Wie wird eine Zeiterfassung von der Belegschafft akzeptiert? Welche Strategien existieren dazu?
Wenn Betriebe etwas Neues einführen, dann sind Mitarbeitende erst einmal dagegen. Dass ist immer so und damit fast schon ein Gesetz. So auch bei einer Zeiterfassung. Gleich zu Anfang kommen die ersten Fragen. Will mich mein Betrieb überwachen? Arbeiten wir nicht genug? Wird jetzt geschaut, wer überflüssig ist? Gedanken, die Sie als Chef*in nicht übergehen sollten.
Das Erste, was Sie tun sollten, ist daher kommunizieren. Erklären Sie, warum eine Zeiterfassung sinnvoll und richtig ist. Hier ein paar Stichpunkte als Argumentationshilfe.
Eine Zeiterfassung schützt Mitarbeitende vor Überlastung
Eine Zeiterfassung schafft Gleichbehandlung zwischen Raucher, Nichtraucher und Mitarbeitende im Home-Office.
Eine Zeiterfassung ist vom EuGH und dem BAG (Urteil 13.09.2022) verpflichtend vorgeschrieben.
So richtig und wichtig die oben genannten Punkte sind, sie schaffen es vermutlich nicht allein die Vorurteile der Belegschaft abzubauen. Und als Vertrauensbildende Maßnahme taugen sie auch nicht. Also was tun?
Hier hilft nur Transparenz. Moderne Zeiterfassungssysteme, wie das der TimePunch KG, erlauben den Mitarbeitenden weitreichende Einsicht in die Zeitdaten und schaffen so Transparenz. Wenn Mitarbeitende ohne Hürden die eigenen Zeitdaten einsehen und prüfen können, dann entsteht Vertrauen. Und Vertrauen ist die wichtigste Voraussetzung für die Akzeptanz der Zeiterfassung.
Als erste Maßnahme können Mitarbeitende bei TimePunch ihr Stundenkonto, wie Überstunden, Resturlaubstage und die Arbeitszeit direkt am Zeiterfassungs-Terminal abrufen. Und für den genauen Zugriff, pro Tag, auf alle Aufzeichnungen gibt es bei TimePunch die Digital-Lizenz. Mit ihr können Mitarbeitende, sich online in ihrem Arbeitszeitkonto einloggen und Arbeits- und Pausenzeiten pro Tag, genau prüfen und nachvollziehen.
Außerdem erhalten Mitarbeitende noch einen weiteren Benefit durch die Digital-Lizenz – den digitalen Urlaubs-Workflow. Damit schaffen Sie für ihre Mitarbeitenden einen echten Mehrwehrt, der ein Game-Changer in Sachen Akzeptanz sein kann. Mitarbeitende können damit online ihre Urlaubsplanung, bequem von zu Hause aus, vornehmen. Die Freigabe erfolgt ebenfalls komplett digital und ohne zusätzliche Papierverschwendung. Das ist nicht nur gut für die Umwelt, sondern auch ein echter Pluspunkt für Ihre Mitarbeitenden.
Mein Tipp: Nehmen Sie ihre Angestellten mit, klären Sie auf und schaffen Sie Vertrauen. Denn am Ende sind es die Mitarbeitenden, die das System mit Daten füllen und einen Mehrwert schaffen – für Sie und auch für sich selbst.
„Ich muss mal eine Biopause einlegen.“ oder „Wenn das Meeting noch länger geht, dann müssen wir wohl eine Biopause machen“. So oder so ähnlich könnten die Sätze lauten, mit denen Angestellte ihr dringendes Bedürfnis gerne umschreiben.
Aber wie lautet hier die Rechtslage am Arbeitsplatz? Haben Sie als Chef*in einen Einfluss darauf, wie oft Mitarbeitende austreten oder eine Pause einlegen?
Bei der Biopause, oder sagen wir konkret dem Toilettengang, haben Sie nicht das Recht diese ihren Angestellten zu verbieten. Das liegt daran, dass es sich dabei um ein Grundbedürfnis handelt, dass nicht eingeschränkt werden darf. Auch wenn manche Menschen scheinbar ein umgangssprachliches „Studentenbläschen“ haben, liegt es nicht an Ihnen die Notwendigkeit zu beurteilen. Nur, wenn nachgewiesen werden kann, dass Mitarbeitende auf der Toilette zum Beispiel mit dem Smartphone spielen und so den Toilettengang unnötig in die Länge ziehen, haben Sie eine handhabe und können beispielsweise Abmahnen.
Anders ist es bei kurzen Arbeitsunterbrechungen, z.B. der Zigarettenpause oder dem Kaffee in der Kaffeeküche. Solche Pausen gehören nicht zum Grundbedürfnis und dürfen daher untersagt, oder zumindest geregelt werden. Als Chef*in können Sie hier ihr Direktionsrecht ausspielen. So können Sie, ohne dies begründen zu müssen, Zigarettenpausen während der Arbeitszeit verbieten oder auf eine gewisse Anzahl begrenzen. Auch ein Zwang zum Ausstempeln und dem Nacharbeiten der Arbeitsunterbrechung ist rechtens. Wichtig ist, dass Sie nicht gegen den Grundsatz der Gleichbehandlung verstoßen. Untersagen Sie Raucherpausen einem Mitarbeitenden, dann dürfen Sie dies einem anderen nicht erlauben. Sonst verstoßen Sie gegen den Grundsatz der Gleichbehandlung. Am besten ist es, solche Pausenregelungen offen zu kommunizieren und beispielsweise in einem Aushang, und damit für alle sichtbar, zu dokumentieren.
Als dritte Pausenart kennt das Arbeitszeitgesetz die Erholungspause. Die Erholungspause muss spätestens nach 6 Std. Arbeitszeit von den Mitarbeitenden angetreten werden. Die Mindestpausendauer beträgt dabei 30 Minuten. Selbstverständlich kann die Erholungspause auch schon früher oder zu festen Zeiten genommen werden. Angenommen Sie führen ein Ladengeschäft, dass in der Zeit zwischen 12 Uhr und 14 Uhr geschlossen ist. In diesem Fall legen Sie die Mittagspause zwischen 12 Uhr und 14 Uhr fest. Damit dauert die Mittagspause für Ihre Angestellten genau 2 Std. Allerdings müssen ihre Angestellten in dieser Zeit dann auch tatsächlich frei haben und selbst entscheiden können, was Sie tun möchten. Ein Verbleib im Ladengeschäft können Sie daher nicht anordnen.
Noch ein Tipp: Sie sollten Sie sich vertraglich zusichern lassen, dass die Erholungspausen eigenverantwortlich eingehalten werden. Wenn Sie sich dazu die Unterschrift Ihrer Mitarbeitenden einholen, dann muss die Mittagspause nicht explizit gestempelt werden und Sie können diese Pauschal von der Anwesenheitszeit abziehen. Im anderen Fall ist das Ausstempeln in die Mittagspause erforderlich, damit nachgewiesen werden kann, dass ihre Angestellten die gesetzlich vorgesehenen Pausenzeiten einhalten.
Timeboxing ist eine zielorientierte Zeitmanagement-Strategie, die Ihnen hilft Ihre Aufgaben schnell und ohne Ablenkung zu erledigen.
Sie kennen das sicher alle aus eigener Erfahrung. Man nimmt sich etwas vor, will beginnen und plötzlich fällt einem ein, dass man nochmal die E-Mails checken muss, das Konto prüfen sollte oder einem Kollegen etwas Wichtiges mitteilen müsste. Und so geht das Eine ins Andere über und die Arbeit, die man eigentlich erledigen wollte, bleibt liegen oder wird nur schleppend erledigt.
Die Wissenschaft kennt dies als Parkinsonsches Gesetz. Der Name hat nichts mit der gleichnamigen Nervenkrankheit zu tun, sondern wurde vom Historiker und Publizist „Cyril Northcote Parkinson“ entdeckt. Das Gesetz besagt folgendes: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Und wenn für die zu erledigende Arbeit keine Zeit gesetzt ist, dann dehnt sie sich sehr weit aus.
Hier kommt das Timeboxing ins Spiel. Beim Timeboxing legt man sich selbst einen Zeitrahmen fest, in dem man eine bestimmte Aufgabe erledigt bekommen möchte. Durch das Festlegen auf einen bestimmten Zeitrahmen wird die Zeit begrenzt und die Arbeit kann sich nicht ins Unendliche ausdehnen. Man legt sich also ins Zeug, um die Arbeit auch in der gesetzten Zeit zu erledigen. Das hört sich erst einmal logisch an. Aber was ist dafür die beste Zeit und wie lange sollte man für ein Thema einplanen?
Die beste Zeit?
Welche Zeit, also vormittags, nachmittags oder abends am besten für das Timeboxing geeignet ist, entscheiden Sie selbst. Hier empfiehlt es sich die produktivste Tageszeit zu wählen. Das kann bei jedem unterschiedlich sein, und sollte individuell gewählt werden. Ein Hinweis auf die beste Zeit, kann für Office365 Nutzer Microsoft Viva Insights liefern. Es unterstützt mit dem Fokusplan die Timeboxing Methode, indem es Fokuszeiten im eigenen Kalender reserviert. Dennoch sollte Sie sich stets auf die eigene Intuition verlassen, denn niemand weiß besser als Sie selbst, wann Sie leistungsfähig sind.
Die Dauer hängt ganz vom Thema ab, welches Sie erledigen möchten. Hier braucht es eine gewisse Erfahrung, um die richtige Dauer abzuschätzen. Wählen Sie die Fokuszeit zu kurz, dann machen Sie sich unnötig Stress beim Erledigen der Aufgabe. Ist sie zu lang gewählt, dann besteht die Gefahr, dass Sie aus dem Flow kommen und die Zeit mit unwichtigen Ablenkungen auffüllen. Als grober Richtwert bieten sich zwei Stunden an. Die meisten Aufgaben, können innerhalb dieser Zeit erledigt werden, wenn man unnötige Ablenkungen vermeidet.
Das beste Vorgehen?
Als Vorbereitung für eine Timeboxing Session, sollten Sie die Aufgabe, die Sie erledigen möchten, vorab planen. Denn nur wenn eine Aufgabe gut vorbereitet ist, können Sie diese auch ohne Unterbrechung abarbeiten. Dafür sollten Sie alle notwendigen Unterlagen und Inputs von Kollegen vorab besorgen. Danach schalten Sie alle Ablenkungen aus. Dazu gehören E-Mails, Firmenchats wie Teams, Slack, Google Chat und auch private Ablenkungen wie Whatsapp, Instagram, Facebook, Twitter und andere. Sie schalten alles aus, was Sie auch nur entfernt von der Aufgabe ablenken könnte, die Sie erledigen möchten. Einschalten sollten Sie hingegen eine Stoppuhr, die die bereits verbrauchte Zeit zählt oder die Restzeit herunterzählt. Hier bietet sich z.B. die Zeiterfassung TimePunch an, mit dem die Arbeitszeit für eine Timebox einfach und schnell getrackt werden kann. So wissen Sie immer, wieviel Zeit Ihnen noch für die Erledigung der Aufgabe zur Verfügung steht. Und dann geht es auch schon los. Arbeiten Sie konzentriert an Ihrer Aufgabe. Sie werden sehen, dass Sie einiges erreichen können, wenn ihre Zeit begrenzt ist.
Der Flow
Im besten Fall kommen Sie bei dieser Arbeitsweise in den sog. Flow. D.h. Sie gehen ganz in der Arbeit auf und vergessen die Zeit und jegliche Ablenkung um Sie herum. Dies ist der produktivste Zustand, den Sie erreichen können. Alles fällt Ihnen leicht und der Körper schüttet Glückshormone aus.
Jetzt entscheidet sich, ob Sie harte Timeboxen oder weiche Timeboxen bevorzugen.
Weiche oder harte Timeboxen
Bei harten Timeboxen hören Sie auf, wenn es am schönsten ist. Nach der vorher festgelegten Zeit zum Ende der Timebox, verlassen Sie den Arbeitsmodus und gönnen sich eine Pause. Im Idealfall ist die Aufgabe jetzt erledigt. Das Gefühl etwas erreicht zu haben, wird Sie erfüllen.
Wenn Sie weiche Timeboxen bevorzugen, dann nutzen Sie den Flow und arbeiten so lange weiter, wie Sie auf der Welle des Glücks reiten können, oder die Aufgabe erledigt ist. Aufhören sollten Sie aber in jedem Fall, wenn Sie feststellen, dass ihre Konzentration nachlässt, oder Sie sich selbst mit Belanglosigkeiten ablenken.
Anfänger, die noch keine Erfahrung mit Timeboxen haben, sollten mit harten Timeboxen beginnen. Diese sind zum Beginn einfacher zu handhaben, da man den Zeitpunkt, wenn der Flow abreist nicht verpassen kann.
Fazit
Wenn Sie das Gefühl haben, Aufgaben vor sich her zu schieben und Ihnen die Kraft fehlt, eine Aufgabe abzuschließen, dann probieren Sie die Timeboxing Methode aus. Je besser die Vorbereitungen für eine Timeboxing Session sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Aufgabe in der vorher festgelegten Zeit erledigen können. Erledigte Aufgaben stärken das Selbstvertrauen und geben Kraft für die nächsten Timeboxing Sessions.
Eigentlich sollte das keine Frage sein. Aber nehmen wir an, Ihre Angestellten wollen partout keine Zeiterfassung. Welche Optionen haben Sie als Geschäftsführung?
Im Grunde sollten Sie als Geschäftsführer*in zuerst einmal herausfinden, was der Grund für die Ablehnung ist. Denn eigentlich hat eine Zeiterfassung nur Vorteile – und zwar für beide Seiten. Angestellte haben die Sicherheit, dass jede Minute gezählt und damit im Besten Fall auch vergütet wird – und die Unternehmensführung sieht, wo Überstunden entstehen, und kann einer Überlastung der Mitarbeitenden rechtzeitig vorbeugen. Wenn Angestellte sich dennoch einer Erfassung verweigern, dann sollte es dafür einen Grund geben.
Ablehnung-Stufe 1: Angestellte fürchten um Ihre Flexibilität
Bei Angestellten, die in Vertrauensarbeitszeit arbeiten, kann schnell die Angst aufkommen, dass ihre Flexibilität und die eigene Kontrolle über die Arbeitszeit verloren gehen. Hier muss Überzeugungsarbeit geleistet werden. Eine Zeiterfassung steht nicht im Widerspruch zur Vertrauensarbeitszeit. Denn Vertrauensarbeitszeit bedeutet nur, dass Angestellte selbst wählen können, wann sie arbeiten und wieviel sie arbeiten. Trotzdem muss das Arbeitszeitgesetz auch bei einer Vertrauensarbeitszeit eingehalten werden. Und so bilden Zeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit ein starkes Team, dass die Flexibilität für Mitarbeitende erst auf eine sichere Grundlage stellt.
Ablehnung-Stufe 2: Angestellte vertrauen der Zeiterfassung nicht
Ein Grund könnte auch sein, dass Mitarbeitende grundsätzlich sehr skeptisch gegenüber einer Zeiterfassung eingestellt sind. Eventuell aufgrund schlechter Erfahrung mit einem vorherigen Zeiterfassungs-System. Wenn dem so ist, dann sollte in jedem Fall darauf geachtet werden, dass das neue System für Mitarbeitende möglichst transparent ist. D.h. Angestellte sollten ihre eigenen Arbeitszeiten jederzeit prüfen und nachvollziehen können. Das steigert die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft und schafft Vertrauen in das neue System.
Ablehnung-Stufe 3: Angestellte wollen keine Überwachung
Wenn sich Angestellte nicht überwachen lassen wollen, dann sollten Chefs misstrauisch werden. Denn wenn dies als Hauptgrund für eine Ablehnung gebracht wird, dann haben Angestellte etwas zu verbergen. Hier wird gemauschelt. Sei es bei der Zigarettenpause oder bei der legeren Auslegung der Kommen -und Gehen Zeiten. Mitarbeitende wollen nicht, dass zu genau hingesehen wird. Aber genau das sollten Sie dann tun. Wer nichts zu verbergen hat, muss sich nicht hinter der Überwachungsphrase verstecken.
Ablehnung-Stufe 4: Angestellten ist es gerade mal egal, was Sie als Chef*in möchten
Ok, auf solche Ignoranz kann man nur mit einem Mittel reagieren. Verkünden Sie offiziell, dass in Zukunft die Lohnabrechnungen eins zu eins auf den Daten der Zeiterfassung basieren. Wenn Mitarbeitende Ihre Zeiten nicht korrekt erfassen, erhalten sie am Ende des Monats weniger Gehalt. Und ja, das ist zulässig. Denn es kann der Geschäftsführung nicht zugemutet werden, das Stempelverhalten jedes einzelnen Mitarbeitenden auf Richtigkeit zu prüfen. Spätestens nach der nächsten Lohnabrechnung werden ihre Mitarbeiter*innen auf ihre Zeiterfassung achten. Versprochen!
Fazit
Eine Zeiterfassung ist kein Instrument, um Angestellte zu ärgern oder sie unnötig zu belasten. Vielmehr hilft eine Zeiterfassung das Arbeitnehmerschutzgesetz im Punkt Arbeitszeit umzusetzen. Das Bundesarbeitsgericht hat dies sogar höchst richterlich am 13.09.2022 in einem Urteil bestätigt. Damit ist die Zeiterfassung unabhängig davon, was Mitarbeitende davon halten, verpflichtend einzusetzen. Trotzdem sollten Sie als Geschäftsführung auf die Ängste und Sorgen ihrer Mitarbeitenden adäquat eingehen und über die Vorteile aufklären.
Nachdem das Bundesarbeitsgericht (BAG) zweifelsfrei festgestellt hat, dass Zeiterfassung auch in Deutschland verpflichtend ist, stellt sich für viele Unternehmen die Frage, wie das in Zeiten von New Work und Home-Office funktionieren soll.
Früher war alles einfacher könnte man meinen. Angestellte kamen freiwillig ins Büro, stachen zum Arbeitsbeginn an, zur Pause ab und am Arbeitsende aus. Wenn es nicht vergessen wurde, hatte man am Monatsende eine gute Übersicht über die Arbeitszeit der Mitarbeitenden, inkl. Pausen und Überstunden. Das war einmal.
Die neue Arbeitswelt sieht eher so aus: Angestellte überlegen, ob es sich lohnt ins Büro zu kommen oder ob es nicht mehr Sinn macht, einen Tag Home-Office einzulegen. Das spart Fahrtzeit, ermöglicht eine bessere Vereinbarkeit zwischen privaten Verpflichtungen und der Arbeit und erhöht, was man als Arbeitgeber*in nicht unterschätzen sollte, auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Wie können Unternehmen trotzdem sicherstellen, dass Mitarbeitende dieses Entgegenkommen, nicht auf Kosten der Betriebe ausnutzen? Sicher wollen keine Arbeitgeber*innen ihren Mitarbeitenden nachspionieren und prüfen, ob wirklich gearbeitet wird. Aber ganz ohne Kontrolle besteht eindeutig auch die Gefahr des Missbrauchs. Also was tun?
Hier bieten sich moderne Formen der Arbeitszeiterfassung an. Beispielsweise über das Smartphone und entsprechenden Apps. Wichtig für Arbeitgeber*innen: Mitarbeitende können nicht verpflichtet werden, ihr eigenes Smartphone zur Zeiterfassung zu verwenden. Daher sollten sich Unternehmen, vor der Zeiterfassung über das Smartphone, die Einwilligung der Angestellten einholen, dass diese mit der Erfassung über das private Smartphone einverstanden sind.
Der Vorteil bei der Erfassung über das Smartphone liegt bei der zusätzlichen Erfassung der GPS-Daten. So können Arbeitgeber*innen sehen, wo Mitarbeitende sich angemeldet haben. Wichtig, um die Richtigkeit der Zeiterfassung prüfen zu können. Ein Nachteil hat die Sache aber doch. Mitarbeitende müssen daran denken, sich über das Smartphone vor Arbeitsbeginn anzumelden und beim Beenden der Arbeit abzumelden. Auch wenn das sehr einfach scheint, viele Mitarbeitende denken gerade an das Abmelden nach der Arbeit nicht. So entsteht im Zweifel Datenmüll.
Eine andere Option ist es, den Mitarbeitenden einen Firmenlaptop zur Verfügung zu stellen. Das ist in vielen Unternehmen sowieso schon Praxis, da es aufgrund des Datenschutzes nicht sinnvoll ist, wenn Angestellte auf dem persönlichen Laptop oder PC arbeiten. Programme, wie der „TimePunch Watcher“ der gleichnamigen Firma TimePunch, können so installiert werden, dass die Arbeitszeit am Laptop vollautomatisiert überwacht wird. Ein aktives Stempeln ist dann nicht mehr notwendig und kann daher auch nicht vergessen werden. Das erhöht die Datenqualität.
Aber auch die Datenhaltung spielt eine Rolle. Gerade beim Thema New-Work kann eine Cloud-Lösung ihr volles Potential zeigen. Unabhängig vom Arbeitsort, muss nur sichergestellt sein, dass eine Verbindung zum Internet existiert. Unternehmen sparen damit nicht nur die Investitionskosten für Software-Lizenzen und Hardware, sondern vor allem auch die Kosten zur Pflege und Einrichtung eines geschützten Zugangs zum Firmennetzwerk.
Und was ist, wenn Mitarbeitende sich weigern eine mobile Zeiterfassung zu nutzen? Dann haben Arbeitgeber*innen immer die Möglichkeit diese Verweigernden von der Home-Office Nutzung auszuschließen. Schließlich ist das mobile Arbeiten eine freiwillige Leistung, die wenn nicht im Arbeitsvertrag zugesichert, auch nach der Corona Pandemie freiwillig bleibt.
New-Work und Zeiterfassung schließen sich somit nicht aus.
Eigentlich sollte das BAG (Bundesarbeitsgericht) am 13.09.2022 nur über das Initiativrecht des Betriebsrats bei der Einführung einer Zeiterfassung entscheiden – aber das wurde nach dem Urteil zur Nebensache.
Denn die Begründung der Ablehnung für das Initiativrecht hat es in sich. Das Gericht sagt nämlich sinngemäß, der Betriebsrat kann nichts vorschlagen, was sowieso schon Pflicht ist. Und bezieht sich damit auf das sog. Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom Mai 2019, nachdem jedes Unternehmen zum Schutz der Mitarbeiter eine Zeiterfassung einführen muss.
Hierbei spielt vor allem der Grundsatz der unionsrechtskonformen Auslegung eine große Rolle. Laut diesem Grundsatz, für den die nationalen Gerichte verpflichtet sind, müssen sie alles zu tun, was in ihrer Zuständigkeit liegt, um die volle Wirksamkeit des Unionsrechts zu gewährleisten. In dieser Deutlichkeit wurde das bisher von keinem Gericht so gewertet. Daher hat gerade die Auslegung des Bundesarbeitsgerichts, als höchste Gerichtsbarkeit in Sachen Arbeitsrecht in Deutschland, genau diesen Einschlag verursacht, der jetzt überall für Aufruhr sorgt.
Trotz oder gerade wegen dieses Grundsatzurteils herrscht jetzt aber in vielen Betrieben eine große Unsicherheit. Bis wann muss eine Zeiterfassung angeschafft werden? Welchen Mindestansprüchen muss sie genügen? Wie sieht es mit der Vertrauensarbeitszeit aus? Alles Fragen, die über die Aussage „Ja, eine Zeiterfassung ist jetzt Pflicht“ hinausgehen und vom Gesetzgeber schnellstmöglich beantwortet werden müssen.
Wichtig ist, eine Zeiterfassung ist kein Instrument, um Mitarbeitende zu gängeln, sondern wird aktiv für den Arbeitnehmerschutz eingesetzt. So ist im deutschen Arbeitszeitgesetz (ArbZG) beispielsweise geregelt, dass Arbeitnehmer nach Beendigung der Arbeit eine mindestens elf-stündige ununterbrochene Ruhezeit einhalten müssen. Und das natürlich nicht nur wenn Mitarbeitende im Betrieb Vor-Ort arbeiten, sondern auch im Home-Office, wenn der Laptop auf dem Couchtisch steht. Ohne eine moderne und rechtskonforme Zeiterfassung, ist dies aber kaum nachprüfbar. Daher bezieht sich das Urteil klar auf den Arbeitnehmerschutz.
Trotzdem bleiben die oben genannten Punkte zuerst einmal unbeantwortet. Dies sind spannende arbeitsrechtliche Fragen und die neue Pflicht zur Zeiterfassung muss jetzt vom Gesetzgeber konkret ausformuliert werden.
Wer darauf nicht warten möchte, dem kann die Zeiterfassung TimePunch empfohlen werden. Diese wurde in diesem Jahr, von unabhängiger Stelle, zur besten Zeiterfassung für Enterprises gekürt und überzeugt bereits seit 2012 viele Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Warum sollten kleine Betriebe eine Zeiterfassung einführen? Wir erklären warum und zeigen, welche Möglichkeiten sich bieten.
Kleinbetriebe, das sind laut Definition Betriebe mit bis zu 10 Mitarbeitenden. Meistens familiär geführt, jeder kennt jeden und alles ist überschaubar. Man könnte meinen, dass hier eine Zeiterfassung nicht notwendig ist. Die Praxis zeigt aber, dass kleine Betriebe oft die gleichen Probleme haben, wie die Großen.
Gleichbehandlung der Mitarbeitenden
Ein Problem ist beispielsweise die Gleichbehandlung der Angestellten. Gerade in kleinen Betrieben kann es schnell passieren, dass Mitarbeitende zu viel aufgelastet bekommen. Da wird hier mal eingesprungen und dort mal ausgeholfen, selbstverständlich gerne für die Kollegen und zum Wohle der Firma. Aber die Angestellten bleiben dann oft auf der Strecke.
Wenn dann keine neutrale Zeiterfassung im Einsatz ist, werden diese Einsätze oft nicht honoriert und führen im schlimmsten Fall zu einem Ausfall durch Burnout und Überlastung. Bei weniger schwerwiegenden Fällen fühlen sich Angestellte oft ausgenutzt und nicht wertgeschätzt. Beides Fatal und auf Dauer nicht gut für das Unternehmen.
Transparenz und Vertrauen schaffen
Eine Zeiterfassung kann hier die Transparenz erhöhen und Vertrauen bei den Mitarbeitenden schaffen. Wichtig dabei ist, dass Mitarbeitende selbständig ihre Arbeitszeiten im System prüfen können.
Erst durch diese Transparenz erhalten Mitarbeitende ein gutes Gefühl und eine Wertschätzung. Denn sie sehen, dass sie nicht ausgenutzt werden und jederzeit einen Überblick über ihre Stunden haben. Und wenn doch mal was aus dem Ruder läuft, dann sieht es auch der Chef oder die Chefin auf den ersten Blick und es kann gezielt gegengesteuert werden.
Wer seinen Angestellten noch mehr Gutes tun will, der kann seinen Mitarbeitenden auch erlauben, ihren Urlaub selbst online zu beantragen. Das ist zwar nicht zwingend notwendig, aber ein weiterer Schritt zur Steigerung der Transparenz.
Zeit einsparen und Kosten senken
Auch wenn die eigene Firma kein Großkonzern ist, die monatliche Lohnabrechnung nimmt trotzdem meist ein paar Stunden in Anspruch. Vor allem dann, wenn alles über selbstgestrickte Excel Tabellen und manuelle Auswertungen erst kompliziert berechnet und dann dem Steuerbüro übergeben werden muss.
Mit einer Zeiterfassung, die alles automatisiert berechnet und auf Knopfdruck für das jeweils vom Steuerbüro genutzt System exportiert, sparen Unternehmen viel Zeit. Und fast noch wichtiger: bei Kleinen Unternehmen übernimmt die Lohnabrechnung oft der Chef oder die Chefin selbst. Hier fällt die Zeitersparnis durch eine gute Zeiterfassung doppelt ins Gewicht.
Was kostet eine Zeiterfassung?
Ein oft gehörtes Argument gegen eine Zeiterfassung: „Das kostet alles so viel“. Aber stimmt das wirklich? Aktuell entscheiden sich ca. 80% der Neukunden für eine Zeiterfassung in der Cloud. Und das aus gutem Grund. Denn gerade die Anschaffungskosten für eine Zeiterfassung schreckt viele Unternehmen ab.
Mit einer Cloud-Lösung sind die Anschaffungskosten aber minimal und belaufen sich bei einer hardwaregestützten Lösung meist nur auf das Zeiterfassungs-Terminal selbst. Die laufenden monatlichen Kosten sind überschaubar und auch für Kleinbetriebe gut zu stemmen.
Weniger ideal für kleine Unternehmen sind sog. On-Premise Lösungen. Bei einer On-Premise Lösung findet die Installation auf dem eigenen Server statt. Und damit steigen die Kosten. Einmal durch die Anschaffung eines Servers, der Betreuung durch ein externes IT-Systemhaus, die Wartung -und Pflege des Servers und die Kosten bei einer Aktualisierung der Zeiterfassungs-Lösung, bzw. eventueller Neuanschaffung bei einem Software-Upgrade.
Alles Punkte, die bei einer Cloud-Lösung durch den Anbieter geleistet werden und damit bei Kleinbetrieben für eine gemietete Cloud-Lösung sprechen. Denn dann sind die Kosten wirklich überschaubar. Und wer bei einem Unternehmen aus Deutschland, wie das der TimePunch KG, sein System mietet, erhält selbstverständlich auch eine DSGVO konforme Zeiterfassungslösung.
Durchschnittlich 10 Std. Arbeitszeit in der Woche sind ab Oktober erlaubt, um noch den Status als Minijobber zu erhalten.
Die neue Grenze für Minijobber ist nicht mehr 450 Euro oder 520 Euro, wie oft in verschiedenen Publikationen zu lesen ist. Die neue Grenze für Minijobber*innen ist durchschnittlich 10 Std. Arbeitszeit pro Woche.
Wie das?
Das Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, kurz BMAS, führt ab dem 01. Oktober 2022 die sog. dynamische Verdienstgrenze ein, die sich am Mindestlohn orientiert. Damit liegt die Verdienstgrenze nicht mehr starr auf 450 Euro, sondern berechnet sich aus den dem gesetzlichen Mindestlohn und den 10 Wochenstunden. Und der Mindestlohn steigt ab Oktober auf 12 Euro. Das ist die bisher größte Anhebung seit Einführung des Mindestlohns im Jahr 2015.
Die 520 Euro leiten sich daher wie folgt ab.
10 Wochenstunden * 12 Euro Mindestlohn * 52 Wochen pro Jahr / 12 Monate pro Jahr = 520 Euro
520 Euro pro Monat?
Aber auch die 520 Euro pro Monat sind nur ein Richtwert zum besseren und einfacheren Verständnis der Gesetzesänderung.
Der eigentliche Grenzwert liegt beim Jahresverdienst. Dieser darf das 14-fache der monatlichen Verdienstgrenze, nämlich 7280 Euro, nicht übersteigen, damit der Job noch als Minijob gilt und damit steuerfrei bleibt.
Neue Möglichkeiten
Damit ergeben sich neue Möglichkeiten für Arbeitgeber*innen. Denn wenn das 14-fache erlaubt ist, dann muss auch ein höherer Verdienst als 520 Euro pro Monat möglich sein. Auch dieser Fall ist vom BMAS klar geregelt.
Die monatliche Verdienstgrenze von 520 Euro darf überschritten werden, wenn
es nur gelegentlich ist und innerhalb eines Kalenderjahrs maximal zwei Monate betrifft
es unvermeidbar ist, weil beispielsweise eine Krankheitsvertretung dies notwendig macht.
Dabei darf der Monatsverdienst aber nicht mehr als das doppelte der 520 Euro (also 1040 Euro) im Monat überschreiten. Weihnachts- oder Urlaubsgeld zählt auch zum Jahresverdienst dazu und muss entsprechend berücksichtigt werden.
Monatliche Arbeitszeit?
Die maximale monatliche Arbeitszeit pro Monat ergibt sich durch die Multiplikation der 10 Wochenstunden mit dem Faktor 4,3333. Dieser wiederum leitet sich aus den Wochen pro Jahr, geteilt durch die Monate ab, also 52 geteilt durch 12.
Erlaubt sind somit 43,333 Std. pro Monat, oder umgerechnet in Zeiteinheiten 43 Stunden und 20 Minuten.
Eine Zeiterfassung ist Pflicht
Nicht erst seit Oktober, sondern schon länger, existiert im Mindestlohnsektor die Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeit.
Im Bereich der geringfügig Beschäftigten kontrolliert der Zoll, ob die Arbeitszeit der Beschäftigten eingehalten wird oder ob durch eine Überschreitung der Arbeitszeit der berechnete Stundenlohn unter den Mindestlohn sinkt. In diesem Fall drohen hohe Strafen.
Eine elektronische Zeiterfassung spart Zeit und Geld
Zeiterfassungssysteme, wie das der TimePunch KG, können hier eine Absicherung für den Arbeitgeber bedeuten, und damit im Falle einer Prüfung durch den Zoll vor Strafzahlungen schützen.
Die Anfangsinvestition beschränkt sich dabei oft nur auf ein Zeiterfassungs-Terminal und die Schlüsselanhänger die zum An -und Abmelden benötigt werden. Bei einer Cloud Nutzung, sind die monatlichen Mietkosten selbst für kleine Betriebe so überschaubar, dass sie fast keine zusätzliche Belastung für Unternehmen darstellt.
TimePunch ist hier einer der führenden Anbieter und seit 2012 am Markt etabliert.
Bis vor kurzem war nur klar, jeder Mitarbeitende soll 300 Euro Energiepauschale vom Staat erhalten. Wie das konkret für die Unternehmen aussehen sollte, blieb lange Zeit offen.
Die Bundesregierung hatte am 23. März 2022 im Koalitionsausschuss das „Maßnahmenpaket des Bundes zum Umgang mit den hohen Energiekosten“ beschlossen. Im Maßnahmenpaket enthalten waren das 9 Euro Ticket, einmalig 100 Euro Kindergeld pro Kind, 30 Cent Tankrabatt für drei Monate und die Energiepauschale von 300 Euro. Bei Letzterem war lange Zeit unklar, wie die Entlastung die Mitarbeitenden erreichen soll, bzw. wie Unternehmen, welche die Energiepauschale auszahlen, das Geld vom Staat wieder erhalten werden.
Jetzt ist klar, die 300 Euro Energiepauschale werden als Entlastung für die Unternehmen von der zu entrichtenden Lohnsteuer in Abzug gebracht. Unternehmen müssen so für alle Mitarbeitenden, für die sie die Energiepauschale auszahlen, 300 Euro weniger Lohnsteuer entrichten. Aber wen erreicht die Energiepauschale und was bleibt davon bei den Angestellten hängen?
Die Energiepauschale ist breit aufgestellt und erreicht alle Lohn -und Einkommenssteuerpflichtigen Erwerbstätigen in den Steuerklassen 1 bis 5. Das bedeutet, dass nicht nur Angestellte im Voll -und Teilzeitverhältnis, sondern auch Mini-Jobber die Energiepreispauschale erhalten.
Die Pauschale wird dabei aber nicht Netto, also in voller Höhe ausgezahlt, sondern auf das aktuelle Brutto der Mitarbeitenden hinzugerechnet. Damit relativiert sich der Betrag erheblich. Bei einem 35jährigen Mitarbeiter, Steuerklasse 1 ohne Kinder und 3000 Euro brutto, bleiben von den 300 Euro gerade einmal knapp 160 Euro *) netto hängen. Etwas besser sieht es bei dem gleichen Mitarbeiter aus, wenn er verheiratet ist und ein Kind hat. Dann sind es immerhin schon fast 180 Euro *).
Aber aufgepasst bei Minijobbern die bisher 450 Euro verdienen. Diese werden durch die 300 Euro Bruttolohnerhöhung im September lohnsteuerpflichtig. Von der Auszahlung haben sie mit ca. 150 Euro *) am wenigsten von der Lohnerhöhung.
Wichtig für alle Unternehmen: Bei Unternehmen mit monatlicher Lohnsteueranmeldung erfolgt die Abrechnung der 300 Euro Energiepreispauschale im August und die Auszahlung im September. Kleine Betriebe, die nur quartalsweise oder jährlich die Lohnsteuer zahlen, haben dafür noch einen Monat länger Zeit.
Wichtig für Unternehmer*innen: Auch selbständige Unternehmer*innen bekommen die Energiepauschale. Da sie aber kein Gehalt im eigentlichen Sinn erhalten, wird die Einkommensteuer-Vorauszahlung einmalig um 300 Euro gesenkt – sie bekommen das Geld also nicht separat ausgezahlt, aber dafür in voller Höhe auf die Steuer angerechnet.
*) Alle Beispiele wurden mit einem frei zugänglichen Gehaltsrechner berechnet. Der reale Auszahlungsbetrag kann von den gerechneten Beispielen abweichen.
Wenn Unternehmen eine Zeiterfassung planen, dann gibt es einiges zu beachten. Schnell sind Fehler passiert, die das Projekt zum Scheitern bringen können.
Zeiterfassung ist DSGVO konform
Die reine Arbeitszeiterfassung ist DSGVO konform, weil Arbeitgeber*innen ein berechtigtes Interesse haben, herauszufinden, ob Mitarbeitende die Arbeitsleistung, für die sie bezahlt werden, auch erbringen.
Zudem kann Zeiterfassung auch eine in der DSGVO wichtige Zweckbindung haben. Der Zweck kann z.B. die Lohnzahlung bei Angestellten mit Stundenlohn, oder aber auch die Abrechnung der Arbeitszeit gegenüber den Kunden sein.
Daher sind Mitarbeitende verpflichtet die Zeiterfassung durchzuführen, da diese im eigenen Interesse und im Interesse des Unternehmens liegt.
Dennoch ist nicht alles, was Unternehmer*innen für rechtmäßig erachten, auch in Deutschland erlaubt.
Biometrische Zeiterfassung, z.B. Fingerabdruck
Die biometrische Zeiterfassung mit Fingerabdruck ist eine schöne Sache, weil Mitarbeitende dabei keine Ausweise oder Schlüsselanhänger vergessen können. Dennoch hat sie einen Haken.
Die DSGVO verlangt eine Datenminimierung. Wenn ein Ziel mit weniger Einsatz persönlicher Daten zu erreichen ist, dann hat das Verfahren Vorrang, welches die wenigeren Daten erhebt. In diesem Fall wäre das die Erfassung über Ausweis oder Schlüsselanhänger, da über einen Fingerabdruck Scanner, zumindest lokal auf dem Zeiterfassungs-Terminal, die Daten der Finger gespeichert werden müssen.
Wichtig: Um eine biometrische Zeiterfassung einzuführen, benötigen sie in jedem Fall die Einwilligung der Mitarbeitenden. Im Zweifelsfall müssen Mitarbeitende, die sich gegen die biometrische Erfassung entscheiden, die Arbeitszeit mit einem Ausweis erfassen können.
Nutzen privater Smartphones
Eine Erfassung der Arbeitszeit über ein Smartphone macht immer dann Sinn, wenn Mitarbeitende oft außerhalb des Unternehmens eingesetzt sind. So sparen sich Mitarbeitende und Unternehmen das händische Aufschreiben und Nachtragen der Arbeitszeit.
Aber aufgepasst. Unternehmer*innen können Angestellte nicht dazu verpflichten ihr eigenes Smartphone für die Zeiterfassung zu verwenden. Wenn Unternehmen eine Mobile-Zeiterfassung vorschreiben, dann muss den Mitarbeitenden auch die Möglichkeit, in Form von betrieblichen Mobiltelefonen, gegeben werden.
GPS-Daten
Bei ortsbezogenen GPS-Daten ist zu prüfen, ob der Erhebung dieser Daten ein berechtigtes Interesse des Unternehmens gegenübersteht. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn Arbeiten nur an einem bestimmten Ort durchgeführt werden können. Wie im Fall eines Putzdienstes, der nur in einem bestimmten Gebäude eingesetzt wird. Dann ist die Erhebung der Daten, zumindest beim Ein -und Ausstempeln der Mitarbeitenden erlaubt.
Wichtig: Nicht erlaubt ist die grundlose und ständige Überwachung der GPS-Daten ohne eine Interaktion der Mitarbeitenden. Hier steht klar der Schutz der persönlichen Daten im Vordergrund.
Tipp: Um sicherzustellen, dass GPS-Daten erhoben werden dürfen, sollten sich Unternehmen die schriftliche Einwilligung der Mitarbeitenden oder des Betriebsrats einholen.
Toilettenzeiten von der Arbeitszeit abziehen
Auch wenn Toilettengänge nicht zur eigentlichen Arbeitszeit gehören, dürfen diese nicht von der Arbeitszeit abgezogen werden. Anders als bei Raucherpausen, ist es ein natürliches Bedürfnis, das bei jedem Menschen vorhanden ist. Daher dürfen Häufigkeit und Dauer auch nicht vom Betrieb festgelegt werden.
Aber: Sollte festgestellt werden, dass Mitarbeitende den Toilettengang in die Länge ziehen, um zum Beispiel dort Videos zu schauen, oder Spiele zu spielen, dann kann dies als Arbeitsverweigerung angesehen werden und eine Abmahnung oder sogar eine Entlassung bedeuten.
Erfassung der reinen PC-Arbeitszeit ohne Ausgleich
Was viele nicht wissen, die Arbeitszeit der Mitarbeitenden beginnt beim Betreten des Betriebsgeländes. Wenn also eine reine Erfassung der Zeit am PC vorgenommen wird, dann wird die Arbeitszeit der Mitarbeitenden nicht vollständig erhoben. Dies kann im Streitfall zu einer Nachberechnung der Arbeitszeiten führen.
Daher: Wenn eine Arbeitszeiterfassung am PC vorgenommen wird, dann sollte die dazu verwendete Software es erlauben, den Mitarbeitenden eine Arbeitszeitgutschrift pro Tag zu gewähren. Die Zeitgutschrift kann individuell pro Mitarbeitenden differieren, je nachdem wie lange er oder sie vom Betreten des Firmengeländes zum Arbeitsplatz und dem Hochfahren des PCs benötigt.
Tipp: Unsere Zeiterfassung TimePunch unterstützt solche Zeitgutschriften über das Arbeitszeitmodell seit Version 4.x.
Fazit
Sprechen Sie uns vor Ihrem Projekt an. Wir, von der TimePunch KG, unterstützten Sie bei der rechtskonformen Einführung einer Zeiterfassung.
