10 Stunden pro Woche sind erlaubt
Posted on 19. August 2022 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment

Durchschnittlich 10 Std. Arbeitszeit in der Woche sind ab Oktober erlaubt, um noch den Status als Minijobber zu erhalten.

Die neue Grenze für Minijobber ist nicht mehr 450 Euro oder 520 Euro, wie oft in verschiedenen Publikationen zu lesen ist. Die neue Grenze für Minijobber*innen ist durchschnittlich 10 Std. Arbeitszeit pro Woche.

Wie das?

Das Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, kurz BMAS, führt ab dem 01. Oktober 2022 die sog. dynamische Verdienstgrenze ein, die sich am Mindestlohn orientiert. Damit liegt die Verdienstgrenze nicht mehr starr auf 450 Euro, sondern berechnet sich aus den dem gesetzlichen Mindestlohn und den 10 Wochenstunden. Und der Mindestlohn steigt ab Oktober auf 12 Euro. Das ist die bisher größte Anhebung seit Einführung des Mindestlohns im Jahr 2015.

Die 520 Euro leiten sich daher wie folgt ab.

10 Wochenstunden * 12 Euro Mindestlohn * 52 Wochen pro Jahr / 12 Monate pro Jahr = 520 Euro

520 Euro pro Monat?

Aber auch die 520 Euro pro Monat sind nur ein Richtwert zum besseren und einfacheren Verständnis der Gesetzesänderung.

Der eigentliche Grenzwert liegt beim Jahresverdienst. Dieser darf das 14-fache der monatlichen Verdienstgrenze, nämlich 7280 Euro, nicht übersteigen, damit der Job noch als Minijob gilt und damit steuerfrei bleibt.

Neue Möglichkeiten

Damit ergeben sich neue Möglichkeiten für Arbeitgeber*innen. Denn wenn das 14-fache erlaubt ist, dann muss auch ein höherer Verdienst als 520 Euro pro Monat möglich sein. Auch dieser Fall ist vom BMAS klar geregelt.

Die monatliche Verdienstgrenze von 520 Euro darf überschritten werden, wenn

  • es nur gelegentlich ist und innerhalb eines Kalenderjahrs maximal zwei Monate betrifft
  • es unvermeidbar ist, weil beispielsweise eine Krankheitsvertretung dies notwendig macht.

Dabei darf der Monatsverdienst aber nicht mehr als das doppelte der 520 Euro (also 1040 Euro) im Monat überschreiten. Weihnachts- oder Urlaubsgeld zählt auch zum Jahresverdienst dazu und muss entsprechend berücksichtigt werden.

Monatliche Arbeitszeit?

Die maximale monatliche Arbeitszeit pro Monat ergibt sich durch die Multiplikation der 10 Wochenstunden mit dem Faktor 4,3333. Dieser wiederum leitet sich aus den Wochen pro Jahr, geteilt durch die Monate ab, also 52 geteilt durch 12.

Erlaubt sind somit 43,333 Std. pro Monat, oder umgerechnet in Zeiteinheiten 43 Stunden und 20 Minuten.

Eine Zeiterfassung ist Pflicht

Nicht erst seit Oktober, sondern schon länger, existiert im Mindestlohnsektor die Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeit.

Im Bereich der geringfügig Beschäftigten kontrolliert der Zoll, ob die Arbeitszeit der Beschäftigten eingehalten wird oder ob durch eine Überschreitung der Arbeitszeit der berechnete Stundenlohn unter den Mindestlohn sinkt. In diesem Fall drohen hohe Strafen.

Eine elektronische Zeiterfassung spart Zeit und Geld

Zeiterfassungssysteme, wie das der TimePunch KG, können hier eine Absicherung für den Arbeitgeber bedeuten, und damit im Falle einer Prüfung durch den Zoll vor Strafzahlungen schützen.

Die Anfangsinvestition beschränkt sich dabei oft nur auf ein Zeiterfassungs-Terminal und die Schlüsselanhänger die zum An -und Abmelden benötigt werden. Bei einer Cloud Nutzung, sind die monatlichen Mietkosten selbst für kleine Betriebe so überschaubar, dass sie fast keine zusätzliche Belastung für Unternehmen darstellt.

TimePunch ist hier einer der führenden Anbieter und seit 2012 am Markt etabliert.

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Was passiert, wenn Stundenaufzeichnungen fehlen?
Posted on 31. Mai 2022 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment

Eine allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung existiert in Deutschland aktuell noch nicht. Allerdings sieht das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) eine Verpflichtung zur Stundenaufzeichnung in folgenden Fällen vor.

Zeiterfassung ist Pflicht bei:

  • Beschäftigung von Mitarbeitenden im Mindestlohn, bzw. Niedriglohn
  • Einführung von Kurzarbeit im Betrieb
  • Flexibler Arbeitszeit, zum Nachweis der Überstunden

Mit welchen Konsequenzen müssen Arbeitgebende rechnen, wenn sie in diesen Fällen der Pflicht zur Zeiterfassung nicht nachkommen?

Beschäftigung von Mitarbeitenden im Mindestlohn, bzw. Niedriglohn

Je nachdem, um welche Beschäftigung es sich handelt, ist der Zoll die erste Prüfinstanz in Sachen Stundenaufzeichnung und Zeiterfassung. Gerade bei dem ersten Punkt, der Beschäftigung von Mitarbeitenden im Mindestlohn, bzw. Niedriglohnsektor, führt der Zoll regelmäßige Betriebsprüfungen durch.

Im Niedriglohn sind Mitarbeitende, die weniger als zwei drittel des Medianbruttoverdienstes verdienen. Im April 2018 lag die Niedriglohngrenze bei einem Bruttoverdienst von 11,05 EUR pro Stunde.

Es müssen Beginn und Ende sowie Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden. Diese Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten, auf den Tag der Arbeitsleistung, erfolgten Kalendertag erfolgt sein.

Sofern bei einer Prüfung durch den Zoll die Stundenaufzeichnungen fehlen, können Geldbußen bis zu 30.000 € verhängt werden. Betriebe, die wegen eines Verstoßes gegen das MiLoG oder das AEntG mit einer Geldbuße von wenigstens 2.500 Euro belegt wurden, können zeitweise von der Teilnahme am Wettbewerb um öffentliche Liefer-, Bau- oder Dienstleistungsaufträge ausgeschlossen werden.

Bezug von Kurzarbeitsgeld

Während des Bezuges von Kurzarbeitergeld müssen Stundennachweise mit Angaben der Arbeits- und Ausfallstunden geführt werden. Die Führung von Zeitnachweisen ist für die Berechnung des KuG-Erstattung Voraussetzung.

Fehlt die Stundenaufzeichnung dann müssen eventuell erhaltene Beträge und die erstatteten Sozialversicherungsbeiträge vollständig zurückgezahlt werden. Die Bundesagentur für Arbeit prüft spätestens bei der Abschlussprüfung zum Kurzarbeitergeld, ob entsprechende Nachweise vorliegen.

Geprüft werden Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonto, Entgeltabrechnungen (Gehalts- oder Lohnabrechnung), Kündigungsschreiben und/oder Aufhebungsverträge sowie Urlaubspläne oder Urlaubslisten.

Streitigkeiten bei Überstundenvergütung

Wenn Mitarbeitende regelmäßig Überstunden leisten, dann steht ihnen eine Überstundenvergütung oder ein Freizeitausgleich zu. In vielen Unternehmen werden Überstunden auf Zuruf notiert und ebenso abgefeiert.

Kommt es zum Streit, fehlen aber oft Stundennachweise, meist zum Nachteil der Betriebe. Sofern dann eine allgemeine Zeiterfassung im Unternehmen fehlt, kann die tatsächliche Arbeitszeit des Mitarbeitenden nicht nachgewiesen werden. Angestellte können dann sogar mit handschriftlichen Notizen den Nachweis über die geleisteten Überstunden erbringen.

Sind Überstunden in den Arbeitsverträgen nicht ausgeschlossen, werden die Überstunden gebilligt, bzw. geduldet reklamiert und müssen daher ausgeglichen, bzw. vergütet werden.

Stundennachweise müssen in Deutschland mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. §16 Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Wie sollte aufgezeichnet werden?

Natürlich hilft ein elektronisches Zeiterfassungs-System, wie TimePunch, die Stunden einfach und übersichtlich zu erfassen, es ist aber nicht zwingend notwendig. Auch eine manuelle Zeiterfassung z.B. via Excel-Datei ist zulässig.  Zu diesem Zweck haben wir eine Excel-Vorlage entwickelt, mit dem die Stunden einfach aufgeschrieben werden können.

Download: https://www.timepunch.de/resources/Zeiterfassung_Vorlage_2022_v1.xlsx

Ein späterer Wechsel auf ein professionelles Zeiterfassung-System ist selbstverständlich immer möglich.

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Neuer Mindestlohn ab Oktober – die bisher größte Steigerung
Posted on 21. April 2022 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment

Quelle: https://unsplash.com/photos/jpqyfK7GB4w

Ab Oktober wird der Mindestlohn auf 12€ angehoben. Das ist die bisher größte Anhebung seit Einführung des Mindestlohns.  

2015 startete der Mindestlohn mit 8,50 €. Seitdem wurde er in regelmäßigen Abständen, nach Empfehlung der Mindestlohnkommission, durch die jeweilige Bundesregierung angepasst. Seit Beginn beträgt die Grenze für eine geringfügige Beschäftigung 450 Euro monatlich.

Und genau hier liegt das Problem mit der starren Grenze von 450 € im Monat. Je mehr der Mindestlohn anwächst, desto geringer ist die maximale monatliche Arbeitszeit für geringfügig Beschäftigte. Lag die maximale monatliche Arbeitszeit zu Anfang noch bei knapp 53 Std mit einem Mindestlohn von 8,50 €, so würde sie ohne Anpassung in diesem Bereich im Oktober 2022, bei einem Mindestlohn von 12 €, auf 37,5 Std. sinken. Das wiederum führt zu Mehraufwänden bei Arbeitgeber*innen, die entweder die Arbeitszeit der geringfügig Beschäftigten kürzen oder Mitarbeiter*innen in den weniger attraktiven Übergangsbereich mit höheren Sozialabgaben übernehmen müssten.

Keine starre Gehaltsgrenze, sondern eine Begrenzung der Arbeitszeit

Genau hier setzt die Bundesregierung mit ihrer Neuregelung an. Statt der Gehaltsgrenze von 450,- € wird die wöchentliche Arbeitszeit der geringfügig Beschäftigten auf 10 Std. in der Woche begrenzt. Durch diese Umkehr der Berechnungslogik ergibt sich ab Oktober 2022 folgende Formel für den max. Bruttolohn für Geringfügige Beschäftigte:

10 Wochenstunden * (52/12) (durchschnittliche Wochen im Monat) * 12 € Mindestlohn = 520 €
oder gekürzt: 12 € Mindestlohn * 130 / 3 = 520 €

Wie soll das kontrolliert werden?

Im Bereich der geringfügig Beschäftigten kontrolliert der Zoll, ob die Arbeitszeit der Beschäftigten eingehalten wird oder ob durch eine Überschreitung der Arbeitszeit der berechnete Stundenlohn unter den Mindestlohn sinkt. In diesem Fall drohen hohe Strafen.

Eine Dokumentation der Arbeitszeit ist im Bereich des Mindestlohnsektors Pflicht. Aus diesem Grund empfiehlt sich eine elektronische Zeiterfassung.

Dürfen die 10 Std. pro Woche überschritten werden?

In Ausnahmefällen sieht das Gesetz des BMAS auch Ausnahmen für die 10 Std. Regelung vor. Dabei werden aber enge Grenzen gesetzt.

  1. Der Beschäftigte darf nur in zwei Monaten pro Jahr die zulässige max. Arbeitszeit der geringfügigen Beschäftigung von 43:20 Std. überschreiten.
  2. Das jährliche Einkommen darf das 14fache der Geringfügigkeitsgrenze nicht überschreiten. Einmalzahlungen, z.B. Weihnachtsgeld oder Prämie sind damit zulässig, solange diese Grenze nicht überschritten wird.

Wenn einer der beiden Punkte zutrifft, liegt ein möglicher Missbrauch der geringfügigen Beschäftigung vor und Arbeitgeber*innen müssen bei einer Prüfung mit einer Statusänderung des Beschäftigungsverhältnisses und Nachzahlungen rechnen.

Die Investition in eine elektronische Zeiterfassung spart Zeit und Geld

Trotz der einmaligen Kosten für ein Zeiterfassungs-System wie TimePunch, sparen Arbeitgeber*innen durch die Einführung einer Zeiterfassung auch bares Geld.

Zum einen können Lohn -und Gehaltsabrechnungen per Knopfdruck berechnet und an den Steuerberater übermittelt werden. Zum anderen erhalten Betriebe eine Übersicht über die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden und können so direkt prüfen, ob geringfügig Beschäftigte mehr als die zulässigen 10 Stunden pro Woche arbeiten. Dies schützt vor Strafzahlungen im Falle einer Prüfung durch den Zoll.

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Zeiterfassung – dürfen, müssen oder No-Go?
Posted on 25. März 2022 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment

Um das Thema Zeiterfassung ranken sich viele Mythen und Halbwahrheiten. Dürfen Arbeitgeber*innen die Zeiten der Mitarbeiter erfassen, oder müssen sie es sogar? Oder ist es am Ende gar nicht erlaubt?

Bei der systemischen Zeiterfassung, also der Zeiterfassung am PC oder mit RFID Chips, werden personenbezogene Daten erhoben. Das ist z.B. die Uhrzeit, wann sich Mitarbeiter*innen an -bzw. abmelden, es sind aber auch Ortsinformationen über den Standort des Terminals oder die GPS-Daten, die erhoben werden. Eventuell auch biometrische Daten, wie der Fingerabdruck oder die Gesichtserkennung. Das alles ruft die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auf den Plan.

Ist Zeiterfassung rechtsgültig?

Um diese Frage zu klären, bedarf es einen Blick in das Gesetz. In der DSGVO sind klare Regeln für die Aufzeichnung von personenbezogenen Daten verankert. Im Artikel 6 Abs 1 f steht als Voraussetzung, dass die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen (also des Arbeitgebers) oder eines Dritten (z.B. Steuerberater / Lohnbüro) erforderlich ist. Berechtigte Interessen des Arbeitgebers zur Einführung der Zeiterfassung sind beispielsweise:

  • Die Arbeitszeit des Mitarbeitenden soll dem Lohnbüro zur Berechnung des Gehalts übermittelt werden.
  • Überstunden sollen dokumentiert werden, damit diese ausgezahlt oder mit Freizeit abgegolten werden können.
  • Pausen von Mitarbeitenden sollen zum Nachweis des Arbeitsschutzgesetzes aufgezeichnet werden.

Die Zeiterfassung bildet also die Grundlage, damit die berechtigten Interessen durchgesetzt werden können. Eine Erfassung ist somit rechtsgültig.

Spannend wird die Frage aber bei biometrischen Daten, wie dem Fingerabdruck oder der Gesichtserkennung. Hier greift der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und der Datensparsamkeit. D.h. Arbeitgeber*innen müssen sich die Frage gefallen lassen, ob das berechtigte Interesse nicht auch mit weniger Daten durchsetzbar ist. Die Antwort ist hier ein meist ein klares ja. Ein RFID Schlüsselanhänger erfüllt die Anforderung in den meisten Fällen ganz genauso wie ein Fingerscanner. Daher sollten sich Arbeitgeber*innen die Einwilligung zur Arbeitszeiterfassung mittels biometrischer Daten vorab von der Belegschaft schriftlich einholen, oder auf eine Alternative via RFID Schlüsselanhänger für Verweigerer umsteigen. Gute Zeiterfassungssysteme wie TimePunch erlauben zumeist beide Möglichkeiten zur Zeiterfassung (Schlüsselanhänger und/oder Biometrisch).

Ist eine Zeiterfassung zwingend erforderlich?

Viele Hersteller von Zeiterfassungs-Systemen versuchen Interessenten zu verunsichern, indem sie aufführen, dass eine systematische Zeiterfassung bereits vom Europäischen Gerichtshof (EuGH) in einem Urteil vom Mai 2019 gefordert wurde. Damit endet die Erzählung aber zumeist unvollständig.

Richtig ist, dass am 24. Februar 2020 das Arbeitsgericht in Emden in einer ersten Entscheidung das Urteil vom EuGH bestätigte und auch am 24. September 2020 in einer zweiten Entscheidung bekräftigte. Allerdings widerrief das Landes Arbeitsgerichts von Niedersachen (LAG) – also eine höhere Instanz – die Entscheidung des Arbeitsgerichts in Emden in der Berufung.

Der Grund: Nach Ansicht des Landesarbeitsgerichts hatte der EuGH aufgrund von Art. 153 AEUV keine Kompetenz über Vergütungsfragen zu entscheiden.  Hier steht also Meinung gegen Meinung. Eine klare Aussage, ob Zeiterfassung im Allgemeinen zwingend erforderlich ist, steht also noch aus.

Wann ist eine Zeiterfassung vom Gesetzgeber gefordert?

Nichtsdestotrotz existieren mehrere Fälle, in denen eine Zeiterfassung vom Gesetz gefordert wird.

Bei Einführung der Kurzarbeit:

Will ein Unternehmen die Kurzarbeit einführen, dann muss die geleistete Arbeitszeit der Mitarbeitenden in Kurzarbeit korrekt und vollständig dokumentiert werden. Dies ist notwendig, damit nach Abschluss des Monats das Kurzarbeitergeld korrekt berechnet werden kann. Die Agentur für Arbeit kann jederzeit den Stundennachweis für Mitarbeiter*innen vom Unternehmen einfordern.

Bei Beschäftigten im Mindestlohn bzw. Niedriglohn:

Sind Arbeitnehmer*innen bei den Betrieben im Mindestlohn, bzw. Niedriglohn beschäftigt, dann ist hier die Zollverwaltung zuständig. Diese prüft sehr genau, ob der Mindestlohn eingehalten wird. Damit der Zoll die Lohnzahlung und damit Einhaltung des Mindestlohns prüfen kann, ist eine genaue Zeiterfassung vom Gesetzgeber gefordert.

Bei Überstunden:

Werden im Betrieb regelmäßig Überstunden fällig, dann besteht nach § 16 Absatz 3 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die Verpflichtung des Arbeitgebers die über 8 Stunden pro Tag hinaus gehende Arbeitszeit aufzuzeichnen. Selbstverständlich schreibt der Gesetzgeber hier nicht vor, dass ein elektronisches Zeiterfassungssystem zum Einsatz kommt, aber gerade ein System wie TimePunch macht dabei vieles einfacher.

Fazit

Stand März 2022 ist in Deutschland nicht klar geregelt, ob eine elektronische Zeiterfassung für alle Betriebe zur Pflicht wird. Allerdings existieren heute schon Fälle, in denen eine Zeiterfassung erforderlich ist. Dabei liegen die Vorteile einer Zeiterfassung klar auf der Hand: Gleichbehandlung von Mitarbeitenden, einfachere Lohnzahlung und Rechtssicherheit bei Arbeitsrechtsklagen aufgrund von Kündigung oder ähnlichem. Wie so oft gilt auch hier: Haben ist besser als Brauchen.

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