Am Wochenende zum 12.08.2023 startet der offizielle Rollout von TimePunch 5.2. Zuerst für unsere Cloud Kunden – und eine Woche später für Alle zum Download.
TimePunch 5.2 bietet eine Vielzahl neuer Features und Möglichkeiten, die Zeiterfassung noch effektiver und einfacher zu nutzen.
Hier die Highlights der kommenden Version.
Neue UI-Optionen zur verbesserten Nutzung: Darunter die Skalierungsfunktion und die Möglichkeit der In-Place Navigation.
Effiziente Darstellung der Organisationsstruktur durch die Möglichkeit zur Darstellung von Organisations-Diagrammen.
Detaillierte Mitarbeiterdaten als Vorbereitung für die kommende Umsetzung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
Info-Panels zum Einblenden von Urlaub und Gleitzeitkonten, eine grafische Darstellung der täglichen Arbeitszeit sowie eine komplette Änderungshistorie für alle Stammdaten, sowie der Nutzung des TimeBots. Und das, ohne die aktuelle Seite zu verlassen, im Splitscreen. … und noch einiges mehr.
Wenn der TimePunch Client also am Montag sagt: „Sie verwenden einen veralteten TimePunch-Client“, dann schließen Sie TimePunch, und öffnen es danach wieder neu. Die neue Version wird dann automatisch im Hintergrund installiert. Eine Ausnahme gilt aber: Sofern Ihr Unternehmen die MSI Version installiert hat, dann muss diese zuerst manuell de-installiert werden.
TimePunch ermöglicht es ab der kommenden Version 5.2 ein Organisations-Diagramm des eigenen Unternehmens zu erstellen. Das erhöht die Übersichtlichkeit und hilft bei der Organisation.
Das Organigramm zeigt alle Organisationseinheiten des Unternehmens. Die Organisationseinheiten wurden in TimePunch 5.2 aus den ehemaligen Benutzergruppen, Team, Abteilung und Niederlassung entwickelt. Es ist sozusagen die Weiterentwicklungen dieser Strukturen. Als übergeordnete und damit neue Organisationseinheit steht jetzt die Zentrale.
Die Zentrale hält alle Mitarbeitenden, hat eine eigene Postanschrift und steuerlich relevante Daten, wie z.B. die Betriebsnummer, die Steuerberaternummer und Mandantennummer. Ihr zugeordnet sind alle Mitarbeitenden des Unternehmens.
Niederlassungen verfügt ebenfalls über eine eigene Postanschrift und es können für sie ebenfalls eigene Betriebsnummern hinterlegt werden. Abteilungen und Teams teilen sich die Anschrift mit ihrer Niederlassung oder der Zentrale.
Die Organisationsstruktur wird in der neuen Version TimePunch 5.2 vor allem für die Steuerung des Lohndatenexports zu DATEV und Lexware verwendet. Zukünftig sind diese Daten aber auch im Hinblick auf die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) relevant. Denn dann ist es wichtig, in welcher Niederlassung die Angestellten arbeiten und welcher Betriebsnummer sie zugeordnet sind.
Und selbstverständlich kann das Organisations-Diagramm auch als Bilddatei (PNG) exportiert werden. So spart man sich doppelte Arbeit, denn das Diagramm kann auch für andere interne Zwecke weiterverwendet werden – beispielsweise im Intranet.
Um die Darstellung bei besonders kleinen Monitoren zu verbessern, wurde in TimePunch v5 der Kompaktmodus eingeführt. Hier haben wir nachgebessert.
Der Kompaktmodus aus der aktuellen TimePunch Version 5.1 verkleinert den Abstand zwischen den einzelnen Elementen des Benutzerinterfaces, um so kompakt mehr Inhalt auf kleine Bildschirme zu bekommen.
Das hat leider den Nachteil, dass das komplette UI damit sehr gedrückt und gestaucht wirkt. Und viel mehr Inhalt lässt sich dadurch auch nicht auf den Bildschirm bringen.
Aus diesem Grund haben wir in der aktuellen Version nach einer neuen Möglichkeit gesucht, TimePunch auch für kleinere Monitore attraktiv zu gestalten. Hier kommt jetzt das neue Feature der Skalierung ins Spiel. Anstatt einfach nur den Abstand zwischen den Elementen zu verkleinern, wird jetzt das gesamte UI proportional und damit maßstabsgetreu verkleinert. Dabei stehen 3 Skalierungsmodi zur Verfügung: Normale Größe, Kleine Größe und Extra kleine Größe.
Damit lässt sich TimePunch auch auf sehr kleinen Monitoren gut bedienen. Das folgende Schaubild verdeutlicht die Möglichkeiten, indem es die verschiedenen Größen exemplarisch übereinanderlegt.
Und das ist nur eine von vielen neuen Möglichkeiten in TimePunch 5.2, das Mitte August 2023 veröffentlicht wird.
Bundesarbeitsminister Hubertus Heil muss bald liefern. Die Grundlage, der Gesetzesentwurf zur Arbeitszeiterfassung, liegt bereits auf dem Tisch. Doch wie sieht es in deutschen Unternehmen aktuell aus?
Nach einer repräsentativen Umfrage die von Arlington Research für Tisoware durchgeführt wurde, notieren bereits über 90% der KMU, also der kleinen und mittelständischen Unternehmen, in Deutschland ihre Arbeitszeit. Ein Drittel davon jedoch klassisch – also auf Papier oder mit Excel. Von einer systemischen Arbeitszeiterfassung, wie es der Gesetzesentwurf vorsieht, ist das noch weit entfernt.
Und die Frage darf gestellt werden, was wird da notiert? Nach aktueller Gesetzeslage müssen nur die Überstunden erfasst werden. Und so scheint es bei fast der Hälfte der Arbeitnehmern auch gehandhabt zu werden, denn nur 56% gaben an, überhaupt Start -und Ende der Arbeitszeit zu notieren.
Doch was ist nach dem zukünftigen Gesetzesentwurf geplant?
Zukünftig soll die gesamte Arbeitszeit, also der Arbeitsbeginn, die Pausen und das Ende der Arbeitszeit erfasst werden. Hier könnten wird jetzt enden, aber damit wäre noch nicht geklärt, was dazu alles gehört. Daher fangen wir einmal mit dem Start der Arbeitszeit an.
Der Start der Arbeitszeit definiert der Gesetzgeber mit dem Betreten des Firmengeländes. Hier zählen also auch klar die Umziehzeiten und Arbeitsvorbereitungen dazu. Eine Zeiterfassung muss daher entweder direkt am Eingang des Geländes erfolgen, oder aber den Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen die Zeitspanne bis zum tatsächlichen Einstempeln pauschal zur Arbeitszeit dazurechnen. Aber wie sieht es mit dem mobilen Arbeiten – umgangssprachlich dem Home-Office – aus? Hier zählt die Arbeitszeit nach dem Hochfahren des PCs und Anmelden an der Zeiterfassungssoftware. Moderne Zeiterfassungssysteme wie TimePunch, können diese Arbeitszeiten auch automatisch mitprotokollieren. Und wenn die Arbeitszeit flexibel um 21:00 Uhr startet und um 23:00 Uhr endet, dann muss auch hier eine Ruhepause von 11 Std. zum nächsten Arbeitsbeginn eingehalten werden. Mitarbeitende dürfen dann erst wieder am nächsten Tag um 10:00 Uhr morgens einbuchen. An dieser Regelung lässt sich auch der Arbeitnehmerschutz erkennen. Denn gerade die Erfassung dieser außergewöhnlichen Arbeitszeiten ist wichtig, um den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden gewährleisten zu können. Flexibilität hat eben nicht nur Vorteile.
Und wie ist es mit den Pausen? Pausen sind ebenfalls wichtig für die Gesundheit der Angestellten. Betriebe sind daher verpflichtet, ihren Arbeitnehmern die notwendigen Pausen zu ermöglichen. Sie sind sogar zur Kontrolle verpflichtet. Diese Pflicht können Sie jedoch auf die Arbeitnehmenden übertragen. Klassischerweise wird daher im Arbeitsvertrag geregelt, dass Angestellte verpflichtet sind, die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen in Anspruch zu nehmen. Daher kann die 30-minütige Ruhepause nach 6 Std., und die erweiterte Pause nach 9 Std. vom System anhand der Start -und Endzeit der Mitarbeitenden automatisch verrechnet werden. Und wie sieht mit der Toilettenpause (alias Biopause) und den Raucherpausen aus? Bei der Toilettenpause spricht der Gesetzgeber von einem Grundbedürfnis. Ein Toilettengang darf daher nicht von der Arbeitszeit in Abzug gebracht werden. Anders hingegen die Raucherpause. Betriebe dürfen Mitarbeitende dazu verpflichten, ihre Raucherpausen systemisch zu erfassen. Sie gelten als Arbeitsunterbrechung, reduzieren damit die Arbeitszeit und müssen nachgearbeitet werden. Das gilt übrigens auch für eine überlange Mittagspause. Auch hier können Betriebe ihre Angestellten zur Erfassung der Start -und Endzeit der Pause verpflichten.
Und was ist mit Betrieben, die ihren Angestellten eine Vertrauensarbeitszeit ermöglichen? Hier muss und darf die Frage gestellt sein, ob es sich tatsächlich um eine Vertrauensarbeitszeit handelt, oder nur um eine versteckte 40 Std. Woche mit der Erwartung, dass Angestellte unbezahlte Überstunden schieben „müssen“. Eine echte Vertrauensarbeitszeit zeichnet sich dadurch aus, dass Mitarbeitende keine festen Sollstunden erbringen müssen. Und wenn keine festen Sollstunden festgelegt sind, dann können Mitarbeitende auch nicht zu wenig arbeiten. Im Umkehrschluss aber auch nicht zu viel. D.h. das klassische Gleitzeitkonto macht in Verbindung mit einer echten Vertrauensarbeitszeit keinen Sinn. Wird das dennoch von Unternehmen geführt, dann handelt es sich um keine echte Vertrauensarbeitszeit, sondern nur um einen Vorwand die Arbeitszeiten nicht korrekt erfassen zu müssen. Denn eines ist auch klar, auch mit einer echten Vertrauensarbeitszeit müssen Mitarbeitende die gesetzlichen Pausen und Ruhezeiten einhalten und dazu ist eine korrekte und systemische Zeiterfassung die Voraussetzung. TimePunch unterstützt die echte Vertrauensarbeitszeit durch ein dynamisches Arbeitszeitmodell, bei dem die Sollzeit der tatsächlichen Arbeitszeit angeglichen wird. Dadurch entstehen keine Fehlstunden und keine Überstunden, aber es wird sichergestellt, das Pausen -und Ruhezeiten eingehalten werden.
Fazit
Viele Betriebe in Deutschland wiegen sich derzeit noch in falscher Sicherheit. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung soll noch in der aktuellen Legislaturperiode auf den Weg gebracht werden. Daher sollten Betriebe jetzt schon den Einsatz planen und sich über mögliche Zeiterfassungssysteme informieren. Denn nur wenn der Einsatz gut geplant ist, ist die Akzeptanz der Mitarbeitenden auch gegeben.
Da ist es gerade mal 3 Monate her und schon steht die neue TimePunch Version 5.1 in der Tür. Doch was bringt die neue Version und welches Killer-Feature ist dabei? Das wollen wir in diesem Artikel klären.
Das mit Abstand größte neue Feature in Version 5.1 ist die Möglichkeit zur Projektkontierung, bzw. Projektnachkontierung im TimePunch Watcher.
Hatte man vorher nur die Möglichkeit direkt per Starten und Stoppen der Zeiterfassung das Projekt oder den Auftrag zu wechseln, so ist es jetzt möglich auf einen sog. Projektverteiler zu buchen.
Zeiten die auf diesen Projektverteiler gebucht werden, müssen durch Mitarbeitende im Anschluss auf einzelne Projekte verteilt werden.
Das Gute daran: Die nachträgliche Projektkontierung stört nicht den Arbeitsfluss der Mitarbeitenden. Und! die Projektkontierung – also das Umbuchen der Zeit auf andere Projekte – muss nicht sofort am gleichen Tag erfolgen, sondern kann bequem auch am Abend oder sogar noch die Tage danach erledigt werden.
Die protokollierte Start -und Endzeit bilden für die Projektkontierung den Rahmen, an dem sich die Arbeitszeiterfassung orientiert.
Weitere Neuerungen in TimePunch 5.1 sind die Möglichkeit beim Eintragen der Arbeitszeit, das Feld Beschreibung, als Pflichtfeld zu definieren. Damit werden Mitarbeitenden gezwungen, schriftlich darzulegen, welche Arbeiten durchgeführt wurden. Ein echter Pluspunkt in Punkto Auswertung.
Damit besonders bei der Projektzeiterfassung weniger Fehler passieren, kann jetzt die vorausgewählte Tätigkeit pro Projekt festgelegt werden. Damit kann die Standardtätigkeit, unabhängig von der alphabetischen Reihenfolge, festgelegt werden. Das erleichtert die Erfassung erheblich.
Außerdem haben wir in TimePunch 5.1 ChatGPT als Unterstützung für alle Kunden integriert. Unser TimePunch Bot kennt jetzt die gesamte Dokumentation von TimePunch. Er ist somit die erste Anlaufstelle, bei fachlichen Fragen und Problemen.
Und wenn „Botti“ nicht weiterhelfen kann, dann steht natürlich unser menschlicher Support weiterhin gerne mit Rat und Tat zur Seite.
Neben diesen drei Anpassungen wurden noch etliche kleine neue Features implementiert und Fehler behoben. Hier die vollständige Liste dazu:
Neue Features in TimePunch 5.1:
FS#1350 – Beschreibung eines Zeiteintrags als Pflichtfeld setzen
FS#1354 – Neuer Bericht, Übersicht über Sonderurlaube
FS#1425 – Monatsabschluss trotz Änderungen (sofern kein Cutter-Modell existiert)
FS#1456 – Setzen der vorausgewählten Tätigkeit für ein Projekt
FS#1484 – Anzeige des Stundenausgleichs im Bericht „Tägliche Arbeitszeit“
FS#1487 – Spalte ‚Gebucht als‘ in Echtzeitansicht auswählbar
FS#1506 – Nachträgliche Projektkontierung
FS#1508 – Einträge die nicht fakturiert werden, sollen das Stundenkontingent des Projekts nicht belasten
Fehlerbehebung in TimePunch 5.1:
FS#1486 – Benutzerwechsel bei Aktiver AD-Authentifizierung nicht möglich
FS#1245 – Der Berichtszeitraum „Alle Einträge“ wurde im Bericht nicht korrekt angezeigt
FS#1382 – Korrektur der Sortierreihenfolge im Bericht „Geburtstagsliste“
FS#1482 – Fakturierung von Übernachteinträgen funktioniert nicht
FS#1488 – Änderungen im Arbeitszeitmodell bei zu vielen MA nicht bestätigt werden
FS#1499 – Die Sortierung im Monatsbericht, Lohnabrechnung ist nicht korrekt
FS#1500 – DSGVO-Datenlöschung entfernt nicht Transpondernummer im Datafox Modul
FS#1504 – Scrollbalken fehlen im Dialog Zugriffsrechte / Projekt bearbeiten
FS#1505 – In der Jahresübersicht im Kalender fehlt der Monat Dezember
FS#1507 – Bericht tägliche Arbeitszeit zeigt Feiertage nicht als Sollzeit an
FS#1509 – Fluent Icons werden auf Server Systemen nicht korrekt angezeigt
FS#1510 – Im Kalendermodul wird der Dezember nicht angezeigt
FS#1512 – Auch für abgeschlossene Projekte wird ein Barcode erzeugt
TimePunch 5.1 steht ab dem Wochenende zum 10.06.2023 zum Download bereit. Die Verteilung mittels des automatischen Updates läuft dann wie immer eine Woche später an.
Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Produktivität und Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. In unserem neuesten Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie den besten Zeitpunkt für den Abbau von Überstunden finden können, um die Produktivität und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden zu fördern.
Eine sorgfältige Analyse der Arbeitsbelastung ist der erste Schritt, um den richtigen Zeitpunkt für den Überstundenabbau zu bestimmen. Identifizieren Sie geschäftige Phasen und ruhigere Zeiten im Unternehmenskalender. Berücksichtigen Sie saisonale Schwankungen und Projektpläne, um festzulegen, wann der Überstundenabbau angemessen ist. Wählen Sie Zeiträume mit geringerer Arbeitsbelastung, um sicherzustellen, dass der Abbau von Überstunden nicht zu Engpässen führt oder die Leistung beeinträchtigt. Hierbei kann Ihnen eine effektive Zeiterfassungslösung wie TimePunch bei einem effizienten Zeitmanagement unterstützen.
Bei der Planung von Unternehmenspausen, wie beispielsweise Betriebsruhezeiten, sollten Sie auch den Abbau von Überstunden in Betracht ziehen. Diese Pausen bieten Ihren Mitarbeitenden eine hervorragende Möglichkeit zur Erholung und zum Abbau von Überstunden, da die Arbeitsbelastung in der Regel geringer ist. Indem Sie Ihren Angestellten ermöglichen, diese Zeiten effektiv zu nutzen, können Sie ihre Motivation steigern und Stress reduzieren.
Darüber hinaus ist es wichtig sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden individuelle Vereinbarungen zum Überstundenabbau treffen können. Berücksichtigen Sie ihre persönlichen Umstände und Ereignisse, die für sie wichtig sind. Durch eine offene Kommunikation und Flexibilität können Sie die Work-Life-Balance unterstützen und die Mitarbeiterbindung stärken.
Nach dem Abschluss eines großen Projekts oder dem Erreichen wichtiger Meilensteine ist es ebenfalls sinnvoll, den Überstundenabbau zu fördern. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich nach intensiven Arbeitsphasen zu erholen und neue Energie zu tanken. Dies trägt langfristig zur Steigerung ihrer Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit bei.
Für Ihr Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, ein effektives Überstundenmanagement zu implementieren, um das Wohlbefinden und die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden zu fördern. Durch eine sorgfältige Analyse der Arbeitsbelastung, die strategische Planung von Unternehmenspausen, individuelle Vereinbarungen und die Berücksichtigung von Projektabschlüssen können Sie den besten Zeitpunkt für den Überstundenabbau finden. Indem Sie Ihren Mitarbeitenden dabei helfen, ihre Überstunden zu gegebener Zeit abzubauen, schaffen Sie eine positive Arbeitsumgebung und sichern langfristig den Erfolg des Unternehmens.
