In einer Welt, in der schnelle Hilfe und verlässliche Informationen entscheidend sind, setzen wir bei TimePunch auf eine Kombination aus innovativer Technologie und persönlichem Service. Unser Ziel: Ihnen bei allen Fragen rund um unsere Zeiterfassungssoftware schnell, effizient und kompetent zur Seite zu stehen. Ein zentraler Baustein dabei ist unser TimeBot.
Was ist der TimeBot?
Der TimeBot ist ein intelligenter Chatbot, der auf Basis von ChatGPT-4o entwickelt wurde – einem der aktuell fortschrittlichsten KI-Modelle. Doch was ihn besonders macht: Er wurde speziell mit der TimePunch-Dokumentation trainiert und kennt unsere Software deshalb bis ins kleinste Detail.
Ihr digitaler Assistent – rund um die Uhr
Ob es um die Einrichtung eines neuen Projekts, das Verwalten von Arbeitszeiten oder spezifische Einstellungen geht: Der TimeBot liefert Ihnen sofort hilfreiche Antworten – rund um die Uhr. Er versteht Ihre Fragen in natürlicher Sprache und führt Sie Schritt für Schritt zur Lösung.
Den TimeBot erreichen Sie direkt im TimePunch Management über das Bot Symbol in der rechten oberen Iconleiste.
Eine starke Kombination: Dokumentation, TimeBot und Kundensupport
Der TimeBot ist keine Konkurrenz zu unserer Dokumentation oder unserem Support – sondern eine ideale Ergänzung:
Die Dokumentation (Link) bietet strukturiertes Fachwissen und detaillierte Anleitungen.
Der TimeBot hilft bei der schnellen Orientierung und beantwortet viele Fragen direkt – ohne langes Suchen.
Unser Kundensupport (Link) steht Ihnen zur Seite, wenn es komplex wird: mit individueller Beratung, Schulungen und Workshops.
Diese drei Säulen bilden zusammen das Fundament unseres Kundenservices – damit wir immer schnell helfen können und Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihre Arbeit.
Fazit
Mit dem TimeBot gehen wir einen weiteren Schritt in Richtung moderner, benutzerfreundlicher Kundenbetreuung. Probieren Sie ihn aus – direkt im TimePunch Management – und erleben Sie selbst, wie einfach und schnell Sie Antworten auf Ihre Fragen erhalten können.
TimePunch – weil gute Zeitplanung einfach sein darf.
In der neuen Version TimePunch 5.8 – unserem Oster-Release – haben wir wieder zahlreiche Wünsche unserer Kunden umgesetzt und sowohl sichtbar als auch „unter der Haube“ viele nützliche Funktionen ergänzt.
Neue Funktionen – für alle Module
FS#1981 – MSI-Installer: Updates direkt aus TimePunch starten: Ab sofort wird bei der Anmeldung automatisch geprüft, ob eine neue Version verfügbar ist. Ist das der Fall, kann das Update direkt aus dem jeweiligen Modul heraus gestartet werden – ganz ohne vorherige Deinstallation oder manuelles Herunterladen. Das spart Zeit und vereinfacht den Update-Prozess erheblich.
FS#1934 – Erweiterte Audit-Mails bei Änderungen von Zeiteinträgen: Audit-Mails enthalten jetzt zusätzlich die Beschreibung, das Projekt und die Tätigkeit eines bearbeiteten Zeiteintrags. So lassen sich Änderungen schneller im richtigen Kontext nachvollziehen – für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Team.
Neue Features im TimePunch Management
FS#1974 -Beschreibung und Zusatzfelder im Batch bearbeiten: Nach der Möglichkeit, in früheren Versionen bereits Projekte, Tätigkeiten und Kunden mehreren Zeiteinträgen zuzuordnen, lassen sich nun auch Beschreibungen und Zusatzfelder in einem Schritt bearbeiten. Damit können sämtliche Angaben eines Zeiteintrags auf mehrere Einträge gleichzeitig angewendet werden – für eine noch effizientere Nachbearbeitung.
FS#1990 – Intelligente Namensvorgabe beim Speichern von Berichten: Beim Speichern eines Berichts wird der vorgeschlagene Dateiname jetzt automatisch aus dem Inhalt bzw. Kontext der angezeigten Daten abgeleitet. Manuelles Anpassen gehört damit der Vergangenheit an – das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.
FS#1909 – Bessere Übersicht in den Einzelbuchungen:In der Übersicht der Einzelbuchungen können nun auch Fehltage, Wochenenden, Feiertage und Wochentage ohne Buchungen angezeigt werden. So erhält man eine vollständige Darstellung aller Kalendertage – ideal zur schnellen Kontrolle und Übersicht.
FS#1968 – Optisches Hervorheben von Tätigkeiten: Tätigkeiten werden in abgestuften Projektfarben dargestellt – so lassen sich Aufgaben innerhalb eines Projekts farblich besser unterscheiden. Das erleichtert die visuelle Zuordnung und schafft mehr Klarheit im Arbeitsalltag.
FS#1970 – Automatische Vorauswahl von Arbeitstagen bei (Serien-)Einträgen: Beim Erstellen von Tages- und Serieneinträgen orientiert sich die Vorauswahl der Arbeitstage jetzt automatisch am Arbeitszeitmodell der ausgewählten Person. Das reduziert manuelle Eingaben und macht die Zeiterfassung noch effizienter.
Neue Features für die Anwesenheitsliste
FS#1926 – Neuer Kompaktmodus für die Anwesenheitsliste: Die Anwesenheitsliste hat einen neuen Kompaktmodus erhalten, der besonders in größeren Unternehmen den Überblick erleichtert. Musste man bisher noch scrollen, um alle Mitarbeitenden zu sehen, sind im Kompaktmodus alle Teams auf einen Blick sichtbar – kompakt, übersichtlich und zeitsparend.
Neue Features für den Kalender
FS#1930 – Vertreterregelung flexibel steuerbar: In der letzten Version war die Zustimmung des Vertreters bei Urlaubsfreigaben verpflichtend. Auf vielfachen Kundenwunsch haben wir diese Regelung nun optional gestaltet: Die Zustimmung des Vertreters kann bei Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden – für mehr Flexibilität in der Praxis.
Folgende Bugs wurden behoben
FS#1993 – Fehler bei der Anmeldung, bei Anmeldename mit Großschreibung, behoben
FS#1992 – Projektverteiler wurde gelöscht, wenn Beschreibung verpflichtend gesetzt wird
FS#1991 – Die Zwischensumme der Überstunden im Monatsbericht wurde falsch dargestellt
FS#1988 – Fehler „Has been modified by another person“ beim Anlegen von Zeiteinträgen behoben
FS#1986 – Der Dialog Zeitmodelle und Zutrittsmodelle aktualisierte sich nicht
FS#1984 – Beim Löschen eines Urlaubsantrags eines Mitarbeitenden, wurde der falsche Name angezeigt
FS#1980 – Falsche Textanzeige im Dialog „Stornoantrag anfragen“
FS#1977 – Änderungen bei Anträgen wurden direkt an den Genehmiger gesendet, auch wenn eine Vertretung gesetzt war
FS#1967 – Bei zeitgleichen Fehlbuchung, erhielten alle Gruppenleiter, alle Infos zu den Fehlbuchungen
FS#1959 – Abwesenheitsanträge mit Buchungstyp Arbeitszeit wurden nicht im Kalender angezeigt
FS#1944 – Zur Organisation konnten keine Dokumente hinzugefügt werden
FS#1933 – Im neuen Outlook funktionierte der Kalender ICS Datei Import nicht mehr
FS#1719 – Bei der Doppelten Abmeldung an verschiedenen Tagen, wurde keine Info-Mail gesendet
Pünktlich zu Ostern erscheint die neue Version TimePunch 5.8 – mit vielen kleinen, aber feinen Verbesserungen, die auf den Wünschen unserer Kunden basieren.
Neuer Kompaktmodus für die Anwesenheitsliste
Die Anwesenheitsliste hat einen neuen Kompaktmodus erhalten, der besonders in größeren Unternehmen den Überblick erleichtert. Musste man bisher noch scrollen, um alle Mitarbeitenden zu sehen, sind im Kompaktmodus alle Teams auf einen Blick sichtbar – kompakt, übersichtlich und zeitsparend.
Beschreibung und Zusatzfelder im Batch bearbeiten
Nach der Möglichkeit, in früheren Versionen bereits Projekte, Tätigkeiten und Kunden mehreren Zeiteinträgen zuzuordnen, lassen sich nun auch Beschreibungen und Zusatzfelder in einem Schritt bearbeiten. Damit können sämtliche Angaben eines Zeiteintrags auf mehrere Einträge gleichzeitig angewendet werden – für eine noch effizientere Nachbearbeitung.
Farbige Tätigkeiten im Projektkontext
Tätigkeiten werden in abgestuften Projektfarben dargestellt – so lassen sich Aufgaben innerhalb eines Projekts farblich besser unterscheiden. Das erleichtert die visuelle Zuordnung und schafft mehr Klarheit im Arbeitsalltag.
Ausblick
Neben diesen drei Highlights bietet TimePunch 5.8 zahlreiche weitere Neuerungen, die wir pünktlich zum Osterwochenende in den offiziellen Release Notes veröffentlichen – am 19. April 2025. Ab diesem Datum steht die neue Version für alle Cloud-Kunden zur Verfügung. On-Premise-Kunden erhalten das Update eine Woche später, ab dem 26. April 2025.
Seit Version 5.4 gibt es die Möglichkeit nicht nur bei Projekten den Lebenszyklus zu definieren, sondern auch bei Tätigkeiten. Doch was hat es damit auf sich ?
Der Lebenszyklus in TimePunch definiert, in welchem Status sich ein Projekt und jetzt neu auch eine Tätigkeit befinden kann und was man dementsprechend damit machen kann.
TimePunch kennt dabei vier unterschiedliche Lebenszyklen. Diese sind
In Planung: Projekte und Tätigkeiten im Status „In Planung“ können nicht gebucht werden und sind nur zur Planung zu nutzen. Möglich ist es Beispielsweise, dass ein Projektleiter verschiedene Tätigkeiten vorsieht, die zum aktuellen Status für die Mitarbeitenden noch nicht gebucht werden können.
Aktiv: Projekte und Tätigkeiten im Status „Aktiv“ können von Mitarbeitenden gebucht und von der Projektleitung ausgewertet werden. Dies ist der Standard für neue Tätigkeiten.
Abgeschlossen: Projekte und Tätigkeiten im Status „abgeschlossen“ können nur ausgewertet werden. Eine Buchung durch Mitarbeitende ist in diesem Projektzyklus nicht mehr möglich. Selbstverständlich können abgeschlossene Projekte und Tätigkeiten durch die Projektleitung auch wieder aktiviert werden.
Gelöscht: Projekte und Tätigkeiten im Status „gelöscht“ sind nur noch in der Historie sichtbar. Eine aktive Filterung und Auswertung der Projekte und Tätigkeiten ist damit nicht möglich.
Über den Lebenszyklus bei Projekten und Tätigkeiten kann also sehr fein gesteuert werden, welche Aufgaben durch Mitarbeitende zur Buchung ausgewählt werden können.
Seit der Version 5.3 lässt sich das Konto in TimePunch mit dem eigenen Microsoft Account verknüpfen. Damit wird TimePunch durch die Kontovalidierung über das Microsoft Konto geschützt. Ein Passwort ist somit nicht mehr notwendig.
Bisher war das Single Sign On (SSO), also das Anmelden in der Software ohne separates Passwort, nur über ein lokales Active Directory möglich. Seit Version 5.3 funktioniert dies auch perfekt in Kombination mit einem Azure AD Account bei Microsoft.
Hinweis: Wenn Sie bereits ein passwortlose Anmeldung über eine lokale AD implementiert haben, sollten Sie die weiteren Schritte nicht ausführen, da es sonst zu Komplikationen kommen kann.
So ein Azure AD Account besitzt seit Windows 10 im Grunde jeder Benutzer der mit Windows arbeitet. Denn schon bei der Installation von Windows werden Benutzer aufgefordert einen Microsoft Account anzulegen, oder sich mit einem bestehenden Account anzumelden.
D.h. auf neueren Geräten verfügt Jeder über einen solchen Account. Somit sind die Voraussetzungen für eine passwortlose Anmeldung bereits geschaffen.
Einmal in TimePunch angemeldet, kann dann der eigene Account mit dem entsprechenden Microsoft Account verknüpft werden. Im TimePunch Management geschieht dies über einen Rechtsklick auf das Profilsymbol in der rechten oberen Ecke. Über den Befehl „Mit Microsoft Azure AD verbinden“ wird der angemeldete Benutzer in TimePunch mit dem Microsoft Konto des PCs verbunden. Eine erneute Anmeldung ist dann nur noch, über das verbundene Microsoft Konto möglich.
Ganz ähnlich funktioniert dies in den Online Modulen. Auch hier lässt sich das Konto nach der erfolgreichen Anmeldung in TimePunch mit einem Microsoft Account verbinden. Hierzu ist der Befehl „Ihr Microsoft Konto verbinden“ aus der Menüzeile rechts oben in der Webansicht auszuwählen.
Durch die Verknüpfung des TimePunch Kontos mit einem Microsoft Account vereinfacht sich die Anmeldung um ein vielfaches. Die Anmeldung kann jetzt ohne Passwort, nur über die Verknüpfung „Mit Microsoft Azure AD anmelden“.
Extra-Tipp: Auch eine Zwei-Faktor-Authentication (2FA) ist über die Microsoft Azure AD möglich. Das erhöht nochmals die Sicherheit bei der Anmeldung.
TimePunch erlaubt die schnelle Suche nach Mitarbeitenden, Projekten und Kunden über die direkte Eingabe des Namens im Eingabefeld. Dies wird in TimePunch die Freitextsuche genannt. Die Freitextsuche ist schnell, intuitiv und einfach – hat aber den Nachteil, dass nicht zwei komplett unterschiedliche Datensätze gefiltert werden können.
Beispielsweise haben die Namen „Hans Müller“ und „Sascha Gern“ keine Gemeinsamkeiten. Wird in das Freitextfeld „Gern“ eingetragen, dann findet die Suche nur „Sascha Gern“ – aber nicht „Hans Müller“.
Diesen Nachteil macht die Dialogauswahl wett. Über das Klicken der Schaltfläche mit den drei Punkten, öffnet sich ein Auswahldialog der zur Suche und Markierung verwendet werden kann. Hier können auch komplett unterschiedliche Namen ausgewählt und für die Filterung verwendet werden.
Fazit: Wenn es schnell gehen muss, verwenden Sie am besten die Freitextsuche und für mehr Kontrolle, die Dialogauswahl.
Bei der Navigation streiten sich die Geister. Die Einen bevorzugen die Navigation nach rechts, die Anderen möchten gerne die Übersicht behalten, wo sie gerade sind.
Beides ist möglich, und beides hat Vor -und Nachteile.
Der Vorteil der Erweiterung nach rechts ist der, dass bei einem breiten Monitor verschiedene Ebenen mit unterschiedlicher Datentiefe nebeneinander dargestellt werden können. Dabei hat eine Änderung an einem Zeiteintrag, in der untersten Ebene, direkten Einfluss auf die geöffneten Monatsdaten oder auf einen Projektbericht. Die Daten bleiben bei einer Änderung synchron und konsistent. Beim Speichern sollte man sich nur angewöhnen „Übernehmen“ zu klicken, da beim Klick auf „Speichern“ die aktive Seite geschlossen wird. Das kann den Arbeitsfluss stören.
Genau anders herum verhält es sich bei der In-Place Navigation (dt. An Ort und Stelle). Hier ersetzt eine neue Seite die Vorherige. Die Navigation wird dadurch ruhiger und das Auge muss sich nicht immer neu fokussieren. Das ist vor allem für kleine Monitore, z.B. auf dem Laptop gut geeignet. Als Tipp: Beim Speichern sollte hier nicht „Übernehmen“ geklickt werden, da die Daten beim Klick auf „Speichern“ sowieso gespeichert werden – der Klick auf „Übernehmen“ ist also unnötig.
Hier noch ein Tipp zur einfachen Navigation:
Egal, ob Sie das Erweitern des Seiteninhalts nach Rechts oder die In-Place Navigation bevorzugen. Mit der Escape Taste (ESC) gelangen Sie schnell zur vorherigen Übersicht zurück. Daher einfach zum Abbruch oder Verlassen des Dialogs die Escape Taste verwenden.
Wo lässt sich die Navigation einstellen?
Die Navigation wird über die Einstellungen des Benutzerinterfaces eingestellt. Dort kann der Seitenaufbau „In die Breite erweitern“ oder „An Ort und Stelle“ ausgewählt werden.
Um die Nutzung der Projektzeiterfassung zu verbessern, haben wir ein praktisches Feature hinzugefügt: die Möglichkeit, die Standardpause zu deaktivieren.
Die Standardpause beträgt normalerweise 30 Minuten und wird automatisch für jeden neuen Zeiteintrag vorgeschlagen. Das ergibt Sinn, wenn nur ein Eintrag pro Tag vorhanden ist, wie es bei der Anwesenheitszeiterfassung oft der Fall ist.
In der Projektzeiterfassung mit TimePunch kann dies jedoch unpraktisch sein, da es üblich ist, mehrere Zeiteinträge pro Tag für verschiedene Projekte zu haben. In solchen Fällen ist es wenig sinnvoll, automatisch 30 Minuten Pause für jeden neuen Eintrag vorzuschlagen.
Um den unterschiedlichen Bedürfnissen von Anwesenheits- und Projektzeiterfassung gerecht zu werden, ermöglichen wir nun die individuelle Einstellung für jeden Mitarbeiter, ob eine Standard-Pausenzeit vorgeschlagen wird oder nicht.
Die gute Nachricht dabei ist, dass diese Einstellung nicht nur für das Management gilt, sondern auch für die Online-Erfassung, den TimePunch Watcher und das TimePunch Studio. Das erleichtert das Eintragen und Nachverfolgen von Arbeits- und Projektzeiten erheblich.
Die neue Version des TimePunch Managements verbessert die Anwenderfreundlichkeit erheblich, denn einzelne Schritte in der Navigation werden jetzt intelligent miteinander verbunden.
Intelligentes Bearbeiten/Intelligente Navigation – was ist damit gemeint? Die aktuelle Version 5.3 von TimePunch verbindet einzelne Schritte und Aktionen die häufig genutzt werden und vereint diese im Doppelklick. Dazu gehört, dass bei einem Doppelklick auf einen Arbeitstag, nicht mehr alle Einzeleinträge angezeigt werden, sondern direkt die Seite zum Bearbeiten des Tages aufpoppt.
Als zweiter Schritt, die Bearbeitung zu erleichtern, wird das Info-Panel zur Anzeige aller Zeiteinträge des Tages direkt geöffnet und angezeigt. Auch das war vorher noch ein zusätzlicher Klick, den man sich jetzt sparen kann.
Und auch das Bearbeiten selbst ist jetzt noch einfacher, denn man muss die Seite nicht wechseln oder schließen, auch wenn man andere oder neue Zeiteinträge erstellen möchte. Zum Bearbeiten eines bestehenden Zeiteintrags muss der Zeitblock im Info-Panel nur doppelgeklickt werden. Dadurch öffnet sich der Zeiteintrag und kann bearbeitet werden.
Copy/Paste – eigentlich könnte man meinen, das ist eine Funktion auf die man im ersten Moment verzichten kann. Daher war das Feature auch nicht Top priorisiert und wurde aus Zeitgründen nicht direkt umgesetzt.
Im Umkehrschluss hatten wir dazu jedoch dann so viele Anfragen, dass das Feature in unserer Prio-Liste schnell wieder ganz nach oben rutschte. Und hier ist! Jetzt können wieder einzelne Zeiteinträge, Tage und Wochen kopiert und eingefügt werden; und das auch übergreifend über mehrere Mitarbeiterprofile.
