause -und Ende-Zeit, sowie die Soll-Zeit pro Tag eingetragen werden. Anhand dieser Daten werden dann die Überstunden, bzw. Fehlstunden berechnet und das Gleitzeitkonto angepasst.
Wo gibt es den Download zur Excel-Vorlage zur Zeiterfassung?
Natürlich deckt die Excel-Vorlage nicht alle Fälle ab, aber sie ist ein guter Einstieg in unsere Zeiterfassung. Ein späterer Wechsel auf das professionelle Zeiterfassung-System von TimePunch, ist selbstverständlich immer möglich.
