Auf den ersten Blick scheinen Arbeitssicherheit und Zeiterfassung zwei völlig unterschiedliche Themen zu sein. Während sich Arbeitssicherheit mit dem Schutz von Mitarbeitenden am Arbeitsplatz beschäftigt, geht es bei der Zeiterfassung primär um die Dokumentation von Arbeitszeiten. Doch bei genauerem Hinsehen zeigt sich, dass beide eng miteinander verknüpft sind – insbesondere in Notfallsituationen.
Zeiterfassung als entscheidender Faktor im Notfall
Stellen Sie sich vor, in Ihrem Unternehmen bricht ein Feuer aus. Die Feuerwehr trifft ein und stellt die entscheidende Frage: Wer befindet sich noch im Gebäude? In einer solchen Situation zählt jede Sekunde – eine schnelle und präzise Antwort kann Leben retten.
Mit einer digitalen Zeiterfassung wie TimePunch haben Sie diese Informationen sofort zur Hand. Auf Knopfdruck erhalten Sie eine aktuelle Anwesenheitsliste, die genau anzeigt, welche Mitarbeiter sich im Büro befinden und wer im Home-Office arbeitet.
Das bedeutet: ✅ Schneller Überblick für Rettungskräfte – Keine umständliche manuelle Erfassung, sondern sofort verfügbare Daten. ✅ Mehr Sicherheit für alle Mitarbeitenden – Niemand wird übersehen, alle werden berücksichtigt. ✅ Effiziente Evakuierung – Eine klare Liste erleichtert den Abgleich bei Sammelstellen.
Mehr als nur Notfälle – Zeiterfassung als Sicherheitsinstrument
Doch der Nutzen einer modernen Zeiterfassung für die Arbeitssicherheit geht über Notfälle hinaus. Sie hilft auch dabei, Überstunden und zu lange Arbeitszeiten zu erkennen, wodurch Überlastung und Erschöpfung vermieden werden – ein wichtiger Aspekt für die Gesundheit der Mitarbeitenden.
Somit ist eine smarte Zeiterfassung nicht nur ein Instrument zur Arbeitszeitdokumentation, sondern auch ein wichtiger Baustein für ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld.
Nutzen Sie TimePunch, um nicht nur die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu steigern, sondern gleichzeitig für mehr Sicherheit zu sorgen.
Schon gewusst? TimePunch bietet mehr als nur Zeiterfassung – inklusive Dokumentenablage!
TimePunch steht für präzise Zeiterfassung – das ist klar. Doch TimePunch kann noch viel mehr! Unser Motto lautet nicht ohne Grund: „TimePunch – die Zeiterfassung, die mehr kann!“
Ein besonderer Vorteil, der TimePunch von anderen Systemen abhebt, ist die integrierte Dokumentenablage.
Damit können Sie PDF-Dokumente sicher archivieren – sei es für Mitarbeiter, Projekte, Monatsabschlüsse oder Kunden.
Das Beste daran: Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff! Über die digitale Personalakte lassen sich Dokumente bequem am PC oder Smartphone abrufen – ganz ohne Papier.
Und es wird noch einfacher: Sobald ein neues Dokument hinterlegt wird, erhalten die Mitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung am Folgetag nach der Bereitstellung. So können Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge oder andere wichtige Unterlagen sicher und digital verteilt werden.
Mit TimePunch sparen Sie nicht nur Zeit, sondern optimieren auch Ihre Abläufe. Testen Sie es selbst!
Mit dem Update auf TimePunch v5.7 hat sich der Ablauf der Vertretungsregelung geändert. Da dies für einige Verwirrung gesorgt hat, möchte ich die Hintergründe und den neuen Prozess kurz erklären.
Was hat sich geändert?
Bisher wurden Vertreter*innen lediglich darüber informiert, dass sie als Vertretung eingesetzt sind – ohne Möglichkeit, dies abzulehnen. In TimePunch v5.7 haben wir dieses Problem gelöst:
1️⃣ Nach der Beantragung einer Abwesenheit erhält die Vertretung nun eine E-Mail mit der Bitte um Zustimmung. 2️⃣ Erst nach der Zustimmung/Ablehnung wird der Vorgesetzte über den Urlaubsantrag informiert – inklusive der Info, ob die Vertretung zugestimmt hat oder nicht.
Was bedeutet das für bestehende Anträge?
Falls vor dem Update ein Urlaubsantrag gestellt, aber noch nicht genehmigt wurde, gibt es eine Besonderheit:
In der alten Version war keine Zustimmung der Vertretung erforderlich, sodass die Anfrage direkt an die Genehmigungsperson ging.
Nach dem Update fehlt in solchen Fällen die Mail an die Vertretung, da das System den neuen Ablauf nicht rückwirkend anwendet.
💡 Wichtig: Dieses Problem tritt nur einmalig beim Versionswechsel auf. Alle neuen Urlaubsanträge folgen automatisch dem neuen Ablauf.
Ich hoffe, dieser Beitrag bringt Klarheit. Falls noch Fragen offen sind, stehe ich gerne zur Verfügung!
Wie angekündigt, wurde TimePunch 5.7 am Wochenende zum 19.01.2025 veröffentlicht. Die aktuelle Version bringt wieder einige neue Features.
Neue Features TimePunch Datafox Modul
FS#1851 – Zutrittskontrolle ins Datafox-Modul integriert: Ab sofort kann die Zutrittskontrolle von Datafox direkt im TimePunch Datafox-Modul eingebunden und konfiguriert werden. Zeitmodelle, Zutrittsgruppen und die Steuerung der RFID-Leser sowie Türöffner lassen sich nahtlos kombinieren, um individuelle Zutrittslösungen für Ihr Unternehmen zu erstellen.
FS#1830 – Dynamisches anlegen von Projekten bei Barcode-Scan: Ein weiteres Highlight ist die Unterstützung für das dynamische Anlegen von Projekten und Aufträgen mittels Barcode-Scanner. Ab sofort können neue Auftragsnummern direkt beim Scan automatisch im System erstellt werden und sind sofort buchbar.
FS#1897 – Organisationsfilter für Transponderliste: Der aus dem TimePunch Management bekannte Organisationsfilter ist jetzt auch im Datafox-Modul verfügbar. Damit können lange Transponderlisten übersichtlich dargestellt und nach Teams, Abteilungen oder Niederlassungen gefiltert werden.
Neue Features im TimePunch Management
FS#1822 – „Mitarbeiter-zu-Projekte“-Zuordnung für Assistenten: Mitarbeitende in Vertrauensstellung können nun, sofern sie als Assistenten berechtigt sind, andere Mitarbeitende in Projekten zuordnen. Dadurch wird die Projektleitung spürbar entlastet.
FS#1826 – Organisationsfilter für Lizenzen: Ab sofort können Mitarbeitendenlizenzen nach Teams, Abteilungen und Niederlassungen gefiltert werden. So wird auf einen Blick ersichtlich, welche Mitarbeitenden in den einzelnen Organisationseinheiten lizenziert sind.
FS#1874 – Lohndatenexport zu Addison Lohn & Gehalt: TimePunch unterstützt jetzt auch den Lohndatenexport zu Addison Lohn & Gehalt. Damit erweitert sich die Auswahl neben DATEV, Lexware, SBS und GFP Impuls um eine weitere beliebte Lösung.
Neue Features im Abwesenheitskalender
FS#1821 – Vertretungsregelung im Kalender: Bei Abwesenheitsanträgen wird die eingetragene Vertretung automatisch über den geplanten Urlaub informiert. Die Vertretung kann den Antrag annehmen oder ablehnen, woraufhin der Genehmiger entsprechend benachrichtigt wird und reagieren kann.
FS#1863 – Manuelle Urlaubsfreigabe überschreibt Hierarchie: Eine neue Einstellung ermöglicht es, dass ein manuell festgelegter Genehmiger die Freigabe übernimmt und die definierten Freigabestufen überspringt. Dadurch kann einem Mitarbeitenden vorübergehend ein neuer Genehmiger zugewiesen werden.
Neue Features im TimePunch Server
FS#1875 – DSGVO-Datenlöschung entfernt auch Historie: Die DSGVO-Datenlöschung betrifft nun nicht mehr nur die direkten Daten der zu löschenden Mitarbeitenden, sondern bereinigt auch die Änderungshistorie. Dadurch können gelöschte Daten nicht mehr über die Historie rekonstruiert werden.
FS#1823 – Proaktives Audit von Projektänderungen: Ab sofort können Mitarbeitende, Projektleitende und Administratoren bei Projektänderungen automatisch per E-Mail informiert werden. Besonders nützlich ist dies für Mitarbeitende, die einem Projekt neu zugeordnet werden und direkt eine Benachrichtigung erhalten.
Folgende Bugs wurden behoben
FS#1898 – Organisationfilter wird nicht bei ‚Benutzer wechseln‘ zurückgesetzt
FS#1893 – Cutter schneidet keine Remote-Work Arbeitszeiten
FS#1892 – Änderungen der Urlaubsberechnung im Mitarbeiterprofil wird nicht übernommen
FS#1884 – Hyperlink in der Informationsmail im Kalender funktioniert nicht
FS#1880 – Keine Audit Mails bei Batch Anpassungen
FS#1878 – Berechtigung für den Feiertagseditor auf Administration einschränken
FS#1854 – Auszahlungsdifferenz im Monatsbericht der Lohnabrechnung gefixt
FS#1847 – Urlaubsanträge für das Folgejahr zeigt die Meldung ‚Nicht genügend Urlaubstage‘
FS#1846 – Status bei Buchungstyp Abwesenheit
FS#1833 – Primary Key Violation in der TP_JOINED Tabelle gefixt
FS#1831 – Automatische Pause, wenn Arbeitszeitblock > 6 Std.
FS#1809 – Internationaler Kindertag 20.09.
FS#1797 – Proxy verhindert Laden der Krankenkassendaten
FS#1645 – Mitarbeiter-Berechtigung ‚Kein Zugriff‘: Absturz bei der Anzeige des Jahresurlaubs
TimePunch 5.7 geht in die finale Testwoche, und wie immer gibt es zahlreiche neue Features, die den Arbeitsalltag noch effizienter gestalten.
Zutrittskontrolle integriert – Eine neue Ära beginnt
Der wichtigste Punkt zuerst: TimePunch ist ab sofort nicht nur eine ausgezeichnete und prämierte Lösung zur Zeiterfassung, sondern wird durch die Integration der bewährten Zutrittskontrolle von Datafox erweitert. Mit dieser Integration lassen sich alle Zutrittslösungen von Datafox nahtlos in Ihrem Unternehmen mit TimePunch verbinden und nutzen.
Interessiert? Buchen Sie ganz einfach einen TimePunch-Beratungstermin und erfahren Sie, wie diese Lösung bei Ihnen implementiert werden kann.
Verbesserte Urlaubsfreigabe – Transparenz für alle
Auch der Urlaubsprozess wird mit Version 5.7 optimiert. Ab sofort erhalten eingetragene Vertretungen eine E-Mail, in der sie der Vertretung zustimmen oder sie ablehnen können. Dieses Feature sorgt für mehr Transparenz und bessere Abstimmung im Team.
Dynamisches Anlegen von Projekten – Barcode-Scannen leicht gemacht
Ein weiteres Highlight ist die Unterstützung für das dynamische Anlegen von Projekten und Aufträgen mittels Barcode-Scanner. Manuelles Voranlegen von Aufträgen gehört der Vergangenheit an. Ab sofort werden neue Auftragsnummern direkt beim Scan automatisch im System erstellt und sind sofort buchbar. Das spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand.
Automatisierte Benachrichtigungen – Für ein reibungsloses Projektmanagement
Neu in Version 5.7 sind auch erweiterte Möglichkeiten zur Überwachung und Information bei Projektänderungen.
Mitarbeitende werden automatisch informiert, wenn sie einem Projekt zugeordnet werden.
Projektleiter erhalten Benachrichtigungen, sobald Assistenten Änderungen an ihren Projekten vornehmen.
Alles geschieht voll automatisiert, um Prozesse zu vereinfachen und den Überblick zu behalten.
Neuer Lohndatenexport – Addison jetzt verfügbar
Mit Version 5.7 erweitern wir die Auswahl an unterstützten Systemen für den Lohndatenexport. Neu hinzugekommen ist Addison Lohn und Gehalt. Damit stehen Ihnen nun sechs Exportoptionen zur Verfügung:
Addison Lohn und Gehalt
Datev LODAS
Datev Lohn und Gehalt
Lexware Lohn und Gehalt
SBS Lohn Plus
GFP Impuls Lohn und Gehalt
Release-Termine
TimePunch 5.7 wird am Wochenende des 18./19. Januar für unsere Cloud-Kunden freigegeben. Der Download für On-Premise-Kunden steht wie gewohnt eine Woche später, am 25./26. Januar, bereit.
Wir haben tolle Neuigkeiten für Sie: Unsere kostenlose Excel-Vorlage zur Zeiterfassung steht auch im vierten Jahr in Folge kostenlos zum Download bereit – und das in einer aktualisierten Version für 2025!
Die Arbeitszeiterfassung wird immer wichtiger, besonders seit dem wegweisenden EuGH-Urteil vom 13. September 2022, das eine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung fordert. Um Ihnen den Einstieg so einfach wie möglich zu machen, haben wir die Vorlage noch benutzerfreundlicher gestaltet und auf den neuesten Stand gebracht.
Arbeitszeiten selbst erfassen – was gilt wirklich?
Eine Frage, die häufig gestellt wird: Dürfen Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten eigenständig erfassen? Die Antwort ist klar: Ja – aber mit Einschränkungen.
Wenn ein Arbeitgeber kein eigenes Zeiterfassungssystem bereitstellt, dürfen Mitarbeitende ihre Zeiten selbstständig dokumentieren. Steht jedoch ein System zur Verfügung, ist dessen Nutzung verpflichtend. Unsere Excel-Vorlage eignet sich hervorragend für Unternehmen, die noch kein automatisiertes System verwenden, sowie für Selbstständige oder kleinere Teams.
So funktioniert die Excel-Vorlage
Die Nutzung der Vorlage ist kinderleicht:
Kopfdaten eintragen: Geben Sie Namen, Personalnummer und den gewünschten Monat ein.
Tägliche Arbeitszeiten erfassen: Start-, Pausen- und Endzeiten sowie Soll-Zeit pro Tag angeben.
Automatische Berechnung: Überstunden, Fehlstunden und das Gleitzeitkonto werden automatisch berechnet.
Alle editierbaren Felder sind übersichtlich in Grün markiert, sodass Sie sofort loslegen können.
Kostenloser Download: Starten Sie jetzt!
Unsere Excel-Vorlage zur Zeiterfassung 2025 können Sie direkt über den folgenden Link herunterladen: 👉 Jetzt die Vorlage herunterladen
Die Vorlage bietet Ihnen einen unkomplizierten Einstieg in die Arbeitszeiterfassung. Sollten Sie später auf ein professionelleres System umsteigen wollen, stehen Ihnen mit unserer Software TimePunch alle Möglichkeiten offen – für eine effiziente und rechtskonforme Zeiterfassung.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Zeiterfassung und ein produktives Jahr 2025!
