TimePunch ermöglicht es ein Organisations-Diagramm des eigenen Unternehmens zu erstellen. Das erhöht die Übersichtlichkeit und hilft bei der Organisation.
Das Organigramm zeigt alle Organisationseinheiten des Unternehmens. Die Organisationseinheiten wurden in TimePunch aus den ehemaligen Benutzergruppen, Team, Abteilung und Niederlassung entwickelt. Es ist sozusagen die Weiterentwicklungen dieser Strukturen. Als übergeordnete und damit neue Organisationseinheit steht jetzt die Zentrale.
Die Zentrale hält alle Mitarbeitenden, hat eine eigene Postanschrift und steuerlich relevante Daten, wie z.B. die Betriebsnummer, die Steuerberaternummer und Mandantennummer. Ihr zugeordnet sind alle Mitarbeitenden des Unternehmens.
Niederlassungen verfügt ebenfalls über eine eigene Postanschrift und es können für sie ebenfalls eigene Betriebsnummern hinterlegt werden. Abteilungen und Teams teilen sich die Anschrift mit ihrer Niederlassung oder der Zentrale.
Die Organisationsstruktur wird in TimePunch vor allem für die Steuerung des Lohndatenexports zu DATEV und Lexware verwendet. Zukünftig sind diese Daten aber auch im Hinblick auf die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) relevant. Denn dann ist es wichtig, in welcher Niederlassung die Angestellten arbeiten und welcher Betriebsnummer sie zugeordnet sind.
Und selbstverständlich kann das Organisations-Diagramm auch als Bilddatei (PNG) exportiert werden. So spart man sich doppelte Arbeit, denn das Diagramm kann auch für andere interne Zwecke weiterverwendet werden – beispielsweise im Intranet.
Bundesarbeitsminister Hubertus Heil muss bald liefern. Die Grundlage, der Gesetzesentwurf zur Arbeitszeiterfassung, liegt bereits auf dem Tisch. Doch wie sieht es in deutschen Unternehmen aktuell aus?
Nach einer repräsentativen Umfrage die von Arlington Research für Tisoware durchgeführt wurde, notieren bereits über 90% der KMU, also der kleinen und mittelständischen Unternehmen, in Deutschland ihre Arbeitszeit. Ein Drittel davon jedoch klassisch – also auf Papier oder mit Excel. Von einer systemischen Arbeitszeiterfassung, wie es der Gesetzesentwurf vorsieht, ist das noch weit entfernt.
Und die Frage darf gestellt werden, was wird da notiert? Nach aktueller Gesetzeslage müssen nur die Überstunden erfasst werden. Und so scheint es bei fast der Hälfte der Arbeitnehmern auch gehandhabt zu werden, denn nur 56% gaben an, überhaupt Start -und Ende der Arbeitszeit zu notieren.
Doch was ist nach dem zukünftigen Gesetzesentwurf geplant?
Zukünftig soll die gesamte Arbeitszeit, also der Arbeitsbeginn, die Pausen und das Ende der Arbeitszeit erfasst werden. Hier könnten wird jetzt enden, aber damit wäre noch nicht geklärt, was dazu alles gehört. Daher fangen wir einmal mit dem Start der Arbeitszeit an.
Der Start der Arbeitszeit definiert der Gesetzgeber mit dem Betreten des Firmengeländes. Hier zählen also auch klar die Umziehzeiten und Arbeitsvorbereitungen dazu. Eine Zeiterfassung muss daher entweder direkt am Eingang des Geländes erfolgen, oder aber den Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen die Zeitspanne bis zum tatsächlichen Einstempeln pauschal zur Arbeitszeit dazurechnen. Aber wie sieht es mit dem mobilen Arbeiten – umgangssprachlich dem Home-Office – aus? Hier zählt die Arbeitszeit nach dem Hochfahren des PCs und Anmelden an der Zeiterfassungssoftware. Moderne Zeiterfassungssysteme wie TimePunch, können diese Arbeitszeiten auch automatisch mitprotokollieren. Und wenn die Arbeitszeit flexibel um 21:00 Uhr startet und um 23:00 Uhr endet, dann muss auch hier eine Ruhepause von 11 Std. zum nächsten Arbeitsbeginn eingehalten werden. Mitarbeitende dürfen dann erst wieder am nächsten Tag um 10:00 Uhr morgens einbuchen. An dieser Regelung lässt sich auch der Arbeitnehmerschutz erkennen. Denn gerade die Erfassung dieser außergewöhnlichen Arbeitszeiten ist wichtig, um den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden gewährleisten zu können. Flexibilität hat eben nicht nur Vorteile.
Und wie ist es mit den Pausen? Pausen sind ebenfalls wichtig für die Gesundheit der Angestellten. Betriebe sind daher verpflichtet, ihren Arbeitnehmern die notwendigen Pausen zu ermöglichen. Sie sind sogar zur Kontrolle verpflichtet. Diese Pflicht können Sie jedoch auf die Arbeitnehmenden übertragen. Klassischerweise wird daher im Arbeitsvertrag geregelt, dass Angestellte verpflichtet sind, die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen in Anspruch zu nehmen. Daher kann die 30-minütige Ruhepause nach 6 Std., und die erweiterte Pause nach 9 Std. vom System anhand der Start -und Endzeit der Mitarbeitenden automatisch verrechnet werden. Und wie sieht mit der Toilettenpause (alias Biopause) und den Raucherpausen aus? Bei der Toilettenpause spricht der Gesetzgeber von einem Grundbedürfnis. Ein Toilettengang darf daher nicht von der Arbeitszeit in Abzug gebracht werden. Anders hingegen die Raucherpause. Betriebe dürfen Mitarbeitende dazu verpflichten, ihre Raucherpausen systemisch zu erfassen. Sie gelten als Arbeitsunterbrechung, reduzieren damit die Arbeitszeit und müssen nachgearbeitet werden. Das gilt übrigens auch für eine überlange Mittagspause. Auch hier können Betriebe ihre Angestellten zur Erfassung der Start -und Endzeit der Pause verpflichten.
Und was ist mit Betrieben, die ihren Angestellten eine Vertrauensarbeitszeit ermöglichen? Hier muss und darf die Frage gestellt sein, ob es sich tatsächlich um eine Vertrauensarbeitszeit handelt, oder nur um eine versteckte 40 Std. Woche mit der Erwartung, dass Angestellte unbezahlte Überstunden schieben „müssen“. Eine echte Vertrauensarbeitszeit zeichnet sich dadurch aus, dass Mitarbeitende keine festen Sollstunden erbringen müssen. Und wenn keine festen Sollstunden festgelegt sind, dann können Mitarbeitende auch nicht zu wenig arbeiten. Im Umkehrschluss aber auch nicht zu viel. D.h. das klassische Gleitzeitkonto macht in Verbindung mit einer echten Vertrauensarbeitszeit keinen Sinn. Wird das dennoch von Unternehmen geführt, dann handelt es sich um keine echte Vertrauensarbeitszeit, sondern nur um einen Vorwand die Arbeitszeiten nicht korrekt erfassen zu müssen. Denn eines ist auch klar, auch mit einer echten Vertrauensarbeitszeit müssen Mitarbeitende die gesetzlichen Pausen und Ruhezeiten einhalten und dazu ist eine korrekte und systemische Zeiterfassung die Voraussetzung. TimePunch unterstützt die echte Vertrauensarbeitszeit durch ein dynamisches Arbeitszeitmodell, bei dem die Sollzeit der tatsächlichen Arbeitszeit angeglichen wird. Dadurch entstehen keine Fehlstunden und keine Überstunden, aber es wird sichergestellt, das Pausen -und Ruhezeiten eingehalten werden.
Fazit
Viele Betriebe in Deutschland wiegen sich derzeit noch in falscher Sicherheit. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung soll noch in der aktuellen Legislaturperiode auf den Weg gebracht werden. Daher sollten Betriebe jetzt schon den Einsatz planen und sich über mögliche Zeiterfassungssysteme informieren. Denn nur wenn der Einsatz gut geplant ist, ist die Akzeptanz der Mitarbeitenden auch gegeben.
Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Produktivität und Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. In unserem neuesten Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie den besten Zeitpunkt für den Abbau von Überstunden finden können, um die Produktivität und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden zu fördern.
Eine sorgfältige Analyse der Arbeitsbelastung ist der erste Schritt, um den richtigen Zeitpunkt für den Überstundenabbau zu bestimmen. Identifizieren Sie geschäftige Phasen und ruhigere Zeiten im Unternehmenskalender. Berücksichtigen Sie saisonale Schwankungen und Projektpläne, um festzulegen, wann der Überstundenabbau angemessen ist. Wählen Sie Zeiträume mit geringerer Arbeitsbelastung, um sicherzustellen, dass der Abbau von Überstunden nicht zu Engpässen führt oder die Leistung beeinträchtigt. Hierbei kann Ihnen eine effektive Zeiterfassungslösung wie TimePunch bei einem effizienten Zeitmanagement unterstützen.
Bei der Planung von Unternehmenspausen, wie beispielsweise Betriebsruhezeiten, sollten Sie auch den Abbau von Überstunden in Betracht ziehen. Diese Pausen bieten Ihren Mitarbeitenden eine hervorragende Möglichkeit zur Erholung und zum Abbau von Überstunden, da die Arbeitsbelastung in der Regel geringer ist. Indem Sie Ihren Angestellten ermöglichen, diese Zeiten effektiv zu nutzen, können Sie ihre Motivation steigern und Stress reduzieren.
Darüber hinaus ist es wichtig sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden individuelle Vereinbarungen zum Überstundenabbau treffen können. Berücksichtigen Sie ihre persönlichen Umstände und Ereignisse, die für sie wichtig sind. Durch eine offene Kommunikation und Flexibilität können Sie die Work-Life-Balance unterstützen und die Mitarbeiterbindung stärken.
Nach dem Abschluss eines großen Projekts oder dem Erreichen wichtiger Meilensteine ist es ebenfalls sinnvoll, den Überstundenabbau zu fördern. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich nach intensiven Arbeitsphasen zu erholen und neue Energie zu tanken. Dies trägt langfristig zur Steigerung ihrer Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit bei.
Für Ihr Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, ein effektives Überstundenmanagement zu implementieren, um das Wohlbefinden und die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden zu fördern. Durch eine sorgfältige Analyse der Arbeitsbelastung, die strategische Planung von Unternehmenspausen, individuelle Vereinbarungen und die Berücksichtigung von Projektabschlüssen können Sie den besten Zeitpunkt für den Überstundenabbau finden. Indem Sie Ihren Mitarbeitenden dabei helfen, ihre Überstunden zu gegebener Zeit abzubauen, schaffen Sie eine positive Arbeitsumgebung und sichern langfristig den Erfolg des Unternehmens.
Was nützt die Beste Zeiterfassung, wenn die Daten im System verschwinden und nicht ausgewertet werden können. Unser heutiger Tipp dreht sich darum um die Auswertung der Arbeitszeiten und Gleitzeitkonten.
In TimePunch 5 unterscheiden wir zwischen zwei Arten der Analyse. Einmal die Analyse in der Breite, d.h. über alle Mitarbeitende. Und eine Analyse in der Tiefe, über die Zeitlinie eines Mitarbeitenden.
Die Analyse in der Breite
Eine Analyse in der Breite kann dazu genutzt werden, um herauszufinden, welche Mitarbeitende die meisten Überstunden besitzen, oder am häufigsten krank waren. Dazu werden die Daten eines Mitarbeitenden mit den Daten aller anderen Mitarbeitenden verglichen.
Öffnet man beispielsweise die monatliche Arbeitszeit und wählt dann den Bericht „Gleitzeitkonto, Tabellarisch“ aus, so erhält man eine Übersicht der aktuellen Gleitzeit aller Mitarbeitenden, und kann dann diese sodann miteinander vergleichen.
Abbildung 1: Auswertung des Gleitzeitkontos aller Mitarbeitenden
Extra-Tipp: Um die Überstunden im aktuellen Monat korrekt auswerten zu können, sollte in den Einstellungen die Auswahl „Datenvorschau für den aktuellen Monat“ aktiviert sein. Sonst werden die noch nicht geleisteten Stunden im aktuellen Monat als Fehlstunden verbucht.
Die Analyse in der Tiefe
Mit der Analyse in der Tiefe kann die Entwicklung der Zeiten, über einen Zeitraum, analysiert werden. Dies kann zum Beispiel einen Hinweis darauf geben, wann und warum eine Mitarbeiter*in Überstunden aufgebaut hat. Hierzu ist auf der Seite „Monatliche Arbeitszeit“ die Inline-Navigation über das Kalender Symbol zu nutzen. Als Anzeige erhält man eine tabellarische Übersicht der monatlichen Entwicklung des Gleitzeitkontos eines einzelnen Mitarbeitenden.
Ruft man den Bericht „Gleitzeitkonto, Tabellarisch“ auf, dann erhält man eine Auswertung in der Tiefe – also über alle Monate des Mitarbeitenden.
Abbildung 2: Auswertung in der Tiefe über einen Mitarbeitenden
Extra-Tipp: Sind keine Monate markiert, dann werden alle Monate im Bericht angezeigt. Ansonsten werden nur die Monate im Bericht ausgewertet, die in der Tabelle vorher markiert wurden.
Profi-Tipp
Nicht immer, sind bei der Analyse in der Breite alle Mitarbeitende interessant. Oft sind nur Mitarbeitende in einem bestimmten Bereich von Interesse, beispielsweise Auszubildende, Schichtarbeiter oder andere Gruppen. Hier kann es sinnvoll sein, die Analyse in der Breite nur über eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitenden zu fahren.
Dafür bietet es sich in TimePunch an Teams, Abteilungen und Niederlassungen anzulegen und Mitarbeitende dort zuzuweisen. Sind diese Gruppen erst einmal angelegt, dann lassen sich alle Auswertungen auch für die Mitarbeitenden der einzelnen Gruppe abrufen.
Abbildung 3: Auswertung über Gruppen, wie Teams, Abteilungen und Niederlassungen
Extra-Tipp: Die Daten einer Tabelle in TimePunch lassen sich über den Befehl Kopieren aus dem Kontext-Menü, oder einfach STRG+C ganz leicht nach Excel kopieren, um damit weiterzuarbeiten.
Fazit
TimePunch bietet sehr viele Möglichkeiten die Zeiten aller Mitarbeitenden und die Zeiten einer einzelnen Mitarbeiter*in auszuwerten und zu analysieren. Wichtig ist, sich im Vorfeld darüber Gedanken zu machen, welche Daten ausgewertet werden sollen.
Eine effektive und effiziente Arbeitsweise ist für jeden Mitarbeitenden und jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Die Möglichkeit zur Selbstkontrolle der eigenen Zeiten bei der Zeiterfassung spielt hierbei eine wichtige Rolle.
In diesem Artikel werden wir die Vorteile der Selbstkontrolle der Arbeitszeit genauer betrachten.
Gesundheit
Die Möglichkeit zur Selbstkontrolle der Arbeitszeit hilft dabei, Überarbeitung zu vermeiden. Wenn Mitarbeitende ihre Arbeitszeit im Auge behalten und sicherstellen können, dass alle Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden, wird eine Überarbeitung und somit das Risiko von Burnout reduziert. Außerdem trägt eine angemessene Arbeitszeit- und Pausenregelung ebenfalls dazu bei, dass Mitarbeitende gesünder und produktiver arbeiten.
Genauigkeit und Fairness
Die Möglichkeit der Selbstkontrolle hilft auch, dass die Zeiterfassung genau und fair ist. Wer seine Arbeitszeit selbst kontrolliert, kann sicherstellen, dass die aufgezeichneten Zeiten korrekt sind und keine unbezahlten Überstunden entstehen. Mitarbeitende werden so von der Lohnabrechnung nicht überrascht. Das ist gut für die Arbeitsbeziehung zwischen Mitarbeiter*innen und Arbeitgeber*innen, schafft Transparenz und stärkt das Vertrauen.
Flexibilität
Die Möglichkeit zur Selbstkontrolle der Arbeitszeit bietet auch die Chance zur Flexibilität. Mitarbeitende können in flexiblen Arbeitszeitmodellen die eigene Arbeitszeit an ihre Bedürfnisse anpassen, was zu einer besseren Work-Life-Balance führt. Das erhöht die Zufriedenheit und die Motivation der Mitarbeitenden. Und eine höhere Motivation führt automatisch zu einer höheren Produktivität -und Effizienz.
Fazit
Die Möglichkeit zur Selbstkontrolle der Arbeitszeit ist ein wichtiger Faktor für eine effektive und effiziente Arbeitsweise. Sie kann dazu beitragen, die Arbeitszeit besser zu nutzen, Überarbeitung zu vermeiden, die Genauigkeit der Zeiterfassung zu erhöhen und Flexibilität zu bieten. Es ist wichtig, dass Mitarbeitende und Arbeitgebende gemeinsam an einer angemessenen Arbeitszeitgestaltung arbeiten, um eine gesunde und produktive Arbeitsumgebung zu schaffen.
Das alles bietet TimePunch, unsere elegante und moderne Lösung zur Zeiterfassung, für Ihr Business.
Oft kommt es vor, dass Mitarbeitende morgens in Eile sind und dabei die Zeiterfassung vergessen. Das ist jedem schon einmal passiert. TimePunch 5 bietet dafür jetzt eine elegante Lösung.
Das Mitarbeitende sich morgens vergessen anzumelden ist leider keine Seltenheit. Gerade in den ersten Wochen nach der Einführung einer Zeiterfassung ist dieses Phänomen verstärkt zu beobachten. Wenn Mitarbeitende nicht selbst Korrekturberechtigung haben, und das ist meist nicht der Fall, dann geht der Weg immer über das Personalbüro.
In TimePunch 4 gab es hier nur die Möglichkeit, dass sich Mitarbeitende verspätet anmelden mussten und diese verspätete Anmeldung dann im Personalbüro korrigiert wurde. Das war umständlich. TimePunch 5 bietet jetzt dem Personalbüro die Möglichkeit, selbst die Zeiterfassung für Mitarbeitende zu starten. Und das auch nachträglich zu einem definierten Zeitpunkt.
Auf der Seite „Echtzeit Buchungen“ ist dazu über Rechtsklick auf den Mitarbeitenden, der Befehl „Zeiterfassung mit Startzeit starten“ auszuwählen.
Das Szenario sieht dabei wie folgt aus. Mitarbeiter*in Müller vergisst sich anzumelden. Er/Sie merkt es erst, als der PC schon läuft und die Arbeit im vollen Gange ist. Anstatt sich zum Terminal am Eingang zu begeben, ruft Herr/Frau Müller im Personalbüro an und meldet sich. Das Personalbüro startet jetzt für den Mitarbeitenden die Zeiterfassung.
Ein Alternatives Szenario könnte auch wie folgt aussehen. Das Personalbüro erhält eine Kernzeitverletzung von Mitarbeiter*in Müller. Im TimePunch Management sieht der/die Personalverantwortliche, dass Mitarbeiter*in Müller noch nicht angemeldet ist. Nach einem Kontrollanruf beim Mitarbeitenden startet das Personalbüro die Arbeitszeit rückwirkend.
So geht Zeiterfassung einfach und nachträgliche Korrekturen werden vermieden.
Um die Frage, ob Zeiterfassung auch bei einer Vertrauensarbeitszeit Pflicht ist, wird heftig gestritten. Denn selbst nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13.09.2022 gibt es bisher noch keine gesetzliche Regelung dazu.
Anfang März sagte Bundesarbeitsminister Hubertus Heil zu, dass eine Gesetzesvorlage dazu noch im Frühjahr 2023 vorgelegt werden soll. Diese sollte folgende Kernpunkte enthalten.
Vertrauensarbeitszeit sollte weiterhin möglich sein
Es solle ein praxistauglicher Vorschlag zur Arbeitszeiterfassung erarbeitet werden
Viel Spielraum für Unternehmen
Vertrauensarbeitszeit und praxistaugliche Zeiterfassung, wie geht das?
Bisher bedeutete Vertrauensarbeitszeit, dass Arbeitnehmer*innen ihre Arbeitszeit selbstständig und eigenverantwortlich gestalten können, ohne dass die Arbeitszeit im Detail erfasst wird. Den zweiten Teil dieser Aussage dürften Arbeitnehmer*innen wie Arbeitgeber*innen zukünftig wohl streichen können. Denn klar ist auch, Vertrauensarbeitszeit darf nicht den Schutz der Arbeitnehmer*innen aushebeln.
Dabei spielt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) eine entscheidende Rolle und ist ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsrechts, denn es regelt die Arbeitszeiten von Arbeitnehmer*innen in Deutschland. Es dient dem Schutz der Arbeitnehmer*innen und legt fest, welche Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen eingehalten werden müssen.
Diese Regelungen gelten selbstverständlich auch für die Vertrauensarbeitszeit. Aber wie geht das mit einer Zeiterfassung zusammen?
Die Chance dafür liegt in der Umgestaltung des Arbeitsvertrags. Im Arbeitsvertrag sollten keine festen Sollstunden hinterlegt sein. Die Zeiterfassung TimePunch unterstützt dies mit einem dynamischen Arbeitszeitmodell, bei dem die Arbeitszeit der Sollzeit entspricht.
Abbildung 1: Dynamisches Arbeitszeitmodell zur Abbildung der Vertrauensarbeitszeit
Gleitzeitmodelle werden für diese Art der Zeiterfassung nicht mehr benötigt, denn Überstunden können dann nicht mehr anfallen. Die Vergütung erfolgt bei diesen Mitarbeitenden als Festgehalt, unabhängig von der geleisteten Arbeitszeit. Trotzdem werden die Arbeitszeiten erfasst und damit sichergestellt, dass sich die Arbeitnehmer*innen auch bei Vertrauensarbeitszeit an die geltenden Pausenregelungen und Höchstarbeitszeiten halten.
Damit bietet TimePunch eine praxistaugliche Möglichkeit zur Zeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit, die Arbeitnehmer*innen wie Arbeitgeber*innen viele Freiräume lässt.
Apple, Google und Facebook wollen ihre Belegschaft wieder vor Ort im Büro haben. Letzte Woche gab Elon Musk, der neue Eigentümer von Twitter, ebenfalls bekannt, dass auch hier alle Mitarbeitenden wieder Vollzeit im Büro sein müssen.
Erst, seit der in der Corona Pandemie verordneten Home-Office Pflicht setzte sich das Thema Home-Office auch in Deutschland durch, nachdem es in der restlichen Welt schon lange erfolgreich praktiziert wurde. Unternehmen stellten überrascht fest, dass sich die Räder weiterdrehen, auch wenn alle Mitarbeitende von zu Hause arbeiteten. Und jetzt soll alles wieder vorbei sein, bevor es richtig angefangen hat?
Die großen Tech-Konzerne rufen ihre Mitarbeitenden wieder zurück ins Büro. Sind sie damit schon wieder Vorreiter für eine Rolle rückwärts, die bei uns in Deutschland nur noch nicht angekommen ist?
Elon Musk nennt für den Rückruf folgenden Grund. Er erhofft sich von der Präsenzpflicht eine höhere Leistungsbereitschaft, bzw. einen höheren Arbeitseinsatz seiner Mitarbeitenden. Ist diese Hoffnung gerechtfertigt? Eine Studie der kalifornischen Standfort Universität vom September 2022 (OP-QJEC140033 165..218 (edubirdie.com)) behauptet das Gegenteil. Dort wurde festgestellt, dass Mitarbeitende im Home-Office sogar 13% produktiver sind als Mitarbeitende, die ins Büro kommen müssen. Der Produktivitätsschub setzte sich in der Studie aus einer 9% längeren Arbeitszeit und einer 4% höheren Arbeitsleistung, aufgrund einer besseren Motivation, zusammen. Elon Musks Hoffnung wird daher nicht bestätigt.
Auch Tim Cook, Firmenchef von Apple, sagt: „Ich bin weiter davon überzeugt, dass es keinen Ersatz für Treffen von Angesicht zu Angesicht gibt“. Tim Cook weiter: Innovation entstehe über den Tag hinweg, durch die Zusammenarbeit mit anderen Menschen. Allein geschehe das seiner Meinung nach selten. Aber was sagt die Wissenschaft? Microsoft führte dazu im September 2021 eine interessante Untersuchung durch. Diese wurde im Fachblatt „Nature Human Behaviour“ veröffentlicht (The effects of remote work on collaboration among information workers | Nature Human Behaviour). Wie in der erstgenannten Studie, wurde eine erhöhte Arbeitsleistung festgestellt, aber die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden sank. Die Studie bestätigt die Vermutung von Tim Cook und geht daher auf lange Sicht gesehen, von einer sinkenden Innovationskraft aus.
Wieder zurück bei Twitter. Durch die hohen Verluste bei Twitter, hatte Elon Musk eine Kündigungswelle angestoßen. Sein ursprünglicher Plan war, dass 75% der Mitarbeitenden gehen sollten. Gegangen wurden schlussendlich 50%. Gut möglich, dass die Ankündigung alle Mitarbeitende zurück ins Büro zu ordern, die letzten 25% dazu ermutigen sollten ihren Job freiwillig zu kündigen. Wenn das sein Ziel war, dann liegt er damit richtig. Eine Umfrage des IFO Instituts vom September 2022 (Homeoffice etabliert sich in Deutschland mit 1,4 Tagen pro Woche | Pressemitteilung | ifo Institut) stellt fest, dass rund ein Viertel der Mitarbeitenden von sich aus kündigen würden, wenn ihr Unternehmen eine vollständige Rückkehr ins Büro verlangen würde. Das sind 25% der Mitarbeitenden. Also genau der Teil, den Elon Musk gerne noch gehen sehen würde.
Satya Nadella, Chef von Microsoft, sieht es hingegen eher pragmatisch. „Ich kam von 100 Prozent Büro auf 0 runter“, sagt Nadella über seinen Alltag. „Und nun bin ich nur noch zu 40, vielleicht 50 Prozent der Zeit auf dem Campus.“ Mehr zeigt sich der Microsoft-Chef überzeugt, brauche es nicht. Vielleicht ist diese Sicht auf das Konflikt-Thema Home-Office vs. Büro, der Königsweg, um die verschiedenen Anforderungen und Wünsche der Beschäftigten und Führungskräfte unter einen Hut zu bekommen. Klar ist aber, so wie vor der Pandemie wird es nicht mehr sein.
Genau aus diesem Grund bietet sich eine Zeiterfassung wie TimePunch an. Diese ermöglicht nicht nur die Erfassung der Arbeitszeit im Büro, sondern auch mobil via Smartphone oder direkt am PC im Home-Office beim An- und Abmelden an Windows. Am einfachsten ist die Zeiterfassung TimePunch über die Cloud nutzbar. In diesem Fall benötigen die Mitarbeitenden nur einen Internet-Zugang, um die Arbeitszeiten zu erfassen. So ausgestattet können Sie, wie Satya Nadella, entspannt in die Zukunft blicken und erhalten sich beim Thema Home-Office vs. Büro alle Freiräume.
Wie wird eine Zeiterfassung von der Belegschafft akzeptiert? Welche Strategien existieren dazu?
Wenn Betriebe etwas Neues einführen, dann sind Mitarbeitende erst einmal dagegen. Dass ist immer so und damit fast schon ein Gesetz. So auch bei einer Zeiterfassung. Gleich zu Anfang kommen die ersten Fragen. Will mich mein Betrieb überwachen? Arbeiten wir nicht genug? Wird jetzt geschaut, wer überflüssig ist? Gedanken, die Sie als Chef*in nicht übergehen sollten.
Das Erste, was Sie tun sollten, ist daher kommunizieren. Erklären Sie, warum eine Zeiterfassung sinnvoll und richtig ist. Hier ein paar Stichpunkte als Argumentationshilfe.
Eine Zeiterfassung schützt Mitarbeitende vor Überlastung
Eine Zeiterfassung schafft Gleichbehandlung zwischen Raucher, Nichtraucher und Mitarbeitende im Home-Office.
Eine Zeiterfassung ist vom EuGH und dem BAG (Urteil 13.09.2022) verpflichtend vorgeschrieben.
So richtig und wichtig die oben genannten Punkte sind, sie schaffen es vermutlich nicht allein die Vorurteile der Belegschaft abzubauen. Und als Vertrauensbildende Maßnahme taugen sie auch nicht. Also was tun?
Hier hilft nur Transparenz. Moderne Zeiterfassungssysteme, wie das der TimePunch KG, erlauben den Mitarbeitenden weitreichende Einsicht in die Zeitdaten und schaffen so Transparenz. Wenn Mitarbeitende ohne Hürden die eigenen Zeitdaten einsehen und prüfen können, dann entsteht Vertrauen. Und Vertrauen ist die wichtigste Voraussetzung für die Akzeptanz der Zeiterfassung.
Als erste Maßnahme können Mitarbeitende bei TimePunch ihr Stundenkonto, wie Überstunden, Resturlaubstage und die Arbeitszeit direkt am Zeiterfassungs-Terminal abrufen. Und für den genauen Zugriff, pro Tag, auf alle Aufzeichnungen gibt es bei TimePunch die Digital-Lizenz. Mit ihr können Mitarbeitende, sich online in ihrem Arbeitszeitkonto einloggen und Arbeits- und Pausenzeiten pro Tag, genau prüfen und nachvollziehen.
Außerdem erhalten Mitarbeitende noch einen weiteren Benefit durch die Digital-Lizenz – den digitalen Urlaubs-Workflow. Damit schaffen Sie für ihre Mitarbeitenden einen echten Mehrwehrt, der ein Game-Changer in Sachen Akzeptanz sein kann. Mitarbeitende können damit online ihre Urlaubsplanung, bequem von zu Hause aus, vornehmen. Die Freigabe erfolgt ebenfalls komplett digital und ohne zusätzliche Papierverschwendung. Das ist nicht nur gut für die Umwelt, sondern auch ein echter Pluspunkt für Ihre Mitarbeitenden.
Mein Tipp: Nehmen Sie ihre Angestellten mit, klären Sie auf und schaffen Sie Vertrauen. Denn am Ende sind es die Mitarbeitenden, die das System mit Daten füllen und einen Mehrwert schaffen – für Sie und auch für sich selbst.
„Ich muss mal eine Biopause einlegen.“ oder „Wenn das Meeting noch länger geht, dann müssen wir wohl eine Biopause machen“. So oder so ähnlich könnten die Sätze lauten, mit denen Angestellte ihr dringendes Bedürfnis gerne umschreiben.
Aber wie lautet hier die Rechtslage am Arbeitsplatz? Haben Sie als Chef*in einen Einfluss darauf, wie oft Mitarbeitende austreten oder eine Pause einlegen?
Bei der Biopause, oder sagen wir konkret dem Toilettengang, haben Sie nicht das Recht diese ihren Angestellten zu verbieten. Das liegt daran, dass es sich dabei um ein Grundbedürfnis handelt, dass nicht eingeschränkt werden darf. Auch wenn manche Menschen scheinbar ein umgangssprachliches „Studentenbläschen“ haben, liegt es nicht an Ihnen die Notwendigkeit zu beurteilen. Nur, wenn nachgewiesen werden kann, dass Mitarbeitende auf der Toilette zum Beispiel mit dem Smartphone spielen und so den Toilettengang unnötig in die Länge ziehen, haben Sie eine handhabe und können beispielsweise Abmahnen.
Anders ist es bei kurzen Arbeitsunterbrechungen, z.B. der Zigarettenpause oder dem Kaffee in der Kaffeeküche. Solche Pausen gehören nicht zum Grundbedürfnis und dürfen daher untersagt, oder zumindest geregelt werden. Als Chef*in können Sie hier ihr Direktionsrecht ausspielen. So können Sie, ohne dies begründen zu müssen, Zigarettenpausen während der Arbeitszeit verbieten oder auf eine gewisse Anzahl begrenzen. Auch ein Zwang zum Ausstempeln und dem Nacharbeiten der Arbeitsunterbrechung ist rechtens. Wichtig ist, dass Sie nicht gegen den Grundsatz der Gleichbehandlung verstoßen. Untersagen Sie Raucherpausen einem Mitarbeitenden, dann dürfen Sie dies einem anderen nicht erlauben. Sonst verstoßen Sie gegen den Grundsatz der Gleichbehandlung. Am besten ist es, solche Pausenregelungen offen zu kommunizieren und beispielsweise in einem Aushang, und damit für alle sichtbar, zu dokumentieren.
Als dritte Pausenart kennt das Arbeitszeitgesetz die Erholungspause. Die Erholungspause muss spätestens nach 6 Std. Arbeitszeit von den Mitarbeitenden angetreten werden. Die Mindestpausendauer beträgt dabei 30 Minuten. Selbstverständlich kann die Erholungspause auch schon früher oder zu festen Zeiten genommen werden. Angenommen Sie führen ein Ladengeschäft, dass in der Zeit zwischen 12 Uhr und 14 Uhr geschlossen ist. In diesem Fall legen Sie die Mittagspause zwischen 12 Uhr und 14 Uhr fest. Damit dauert die Mittagspause für Ihre Angestellten genau 2 Std. Allerdings müssen ihre Angestellten in dieser Zeit dann auch tatsächlich frei haben und selbst entscheiden können, was Sie tun möchten. Ein Verbleib im Ladengeschäft können Sie daher nicht anordnen.
Noch ein Tipp: Sie sollten Sie sich vertraglich zusichern lassen, dass die Erholungspausen eigenverantwortlich eingehalten werden. Wenn Sie sich dazu die Unterschrift Ihrer Mitarbeitenden einholen, dann muss die Mittagspause nicht explizit gestempelt werden und Sie können diese Pauschal von der Anwesenheitszeit abziehen. Im anderen Fall ist das Ausstempeln in die Mittagspause erforderlich, damit nachgewiesen werden kann, dass ihre Angestellten die gesetzlich vorgesehenen Pausenzeiten einhalten.
