Seit der Version 5.3 lässt sich das Konto in TimePunch mit dem eigenen Microsoft Account verknüpfen. Damit wird TimePunch durch die Kontovalidierung über das Microsoft Konto geschützt. Ein Passwort ist somit nicht mehr notwendig.
Bisher war das Single Sign On (SSO), also das Anmelden in der Software ohne separates Passwort, nur über ein lokales Active Directory möglich. Seit Version 5.3 funktioniert dies auch perfekt in Kombination mit einem Azure AD Account bei Microsoft.
Hinweis: Wenn Sie bereits ein passwortlose Anmeldung über eine lokale AD implementiert haben, sollten Sie die weiteren Schritte nicht ausführen, da es sonst zu Komplikationen kommen kann.
So ein Azure AD Account besitzt seit Windows 10 im Grunde jeder Benutzer der mit Windows arbeitet. Denn schon bei der Installation von Windows werden Benutzer aufgefordert einen Microsoft Account anzulegen, oder sich mit einem bestehenden Account anzumelden.
D.h. auf neueren Geräten verfügt Jeder über einen solchen Account. Somit sind die Voraussetzungen für eine passwortlose Anmeldung bereits geschaffen.
Einmal in TimePunch angemeldet, kann dann der eigene Account mit dem entsprechenden Microsoft Account verknüpft werden. Im TimePunch Management geschieht dies über einen Rechtsklick auf das Profilsymbol in der rechten oberen Ecke. Über den Befehl „Mit Microsoft Azure AD verbinden“ wird der angemeldete Benutzer in TimePunch mit dem Microsoft Konto des PCs verbunden. Eine erneute Anmeldung ist dann nur noch, über das verbundene Microsoft Konto möglich.
Ganz ähnlich funktioniert dies in den Online Modulen. Auch hier lässt sich das Konto nach der erfolgreichen Anmeldung in TimePunch mit einem Microsoft Account verbinden. Hierzu ist der Befehl „Ihr Microsoft Konto verbinden“ aus der Menüzeile rechts oben in der Webansicht auszuwählen.
Durch die Verknüpfung des TimePunch Kontos mit einem Microsoft Account vereinfacht sich die Anmeldung um ein vielfaches. Die Anmeldung kann jetzt ohne Passwort, nur über die Verknüpfung „Mit Microsoft Azure AD anmelden“.
Extra-Tipp: Auch eine Zwei-Faktor-Authentication (2FA) ist über die Microsoft Azure AD möglich. Das erhöht nochmals die Sicherheit bei der Anmeldung.
TimePunch erlaubt die schnelle Suche nach Mitarbeitenden, Projekten und Kunden über die direkte Eingabe des Namens im Eingabefeld. Dies wird in TimePunch die Freitextsuche genannt. Die Freitextsuche ist schnell, intuitiv und einfach – hat aber den Nachteil, dass nicht zwei komplett unterschiedliche Datensätze gefiltert werden können.
Beispielsweise haben die Namen „Hans Müller“ und „Sascha Gern“ keine Gemeinsamkeiten. Wird in das Freitextfeld „Gern“ eingetragen, dann findet die Suche nur „Sascha Gern“ – aber nicht „Hans Müller“.
Diesen Nachteil macht die Dialogauswahl wett. Über das Klicken der Schaltfläche mit den drei Punkten, öffnet sich ein Auswahldialog der zur Suche und Markierung verwendet werden kann. Hier können auch komplett unterschiedliche Namen ausgewählt und für die Filterung verwendet werden.
Fazit: Wenn es schnell gehen muss, verwenden Sie am besten die Freitextsuche und für mehr Kontrolle, die Dialogauswahl.
Bei der Navigation streiten sich die Geister. Die Einen bevorzugen die Navigation nach rechts, die Anderen möchten gerne die Übersicht behalten, wo sie gerade sind.
Beides ist möglich, und beides hat Vor -und Nachteile.
Der Vorteil der Erweiterung nach rechts ist der, dass bei einem breiten Monitor verschiedene Ebenen mit unterschiedlicher Datentiefe nebeneinander dargestellt werden können. Dabei hat eine Änderung an einem Zeiteintrag, in der untersten Ebene, direkten Einfluss auf die geöffneten Monatsdaten oder auf einen Projektbericht. Die Daten bleiben bei einer Änderung synchron und konsistent. Beim Speichern sollte man sich nur angewöhnen „Übernehmen“ zu klicken, da beim Klick auf „Speichern“ die aktive Seite geschlossen wird. Das kann den Arbeitsfluss stören.
Genau anders herum verhält es sich bei der In-Place Navigation (dt. An Ort und Stelle). Hier ersetzt eine neue Seite die Vorherige. Die Navigation wird dadurch ruhiger und das Auge muss sich nicht immer neu fokussieren. Das ist vor allem für kleine Monitore, z.B. auf dem Laptop gut geeignet. Als Tipp: Beim Speichern sollte hier nicht „Übernehmen“ geklickt werden, da die Daten beim Klick auf „Speichern“ sowieso gespeichert werden – der Klick auf „Übernehmen“ ist also unnötig.
Hier noch ein Tipp zur einfachen Navigation:
Egal, ob Sie das Erweitern des Seiteninhalts nach Rechts oder die In-Place Navigation bevorzugen. Mit der Escape Taste (ESC) gelangen Sie schnell zur vorherigen Übersicht zurück. Daher einfach zum Abbruch oder Verlassen des Dialogs die Escape Taste verwenden.
Wo lässt sich die Navigation einstellen?
Die Navigation wird über die Einstellungen des Benutzerinterfaces eingestellt. Dort kann der Seitenaufbau „In die Breite erweitern“ oder „An Ort und Stelle“ ausgewählt werden.
Um die Nutzung der Projektzeiterfassung zu verbessern, haben wir ein praktisches Feature hinzugefügt: die Möglichkeit, die Standardpause zu deaktivieren.
Die Standardpause beträgt normalerweise 30 Minuten und wird automatisch für jeden neuen Zeiteintrag vorgeschlagen. Das ergibt Sinn, wenn nur ein Eintrag pro Tag vorhanden ist, wie es bei der Anwesenheitszeiterfassung oft der Fall ist.
In der Projektzeiterfassung mit TimePunch kann dies jedoch unpraktisch sein, da es üblich ist, mehrere Zeiteinträge pro Tag für verschiedene Projekte zu haben. In solchen Fällen ist es wenig sinnvoll, automatisch 30 Minuten Pause für jeden neuen Eintrag vorzuschlagen.
Um den unterschiedlichen Bedürfnissen von Anwesenheits- und Projektzeiterfassung gerecht zu werden, ermöglichen wir nun die individuelle Einstellung für jeden Mitarbeiter, ob eine Standard-Pausenzeit vorgeschlagen wird oder nicht.
Die gute Nachricht dabei ist, dass diese Einstellung nicht nur für das Management gilt, sondern auch für die Online-Erfassung, den TimePunch Watcher und das TimePunch Studio. Das erleichtert das Eintragen und Nachverfolgen von Arbeits- und Projektzeiten erheblich.
Die neue Version des TimePunch Managements verbessert die Anwenderfreundlichkeit erheblich, denn einzelne Schritte in der Navigation werden jetzt intelligent miteinander verbunden.
Intelligentes Bearbeiten/Intelligente Navigation – was ist damit gemeint? Die aktuelle Version 5.3 von TimePunch verbindet einzelne Schritte und Aktionen die häufig genutzt werden und vereint diese im Doppelklick. Dazu gehört, dass bei einem Doppelklick auf einen Arbeitstag, nicht mehr alle Einzeleinträge angezeigt werden, sondern direkt die Seite zum Bearbeiten des Tages aufpoppt.
Als zweiter Schritt, die Bearbeitung zu erleichtern, wird das Info-Panel zur Anzeige aller Zeiteinträge des Tages direkt geöffnet und angezeigt. Auch das war vorher noch ein zusätzlicher Klick, den man sich jetzt sparen kann.
Und auch das Bearbeiten selbst ist jetzt noch einfacher, denn man muss die Seite nicht wechseln oder schließen, auch wenn man andere oder neue Zeiteinträge erstellen möchte. Zum Bearbeiten eines bestehenden Zeiteintrags muss der Zeitblock im Info-Panel nur doppelgeklickt werden. Dadurch öffnet sich der Zeiteintrag und kann bearbeitet werden.
Copy/Paste – eigentlich könnte man meinen, das ist eine Funktion auf die man im ersten Moment verzichten kann. Daher war das Feature auch nicht Top priorisiert und wurde aus Zeitgründen nicht direkt umgesetzt.
Im Umkehrschluss hatten wir dazu jedoch dann so viele Anfragen, dass das Feature in unserer Prio-Liste schnell wieder ganz nach oben rutschte. Und hier ist! Jetzt können wieder einzelne Zeiteinträge, Tage und Wochen kopiert und eingefügt werden; und das auch übergreifend über mehrere Mitarbeiterprofile.
Endlich über alle Neuerungen und Features informiert werden! Das geht mit TimePunch 5.3
Es ist immer wieder ein Thema, beim Support, bei Kundenterminen und in den Feedback-Antworten, die wir seid der letzten Version erhalten. Sehr oft können wir sagen: „Das gewünschte Feature ist seit Version X schon implementiert“ oder „Schauen Sie mal dort im Menü XY„.
Und warum? Wir veröffentlichen alle 3 Monate ein neues Feature-Release mit neuen Funktionen und Bug-Fixes. Und oft ist vieles schon drin, was Kunden suchen. Ein klassisches Kommunikationsproblem. Aus diesem Grund haben wir uns dazu entschlossen, ins TimePunch Management einen Newsfeed zu integrieren.
Der Newsfeed ist bei den anderen Panels neben dem TimeBot zu finden und wartet auf die Aktivierung.
Im Newsfeed selbst werden die Headlines und ein Titelbild angezeigt. Ungelesene News werden als solche markiert und hervorgehoben. Durch den Klick auf „Weiterlesen“ öffnet sich ein neues Browserfenster zum Lesen des Artikels.
So werden alle Kunden direkt informiert, wenn neue Features im Blog beschrieben oder neue Kniffe erklärt werden.
TimePunch verfügt über eine Informationsleiste, die am rechten Rand eingeblendet werden kann. Diese Informationsleiste ist immer sichtbar, solange das Info-Panel darauf sinnvolle Informationen zum Kontext anzeigen kann.
Zu den neuen Info-Panels zählt als erstes das Analyse-Panel. Das Analyse-Panel ist das Info-Symbol, dargestellt in einem Kreis. Das Analyse-Panel kann auf Mitarbeitende, Jahresurlaub -und Krankheit, Monatliche Arbeitszeit und tägliche Arbeitszeit angewendet werden.
Es zeigt das aktuelle Arbeitszeitkonto, das Gleitzeitkonto, das Urlaubskonto sowie die Krankheitstage an. Je nachdem, ob ein/e Mitarbeitende/r ausgewählt wurde, oder die monatliche bzw. tägliche Arbeitszeit, werden die Daten in der jeweiligen Detailierungsgrad angezeigt.
Eine besondere Übersicht bietet dabei das Analyse-Panel, wenn es auf einen einzelnen Mitarbeitenden in der Mitarbeiterliste angewendet wird. Dort zeigt es das aktuelle Stundenkonto des Mitarbeitenden bis zum aktuellen Tag an.
TimePunch ermöglicht es ein Organisations-Diagramm des eigenen Unternehmens zu erstellen. Das erhöht die Übersichtlichkeit und hilft bei der Organisation.
Das Organigramm zeigt alle Organisationseinheiten des Unternehmens. Die Organisationseinheiten wurden in TimePunch aus den ehemaligen Benutzergruppen, Team, Abteilung und Niederlassung entwickelt. Es ist sozusagen die Weiterentwicklungen dieser Strukturen. Als übergeordnete und damit neue Organisationseinheit steht jetzt die Zentrale.
Die Zentrale hält alle Mitarbeitenden, hat eine eigene Postanschrift und steuerlich relevante Daten, wie z.B. die Betriebsnummer, die Steuerberaternummer und Mandantennummer. Ihr zugeordnet sind alle Mitarbeitenden des Unternehmens.
Niederlassungen verfügt ebenfalls über eine eigene Postanschrift und es können für sie ebenfalls eigene Betriebsnummern hinterlegt werden. Abteilungen und Teams teilen sich die Anschrift mit ihrer Niederlassung oder der Zentrale.
Die Organisationsstruktur wird in TimePunch vor allem für die Steuerung des Lohndatenexports zu DATEV und Lexware verwendet. Zukünftig sind diese Daten aber auch im Hinblick auf die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) relevant. Denn dann ist es wichtig, in welcher Niederlassung die Angestellten arbeiten und welcher Betriebsnummer sie zugeordnet sind.
Und selbstverständlich kann das Organisations-Diagramm auch als Bilddatei (PNG) exportiert werden. So spart man sich doppelte Arbeit, denn das Diagramm kann auch für andere interne Zwecke weiterverwendet werden – beispielsweise im Intranet.
Bundesarbeitsminister Hubertus Heil muss bald liefern. Die Grundlage, der Gesetzesentwurf zur Arbeitszeiterfassung, liegt bereits auf dem Tisch. Doch wie sieht es in deutschen Unternehmen aktuell aus?
Nach einer repräsentativen Umfrage die von Arlington Research für Tisoware durchgeführt wurde, notieren bereits über 90% der KMU, also der kleinen und mittelständischen Unternehmen, in Deutschland ihre Arbeitszeit. Ein Drittel davon jedoch klassisch – also auf Papier oder mit Excel. Von einer systemischen Arbeitszeiterfassung, wie es der Gesetzesentwurf vorsieht, ist das noch weit entfernt.
Und die Frage darf gestellt werden, was wird da notiert? Nach aktueller Gesetzeslage müssen nur die Überstunden erfasst werden. Und so scheint es bei fast der Hälfte der Arbeitnehmern auch gehandhabt zu werden, denn nur 56% gaben an, überhaupt Start -und Ende der Arbeitszeit zu notieren.
Doch was ist nach dem zukünftigen Gesetzesentwurf geplant?
Zukünftig soll die gesamte Arbeitszeit, also der Arbeitsbeginn, die Pausen und das Ende der Arbeitszeit erfasst werden. Hier könnten wird jetzt enden, aber damit wäre noch nicht geklärt, was dazu alles gehört. Daher fangen wir einmal mit dem Start der Arbeitszeit an.
Der Start der Arbeitszeit definiert der Gesetzgeber mit dem Betreten des Firmengeländes. Hier zählen also auch klar die Umziehzeiten und Arbeitsvorbereitungen dazu. Eine Zeiterfassung muss daher entweder direkt am Eingang des Geländes erfolgen, oder aber den Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen die Zeitspanne bis zum tatsächlichen Einstempeln pauschal zur Arbeitszeit dazurechnen. Aber wie sieht es mit dem mobilen Arbeiten – umgangssprachlich dem Home-Office – aus? Hier zählt die Arbeitszeit nach dem Hochfahren des PCs und Anmelden an der Zeiterfassungssoftware. Moderne Zeiterfassungssysteme wie TimePunch, können diese Arbeitszeiten auch automatisch mitprotokollieren. Und wenn die Arbeitszeit flexibel um 21:00 Uhr startet und um 23:00 Uhr endet, dann muss auch hier eine Ruhepause von 11 Std. zum nächsten Arbeitsbeginn eingehalten werden. Mitarbeitende dürfen dann erst wieder am nächsten Tag um 10:00 Uhr morgens einbuchen. An dieser Regelung lässt sich auch der Arbeitnehmerschutz erkennen. Denn gerade die Erfassung dieser außergewöhnlichen Arbeitszeiten ist wichtig, um den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden gewährleisten zu können. Flexibilität hat eben nicht nur Vorteile.
Und wie ist es mit den Pausen? Pausen sind ebenfalls wichtig für die Gesundheit der Angestellten. Betriebe sind daher verpflichtet, ihren Arbeitnehmern die notwendigen Pausen zu ermöglichen. Sie sind sogar zur Kontrolle verpflichtet. Diese Pflicht können Sie jedoch auf die Arbeitnehmenden übertragen. Klassischerweise wird daher im Arbeitsvertrag geregelt, dass Angestellte verpflichtet sind, die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen in Anspruch zu nehmen. Daher kann die 30-minütige Ruhepause nach 6 Std., und die erweiterte Pause nach 9 Std. vom System anhand der Start -und Endzeit der Mitarbeitenden automatisch verrechnet werden. Und wie sieht mit der Toilettenpause (alias Biopause) und den Raucherpausen aus? Bei der Toilettenpause spricht der Gesetzgeber von einem Grundbedürfnis. Ein Toilettengang darf daher nicht von der Arbeitszeit in Abzug gebracht werden. Anders hingegen die Raucherpause. Betriebe dürfen Mitarbeitende dazu verpflichten, ihre Raucherpausen systemisch zu erfassen. Sie gelten als Arbeitsunterbrechung, reduzieren damit die Arbeitszeit und müssen nachgearbeitet werden. Das gilt übrigens auch für eine überlange Mittagspause. Auch hier können Betriebe ihre Angestellten zur Erfassung der Start -und Endzeit der Pause verpflichten.
Und was ist mit Betrieben, die ihren Angestellten eine Vertrauensarbeitszeit ermöglichen? Hier muss und darf die Frage gestellt sein, ob es sich tatsächlich um eine Vertrauensarbeitszeit handelt, oder nur um eine versteckte 40 Std. Woche mit der Erwartung, dass Angestellte unbezahlte Überstunden schieben „müssen“. Eine echte Vertrauensarbeitszeit zeichnet sich dadurch aus, dass Mitarbeitende keine festen Sollstunden erbringen müssen. Und wenn keine festen Sollstunden festgelegt sind, dann können Mitarbeitende auch nicht zu wenig arbeiten. Im Umkehrschluss aber auch nicht zu viel. D.h. das klassische Gleitzeitkonto macht in Verbindung mit einer echten Vertrauensarbeitszeit keinen Sinn. Wird das dennoch von Unternehmen geführt, dann handelt es sich um keine echte Vertrauensarbeitszeit, sondern nur um einen Vorwand die Arbeitszeiten nicht korrekt erfassen zu müssen. Denn eines ist auch klar, auch mit einer echten Vertrauensarbeitszeit müssen Mitarbeitende die gesetzlichen Pausen und Ruhezeiten einhalten und dazu ist eine korrekte und systemische Zeiterfassung die Voraussetzung. TimePunch unterstützt die echte Vertrauensarbeitszeit durch ein dynamisches Arbeitszeitmodell, bei dem die Sollzeit der tatsächlichen Arbeitszeit angeglichen wird. Dadurch entstehen keine Fehlstunden und keine Überstunden, aber es wird sichergestellt, das Pausen -und Ruhezeiten eingehalten werden.
Fazit
Viele Betriebe in Deutschland wiegen sich derzeit noch in falscher Sicherheit. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung soll noch in der aktuellen Legislaturperiode auf den Weg gebracht werden. Daher sollten Betriebe jetzt schon den Einsatz planen und sich über mögliche Zeiterfassungssysteme informieren. Denn nur wenn der Einsatz gut geplant ist, ist die Akzeptanz der Mitarbeitenden auch gegeben.
