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Seitennavigation nach rechts, oder an Ort und Stelle

Posted on 10. Dezember 2023 by Gerhard Stephan in Gewusst wie | Leave a comment

Bei der Navigation streiten sich die Geister. Die Einen bevorzugen die Navigation nach rechts, die Anderen möchten gerne die Übersicht behalten, wo sie gerade sind.

Link zum Video: https://youtu.be/ksJnkvXIiJQ

Beides ist möglich, und beides hat Vor -und Nachteile.

Der Vorteil der Erweiterung nach rechts ist der, dass bei einem breiten Monitor verschiedene Ebenen mit unterschiedlicher Datentiefe nebeneinander dargestellt werden können. Dabei hat eine Änderung an einem Zeiteintrag, in der untersten Ebene, direkten Einfluss auf die geöffneten Monatsdaten oder auf einen Projektbericht. Die Daten bleiben bei einer Änderung synchron und konsistent. Beim Speichern sollte man sich nur angewöhnen „Übernehmen“ zu klicken, da beim Klick auf „Speichern“ die aktive Seite geschlossen wird. Das kann den Arbeitsfluss stören.

Genau anders herum verhält es sich bei der In-Place Navigation (dt. An Ort und Stelle). Hier ersetzt eine neue Seite die Vorherige. Die Navigation wird dadurch ruhiger und das Auge muss sich nicht immer neu fokussieren. Das ist vor allem für kleine Monitore, z.B. auf dem Laptop gut geeignet. Als Tipp: Beim Speichern sollte hier nicht „Übernehmen“ geklickt werden, da die Daten beim Klick auf „Speichern“ sowieso gespeichert werden – der Klick auf „Übernehmen“ ist also unnötig.

Hier noch ein Tipp zur einfachen Navigation:

Egal, ob Sie das Erweitern des Seiteninhalts nach Rechts oder die In-Place Navigation bevorzugen. Mit der Escape Taste (ESC) gelangen Sie schnell zur vorherigen Übersicht zurück. Daher einfach zum Abbruch oder Verlassen des Dialogs die Escape Taste verwenden.

Wo lässt sich die Navigation einstellen?

Die Navigation wird über die Einstellungen des Benutzerinterfaces eingestellt. Dort kann der Seitenaufbau „In die Breite erweitern“ oder „An Ort und Stelle“ ausgewählt werden.

Standardpause bei neuen Zeiteinträgen unterdrücken

Posted on 27. November 2023 by Gerhard Stephan in Gewusst wie | Leave a comment

Um die Nutzung der Projektzeiterfassung zu verbessern, haben wir ein praktisches Feature hinzugefügt: die Möglichkeit, die Standardpause zu deaktivieren.

Die Standardpause beträgt normalerweise 30 Minuten und wird automatisch für jeden neuen Zeiteintrag vorgeschlagen. Das ergibt Sinn, wenn nur ein Eintrag pro Tag vorhanden ist, wie es bei der Anwesenheitszeiterfassung oft der Fall ist.

In der Projektzeiterfassung mit TimePunch kann dies jedoch unpraktisch sein, da es üblich ist, mehrere Zeiteinträge pro Tag für verschiedene Projekte zu haben. In solchen Fällen ist es wenig sinnvoll, automatisch 30 Minuten Pause für jeden neuen Eintrag vorzuschlagen.

Um den unterschiedlichen Bedürfnissen von Anwesenheits- und Projektzeiterfassung gerecht zu werden, ermöglichen wir nun die individuelle Einstellung für jeden Mitarbeiter, ob eine Standard-Pausenzeit vorgeschlagen wird oder nicht.

Die gute Nachricht dabei ist, dass diese Einstellung nicht nur für das Management gilt, sondern auch für die Online-Erfassung, den TimePunch Watcher und das TimePunch Studio. Das erleichtert das Eintragen und Nachverfolgen von Arbeits- und Projektzeiten erheblich.

Link zum Video: https://youtu.be/e1CglwKPW2I

Intelligentes Bearbeiten beim Doppelklick

Posted on 24. November 2023 by Gerhard Stephan in Gewusst wie | Leave a comment

Die neue Version des TimePunch Managements verbessert die Anwenderfreundlichkeit erheblich, denn einzelne Schritte in der Navigation werden jetzt intelligent miteinander verbunden.

Link zum Video: https://youtu.be/C1m5kgRQ7UE

Intelligentes Bearbeiten/Intelligente Navigation – was ist damit gemeint? Die aktuelle Version 5.3 von TimePunch verbindet einzelne Schritte und Aktionen die häufig genutzt werden und vereint diese im Doppelklick. Dazu gehört, dass bei einem Doppelklick auf einen Arbeitstag, nicht mehr alle Einzeleinträge angezeigt werden, sondern direkt die Seite zum Bearbeiten des Tages aufpoppt.

Als zweiter Schritt, die Bearbeitung zu erleichtern, wird das Info-Panel zur Anzeige aller Zeiteinträge des Tages direkt geöffnet und angezeigt. Auch das war vorher noch ein zusätzlicher Klick, den man sich jetzt sparen kann.

Und auch das Bearbeiten selbst ist jetzt noch einfacher, denn man muss die Seite nicht wechseln oder schließen, auch wenn man andere oder neue Zeiteinträge erstellen möchte. Zum Bearbeiten eines bestehenden Zeiteintrags muss der Zeitblock im Info-Panel nur doppelgeklickt werden. Dadurch öffnet sich der Zeiteintrag und kann bearbeitet werden.

Copy/Paste – so wird das Arbeiten einfach

Posted on 20. November 2023 by Gerhard Stephan in Gewusst wie | Leave a comment

Wieder so eine Funktion, die einfach nicht wegzudenken ist. Das klassische Copy Paste funktioniert jetzt auch wieder im neuen UI von TimePunch 5.

Link zum Video: https://youtu.be/HoOvG-wgNjQ

Copy/Paste – eigentlich könnte man meinen, das ist eine Funktion auf die man im ersten Moment verzichten kann. Daher war das Feature auch nicht Top priorisiert und wurde aus Zeitgründen nicht direkt umgesetzt.

Im Umkehrschluss hatten wir dazu jedoch dann so viele Anfragen, dass das Feature in unserer Prio-Liste schnell wieder ganz nach oben rutschte. Und hier ist! Jetzt können wieder einzelne Zeiteinträge, Tage und Wochen kopiert und eingefügt werden; und das auch übergreifend über mehrere Mitarbeiterprofile.

Auch das ist ein neues Feature von TimePunch 5.3

Newsfeed im TimePunch Management

Posted on 15. November 2023 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment

Endlich über alle Neuerungen und Features informiert werden! Das geht mit TimePunch 5.3

Es ist immer wieder ein Thema, beim Support, bei Kundenterminen und in den Feedback-Antworten, die wir seid der letzten Version erhalten. Sehr oft können wir sagen: „Das gewünschte Feature ist seit Version X schon implementiert“ oder „Schauen Sie mal dort im Menü XY„.

Und warum? Wir veröffentlichen alle 3 Monate ein neues Feature-Release mit neuen Funktionen und Bug-Fixes. Und oft ist vieles schon drin, was Kunden suchen. Ein klassisches Kommunikationsproblem. Aus diesem Grund haben wir uns dazu entschlossen, ins TimePunch Management einen Newsfeed zu integrieren.

TimePunch Newsfeed zeigt Blog Artikel im TimePunch Management an.

Link zum Video: https://youtu.be/sWAz6DlNRW8

Der Newsfeed ist bei den anderen Panels neben dem TimeBot zu finden und wartet auf die Aktivierung.

Im Newsfeed selbst werden die Headlines und ein Titelbild angezeigt. Ungelesene News werden als solche markiert und hervorgehoben. Durch den Klick auf „Weiterlesen“ öffnet sich ein neues Browserfenster zum Lesen des Artikels.

So werden alle Kunden direkt informiert, wenn neue Features im Blog beschrieben oder neue Kniffe erklärt werden.

Analyse Panel

Posted on 20. August 2023 by Gerhard Stephan in Gewusst wie | Leave a comment

TimePunch verfügt über eine Informationsleiste, die am rechten Rand eingeblendet werden kann. Diese Informationsleiste ist immer sichtbar, solange das Info-Panel darauf sinnvolle Informationen zum Kontext anzeigen kann.

Zu den neuen Info-Panels zählt als erstes das Analyse-Panel. Das Analyse-Panel ist das Info-Symbol, dargestellt in einem Kreis. Das Analyse-Panel kann auf Mitarbeitende, Jahresurlaub -und Krankheit, Monatliche Arbeitszeit und tägliche Arbeitszeit angewendet werden.

Es zeigt das aktuelle Arbeitszeitkonto, das Gleitzeitkonto, das Urlaubskonto sowie die Krankheitstage an. Je nachdem, ob ein/e Mitarbeitende/r ausgewählt wurde, oder die monatliche bzw. tägliche Arbeitszeit, werden die Daten in der jeweiligen Detailierungsgrad angezeigt.

Eine besondere Übersicht bietet dabei das Analyse-Panel, wenn es auf einen einzelnen Mitarbeitenden in der Mitarbeiterliste angewendet wird. Dort zeigt es das aktuelle Stundenkonto des Mitarbeitenden bis zum aktuellen Tag an.

Organisationsdiagramme

Posted on 20. August 2023 by Gerhard Stephan in Gewusst wie | Leave a comment

TimePunch ermöglicht es ein Organisations-Diagramm des eigenen Unternehmens zu erstellen. Das erhöht die Übersichtlichkeit und hilft bei der Organisation.

Das Organigramm zeigt alle Organisationseinheiten des Unternehmens. Die Organisationseinheiten wurden in TimePunch aus den ehemaligen Benutzergruppen, Team, Abteilung und Niederlassung entwickelt. Es ist sozusagen die Weiterentwicklungen dieser Strukturen. Als übergeordnete und damit neue Organisationseinheit steht jetzt die Zentrale.

Die Zentrale hält alle Mitarbeitenden, hat eine eigene Postanschrift und steuerlich relevante Daten, wie z.B. die Betriebsnummer, die Steuerberaternummer und Mandantennummer. Ihr zugeordnet sind alle Mitarbeitenden des Unternehmens.

Niederlassungen verfügt ebenfalls über eine eigene Postanschrift und es können für sie ebenfalls eigene Betriebsnummern hinterlegt werden. Abteilungen und Teams teilen sich die Anschrift mit ihrer Niederlassung oder der Zentrale.

Die Organisationsstruktur wird in TimePunch vor allem für die Steuerung des Lohndatenexports zu DATEV und Lexware verwendet. Zukünftig sind diese Daten aber auch im Hinblick auf die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) relevant. Denn dann ist es wichtig, in welcher Niederlassung die Angestellten arbeiten und welcher Betriebsnummer sie zugeordnet sind.

Und selbstverständlich kann das Organisations-Diagramm auch als Bilddatei (PNG) exportiert werden. So spart man sich doppelte Arbeit, denn das Diagramm kann auch für andere interne Zwecke weiterverwendet werden – beispielsweise im Intranet.

Selbstkontrolle der eigenen Arbeitszeit

Posted on 29. März 2023 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment

Eine effektive und effiziente Arbeitsweise ist für jeden Mitarbeitenden und jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Die Möglichkeit zur Selbstkontrolle der eigenen Zeiten bei der Zeiterfassung spielt hierbei eine wichtige Rolle.

In diesem Artikel werden wir die Vorteile der Selbstkontrolle der Arbeitszeit genauer betrachten.

Gesundheit

Die Möglichkeit zur Selbstkontrolle der Arbeitszeit hilft dabei, Überarbeitung zu vermeiden. Wenn Mitarbeitende ihre Arbeitszeit im Auge behalten und sicherstellen können, dass alle Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden, wird eine Überarbeitung und somit das Risiko von Burnout reduziert. Außerdem trägt eine angemessene Arbeitszeit- und Pausenregelung ebenfalls dazu bei, dass Mitarbeitende gesünder und produktiver arbeiten.

Genauigkeit und Fairness

Die Möglichkeit der Selbstkontrolle hilft auch, dass die Zeiterfassung genau und fair ist. Wer seine Arbeitszeit selbst kontrolliert, kann sicherstellen, dass die aufgezeichneten Zeiten korrekt sind und keine unbezahlten Überstunden entstehen. Mitarbeitende werden so von der Lohnabrechnung nicht überrascht. Das ist gut für die Arbeitsbeziehung zwischen Mitarbeiter*innen und Arbeitgeber*innen, schafft Transparenz und stärkt das Vertrauen.

Flexibilität

Die Möglichkeit zur Selbstkontrolle der Arbeitszeit bietet auch die Chance zur Flexibilität. Mitarbeitende können in flexiblen Arbeitszeitmodellen die eigene Arbeitszeit an ihre Bedürfnisse anpassen, was zu einer besseren Work-Life-Balance führt. Das erhöht die Zufriedenheit und die Motivation der Mitarbeitenden. Und eine höhere Motivation führt automatisch zu einer höheren Produktivität -und Effizienz.

Fazit

Die Möglichkeit zur Selbstkontrolle der Arbeitszeit ist ein wichtiger Faktor für eine effektive und effiziente Arbeitsweise. Sie kann dazu beitragen, die Arbeitszeit besser zu nutzen, Überarbeitung zu vermeiden, die Genauigkeit der Zeiterfassung zu erhöhen und Flexibilität zu bieten. Es ist wichtig, dass Mitarbeitende und Arbeitgebende gemeinsam an einer angemessenen Arbeitszeitgestaltung arbeiten, um eine gesunde und produktive Arbeitsumgebung zu schaffen.

Das alles bietet TimePunch, unsere elegante und moderne Lösung zur Zeiterfassung, für Ihr Business.

Tipp #1, Zeiterfassung nachträglich starten

Posted on 22. März 2023 by Gerhard Stephan in Gewusst wie | Leave a comment

Oft kommt es vor, dass Mitarbeitende morgens in Eile sind und dabei die Zeiterfassung vergessen. Das ist jedem schon einmal passiert. TimePunch 5 bietet dafür jetzt eine elegante Lösung.

Das Mitarbeitende sich morgens vergessen anzumelden ist leider keine Seltenheit. Gerade in den ersten Wochen nach der Einführung einer Zeiterfassung ist dieses Phänomen verstärkt zu beobachten. Wenn Mitarbeitende nicht selbst Korrekturberechtigung haben, und das ist meist nicht der Fall, dann geht der Weg immer über das Personalbüro.

In TimePunch 4 gab es hier nur die Möglichkeit, dass sich Mitarbeitende verspätet anmelden mussten und diese verspätete Anmeldung dann im Personalbüro korrigiert wurde. Das war umständlich. TimePunch 5 bietet jetzt dem Personalbüro die Möglichkeit, selbst die Zeiterfassung für Mitarbeitende zu starten. Und das auch nachträglich zu einem definierten Zeitpunkt.

Auf der Seite „Echtzeit Buchungen“ ist dazu über Rechtsklick auf den Mitarbeitenden, der Befehl „Zeiterfassung mit Startzeit starten“ auszuwählen.

Das Szenario sieht dabei wie folgt aus. Mitarbeiter*in Müller vergisst sich anzumelden. Er/Sie merkt es erst, als der PC schon läuft und die Arbeit im vollen Gange ist. Anstatt sich zum Terminal am Eingang zu begeben, ruft Herr/Frau Müller im Personalbüro an und meldet sich. Das Personalbüro startet jetzt für den Mitarbeitenden die Zeiterfassung.

Ein Alternatives Szenario könnte auch wie folgt aussehen. Das Personalbüro erhält eine Kernzeitverletzung von Mitarbeiter*in Müller. Im TimePunch Management sieht der/die Personalverantwortliche, dass Mitarbeiter*in Müller noch nicht angemeldet ist. Nach einem Kontrollanruf beim Mitarbeitenden startet das Personalbüro die Arbeitszeit rückwirkend.

So geht Zeiterfassung einfach und nachträgliche Korrekturen werden vermieden.

Zeiterfassungspflicht und Vertrauensarbeitszeit?

Posted on 17. März 2023 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment

Um die Frage, ob Zeiterfassung auch bei einer Vertrauensarbeitszeit Pflicht ist, wird heftig gestritten. Denn selbst nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13.09.2022 gibt es bisher noch keine gesetzliche Regelung dazu.

Anfang März sagte Bundesarbeitsminister Hubertus Heil zu, dass eine Gesetzesvorlage dazu noch im Frühjahr 2023 vorgelegt werden soll. Diese sollte folgende Kernpunkte enthalten.

Vertrauensarbeitszeit sollte weiterhin möglich sein
Es solle ein praxistauglicher Vorschlag zur Arbeitszeiterfassung erarbeitet werden
Viel Spielraum für Unternehmen

Vertrauensarbeitszeit und praxistaugliche Zeiterfassung, wie geht das?

Bisher bedeutete Vertrauensarbeitszeit, dass Arbeitnehmer*innen ihre Arbeitszeit selbstständig und eigenverantwortlich gestalten können, ohne dass die Arbeitszeit im Detail erfasst wird. Den zweiten Teil dieser Aussage dürften Arbeitnehmer*innen wie Arbeitgeber*innen zukünftig wohl streichen können. Denn klar ist auch, Vertrauensarbeitszeit darf nicht den Schutz der Arbeitnehmer*innen aushebeln.

Dabei spielt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) eine entscheidende Rolle und ist ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsrechts, denn es regelt die Arbeitszeiten von Arbeitnehmer*innen in Deutschland. Es dient dem Schutz der Arbeitnehmer*innen und legt fest, welche Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen eingehalten werden müssen.

Diese Regelungen gelten selbstverständlich auch für die Vertrauensarbeitszeit. Aber wie geht das mit einer Zeiterfassung zusammen?

Die Chance dafür liegt in der Umgestaltung des Arbeitsvertrags. Im Arbeitsvertrag sollten keine festen Sollstunden hinterlegt sein. Die Zeiterfassung TimePunch unterstützt dies mit einem dynamischen Arbeitszeitmodell, bei dem die Arbeitszeit der Sollzeit entspricht.

Abbildung 1: Dynamisches Arbeitszeitmodell zur Abbildung der Vertrauensarbeitszeit

Gleitzeitmodelle werden für diese Art der Zeiterfassung nicht mehr benötigt, denn Überstunden können dann nicht mehr anfallen. Die Vergütung erfolgt bei diesen Mitarbeitenden als Festgehalt, unabhängig von der geleisteten Arbeitszeit. Trotzdem werden die Arbeitszeiten erfasst und damit sichergestellt, dass sich die Arbeitnehmer*innen auch bei Vertrauensarbeitszeit an die geltenden Pausenregelungen und Höchstarbeitszeiten halten.

Damit bietet TimePunch eine praxistaugliche Möglichkeit zur Zeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit, die Arbeitnehmer*innen wie Arbeitgeber*innen viele Freiräume lässt.

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