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Unser TimeBot: Die perfekte Ergänzung für Dokumentation und Support

Posted on 24. April 2025 by Gerhard Stephan in Gewusst wie | Leave a comment

In einer Welt, in der schnelle Hilfe und verlässliche Informationen entscheidend sind, setzen wir bei TimePunch auf eine Kombination aus innovativer Technologie und persönlichem Service. Unser Ziel: Ihnen bei allen Fragen rund um unsere Zeiterfassungssoftware schnell, effizient und kompetent zur Seite zu stehen. Ein zentraler Baustein dabei ist unser TimeBot.

Was ist der TimeBot?

Der TimeBot ist ein intelligenter Chatbot, der auf Basis von ChatGPT-4o entwickelt wurde – einem der aktuell fortschrittlichsten KI-Modelle. Doch was ihn besonders macht: Er wurde speziell mit der TimePunch-Dokumentation trainiert und kennt unsere Software deshalb bis ins kleinste Detail.

Ihr digitaler Assistent – rund um die Uhr

Ob es um die Einrichtung eines neuen Projekts, das Verwalten von Arbeitszeiten oder spezifische Einstellungen geht: Der TimeBot liefert Ihnen sofort hilfreiche Antworten – rund um die Uhr. Er versteht Ihre Fragen in natürlicher Sprache und führt Sie Schritt für Schritt zur Lösung.

Den TimeBot erreichen Sie direkt im TimePunch Management über das Bot Symbol in der rechten oberen Iconleiste.

Eine starke Kombination: Dokumentation, TimeBot und Kundensupport

Der TimeBot ist keine Konkurrenz zu unserer Dokumentation oder unserem Support – sondern eine ideale Ergänzung:

Die Dokumentation (Link) bietet strukturiertes Fachwissen und detaillierte Anleitungen.
Der TimeBot hilft bei der schnellen Orientierung und beantwortet viele Fragen direkt – ohne langes Suchen.
Unser Kundensupport (Link) steht Ihnen zur Seite, wenn es komplex wird: mit individueller Beratung, Schulungen und Workshops.

Diese drei Säulen bilden zusammen das Fundament unseres Kundenservices – damit wir immer schnell helfen können und Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihre Arbeit.

Fazit

Mit dem TimeBot gehen wir einen weiteren Schritt in Richtung moderner, benutzerfreundlicher Kundenbetreuung. Probieren Sie ihn aus – direkt im TimePunch Management – und erleben Sie selbst, wie einfach und schnell Sie Antworten auf Ihre Fragen erhalten können.

TimePunch – weil gute Zeitplanung einfach sein darf.

Arbeitssicherheit und Zeiterfassung – eine unerwartete, aber entscheidende Verbindung

Posted on 12. März 2025 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment

Auf den ersten Blick scheinen Arbeitssicherheit und Zeiterfassung zwei völlig unterschiedliche Themen zu sein. Während sich Arbeitssicherheit mit dem Schutz von Mitarbeitenden am Arbeitsplatz beschäftigt, geht es bei der Zeiterfassung primär um die Dokumentation von Arbeitszeiten. Doch bei genauerem Hinsehen zeigt sich, dass beide eng miteinander verknüpft sind – insbesondere in Notfallsituationen.

Zeiterfassung als entscheidender Faktor im Notfall

Stellen Sie sich vor, in Ihrem Unternehmen bricht ein Feuer aus. Die Feuerwehr trifft ein und stellt die entscheidende Frage: Wer befindet sich noch im Gebäude? In einer solchen Situation zählt jede Sekunde – eine schnelle und präzise Antwort kann Leben retten.

Mit einer digitalen Zeiterfassung wie TimePunch haben Sie diese Informationen sofort zur Hand. Auf Knopfdruck erhalten Sie eine aktuelle Anwesenheitsliste, die genau anzeigt, welche Mitarbeiter sich im Büro befinden und wer im Home-Office arbeitet.

Das bedeutet:
✅ Schneller Überblick für Rettungskräfte – Keine umständliche manuelle Erfassung, sondern sofort verfügbare Daten.
✅ Mehr Sicherheit für alle Mitarbeitenden – Niemand wird übersehen, alle werden berücksichtigt.
✅ Effiziente Evakuierung – Eine klare Liste erleichtert den Abgleich bei Sammelstellen.

Mehr als nur Notfälle – Zeiterfassung als Sicherheitsinstrument

Doch der Nutzen einer modernen Zeiterfassung für die Arbeitssicherheit geht über Notfälle hinaus. Sie hilft auch dabei, Überstunden und zu lange Arbeitszeiten zu erkennen, wodurch Überlastung und Erschöpfung vermieden werden – ein wichtiger Aspekt für die Gesundheit der Mitarbeitenden.

Somit ist eine smarte Zeiterfassung nicht nur ein Instrument zur Arbeitszeitdokumentation, sondern auch ein wichtiger Baustein für ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld.

Nutzen Sie TimePunch, um nicht nur die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu steigern, sondern gleichzeitig für mehr Sicherheit zu sorgen.

Dokumentenablage in TimePunch

Posted on 11. Februar 2025 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment

Schon gewusst? TimePunch bietet mehr als nur Zeiterfassung – inklusive Dokumentenablage!

TimePunch steht für präzise Zeiterfassung – das ist klar. Doch TimePunch kann noch viel mehr!
Unser Motto lautet nicht ohne Grund: „TimePunch – die Zeiterfassung, die mehr kann!“

Ein besonderer Vorteil, der TimePunch von anderen Systemen abhebt, ist die integrierte Dokumentenablage.

Damit können Sie PDF-Dokumente sicher archivieren – sei es für Mitarbeiter, Projekte, Monatsabschlüsse oder Kunden.

Das Beste daran: Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff! Über die digitale Personalakte lassen sich Dokumente bequem am PC oder Smartphone abrufen – ganz ohne Papier.

Und es wird noch einfacher: Sobald ein neues Dokument hinterlegt wird, erhalten die Mitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung am Folgetag nach der Bereitstellung. So können Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge oder andere wichtige Unterlagen sicher und digital verteilt werden.

Mit TimePunch sparen Sie nicht nur Zeit, sondern optimieren auch Ihre Abläufe. Testen Sie es selbst!

Kostenlose Excel-Vorlage zur Zeiterfassung 2025 – Effiziente Arbeitszeiterfassung leicht gemacht!

Posted on 9. Dezember 2024 by Gerhard Stephan in Ankündigung | Leave a comment

Wir haben tolle Neuigkeiten für Sie: Unsere kostenlose Excel-Vorlage zur Zeiterfassung steht auch im vierten Jahr in Folge kostenlos zum Download bereit – und das in einer aktualisierten Version für 2025!

Die Arbeitszeiterfassung wird immer wichtiger, besonders seit dem wegweisenden EuGH-Urteil vom 13. September 2022, das eine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung fordert. Um Ihnen den Einstieg so einfach wie möglich zu machen, haben wir die Vorlage noch benutzerfreundlicher gestaltet und auf den neuesten Stand gebracht.

Arbeitszeiten selbst erfassen – was gilt wirklich?

Eine Frage, die häufig gestellt wird: Dürfen Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten eigenständig erfassen? Die Antwort ist klar: Ja – aber mit Einschränkungen.

Wenn ein Arbeitgeber kein eigenes Zeiterfassungssystem bereitstellt, dürfen Mitarbeitende ihre Zeiten selbstständig dokumentieren. Steht jedoch ein System zur Verfügung, ist dessen Nutzung verpflichtend. Unsere Excel-Vorlage eignet sich hervorragend für Unternehmen, die noch kein automatisiertes System verwenden, sowie für Selbstständige oder kleinere Teams.

So funktioniert die Excel-Vorlage

Die Nutzung der Vorlage ist kinderleicht:

Kopfdaten eintragen: Geben Sie Namen, Personalnummer und den gewünschten Monat ein.
Tägliche Arbeitszeiten erfassen: Start-, Pausen- und Endzeiten sowie Soll-Zeit pro Tag angeben.
Automatische Berechnung: Überstunden, Fehlstunden und das Gleitzeitkonto werden automatisch berechnet.

Alle editierbaren Felder sind übersichtlich in Grün markiert, sodass Sie sofort loslegen können.

Kostenloser Download: Starten Sie jetzt!

Unsere Excel-Vorlage zur Zeiterfassung 2025 können Sie direkt über den folgenden Link herunterladen:
👉 Jetzt die Vorlage herunterladen

Die Vorlage bietet Ihnen einen unkomplizierten Einstieg in die Arbeitszeiterfassung. Sollten Sie später auf ein professionelleres System umsteigen wollen, stehen Ihnen mit unserer Software TimePunch alle Möglichkeiten offen – für eine effiziente und rechtskonforme Zeiterfassung.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Zeiterfassung und ein produktives Jahr 2025!

Aktualisierte AGBs für den Kundensupport

Posted on 1. November 2024 by Gerhard Stephan in Ankündigung | Leave a comment

Ab dem 1. November 2024 gelten neue Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für den Kundensupport bei TimePunch. Die Änderungen dienen dazu, unseren Service für Sie noch transparenter und klarer zu gestalten. Hier sind die wichtigsten Punkte der AGB:

Optimale Systemanforderungen für einen reibungslosen Support
Um Ihnen den bestmöglichen Support bieten zu können, wurden klare Systemanforderungen für den TimePunch-Server und -Client festgelegt.
Kostentransparenz und flexible Zahlungsbedingungen
Die Abrechnung der Supportzeiten erfolgt in halbstündigen Einheiten, und wir bieten bis zu 15 Minuten kostenlosen Telefonsupport an, wenn keine Fernwartung nötig ist. Zudem erhalten Sie monatlich eine Übersicht über alle genutzten Supportleistungen, um volle Transparenz bei den Kosten zu gewährleisten.
Mehr Klarheit für technischen und fachlichen Support
Unser technischer Support umfasst alle Fragen zur Installation und zum Betrieb von TimePunch auf Ihrem Server. Der fachliche Support unterstützt Sie bei Anwenderfragen rund um die Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Funktionen. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass Sie jederzeit die Hilfe erhalten, die Sie wirklich benötigen.
Onboarding-Support für Neukunden
Neukunden können von einem erweiterten Onboarding-Support profitieren, der eine Schulung und zwei Monate kostenfreien technischen und fachlichen Support umfasst. So stellen wir sicher, dass Sie und Ihr Team optimal starten und alle wichtigen Funktionen verstehen.
Supportverträge für individuelle Unterstützung
Sie können zwischen zwei Supportverträgen wählen, die perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind: „Beratung“ für fachliche Fragen und „Wartung & Pflege“ für technische Themen. So haben Sie volle Flexibilität und können die Unterstützung wählen, die für Ihr Unternehmen am besten passt.

Diese neuen AGB helfen uns, Ihren Supportbedarf besser zu verstehen und unsere Servicequalität weiter zu steigern. Wenn Sie weitere Fragen haben, werfen Sie einen Blick auf unsere Support-Seite oder kontaktieren Sie uns direkt. Wir freuen uns darauf, Sie weiterhin zu unterstützen!

Neue Spalten für Resturlaub und Krankheit

Posted on 6. September 2024 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment

In der aktuellen Version von TimePunch 5.5 ist es jetzt noch einfacher, den Überblick über den bisherigen Urlaub und Urlaubsanspruch zu erhalten.

Hierzu wurden neue Spalten für die tägliche Arbeitszeit und monatliche Arbeitszeit hinzugefügt. Die neuen Spalten zeigen tagesaktuell den Resturlaub, sowie die bisherigen Krankheitstage an.

Um die neuen Spalten hinzuzufügen, wählen Sie aus dem Menü „Anzeige“, den Menüpunkt „Spalten auswählen …“ aus. Die neuen Spalten für den Resturlaub und die bisherigen Krankheitstage, finden Sie unter der Überschrift „Summierte Werte“.

Der Lebenszyklus von Tätigkeiten

Posted on 22. April 2024 by Gerhard Stephan in Gewusst wie | Leave a comment

Seit Version 5.4 gibt es die Möglichkeit nicht nur bei Projekten den Lebenszyklus zu definieren, sondern auch bei Tätigkeiten. Doch was hat es damit auf sich ?

Der Lebenszyklus in TimePunch definiert, in welchem Status sich ein Projekt und jetzt neu auch eine Tätigkeit befinden kann und was man dementsprechend damit machen kann.

TimePunch kennt dabei vier unterschiedliche Lebenszyklen. Diese sind

In Planung: Projekte und Tätigkeiten im Status „In Planung“ können nicht gebucht werden und sind nur zur Planung zu nutzen. Möglich ist es Beispielsweise, dass ein Projektleiter verschiedene Tätigkeiten vorsieht, die zum aktuellen Status für die Mitarbeitenden noch nicht gebucht werden können.
Aktiv: Projekte und Tätigkeiten im Status „Aktiv“ können von Mitarbeitenden gebucht und von der Projektleitung ausgewertet werden. Dies ist der Standard für neue Tätigkeiten.
Abgeschlossen: Projekte und Tätigkeiten im Status „abgeschlossen“ können nur ausgewertet werden. Eine Buchung durch Mitarbeitende ist in diesem Projektzyklus nicht mehr möglich. Selbstverständlich können abgeschlossene Projekte und Tätigkeiten durch die Projektleitung auch wieder aktiviert werden.
Gelöscht: Projekte und Tätigkeiten im Status „gelöscht“ sind nur noch in der Historie sichtbar. Eine aktive Filterung und Auswertung der Projekte und Tätigkeiten ist damit nicht möglich.

Über den Lebenszyklus bei Projekten und Tätigkeiten kann also sehr fein gesteuert werden, welche Aufgaben durch Mitarbeitende zur Buchung ausgewählt werden können.

Pivot-Tabelle zur schnellen Auswertung von Buchungen

Posted on 17. Januar 2024 by Gerhard Stephan in Gewusst wie | Leave a comment

Die Pivot-Tabelle ist wohl die beste Erfindung, seit es Excel gibt. Aus diesem Grund haben wir uns davon inspirieren lassen und die Pivot Abfrage auch in TimePunch eingebaut.

Link zum Video: https://youtu.be/6l1Udrw-xDE

Am einfachsten und wirkungsvollsten lässt sich die Pivot-Abfrage in den Einzelbuchungen zeigen und erklären. Dort lassen sich Suchfilter anlegen, die man abspeichern und immer wieder aufrufen kann.

Über den Klick auf den Menüpunkt „Pivottabelle“ öffnet sich ein neuer Dialog, der die zuvor gefilterten Daten für eine Pivot-Abfrage vorhält.

Hier lässt sich die gewünschte Pivot-Tabelle nach eigenem Gusto mit wenigen Klicks per Drag & Drop zusammenstellen. Die gewünschten Felder können dazu aus der Pivot Feldliste ausgewählt, oder direkt in die Zeile, Spalte oder den Wert mit der Maus eingezogen werden.

Die Pivot-Tabelle baut sich direkt auf und zeigt die gewünschten Ergebnisse.

Das Highlight ist dabei aber der Excel-Export über die Schaltfläche mit dem Excel Symbol. Denn damit wird nicht nur die fertige Pivot-Tabelle exportiert, sondern auch alle dafür notwendigen Basisdaten. Aufgrund dieser Daten lässt sich die Auswertung in Excel noch weiter verfeinern.

1. Tutorial: Neues Testsystem erstellen und mit Microsoft Konto verknüpfen

Posted on 14. Januar 2024 by Gerhard Stephan in Tutorials | Leave a comment

Das aktuelle Tutorial ist das erste Video einer Tutorial Reihe, die den Umgang mit TimePunch zeigen und den Einstieg in das Thema Zeiterfassung erleichtern soll.

Im Tutorial zeige ich, wie man über die Seite https://get.timepunch.de ein neues Testsystem anlegt und das Nutzerkonto dann direkt auch mit seinem Microsoft Konto verknüpft, sodass man kein separates Passwort für TimePunch vergeben muss.

Nachdem das Testsystem angelegt ist, demonstriere ich, wie man sich in der Online Zeiterfassung von TimePunch anmeldet und die Zeiterfassung für den Benutzer starten kann.

Hinweis: Da das erste Benutzerkonto immer auch das Administrationskonto ist, können die Zeiten im Online-Modul entsprechend bearbeitet werden. Dies lässt sich selbstverständlich für Mitarbeitende einschränken.

Nach der kurzen Einführung im Online Modul, zeige ich, wie man die Verwaltungssoftware, das TimePunch Management installiert und wie man sich dort, über den bereits verknüpften Microsoft Account, anmeldet.

Im nächsten Tutorial erkläre ich dann, wie man Mitarbeiterprofile anlegt und diese für die Zeiterfassung freischaltet.

Viel Spaß
Ihr, G. Stephan

Ohne Passwort in TimePunch anmelden!

Posted on 8. Januar 2024 by Gerhard Stephan in Gewusst wie | Leave a comment

Seit der Version 5.3 lässt sich das Konto in TimePunch mit dem eigenen Microsoft Account verknüpfen. Damit wird TimePunch durch die Kontovalidierung über das Microsoft Konto geschützt. Ein Passwort ist somit nicht mehr notwendig.

Link zum Video: https://youtu.be/fcW239NVzhE

Bisher war das Single Sign On (SSO), also das Anmelden in der Software ohne separates Passwort, nur über ein lokales Active Directory möglich. Seit Version 5.3 funktioniert dies auch perfekt in Kombination mit einem Azure AD Account bei Microsoft.

Hinweis: Wenn Sie bereits ein passwortlose Anmeldung über eine lokale AD implementiert haben, sollten Sie die weiteren Schritte nicht ausführen, da es sonst zu Komplikationen kommen kann.

So ein Azure AD Account besitzt seit Windows 10 im Grunde jeder Benutzer der mit Windows arbeitet. Denn schon bei der Installation von Windows werden Benutzer aufgefordert einen Microsoft Account anzulegen, oder sich mit einem bestehenden Account anzumelden.

D.h. auf neueren Geräten verfügt Jeder über einen solchen Account. Somit sind die Voraussetzungen für eine passwortlose Anmeldung bereits geschaffen.

Einmal in TimePunch angemeldet, kann dann der eigene Account mit dem entsprechenden Microsoft Account verknüpft werden. Im TimePunch Management geschieht dies über einen Rechtsklick auf das Profilsymbol in der rechten oberen Ecke. Über den Befehl „Mit Microsoft Azure AD verbinden“ wird der angemeldete Benutzer in TimePunch mit dem Microsoft Konto des PCs verbunden. Eine erneute Anmeldung ist dann nur noch, über das verbundene Microsoft Konto möglich.

Ganz ähnlich funktioniert dies in den Online Modulen. Auch hier lässt sich das Konto nach der erfolgreichen Anmeldung in TimePunch mit einem Microsoft Account verbinden. Hierzu ist der Befehl „Ihr Microsoft Konto verbinden“ aus der Menüzeile rechts oben in der Webansicht auszuwählen.

Durch die Verknüpfung des TimePunch Kontos mit einem Microsoft Account vereinfacht sich die Anmeldung um ein vielfaches. Die Anmeldung kann jetzt ohne Passwort, nur über die Verknüpfung „Mit Microsoft Azure AD anmelden“.

Extra-Tipp: Auch eine Zwei-Faktor-Authentication (2FA) ist über die Microsoft Azure AD möglich. Das erhöht nochmals die Sicherheit bei der Anmeldung.

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