Oft kommt es vor, dass Mitarbeitende morgens in Eile sind und dabei die Zeiterfassung vergessen. Das ist jedem schon einmal passiert. TimePunch 5 bietet dafür jetzt eine elegante Lösung.
Das Mitarbeitende sich morgens vergessen anzumelden ist leider keine Seltenheit. Gerade in den ersten Wochen nach der Einführung einer Zeiterfassung ist dieses Phänomen verstärkt zu beobachten. Wenn Mitarbeitende nicht selbst Korrekturberechtigung haben, und das ist meist nicht der Fall, dann geht der Weg immer über das Personalbüro.
In TimePunch 4 gab es hier nur die Möglichkeit, dass sich Mitarbeitende verspätet anmelden mussten und diese verspätete Anmeldung dann im Personalbüro korrigiert wurde. Das war umständlich. TimePunch 5 bietet jetzt dem Personalbüro die Möglichkeit, selbst die Zeiterfassung für Mitarbeitende zu starten. Und das auch nachträglich zu einem definierten Zeitpunkt.
Auf der Seite „Echtzeit Buchungen“ ist dazu über Rechtsklick auf den Mitarbeitenden, der Befehl „Zeiterfassung mit Startzeit starten“ auszuwählen.
Das Szenario sieht dabei wie folgt aus. Mitarbeiter*in Müller vergisst sich anzumelden. Er/Sie merkt es erst, als der PC schon läuft und die Arbeit im vollen Gange ist. Anstatt sich zum Terminal am Eingang zu begeben, ruft Herr/Frau Müller im Personalbüro an und meldet sich. Das Personalbüro startet jetzt für den Mitarbeitenden die Zeiterfassung.
Ein Alternatives Szenario könnte auch wie folgt aussehen. Das Personalbüro erhält eine Kernzeitverletzung von Mitarbeiter*in Müller. Im TimePunch Management sieht der/die Personalverantwortliche, dass Mitarbeiter*in Müller noch nicht angemeldet ist. Nach einem Kontrollanruf beim Mitarbeitenden startet das Personalbüro die Arbeitszeit rückwirkend.
So geht Zeiterfassung einfach und nachträgliche Korrekturen werden vermieden.
Um die Frage, ob Zeiterfassung auch bei einer Vertrauensarbeitszeit Pflicht ist, wird heftig gestritten. Denn selbst nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13.09.2022 gibt es bisher noch keine gesetzliche Regelung dazu.
Anfang März sagte Bundesarbeitsminister Hubertus Heil zu, dass eine Gesetzesvorlage dazu noch im Frühjahr 2023 vorgelegt werden soll. Diese sollte folgende Kernpunkte enthalten.
Vertrauensarbeitszeit sollte weiterhin möglich sein
Es solle ein praxistauglicher Vorschlag zur Arbeitszeiterfassung erarbeitet werden
Viel Spielraum für Unternehmen
Vertrauensarbeitszeit und praxistaugliche Zeiterfassung, wie geht das?
Bisher bedeutete Vertrauensarbeitszeit, dass Arbeitnehmer*innen ihre Arbeitszeit selbstständig und eigenverantwortlich gestalten können, ohne dass die Arbeitszeit im Detail erfasst wird. Den zweiten Teil dieser Aussage dürften Arbeitnehmer*innen wie Arbeitgeber*innen zukünftig wohl streichen können. Denn klar ist auch, Vertrauensarbeitszeit darf nicht den Schutz der Arbeitnehmer*innen aushebeln.
Dabei spielt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) eine entscheidende Rolle und ist ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsrechts, denn es regelt die Arbeitszeiten von Arbeitnehmer*innen in Deutschland. Es dient dem Schutz der Arbeitnehmer*innen und legt fest, welche Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen eingehalten werden müssen.
Diese Regelungen gelten selbstverständlich auch für die Vertrauensarbeitszeit. Aber wie geht das mit einer Zeiterfassung zusammen?
Die Chance dafür liegt in der Umgestaltung des Arbeitsvertrags. Im Arbeitsvertrag sollten keine festen Sollstunden hinterlegt sein. Die Zeiterfassung TimePunch unterstützt dies mit einem dynamischen Arbeitszeitmodell, bei dem die Arbeitszeit der Sollzeit entspricht.
Abbildung 1: Dynamisches Arbeitszeitmodell zur Abbildung der Vertrauensarbeitszeit
Gleitzeitmodelle werden für diese Art der Zeiterfassung nicht mehr benötigt, denn Überstunden können dann nicht mehr anfallen. Die Vergütung erfolgt bei diesen Mitarbeitenden als Festgehalt, unabhängig von der geleisteten Arbeitszeit. Trotzdem werden die Arbeitszeiten erfasst und damit sichergestellt, dass sich die Arbeitnehmer*innen auch bei Vertrauensarbeitszeit an die geltenden Pausenregelungen und Höchstarbeitszeiten halten.
Damit bietet TimePunch eine praxistaugliche Möglichkeit zur Zeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit, die Arbeitnehmer*innen wie Arbeitgeber*innen viele Freiräume lässt.
TimePunch 5.0 ist ein Meilenstein für TimePunch und das erste komplette ReWrite der Benutzeroberfläche. An dieser Stelle möchte ich die wichtigsten Unterschiede zur vorherigen Version benennen:
Zeiterfassung neu denken
Die vorherige Version war teilweise recht unübersichtlich. Das lag an den vielen Features, mit denen unsere Zeiterfassung die letzten Jahre stetig erweitert wurde. Neue Features wurden an die Software angebaut und irgendwann kommt der Zeitpunkt, an dem die Software unübersichtlich wird. Dem kann man nur durch einen harten Schnitt begegnen.
Für TimePunch 5 wurde unsere Zeiterfassung daher komplett neu gedacht.
Wir denken Neu: „für viele Mitarbeitende“
In den vorherigen TimePunch Versionen war die Startseite immer die Zeiterfassung des aktuell angemeldeten Benutzers. Dies ist gut für Freelancer*innen und Mitarbeiter*innen die nur ihre eigene Zeit im Blick haben müssen. Für die Personalabteilung oder die Projektleitung ist das aber zu wenig.
Daher sind jetzt alle Ansichten auf die Anzeige von mehreren Mitarbeitenden ausgerichtet. Damit hat es die Personalabteilung einfacher bei der Auswertung der Gleitzeitkonten und des Krankenstands und die Projektleitung erhält einen besseren Überblick über die laufenden Projekte.
Anzeige des Gleitzeitkontos aller Mitarbeitenden
Wir denken Neu: „für den einzelnen Mitarbeitenden“
Auch wenn wir die Verwaltung für Unternehmen vereinfacht haben, kommen Mitarbeitende nicht zu kurz. Denn auch in TimePunch 5 kann die Startseite so individualisiert werden, dass sie den vorherigen TimePunch Versionen entspricht.
So fühlen sich auch langjährige Nutzer unserer Zeiterfassung gleich zu Hause.
Konfigurierbare Startseite in TimePunch 5
Wir denken Neu: „konsistente Bedienung“
Nichts ist schlimmer, wie wenn die Bedienung einer Software zufällig zusammengewürfelt ist. TimePunch 5 hat daher eine konsistente Bedienung. Was man sich merken sollte, die Navigation verläuft immer von grob zu detailliert und von links nach rechts.
Und Konsistent bedeutet auch: Sie ändern einen Zeiteintrag oder andere Daten auf einer Seite und alle abhängigen Seiten zeigen automatisch die geänderten Werte an.
Wir denken Neu: „Barrierefreiheit“
TimePunch 5 möchte für alle Mitmenschen nutzbar sein. Daher haben wir in TimePunch 5.0 ein besonders Augenmerk auf eine barrierefreie Softwareentwicklung gelegt. Was zeichnet unsere Zeiterfassung dabei aus?
TimePunch ist komplett mit Tastatur bedienbar
TimePunch ist für Screenreader optimiert
TimePunch nutzt eine große und gut lesbare Schrift
Wir denken Neu: „Weniger ist mehr“
TimePunch 5 bietet auf jeder Seite nur die Funktionen an, die Sie im aktuellen Kontext sinnvoll nutzen können. Das erleichtert die Bedienung, da Sie nicht aus hunderten Features die drei Punkte suchen müssen, die für Sie interessant und nutzbar sind.
Alle Befehle die Ihnen zur Verfügung stehen, machen im angezeigten Kontext Sinn und können verwendet werden.
Für wen lohnt sich die Umstellung?
Wenn Sie bereits die aktuellen TimePunch 4.x/5.x Lizenzen verwenden, dann können Sie ohne Zusatzkosten TimePunch 5.0 installieren. Bei Bedarf unterstützten wir gerne.
Wie geplant ging dieses Wochenende TimePunch 5.0 online.Damit der Umstieg auf die neue Version reibungslos funktioniert, gibt es hier und jetzt ein paar Tipps.
Wenn Sie TimePunch am Montag den 27.02. zum ersten Mal starten, wird Ihnen vermutlich folgende Meldung angezeigt:
TimePunch 4.9 beim Zugriff auf TimePunch 5.0
Bitte keine Panik. Dies zeigt nur an, dass Sie noch mit der alten Version von TimePunch arbeiten. Wenn Sie einen neuen PC mit Windows 10 besitzen, der nicht zentral administriert wird, dann genügt oft schon der Neustart von TimePunch. Denn TimePunch aktualisiert sich i.d.R. automatisch im Hintergrund. D.h. beim nächsten Neustart melden Sie sich mit TimePunch 5.0 an.
Wenn das nicht funktioniert?
Sollte TimePunch sich nicht automatisch aktualisieren, dann de-installieren Sie TimePunch zuerst manuell von Ihrem PC. Das geht über die Windows Funktion „Programm hinzufügen oder entfernen„. Suchen Sie dort „TimePunch Management“ und wählen Sie über das 3 Punkte Menü – „Deinstallieren“ aus.
Dort können Sie das TimePunch Management wieder installieren. Wahlweise mit der neuen und modernen Benutzeroberfläche oder mit dem vorherigen UI – jetzt mit alt, bzw. Legacy betitelt.
Download der aktuellen TimePunch Management App
Wichtig: Sofern Sie das Installationspaket für „Windows 11, 10“ nicht bei sich installieren können, nutzen Sie bitte das Installationspaket auf der rechten Seite für Windows 8 und Windows Server Betriebssysteme.
Anmelden im neuen TimePunch Management
Das neue TimePunch Management erkennen Sie sofort am neuen Programmicon in der Taskleiste und auch daran, dass sich TimePunch jetzt im Vollbildmodus öffnet.
Das neue TimePunch Management
Nach der erfolgreichen Anmeldung empfehle ich Ihnen einen Blick in unser erstes Umsteiger Video für TimePunch 5.0. Hier geht’s zum entsprechenden Blog-Post: Einsteigen und Umsteigen auf TimePunch 5
Welche Unterstützung kann ich bekommen?
Wenn Sie Hilfe beim Umstieg auf das neue TimePunch Management benötigen, dann empfehlen wir Ihnen unsere „TimePunch 5.x Umsteiger-Schulung„. Dort erhalten Sie aus erster Hand einen Überblick über die Neuerungen, und wir helfen Ihnen bei Ihren Fragen ganz direkt und persönlich.
Normalerweise kostet die „TimePunch 5.x Umsteiger-Schulung“ 150 ,- €
Da wir aber möchten, dass wirklich jeder Kunde von den Vorteilen der neuen Version profitieren kann, bieten wir die Schulung bis Ende März für nur 90,- € an.
Die „TimePunch 5.x Umsteiger-Schulung“ können Sie noch bis Ende März für nur 90,- € auf folgender Seite buchen: TimePunch Support (office365.com)
Ups, es funktioniert etwas nicht!?!
Wenn Sie das Gefühl haben, dass TimePunch sich nicht so verhält, wie es sich für Sie richtig anfühlt, dann teilen Sie uns das bitte mit. Wir haben an der neuen Version lange und hart gearbeitet, um für Sie die beste Zeiterfassungs-Software zu entwickeln, die es aktuell am Markt gibt.
Trotzdem lassen sich Probleme oder Ungereimtheiten nicht immer ausschließen. In diesem Fall sind wir auf Ihre Hilfe angewiesen. Schreiben Sie uns Ihre Ideen, Probleme und Anmerkungen zur neuen Version per Mail an info@timepunch.de
Auch wenn wir nicht alles umsetzen können, Ihre Anregungen sind wertvoll für uns.
Aber jetzt wünsche ich Ihnen viel Spaß mit der neuen Version von TimePunch! Ihr, G. Stephan
Aller Anfang ist schwer – das sagt schon ein deutsches Sprichwort. Um den Anfang aber nicht zu schwer für Sie zu machen, habe ich ein kleines Umsteiger Video vorbereitet. Dort werden die wichtigsten Unterschiede kurz erläutert.
Hier die wichtigsten Tipps auf einen Blick:
Die Navigation erfolgt immer von Grob nach Fein und von Links nach Rechts
Sie wählen zum Beispiel „Monatliche Zeiten“ aus und können dann in die Arbeitszeiten eines Mitarbeitenden tiefer einsteigen.
Die Übersichtslisten können im Menü „Anzeige“ individuell zusammengestellt werden.
Ein Doppelklick auf eine Zeile in der Tabelle öffnet meist eine neue Tabelle oder einen Dialog zum Bearbeiten der Daten.
Nutzen Sie die Gruppenfilter auf Teams und Abteilungen, um durch Vorselektion die Datenmenge zu verringern.
Gerne zeigen und erklären wir Ihnen die neue Version 5.x auch in einer TimePunch Umsteiger Schulung. Nutzen Sie folgenden Link zur Buchung: TimePunch 5.x Umsteiger-Schulung
Apple, Google und Facebook wollen ihre Belegschaft wieder vor Ort im Büro haben. Letzte Woche gab Elon Musk, der neue Eigentümer von Twitter, ebenfalls bekannt, dass auch hier alle Mitarbeitenden wieder Vollzeit im Büro sein müssen.
Erst, seit der in der Corona Pandemie verordneten Home-Office Pflicht setzte sich das Thema Home-Office auch in Deutschland durch, nachdem es in der restlichen Welt schon lange erfolgreich praktiziert wurde. Unternehmen stellten überrascht fest, dass sich die Räder weiterdrehen, auch wenn alle Mitarbeitende von zu Hause arbeiteten. Und jetzt soll alles wieder vorbei sein, bevor es richtig angefangen hat?
Die großen Tech-Konzerne rufen ihre Mitarbeitenden wieder zurück ins Büro. Sind sie damit schon wieder Vorreiter für eine Rolle rückwärts, die bei uns in Deutschland nur noch nicht angekommen ist?
Elon Musk nennt für den Rückruf folgenden Grund. Er erhofft sich von der Präsenzpflicht eine höhere Leistungsbereitschaft, bzw. einen höheren Arbeitseinsatz seiner Mitarbeitenden. Ist diese Hoffnung gerechtfertigt? Eine Studie der kalifornischen Standfort Universität vom September 2022 (OP-QJEC140033 165..218 (edubirdie.com)) behauptet das Gegenteil. Dort wurde festgestellt, dass Mitarbeitende im Home-Office sogar 13% produktiver sind als Mitarbeitende, die ins Büro kommen müssen. Der Produktivitätsschub setzte sich in der Studie aus einer 9% längeren Arbeitszeit und einer 4% höheren Arbeitsleistung, aufgrund einer besseren Motivation, zusammen. Elon Musks Hoffnung wird daher nicht bestätigt.
Auch Tim Cook, Firmenchef von Apple, sagt: „Ich bin weiter davon überzeugt, dass es keinen Ersatz für Treffen von Angesicht zu Angesicht gibt“. Tim Cook weiter: Innovation entstehe über den Tag hinweg, durch die Zusammenarbeit mit anderen Menschen. Allein geschehe das seiner Meinung nach selten. Aber was sagt die Wissenschaft? Microsoft führte dazu im September 2021 eine interessante Untersuchung durch. Diese wurde im Fachblatt „Nature Human Behaviour“ veröffentlicht (The effects of remote work on collaboration among information workers | Nature Human Behaviour). Wie in der erstgenannten Studie, wurde eine erhöhte Arbeitsleistung festgestellt, aber die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden sank. Die Studie bestätigt die Vermutung von Tim Cook und geht daher auf lange Sicht gesehen, von einer sinkenden Innovationskraft aus.
Wieder zurück bei Twitter. Durch die hohen Verluste bei Twitter, hatte Elon Musk eine Kündigungswelle angestoßen. Sein ursprünglicher Plan war, dass 75% der Mitarbeitenden gehen sollten. Gegangen wurden schlussendlich 50%. Gut möglich, dass die Ankündigung alle Mitarbeitende zurück ins Büro zu ordern, die letzten 25% dazu ermutigen sollten ihren Job freiwillig zu kündigen. Wenn das sein Ziel war, dann liegt er damit richtig. Eine Umfrage des IFO Instituts vom September 2022 (Homeoffice etabliert sich in Deutschland mit 1,4 Tagen pro Woche | Pressemitteilung | ifo Institut) stellt fest, dass rund ein Viertel der Mitarbeitenden von sich aus kündigen würden, wenn ihr Unternehmen eine vollständige Rückkehr ins Büro verlangen würde. Das sind 25% der Mitarbeitenden. Also genau der Teil, den Elon Musk gerne noch gehen sehen würde.
Satya Nadella, Chef von Microsoft, sieht es hingegen eher pragmatisch. „Ich kam von 100 Prozent Büro auf 0 runter“, sagt Nadella über seinen Alltag. „Und nun bin ich nur noch zu 40, vielleicht 50 Prozent der Zeit auf dem Campus.“ Mehr zeigt sich der Microsoft-Chef überzeugt, brauche es nicht. Vielleicht ist diese Sicht auf das Konflikt-Thema Home-Office vs. Büro, der Königsweg, um die verschiedenen Anforderungen und Wünsche der Beschäftigten und Führungskräfte unter einen Hut zu bekommen. Klar ist aber, so wie vor der Pandemie wird es nicht mehr sein.
Genau aus diesem Grund bietet sich eine Zeiterfassung wie TimePunch an. Diese ermöglicht nicht nur die Erfassung der Arbeitszeit im Büro, sondern auch mobil via Smartphone oder direkt am PC im Home-Office beim An- und Abmelden an Windows. Am einfachsten ist die Zeiterfassung TimePunch über die Cloud nutzbar. In diesem Fall benötigen die Mitarbeitenden nur einen Internet-Zugang, um die Arbeitszeiten zu erfassen. So ausgestattet können Sie, wie Satya Nadella, entspannt in die Zukunft blicken und erhalten sich beim Thema Home-Office vs. Büro alle Freiräume.
Wie wird eine Zeiterfassung von der Belegschafft akzeptiert? Welche Strategien existieren dazu?
Wenn Betriebe etwas Neues einführen, dann sind Mitarbeitende erst einmal dagegen. Dass ist immer so und damit fast schon ein Gesetz. So auch bei einer Zeiterfassung. Gleich zu Anfang kommen die ersten Fragen. Will mich mein Betrieb überwachen? Arbeiten wir nicht genug? Wird jetzt geschaut, wer überflüssig ist? Gedanken, die Sie als Chef*in nicht übergehen sollten.
Das Erste, was Sie tun sollten, ist daher kommunizieren. Erklären Sie, warum eine Zeiterfassung sinnvoll und richtig ist. Hier ein paar Stichpunkte als Argumentationshilfe.
Eine Zeiterfassung schützt Mitarbeitende vor Überlastung
Eine Zeiterfassung schafft Gleichbehandlung zwischen Raucher, Nichtraucher und Mitarbeitende im Home-Office.
Eine Zeiterfassung ist vom EuGH und dem BAG (Urteil 13.09.2022) verpflichtend vorgeschrieben.
So richtig und wichtig die oben genannten Punkte sind, sie schaffen es vermutlich nicht allein die Vorurteile der Belegschaft abzubauen. Und als Vertrauensbildende Maßnahme taugen sie auch nicht. Also was tun?
Hier hilft nur Transparenz. Moderne Zeiterfassungssysteme, wie das der TimePunch KG, erlauben den Mitarbeitenden weitreichende Einsicht in die Zeitdaten und schaffen so Transparenz. Wenn Mitarbeitende ohne Hürden die eigenen Zeitdaten einsehen und prüfen können, dann entsteht Vertrauen. Und Vertrauen ist die wichtigste Voraussetzung für die Akzeptanz der Zeiterfassung.
Als erste Maßnahme können Mitarbeitende bei TimePunch ihr Stundenkonto, wie Überstunden, Resturlaubstage und die Arbeitszeit direkt am Zeiterfassungs-Terminal abrufen. Und für den genauen Zugriff, pro Tag, auf alle Aufzeichnungen gibt es bei TimePunch die Digital-Lizenz. Mit ihr können Mitarbeitende, sich online in ihrem Arbeitszeitkonto einloggen und Arbeits- und Pausenzeiten pro Tag, genau prüfen und nachvollziehen.
Außerdem erhalten Mitarbeitende noch einen weiteren Benefit durch die Digital-Lizenz – den digitalen Urlaubs-Workflow. Damit schaffen Sie für ihre Mitarbeitenden einen echten Mehrwehrt, der ein Game-Changer in Sachen Akzeptanz sein kann. Mitarbeitende können damit online ihre Urlaubsplanung, bequem von zu Hause aus, vornehmen. Die Freigabe erfolgt ebenfalls komplett digital und ohne zusätzliche Papierverschwendung. Das ist nicht nur gut für die Umwelt, sondern auch ein echter Pluspunkt für Ihre Mitarbeitenden.
Mein Tipp: Nehmen Sie ihre Angestellten mit, klären Sie auf und schaffen Sie Vertrauen. Denn am Ende sind es die Mitarbeitenden, die das System mit Daten füllen und einen Mehrwert schaffen – für Sie und auch für sich selbst.
„Ich muss mal eine Biopause einlegen.“ oder „Wenn das Meeting noch länger geht, dann müssen wir wohl eine Biopause machen“. So oder so ähnlich könnten die Sätze lauten, mit denen Angestellte ihr dringendes Bedürfnis gerne umschreiben.
Aber wie lautet hier die Rechtslage am Arbeitsplatz? Haben Sie als Chef*in einen Einfluss darauf, wie oft Mitarbeitende austreten oder eine Pause einlegen?
Bei der Biopause, oder sagen wir konkret dem Toilettengang, haben Sie nicht das Recht diese ihren Angestellten zu verbieten. Das liegt daran, dass es sich dabei um ein Grundbedürfnis handelt, dass nicht eingeschränkt werden darf. Auch wenn manche Menschen scheinbar ein umgangssprachliches „Studentenbläschen“ haben, liegt es nicht an Ihnen die Notwendigkeit zu beurteilen. Nur, wenn nachgewiesen werden kann, dass Mitarbeitende auf der Toilette zum Beispiel mit dem Smartphone spielen und so den Toilettengang unnötig in die Länge ziehen, haben Sie eine handhabe und können beispielsweise Abmahnen.
Anders ist es bei kurzen Arbeitsunterbrechungen, z.B. der Zigarettenpause oder dem Kaffee in der Kaffeeküche. Solche Pausen gehören nicht zum Grundbedürfnis und dürfen daher untersagt, oder zumindest geregelt werden. Als Chef*in können Sie hier ihr Direktionsrecht ausspielen. So können Sie, ohne dies begründen zu müssen, Zigarettenpausen während der Arbeitszeit verbieten oder auf eine gewisse Anzahl begrenzen. Auch ein Zwang zum Ausstempeln und dem Nacharbeiten der Arbeitsunterbrechung ist rechtens. Wichtig ist, dass Sie nicht gegen den Grundsatz der Gleichbehandlung verstoßen. Untersagen Sie Raucherpausen einem Mitarbeitenden, dann dürfen Sie dies einem anderen nicht erlauben. Sonst verstoßen Sie gegen den Grundsatz der Gleichbehandlung. Am besten ist es, solche Pausenregelungen offen zu kommunizieren und beispielsweise in einem Aushang, und damit für alle sichtbar, zu dokumentieren.
Als dritte Pausenart kennt das Arbeitszeitgesetz die Erholungspause. Die Erholungspause muss spätestens nach 6 Std. Arbeitszeit von den Mitarbeitenden angetreten werden. Die Mindestpausendauer beträgt dabei 30 Minuten. Selbstverständlich kann die Erholungspause auch schon früher oder zu festen Zeiten genommen werden. Angenommen Sie führen ein Ladengeschäft, dass in der Zeit zwischen 12 Uhr und 14 Uhr geschlossen ist. In diesem Fall legen Sie die Mittagspause zwischen 12 Uhr und 14 Uhr fest. Damit dauert die Mittagspause für Ihre Angestellten genau 2 Std. Allerdings müssen ihre Angestellten in dieser Zeit dann auch tatsächlich frei haben und selbst entscheiden können, was Sie tun möchten. Ein Verbleib im Ladengeschäft können Sie daher nicht anordnen.
Noch ein Tipp: Sie sollten Sie sich vertraglich zusichern lassen, dass die Erholungspausen eigenverantwortlich eingehalten werden. Wenn Sie sich dazu die Unterschrift Ihrer Mitarbeitenden einholen, dann muss die Mittagspause nicht explizit gestempelt werden und Sie können diese Pauschal von der Anwesenheitszeit abziehen. Im anderen Fall ist das Ausstempeln in die Mittagspause erforderlich, damit nachgewiesen werden kann, dass ihre Angestellten die gesetzlich vorgesehenen Pausenzeiten einhalten.
So kurz und knackig, wie die Überschrift kann man die neuen Funktionen in unserer Zeiterfassung TimePunch v4.9 zusammenfassen.
Die Version 4.9 ist die letzte TimePunch Version in der Versionsreihe 4.x. Daher wurde in dieser Version nicht die große Keule rausgeholt und alles geändert, sondern es wurde an der Stabilität der Software gearbeitet.
So ging es vor allem darum, TimePunch vor äußeren Angriffen abzusichern. Dazu ist es wichtig zu wissen, dass TimePunch in vielen Unternehmen auch als Web-Anwendung mit Zugriff über das Internet läuft. Wir selbst, hosten TimePunch für unsere Kunden in der TimePunch Cloud. Datensicherheit steht daher über allem.
Aus diesem Grund wurde in Version v4.9 ein Sperrmechanismus eingebaut, der verhindert, dass das Passwort über einen Brute Force Angriff, also dem Durchprobieren aller möglicher Passwörter, ermittelt wird. Bei mehrmaliger Falscheingabe wird der Account für mehrere Minuten gesperrt. Zudem verlängert sich die Sperrdauer bei nochmaliger Falscheingabe.
Neben der Datensicherheit wurden auch neue Möglichkeiten für den IT-Support implementiert. Dieser kann sich jetzt kurzfristig Administrationsrechte sichern, um z.B. Probleme bei der Fachabteilung nachvollziehen und korrigieren zu können. Selbstverständlich wird die fachliche Administration von TimePunch drüber informiert und kann bei Bedarf die Zugriffsrechte mit einem Klick entziehen.
Das dritte neue Feature betrifft das Upgrade auf die anstehende Version 5.0 von TimePunch. Bisher war es so, dass wenn Lizenzen entfernt und neue Lizenzen hinzugefügt wurden, die Zuordnung der Mitarbeitenden zu den Lizenzen ebenfalls entfernt wurde.
Mit der neuen Funktion „Lizenz tauschen“ kann eine v4.x Lizenz gegen eine neue 5.x Lizenz ausgetauscht werden, ohne dass Mitarbeitende neu zugeordnet werden müssen. Das vereinfacht den Umstieg auf die neue Version 5.x.
Natürlich gibt es noch mehr neue Features, die es zu entdecken gilt. Alle Punkte sind hier übersichtlich gelistet: TimePunch v4.9
Timeboxing ist eine zielorientierte Zeitmanagement-Strategie, die Ihnen hilft Ihre Aufgaben schnell und ohne Ablenkung zu erledigen.
Sie kennen das sicher alle aus eigener Erfahrung. Man nimmt sich etwas vor, will beginnen und plötzlich fällt einem ein, dass man nochmal die E-Mails checken muss, das Konto prüfen sollte oder einem Kollegen etwas Wichtiges mitteilen müsste. Und so geht das Eine ins Andere über und die Arbeit, die man eigentlich erledigen wollte, bleibt liegen oder wird nur schleppend erledigt.
Die Wissenschaft kennt dies als Parkinsonsches Gesetz. Der Name hat nichts mit der gleichnamigen Nervenkrankheit zu tun, sondern wurde vom Historiker und Publizist „Cyril Northcote Parkinson“ entdeckt. Das Gesetz besagt folgendes: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Und wenn für die zu erledigende Arbeit keine Zeit gesetzt ist, dann dehnt sie sich sehr weit aus.
Hier kommt das Timeboxing ins Spiel. Beim Timeboxing legt man sich selbst einen Zeitrahmen fest, in dem man eine bestimmte Aufgabe erledigt bekommen möchte. Durch das Festlegen auf einen bestimmten Zeitrahmen wird die Zeit begrenzt und die Arbeit kann sich nicht ins Unendliche ausdehnen. Man legt sich also ins Zeug, um die Arbeit auch in der gesetzten Zeit zu erledigen. Das hört sich erst einmal logisch an. Aber was ist dafür die beste Zeit und wie lange sollte man für ein Thema einplanen?
Die beste Zeit?
Welche Zeit, also vormittags, nachmittags oder abends am besten für das Timeboxing geeignet ist, entscheiden Sie selbst. Hier empfiehlt es sich die produktivste Tageszeit zu wählen. Das kann bei jedem unterschiedlich sein, und sollte individuell gewählt werden. Ein Hinweis auf die beste Zeit, kann für Office365 Nutzer Microsoft Viva Insights liefern. Es unterstützt mit dem Fokusplan die Timeboxing Methode, indem es Fokuszeiten im eigenen Kalender reserviert. Dennoch sollte Sie sich stets auf die eigene Intuition verlassen, denn niemand weiß besser als Sie selbst, wann Sie leistungsfähig sind.
Die Dauer hängt ganz vom Thema ab, welches Sie erledigen möchten. Hier braucht es eine gewisse Erfahrung, um die richtige Dauer abzuschätzen. Wählen Sie die Fokuszeit zu kurz, dann machen Sie sich unnötig Stress beim Erledigen der Aufgabe. Ist sie zu lang gewählt, dann besteht die Gefahr, dass Sie aus dem Flow kommen und die Zeit mit unwichtigen Ablenkungen auffüllen. Als grober Richtwert bieten sich zwei Stunden an. Die meisten Aufgaben, können innerhalb dieser Zeit erledigt werden, wenn man unnötige Ablenkungen vermeidet.
Das beste Vorgehen?
Als Vorbereitung für eine Timeboxing Session, sollten Sie die Aufgabe, die Sie erledigen möchten, vorab planen. Denn nur wenn eine Aufgabe gut vorbereitet ist, können Sie diese auch ohne Unterbrechung abarbeiten. Dafür sollten Sie alle notwendigen Unterlagen und Inputs von Kollegen vorab besorgen. Danach schalten Sie alle Ablenkungen aus. Dazu gehören E-Mails, Firmenchats wie Teams, Slack, Google Chat und auch private Ablenkungen wie Whatsapp, Instagram, Facebook, Twitter und andere. Sie schalten alles aus, was Sie auch nur entfernt von der Aufgabe ablenken könnte, die Sie erledigen möchten. Einschalten sollten Sie hingegen eine Stoppuhr, die die bereits verbrauchte Zeit zählt oder die Restzeit herunterzählt. Hier bietet sich z.B. die Zeiterfassung TimePunch an, mit dem die Arbeitszeit für eine Timebox einfach und schnell getrackt werden kann. So wissen Sie immer, wieviel Zeit Ihnen noch für die Erledigung der Aufgabe zur Verfügung steht. Und dann geht es auch schon los. Arbeiten Sie konzentriert an Ihrer Aufgabe. Sie werden sehen, dass Sie einiges erreichen können, wenn ihre Zeit begrenzt ist.
Der Flow
Im besten Fall kommen Sie bei dieser Arbeitsweise in den sog. Flow. D.h. Sie gehen ganz in der Arbeit auf und vergessen die Zeit und jegliche Ablenkung um Sie herum. Dies ist der produktivste Zustand, den Sie erreichen können. Alles fällt Ihnen leicht und der Körper schüttet Glückshormone aus.
Jetzt entscheidet sich, ob Sie harte Timeboxen oder weiche Timeboxen bevorzugen.
Weiche oder harte Timeboxen
Bei harten Timeboxen hören Sie auf, wenn es am schönsten ist. Nach der vorher festgelegten Zeit zum Ende der Timebox, verlassen Sie den Arbeitsmodus und gönnen sich eine Pause. Im Idealfall ist die Aufgabe jetzt erledigt. Das Gefühl etwas erreicht zu haben, wird Sie erfüllen.
Wenn Sie weiche Timeboxen bevorzugen, dann nutzen Sie den Flow und arbeiten so lange weiter, wie Sie auf der Welle des Glücks reiten können, oder die Aufgabe erledigt ist. Aufhören sollten Sie aber in jedem Fall, wenn Sie feststellen, dass ihre Konzentration nachlässt, oder Sie sich selbst mit Belanglosigkeiten ablenken.
Anfänger, die noch keine Erfahrung mit Timeboxen haben, sollten mit harten Timeboxen beginnen. Diese sind zum Beginn einfacher zu handhaben, da man den Zeitpunkt, wenn der Flow abreist nicht verpassen kann.
Fazit
Wenn Sie das Gefühl haben, Aufgaben vor sich her zu schieben und Ihnen die Kraft fehlt, eine Aufgabe abzuschließen, dann probieren Sie die Timeboxing Methode aus. Je besser die Vorbereitungen für eine Timeboxing Session sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Aufgabe in der vorher festgelegten Zeit erledigen können. Erledigte Aufgaben stärken das Selbstvertrauen und geben Kraft für die nächsten Timeboxing Sessions.
