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Dokumentenablage in TimePunch

Posted on 11. Februar 2025 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment

Schon gewusst? TimePunch bietet mehr als nur Zeiterfassung – inklusive Dokumentenablage!

TimePunch steht für präzise Zeiterfassung – das ist klar. Doch TimePunch kann noch viel mehr!
Unser Motto lautet nicht ohne Grund: „TimePunch – die Zeiterfassung, die mehr kann!“

Ein besonderer Vorteil, der TimePunch von anderen Systemen abhebt, ist die integrierte Dokumentenablage.

Damit können Sie PDF-Dokumente sicher archivieren – sei es für Mitarbeiter, Projekte, Monatsabschlüsse oder Kunden.

Das Beste daran: Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff! Über die digitale Personalakte lassen sich Dokumente bequem am PC oder Smartphone abrufen – ganz ohne Papier.

Und es wird noch einfacher: Sobald ein neues Dokument hinterlegt wird, erhalten die Mitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung am Folgetag nach der Bereitstellung. So können Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge oder andere wichtige Unterlagen sicher und digital verteilt werden.

Mit TimePunch sparen Sie nicht nur Zeit, sondern optimieren auch Ihre Abläufe. Testen Sie es selbst!

Wichtige Info zur neuen Vertretungsregelung in TimePunch v5.7

Posted on 29. Januar 2025 by Gerhard Stephan in Ankündigung, Releases | Leave a comment

Mit dem Update auf TimePunch v5.7 hat sich der Ablauf der Vertretungsregelung geändert. Da dies für einige Verwirrung gesorgt hat, möchte ich die Hintergründe und den neuen Prozess kurz erklären.

Was hat sich geändert?

Bisher wurden Vertreter*innen lediglich darüber informiert, dass sie als Vertretung eingesetzt sind – ohne Möglichkeit, dies abzulehnen. In TimePunch v5.7 haben wir dieses Problem gelöst:

1️⃣ Nach der Beantragung einer Abwesenheit erhält die Vertretung nun eine E-Mail mit der Bitte um Zustimmung.
2️⃣ Erst nach der Zustimmung/Ablehnung wird der Vorgesetzte über den Urlaubsantrag informiert – inklusive der Info, ob die Vertretung zugestimmt hat oder nicht.

Was bedeutet das für bestehende Anträge?

Falls vor dem Update ein Urlaubsantrag gestellt, aber noch nicht genehmigt wurde, gibt es eine Besonderheit:

In der alten Version war keine Zustimmung der Vertretung erforderlich, sodass die Anfrage direkt an die Genehmigungsperson ging.
Nach dem Update fehlt in solchen Fällen die Mail an die Vertretung, da das System den neuen Ablauf nicht rückwirkend anwendet.

💡 Wichtig: Dieses Problem tritt nur einmalig beim Versionswechsel auf. Alle neuen Urlaubsanträge folgen automatisch dem neuen Ablauf.

Ich hoffe, dieser Beitrag bringt Klarheit. Falls noch Fragen offen sind, stehe ich gerne zur Verfügung!

Viele Grüße
Ihr, G. Stephan

Die Zeit des Wartens ist vorbei: TimePunch 5.7 steht in den Startlöchern!

Posted on 11. Januar 2025 by Gerhard Stephan in Ankündigung, Releases | Leave a comment

TimePunch 5.7 geht in die finale Testwoche, und wie immer gibt es zahlreiche neue Features, die den Arbeitsalltag noch effizienter gestalten.

Zutrittskontrolle integriert – Eine neue Ära beginnt

Der wichtigste Punkt zuerst: TimePunch ist ab sofort nicht nur eine ausgezeichnete und prämierte Lösung zur Zeiterfassung, sondern wird durch die Integration der bewährten Zutrittskontrolle von Datafox erweitert. Mit dieser Integration lassen sich alle Zutrittslösungen von Datafox nahtlos in Ihrem Unternehmen mit TimePunch verbinden und nutzen.

Interessiert? Buchen Sie ganz einfach einen TimePunch-Beratungstermin und erfahren Sie, wie diese Lösung bei Ihnen implementiert werden kann.

Verbesserte Urlaubsfreigabe – Transparenz für alle

Auch der Urlaubsprozess wird mit Version 5.7 optimiert. Ab sofort erhalten eingetragene Vertretungen eine E-Mail, in der sie der Vertretung zustimmen oder sie ablehnen können. Dieses Feature sorgt für mehr Transparenz und bessere Abstimmung im Team.

Dynamisches Anlegen von Projekten – Barcode-Scannen leicht gemacht

Ein weiteres Highlight ist die Unterstützung für das dynamische Anlegen von Projekten und Aufträgen mittels Barcode-Scanner.
Manuelles Voranlegen von Aufträgen gehört der Vergangenheit an. Ab sofort werden neue Auftragsnummern direkt beim Scan automatisch im System erstellt und sind sofort buchbar. Das spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand.

Automatisierte Benachrichtigungen – Für ein reibungsloses Projektmanagement

Neu in Version 5.7 sind auch erweiterte Möglichkeiten zur Überwachung und Information bei Projektänderungen.

Mitarbeitende werden automatisch informiert, wenn sie einem Projekt zugeordnet werden.
Projektleiter erhalten Benachrichtigungen, sobald Assistenten Änderungen an ihren Projekten vornehmen.

Alles geschieht voll automatisiert, um Prozesse zu vereinfachen und den Überblick zu behalten.

Neuer Lohndatenexport – Addison jetzt verfügbar

Mit Version 5.7 erweitern wir die Auswahl an unterstützten Systemen für den Lohndatenexport. Neu hinzugekommen ist Addison Lohn und Gehalt.
Damit stehen Ihnen nun sechs Exportoptionen zur Verfügung:

Addison Lohn und Gehalt
Datev LODAS
Datev Lohn und Gehalt
Lexware Lohn und Gehalt
SBS Lohn Plus
GFP Impuls Lohn und Gehalt

Release-Termine

TimePunch 5.7 wird am Wochenende des 18./19. Januar für unsere Cloud-Kunden freigegeben.
Der Download für On-Premise-Kunden steht wie gewohnt eine Woche später, am 25./26. Januar, bereit.

Freitextsuche vs. Dialogauswahl

Posted on 17. Dezember 2023 by Gerhard Stephan in Gewusst wie | Leave a comment

Viele Wege führen zum Ziel; so auch bei der Suche in TimePunch!

Link zum Video: https://youtu.be/ufxfDSsngjQ

TimePunch erlaubt die schnelle Suche nach Mitarbeitenden, Projekten und Kunden über die direkte Eingabe des Namens im Eingabefeld. Dies wird in TimePunch die Freitextsuche genannt. Die Freitextsuche ist schnell, intuitiv und einfach – hat aber den Nachteil, dass nicht zwei komplett unterschiedliche Datensätze gefiltert werden können.

Beispielsweise haben die Namen „Hans Müller“ und „Sascha Gern“ keine Gemeinsamkeiten. Wird in das Freitextfeld „Gern“ eingetragen, dann findet die Suche nur „Sascha Gern“ – aber nicht „Hans Müller“.

Diesen Nachteil macht die Dialogauswahl wett. Über das Klicken der Schaltfläche mit den drei Punkten, öffnet sich ein Auswahldialog der zur Suche und Markierung verwendet werden kann. Hier können auch komplett unterschiedliche Namen ausgewählt und für die Filterung verwendet werden.

Fazit: Wenn es schnell gehen muss, verwenden Sie am besten die Freitextsuche und für mehr Kontrolle, die Dialogauswahl.

Seitennavigation nach rechts, oder an Ort und Stelle

Posted on 10. Dezember 2023 by Gerhard Stephan in Gewusst wie | Leave a comment

Bei der Navigation streiten sich die Geister. Die Einen bevorzugen die Navigation nach rechts, die Anderen möchten gerne die Übersicht behalten, wo sie gerade sind.

Link zum Video: https://youtu.be/ksJnkvXIiJQ

Beides ist möglich, und beides hat Vor -und Nachteile.

Der Vorteil der Erweiterung nach rechts ist der, dass bei einem breiten Monitor verschiedene Ebenen mit unterschiedlicher Datentiefe nebeneinander dargestellt werden können. Dabei hat eine Änderung an einem Zeiteintrag, in der untersten Ebene, direkten Einfluss auf die geöffneten Monatsdaten oder auf einen Projektbericht. Die Daten bleiben bei einer Änderung synchron und konsistent. Beim Speichern sollte man sich nur angewöhnen „Übernehmen“ zu klicken, da beim Klick auf „Speichern“ die aktive Seite geschlossen wird. Das kann den Arbeitsfluss stören.

Genau anders herum verhält es sich bei der In-Place Navigation (dt. An Ort und Stelle). Hier ersetzt eine neue Seite die Vorherige. Die Navigation wird dadurch ruhiger und das Auge muss sich nicht immer neu fokussieren. Das ist vor allem für kleine Monitore, z.B. auf dem Laptop gut geeignet. Als Tipp: Beim Speichern sollte hier nicht „Übernehmen“ geklickt werden, da die Daten beim Klick auf „Speichern“ sowieso gespeichert werden – der Klick auf „Übernehmen“ ist also unnötig.

Hier noch ein Tipp zur einfachen Navigation:

Egal, ob Sie das Erweitern des Seiteninhalts nach Rechts oder die In-Place Navigation bevorzugen. Mit der Escape Taste (ESC) gelangen Sie schnell zur vorherigen Übersicht zurück. Daher einfach zum Abbruch oder Verlassen des Dialogs die Escape Taste verwenden.

Wo lässt sich die Navigation einstellen?

Die Navigation wird über die Einstellungen des Benutzerinterfaces eingestellt. Dort kann der Seitenaufbau „In die Breite erweitern“ oder „An Ort und Stelle“ ausgewählt werden.

Standardpause bei neuen Zeiteinträgen unterdrücken

Posted on 27. November 2023 by Gerhard Stephan in Gewusst wie | Leave a comment

Um die Nutzung der Projektzeiterfassung zu verbessern, haben wir ein praktisches Feature hinzugefügt: die Möglichkeit, die Standardpause zu deaktivieren.

Die Standardpause beträgt normalerweise 30 Minuten und wird automatisch für jeden neuen Zeiteintrag vorgeschlagen. Das ergibt Sinn, wenn nur ein Eintrag pro Tag vorhanden ist, wie es bei der Anwesenheitszeiterfassung oft der Fall ist.

In der Projektzeiterfassung mit TimePunch kann dies jedoch unpraktisch sein, da es üblich ist, mehrere Zeiteinträge pro Tag für verschiedene Projekte zu haben. In solchen Fällen ist es wenig sinnvoll, automatisch 30 Minuten Pause für jeden neuen Eintrag vorzuschlagen.

Um den unterschiedlichen Bedürfnissen von Anwesenheits- und Projektzeiterfassung gerecht zu werden, ermöglichen wir nun die individuelle Einstellung für jeden Mitarbeiter, ob eine Standard-Pausenzeit vorgeschlagen wird oder nicht.

Die gute Nachricht dabei ist, dass diese Einstellung nicht nur für das Management gilt, sondern auch für die Online-Erfassung, den TimePunch Watcher und das TimePunch Studio. Das erleichtert das Eintragen und Nachverfolgen von Arbeits- und Projektzeiten erheblich.

Link zum Video: https://youtu.be/e1CglwKPW2I

Copy/Paste – so wird das Arbeiten einfach

Posted on 20. November 2023 by Gerhard Stephan in Gewusst wie | Leave a comment

Wieder so eine Funktion, die einfach nicht wegzudenken ist. Das klassische Copy Paste funktioniert jetzt auch wieder im neuen UI von TimePunch 5.

Link zum Video: https://youtu.be/HoOvG-wgNjQ

Copy/Paste – eigentlich könnte man meinen, das ist eine Funktion auf die man im ersten Moment verzichten kann. Daher war das Feature auch nicht Top priorisiert und wurde aus Zeitgründen nicht direkt umgesetzt.

Im Umkehrschluss hatten wir dazu jedoch dann so viele Anfragen, dass das Feature in unserer Prio-Liste schnell wieder ganz nach oben rutschte. Und hier ist! Jetzt können wieder einzelne Zeiteinträge, Tage und Wochen kopiert und eingefügt werden; und das auch übergreifend über mehrere Mitarbeiterprofile.

Auch das ist ein neues Feature von TimePunch 5.3

TimePunch v5.2 – Änderungshistorie

Posted on 4. September 2023 by Gerhard Stephan in Gewusst wie | Leave a comment

TimePunch 5.2 hat etliche Zusatzfunktionen die sich im TimePunch Management Modul als Info-Panel einblenden lassen. Dazu gehört auch die neue Änderungshistorie.

Die Änderungshistorie zeigt für alle Zeiteinträge, den kompletten Änderungsverlauf an. D.h. nicht nur, wie in der Version 4, das letzte Datum der Änderung, sondern alle Details, inklusive den vorherigen und den neuen Daten.

Somit kann jeder Zeiteintrag vom Zeitpunkt des Einstempelns bis zum Abschluss mit allen Änderungen verfolgt werden. Das schafft eine umfassende Transparenz, Nachvollziehbar und auch Nachprüfbarkeit der Zeiten.

Ein weiteres Highlight ist, dass die Änderungshistorie nicht nur für alle Zeiteinträge umgesetzt wurde, sondern für alle Stammdaten in TimePunch. Die Historie wird dadurch genauso bei den Mitarbeiterdaten wie auch bei den Projekten, Kunden und Organisationseinheiten geführt.

Mit der Änderungshistorie werden somit alle Anpassungen nachvollziehbar gespeichert. Zudem ist die Änderungshistorie auch nicht manuell änderbar.

Alle Daten in TimePunch sind durch dieses Feature erstmalig komplett revisionssicher abgelegt.