Seit Version 5.4 gibt es die Möglichkeit nicht nur bei Projekten den Lebenszyklus zu definieren, sondern auch bei Tätigkeiten. Doch was hat es damit auf sich ?
Der Lebenszyklus in TimePunch definiert, in welchem Status sich ein Projekt und jetzt neu auch eine Tätigkeit befinden kann und was man dementsprechend damit machen kann.
TimePunch kennt dabei vier unterschiedliche Lebenszyklen. Diese sind
In Planung: Projekte und Tätigkeiten im Status „In Planung“ können nicht gebucht werden und sind nur zur Planung zu nutzen. Möglich ist es Beispielsweise, dass ein Projektleiter verschiedene Tätigkeiten vorsieht, die zum aktuellen Status für die Mitarbeitenden noch nicht gebucht werden können.
Aktiv: Projekte und Tätigkeiten im Status „Aktiv“ können von Mitarbeitenden gebucht und von der Projektleitung ausgewertet werden. Dies ist der Standard für neue Tätigkeiten.
Abgeschlossen: Projekte und Tätigkeiten im Status „abgeschlossen“ können nur ausgewertet werden. Eine Buchung durch Mitarbeitende ist in diesem Projektzyklus nicht mehr möglich. Selbstverständlich können abgeschlossene Projekte und Tätigkeiten durch die Projektleitung auch wieder aktiviert werden.
Gelöscht: Projekte und Tätigkeiten im Status „gelöscht“ sind nur noch in der Historie sichtbar. Eine aktive Filterung und Auswertung der Projekte und Tätigkeiten ist damit nicht möglich.
Über den Lebenszyklus bei Projekten und Tätigkeiten kann also sehr fein gesteuert werden, welche Aufgaben durch Mitarbeitende zur Buchung ausgewählt werden können.
Timeboxing ist eine zielorientierte Zeitmanagement-Strategie, die Ihnen hilft Ihre Aufgaben schnell und ohne Ablenkung zu erledigen.
Sie kennen das sicher alle aus eigener Erfahrung. Man nimmt sich etwas vor, will beginnen und plötzlich fällt einem ein, dass man nochmal die E-Mails checken muss, das Konto prüfen sollte oder einem Kollegen etwas Wichtiges mitteilen müsste. Und so geht das Eine ins Andere über und die Arbeit, die man eigentlich erledigen wollte, bleibt liegen oder wird nur schleppend erledigt.
Die Wissenschaft kennt dies als Parkinsonsches Gesetz. Der Name hat nichts mit der gleichnamigen Nervenkrankheit zu tun, sondern wurde vom Historiker und Publizist „Cyril Northcote Parkinson“ entdeckt. Das Gesetz besagt folgendes: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Und wenn für die zu erledigende Arbeit keine Zeit gesetzt ist, dann dehnt sie sich sehr weit aus.
Hier kommt das Timeboxing ins Spiel. Beim Timeboxing legt man sich selbst einen Zeitrahmen fest, in dem man eine bestimmte Aufgabe erledigt bekommen möchte. Durch das Festlegen auf einen bestimmten Zeitrahmen wird die Zeit begrenzt und die Arbeit kann sich nicht ins Unendliche ausdehnen. Man legt sich also ins Zeug, um die Arbeit auch in der gesetzten Zeit zu erledigen. Das hört sich erst einmal logisch an. Aber was ist dafür die beste Zeit und wie lange sollte man für ein Thema einplanen?
Die beste Zeit?
Welche Zeit, also vormittags, nachmittags oder abends am besten für das Timeboxing geeignet ist, entscheiden Sie selbst. Hier empfiehlt es sich die produktivste Tageszeit zu wählen. Das kann bei jedem unterschiedlich sein, und sollte individuell gewählt werden. Ein Hinweis auf die beste Zeit, kann für Office365 Nutzer Microsoft Viva Insights liefern. Es unterstützt mit dem Fokusplan die Timeboxing Methode, indem es Fokuszeiten im eigenen Kalender reserviert. Dennoch sollte Sie sich stets auf die eigene Intuition verlassen, denn niemand weiß besser als Sie selbst, wann Sie leistungsfähig sind.
Die Dauer hängt ganz vom Thema ab, welches Sie erledigen möchten. Hier braucht es eine gewisse Erfahrung, um die richtige Dauer abzuschätzen. Wählen Sie die Fokuszeit zu kurz, dann machen Sie sich unnötig Stress beim Erledigen der Aufgabe. Ist sie zu lang gewählt, dann besteht die Gefahr, dass Sie aus dem Flow kommen und die Zeit mit unwichtigen Ablenkungen auffüllen. Als grober Richtwert bieten sich zwei Stunden an. Die meisten Aufgaben, können innerhalb dieser Zeit erledigt werden, wenn man unnötige Ablenkungen vermeidet.
Das beste Vorgehen?
Als Vorbereitung für eine Timeboxing Session, sollten Sie die Aufgabe, die Sie erledigen möchten, vorab planen. Denn nur wenn eine Aufgabe gut vorbereitet ist, können Sie diese auch ohne Unterbrechung abarbeiten. Dafür sollten Sie alle notwendigen Unterlagen und Inputs von Kollegen vorab besorgen. Danach schalten Sie alle Ablenkungen aus. Dazu gehören E-Mails, Firmenchats wie Teams, Slack, Google Chat und auch private Ablenkungen wie Whatsapp, Instagram, Facebook, Twitter und andere. Sie schalten alles aus, was Sie auch nur entfernt von der Aufgabe ablenken könnte, die Sie erledigen möchten. Einschalten sollten Sie hingegen eine Stoppuhr, die die bereits verbrauchte Zeit zählt oder die Restzeit herunterzählt. Hier bietet sich z.B. die Zeiterfassung TimePunch an, mit dem die Arbeitszeit für eine Timebox einfach und schnell getrackt werden kann. So wissen Sie immer, wieviel Zeit Ihnen noch für die Erledigung der Aufgabe zur Verfügung steht. Und dann geht es auch schon los. Arbeiten Sie konzentriert an Ihrer Aufgabe. Sie werden sehen, dass Sie einiges erreichen können, wenn ihre Zeit begrenzt ist.
Der Flow
Im besten Fall kommen Sie bei dieser Arbeitsweise in den sog. Flow. D.h. Sie gehen ganz in der Arbeit auf und vergessen die Zeit und jegliche Ablenkung um Sie herum. Dies ist der produktivste Zustand, den Sie erreichen können. Alles fällt Ihnen leicht und der Körper schüttet Glückshormone aus.
Jetzt entscheidet sich, ob Sie harte Timeboxen oder weiche Timeboxen bevorzugen.
Weiche oder harte Timeboxen
Bei harten Timeboxen hören Sie auf, wenn es am schönsten ist. Nach der vorher festgelegten Zeit zum Ende der Timebox, verlassen Sie den Arbeitsmodus und gönnen sich eine Pause. Im Idealfall ist die Aufgabe jetzt erledigt. Das Gefühl etwas erreicht zu haben, wird Sie erfüllen.
Wenn Sie weiche Timeboxen bevorzugen, dann nutzen Sie den Flow und arbeiten so lange weiter, wie Sie auf der Welle des Glücks reiten können, oder die Aufgabe erledigt ist. Aufhören sollten Sie aber in jedem Fall, wenn Sie feststellen, dass ihre Konzentration nachlässt, oder Sie sich selbst mit Belanglosigkeiten ablenken.
Anfänger, die noch keine Erfahrung mit Timeboxen haben, sollten mit harten Timeboxen beginnen. Diese sind zum Beginn einfacher zu handhaben, da man den Zeitpunkt, wenn der Flow abreist nicht verpassen kann.
Fazit
Wenn Sie das Gefühl haben, Aufgaben vor sich her zu schieben und Ihnen die Kraft fehlt, eine Aufgabe abzuschließen, dann probieren Sie die Timeboxing Methode aus. Je besser die Vorbereitungen für eine Timeboxing Session sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Aufgabe in der vorher festgelegten Zeit erledigen können. Erledigte Aufgaben stärken das Selbstvertrauen und geben Kraft für die nächsten Timeboxing Sessions.
