Der erleichterte Zugang zum Kurzarbeitergeld wird verlängert
Posted on 29. Juni 2022 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment
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Durch die aktuelle Situation im Ukraine Krieg hat das Bundeskabinett beschlossen, dass bis zum 30. September weiterhin nur 10 Prozent der Beschäftigten von Arbeitsausfall betroffen sein müssen.

Für alle Betriebe, die mit der wirtschaftlichen Situation in Deutschland aktuell zu kämpfen haben, ist das eine gute Nachricht. Bedeutet sie doch, dass nicht wie vor der Corona Pandemie 30 Prozent der Mitarbeitenden einen Arbeitsausfall haben müssen, sondern weiterhin nur 10 Prozent.

Der Zugang zum Kurzarbeitergeld wird weiterhin erleichtert

Aber nicht alle Sonderregeln der Corona-Pandemie bleiben bestehen. So wurden die erhöhten Leistungssätze, sowie die Bezugsdauer von Kurzarbeitergeld und die Einbeziehung der Leiharbeit nicht verlängert und laufen am 30. Juni 2022 wie geplant aus.

Die Bundesregierung begründet dies mit der Erholung am Arbeitsmarkt, der sich derzeit in guter Verfassung befände. Fraglich ist, ob das betroffene Betriebe genauso sehen. Durch den Krieg in der Ukraine, dessen Ende derzeit noch nicht absehbar ist, bleibt die Situation in vielen Betrieben angespannt.

Der Druck auf die Bundesregierung bleibt bestehen und eine weitere Verlängerung oder sogar Ausweitung der Kurzarbeitsregeln ist daher nicht auszuschließen. Bundesarbeitsminister Hubertus Heil sagt dazu: „Wie sich die Lage weiterentwickelt, werden wir in den kommenden Monaten genau beobachten.“

Die Begründung der Kurzarbeit muss wohl überlegt sein

Trotz der erleichterten Voraussetzungen muss die Kurzarbeit weiterhin gut begründet sein. Gerade jetzt, nachdem die Bundesregierung schon Milliarden für Kurzarbeit ausgegeben hat, sind Sachbearbeiter*innen besonders streng in der Auslegung auf die Rechtmäßigkeit der beantragten Kurzarbeit.

Laut der Bundesagentur für Arbeit muss ein erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall bestehen. Erheblich meint noch bis Ende September 2022, mindestens 10 Prozent Arbeits- und Entgeltausfall bei mindestens 10 Prozent der Beschäftigten. Das reicht jedoch noch nicht aus. Es muss zudem nachgewiesen werden, dass der Arbeitsausfall durch ein „unabwendbares Ereignis“ angefallen ist. Ein solches Ereignis war zum Beispiel die Corona Pandemie und aktuell auch der Ukraine Krieg.

Der Nachweis darüber ist aber nicht immer leicht. Vor allem bei Kaufzurückhaltung potenzieller Kunden wird es schwer. Betriebe müssen nachweisen, dass Aufträge nicht durch betriebliche Fehlentscheidungen, sondern durch die ausbleibende Nachfrage aufgrund der wirtschaftlichen Unsicherheiten des Ukraine Kriegs ausgefallen sind. Wird dies nicht hieb und stichfest belegt, droht eine Ablehnung des Antrags.

Zeiterfassung in der Kurzarbeit

Wird die Kurzarbeit von der Arbeitsagentur genehmigt, dann bleibt dem Betrieb immer noch die Nachweispflicht. Betriebe sind in der Kurzarbeit verpflichtet, über die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden genau buchzuführen. Ein Stundennachweis ist daher zwingend erforderlich und wird im Zweifelsfall auch von der Arbeitsagentur kontrolliert.

Zeiterfassungssysteme wie TimePunch unterstützen dabei, indem sie die ausgefallenen Stunden für das Kurzarbeitergeld anhand der Arbeitszeitbuchungen berechnen. Die KuG-Stunden sind dann im Lohndatenexport integriert und können vom Lohnbüro übernommen werden. Daraus berechnet sich das Kurzarbeitergeld für die Mitarbeitenden. Das geschieht, dank der Zeiterfassung von TimePunch, vollkommen digital.

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Hitzefrei am Arbeitsplatz?
Posted on 21. Juni 2022 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment
Quelle: https://unsplash.com/photos/HXOllTSwrpM

Die letzten Tage waren heiß – Europa ächzte unter der Hitze. Eine Zumutung für alle die sich nicht ins Freibad verziehen können, sondern arbeiten müssen. Doch was ist zumutbar, und ab wann müssen Arbeitgeber*innen eingreifen?

Eine allgemein gültige Gradzahl, ab der es für Mitarbeitende unzumutbar ist zu arbeiten, gibt es in Deutschland nicht. Dies ist immer von der Schwere der Tätigkeit und der Umgebung abhängig. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (kurz baua) stellt aber Technische Regeln zum Arbeitsschutz auf, an die sich Betriebe halten müssen. Die Technischen Regeln für Arbeitsstätten werden fortlaufend ergänzt und an aktuelle Gegebenheiten angepasst.

Für Büroarbeit gilt folgendes.

Bis 26 Grad Raumtemperatur und max. 55% Luftfeuchte

Die ideale Temperatur für Innenräume liegt bei +20 bis +26 Grad Celsius. Büroarbeit ist bei diesen Temperaturen am angenehmsten. Wobei Forschende herausgefunden haben, dass Männer eher am unteren Ende der Temperaturskala produktiv sind – Frauen hingegen die besten Leistungen bringen, wenn es etwas wärmer ist.

Bis 30 Grad Raumtemperatur und max. 44% Luftfeuchte

Steigt die Temperatur im Büro auf +26 bis +30 Grad Celsius, dann sind Arbeitgeber*innen angehalten Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Die baua schlägt hierbei folgende Maßnahmen zur Erleichterung vor.

  • effektive Steuerung des Sonnenschutzes (z. B. Jalousien auch nach der Arbeitszeit geschlossen halten)
  • effektive Steuerung der Lüftungseinrichtungen (z. B. Nachtauskühlung)
  • Reduzierung der inneren thermischen Lasten (z. B. elektrische Geräte nur bei Bedarf betreiben)
  • Lüftung in den frühen Morgenstunden
  • Nutzung von Gleitzeitregelungen zur Arbeitszeitverlagerung
  • Lockerung der Bekleidungsregelungen
  • Festlegung zusätzlicher Entwärmungsphasen
  • Nutzung von Ventilatoren (z. B. Tisch-, Stand-, Turm- oder Deckenventilatoren) oder Klimaanlagen
  • Bereitstellen von Trinkwasser zur Kühlung

Bis 35 Grad Raumtemperatur und max. 33% Luftfeuchte

Ab einer Temperatur von +30 bis +35 Grad Celsius werden die zuvor genannten Maßnahmen zur Verpflichtung. Dabei sollen technische Maßnahmen (z.B. die Nutzung von Ventilatoren) den personellen Maßnahmen (z.B. die Verlegung der Arbeitszeit) vorgezogen werden.

Wichtig dabei ist, nicht nur die reine Raumtemperatur zählt, sondern auch die relative Luftfeuchte im Raum spielt eine Rolle. Überschreitet eine Messung der folgenden Tabelle den festgelegten Wert, dann ist damit die „Schwülegrenze“ erreicht.

Lufttemperatur +26C / 55% relative Luftfeuchte

Lufttemperatur +28C / 50% relative Luftfeuchte

Lufttemperatur +30C / 44% relative Luftfeuchte

Lufttemperatur +32C / 39% relative Luftfeuchte

Lufttemperatur +35C / 33% relative Luftfeuchte

Ab 35 Grad Raumtemperatur

Übersteigt die Lufttemperatur im Raum +35 Grad Celsius, ist dieser ohne wirksame Gegenmaßnahmen nicht als Arbeitsraum geeignet.

Wirksame Gegenmaßnahmen ab dieser Temperatur können z.B. Luftduschen, Wasserschleier und Klimaanlagen sein. Sofern technische Maßnahmen nicht möglich sind, müssen Entwärmungsphasen eingelegt werden, bei der sich Mitarbeitende entsprechend wieder klimatisieren können.

Was tun, wenn es zu heiß wird?

Wird es im Büro zu heiß, dann dürften Arbeitnehmer*innen jedoch nicht einfach hitzefrei machen. Sofern Mitarbeitende feststellen, dass es am Arbeitsplatz zu heiß wird, sind Arbeitnehmer*innen in der Pflicht Vorgesetzte, bzw. den Chef oder die Chefin zu informieren.

Dieser muss dann die Gelegenheit erhalten, geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Dabei können Arbeitnehmer*innen aber nicht einfordern, dass z.B. eine Klimaanlage eingebaut wird, sofern andere Maßnahmen, z.B. Lüften in den frühen Morgenstunden und anschließende Verdunkelung der Jalousien auch eine Verbesserung bewirken. Die Art der Maßnahme obliegt dem Betrieb.

Welche Regeln gelten im Home-Office?

Die wenigsten Angestellten dürften einen wirklichen Home-Office Arbeitsplatz haben, der vom Betrieb eingerichtet und betrieben wird. Ist dies so, dann wäre der Betrieb tatsächlich in der Pflicht.

In der Corona Pandemie hat es sich jedoch etabliert, Angestellten das mobile Arbeiten zu ermöglichen. Beim mobilen Arbeiten können sich Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz selbst aussuchen und sind daher nicht gezwungen in der Hitze zu arbeiten. Mitarbeitende mit mobilem Arbeitsplatz haben auch meistens einen Platz im Büro, zu dem sie bei zu großer Hitze flüchten können. Arbeitgeber*innen müssen nur dort sicherstellen, dass die Temperatur die gesetzten Grenzen nicht überschreitet.

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Ab August gelten neue Regeln für Arbeitsverträge
Posted on 14. Juni 2022 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment
Quelle: https://unsplash.com/photos/HJckKnwCXxQ

Für neue Arbeitsverträge sind ab dem 01. August 2022 noch mehr Anforderungen zu berücksichtigen. Das erhöht den Aufwand für Neuverträge, kann aber auch bei Altverträgen zusätzliche Arbeit verursachen.

Grund ist die Umsetzung der EU-Richtlinie (2019/1152) über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen, die bis zum 01. August 2022 in nationales Recht umgesetzt sein muss. Die Bundesregierung hat dazu im März einen Gesetzesentwurf vorgelegt.

Neue Arbeitsverträge

Kern des Gesetzesentwurfs ist, dass Arbeitnehmer*innen besser und umfänglicher als bisher über ihre Rechten und Pflichten der Arbeit vor einer möglichen Anstellung informiert werden.

So müssen nach dem neuen Gesetzesentwurf ab August zusätzlich folgende Punkte im Arbeitsvertrag geregelt sein:

  • Genaue Regelung zum Arbeitsort, auch dem von mobiler Arbeit.
  • Genaue Regelung zur Arbeitszeit, z.B. Rahmenzeiten, Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten
  • Zusammensetzung des Entgelts, z.B. Stundenlohn/Gehalt, Vergütung von Überstunden, Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen jeweils mit Fälligkeit sowie Art der Auszahlung.
  • Bei Schichtarbeit, das Schichtsystem und Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • Dauer der Probezeit und Kündigungsfristen

Das führt zu einem erhöhten Bürokratieaufwand, da Vorlagen für neue Arbeitsverträge umfänglich anzupassen sind. Es führt aber auch zu einer erheblichen Einschränkung des Weisungsrechts für Arbeitgeber*innen, wie es in der Gewerbeordnung (§ 106 GewO) definiert ist.

Gerade bei der Festlegung des Arbeitsorts und der Arbeitszeiten werden Betriebe sich in Zukunft genau überlegen müssen, wie der Arbeitsvertrag gestaltet sein muss.

Dies betrifft vor allem Mitarbeitende die mobil arbeiten dürfen. Zum Schutz der Arbeitnehmer*innen müssen Arbeitszeiten und Ruhezeiten, und speziell für mobile Arbeit auch die Erreichbarkeit, im Arbeitsvertrag geregelt sein.

Teilzeitverträge

Auch bei Teilzeitverträgen gibt es für Unternehmen tiefgreifende Änderungen. Bei sog. Abrufverträgen oder Null-Stunden-Verträgen, müssen die möglichen Arbeitstage, sowie die Zeitfenster, in denen Arbeitnehmer*innen aufgefordert werden können zu arbeiten und auch Mindestankündigungsfristen schriftlich im Arbeitsvertrag geregelt sein.

Und wichtig: Mündliche Arbeitsverträge sind nicht mehr zulässig. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) schätzt die Zahl der mündlichen Arbeitsverträge auf immerhin 10 Prozent in Deutschland. Dies gilt ab August auch für Kurzzeitverträge, die vorher zumeist mündlich geschlossen wurden.

Befristete Arbeitsverträge

Sind Arbeitnehmer*innen nur befristet im Unternehmen angestellt, können sie einen schriftlichen Antrag zur unbefristeten Übernahme in den Betrieb stellen. Dieser Antrag muss zukünftig vom Unternehmen nicht nur schriftlich beantwortet, sondern auch begründet werden. Dies trifft vor allem bei einer Nicht-Übernahme durch den Betrieb zu. Hier zeigt sich das Ziel der EU, Arbeitnehmer*innen verstärkt in unbefristete Arbeitsverhältnisse zu überführen.

Änderung bei Kündigungen

Auch im Fall einer Kündigung erhalten Angestellte neue Rechte. Unternehmen sind ab August verpflichtet, Kündigungen schriftlich zu begründen. Eine ordentliche Kündigung muss außerdem die Kündigungsfrist beinhalten, auf die sich der/die Arbeitgeber*in beruft.  Zudem müssen Arbeitnehmer*innen auf die Drei-Wochen-Frist zur Einreichung einer Kündigungsschutzklage nach § 4 des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) hingewiesen werden.

Bestehende Arbeitsverträge

Die gute Nachricht zuerst. Für Betriebe gibt es bei Altverträgen erst einmal keine Notwendigkeit diese anzupassen. Im Gegenzug erhalten Angestellte aber die Möglichkeit eine Anpassung des bestehenden Arbeitsvertrags zu verlangen. In diesem Fall ist der Arbeitsvertrag innerhalb einer Frist von 7 Tagen durch Arbeitgeber*innen anzupassen und dem oder der Arbeitnehmer*in auszuhändigen.

Strafen bei Nicht-Einhaltung

Halten sich Unternehmen ab August nicht oder nicht vollständig an die neuen Vorschriften, wird dies im Regierungsentwurf als Ordnungswidrigkeit ausgelegt. Ordnungswidrigkeiten können mit Geldbußen von bis zu 2.000, – Euro bestraft werden. In jedem Fall also ein guter Grund, sich rechtzeitig mit dem Thema auseinanderzusetzen.

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Was bringt die Zukunft in Sachen Zeiterfassung?
Posted on 8. Juni 2022 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment

Wir hatten heute die Gelegenheit zu einem fiktiven Interview mit Herrn Gerhard Stephan, dem Geschäftsführer der TimePunch KG, zum Thema Zeiterfassung.

Redaktion: Herr Stephan, wir freuen uns, dass wir uns heute mit Ihnen treffen konnten.

Hr. Stephan: Es ist mir auch eine Freude.

Redaktion: Sie hatten 2012 die TimePunch KG gegründet. Wie kommt man auf die Idee für eine Zeiterfassungs-Lösung?

Hr. Stephan: Die Idee kam mir nicht 2012. Vielmehr ist es so, dass ich schon immer die Notwendigkeit zur Zeiterfassung hatte. Seit 2003 arbeitete ich als Freiberuflicher Informatiker bei verschiedenen Unternehmen und musste dort meine Arbeitszeit zum Zweck der Rechnungstellung und dem Nachweis den Kunden gegenüber aufschreiben. Von daher hatte ich mich schon immer mit diesem Thema auseinandergesetzt.

Redaktion: Dann war der Schritt TimePunch zu gründen, nur die konsequente Weiterentwicklung für Sie?

Hr. Stephan: Ja, so könnte man das sagen. Das Aufschreiben der Stunden mit Excel war mir zu ungenau und so entwickelte ich die erste Version der Zeiterfassung TimePunch schon 2003 – erst einmal nur für mich. Ich veröffentlichte die Version bei verschiedenen Shareware-Portalen. Das machte man damals noch so. Die Reaktion war daraufhin so positiv, dass ich anfing die Software nebenbei zu vermarkten. Irgendwann blieb 2012, mit erscheinen der Version 2.0 von TimePunch, nur der Weg zum Notar und der Gründung der TimePunch KG.

Redaktion: Wie ging es dann weiter?

Hr. Stephan: Ich möchte jetzt nicht auf jede Einzelheit eingehen, das würde zu weit führen. Aber um es abzukürzen, 2015 haben wir mit Datafox einen starken Partner für die Hardware gefunden und konnten dann auch klassische Zeiterfassungs-Lösungen mit Hardware-Terminals anbieten. Ende 2016 sind wir dann in unser jetziges Büro in Lampertheim umgezogen. Dort konnten wir auch die ersten Mitarbeitenden beschäftigen und unser Angebot weiter ausbauen. Das gab der Software einen Schub, da ich nicht mehr alle Aufgaben allein stemmen musste. Seit 2020 bieten wir unseren Kunden auch eine Cloud-Lösung an.

Redaktion: Wo liegt heute der Schwerpunkt?

Hr. Stephan: Ganz aktuell sind wir dieses Jahr mit einem großen Umbau der Software beschäftigt. Aber dazu muss ich kurz ausholen. Letztes Jahr wurde TimePunch als Bestes Zeiterfassungs-System für KMU von trusted.de gekürt. Ein Makel, der dennoch festgestellt wurde, war, dass die Software etwas antiquiert aussähe und so langsam in die Jahre gekommen sei. Hier muss ich den Testern leider recht geben. Aus diesem Grund sind wir aktuell dabei, für TimePunch 5.0 die Oberfläche komplett neu zu gestalten und ins Jahr 2022 zu befördern. Das wird TimePunch wieder einen großen Schub geben.

Redaktion: Welche Kunden möchten Sie damit ansprechen? Wer sollte sich für TimePunch entscheiden?

Hr. Stephan: Auch hier entwickeln wir uns weiter. Am Anfang war TimePunch, wie bereits erwähnt, eher für Freiberufler und Selbständige ausgelegt. Inzwischen hat sich das aber komplett gewandelt. Wir haben Kunden, die 100, 200 und mehr Mitarbeitende beschäftigen. D.h. die Software hat andere Herausforderungen zu managen als noch vor 10 Jahren. Inzwischen ist TimePunch mehr als eine reine Zeiterfassung. Vor allem die Anbindung an Lohnabrechnungssysteme wie DATEV und Lexware sind wichtig, aber auch die digitale Personalakte und Workflows für Urlaub und Überstundenabbau, sowie durch Corona natürlich auch das Thema Kurzarbeit.

Aber um auf Ihre Frage zurückzukommen. Mit TimePunch möchten wir mittelständige Betriebe ansprechen, die die Vorteile einer digitalen Zeiterfassung nutzen möchten. Hier helfen wir individuell; und begleiten den Prozess von der Planung bis hin zur Anbindung an die bestehenden internen IT-Systeme des Kunden. Wir erarbeiten in Workshops, mit unseren Kunden, die optimale Konfiguration und schulen die HR-Mitarbeiter*innen.

Redaktion: Das hört sich aber teuer an.

Hr. Stephan: Das kommt immer darauf an, mit dem wem man uns vergleicht. Sicher können wir preislich nicht mit sehr günstigen Systemen aus verschiedenen Online-Shops mithalten, aber das müssen und wollen wir auch nicht. Beim ernsthaften Vergleich mit anderen Systemen, die einen ähnlichen Fokus haben, liegen wir preislich im Mittelfeld. Unser Alleinstellungsmerkmal liegt auf dem Engagement für unsere Kunden. Hier möchten wir besten Service liefern. Und unsere Kunden bestätigen das immer wieder. Das sieht man an den sehr guten Google Bewertungen und auch an den Auszeichnungen für die Software.

Redaktion: Was sind die mittelfristigen Herausforderungen?

Hr. Stephan: Kunden suchen nicht nur eine Zeiterfassung, sondern Digitalisierung für ihr Unternehmen. Genau diesen Service möchten wir bieten. Aus diesem Grund arbeiten wir auch mit anderen Unternehmen zusammen, um unseren Service weiter zu verbessern. Ganz aktuell ist hier zum Beispiel SATLOG zu nennen. SATLOG bietet eine Software zur Tourenplanung für Logistik Unternehmen an. Startet der Fahrer morgens die Software aus dem LKW, wird direkt auch die Zeiterfassung mit TimePunch gestartet. So können sogar die Fahrtzeiten, den einzelnen Baustellen zugeordnet werden.

Redaktion: Das ist spannend. Vielen Dank für die Einblicke Herr Stephan.

Hr. Stephan: Sehr gerne.

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Was passiert, wenn Stundenaufzeichnungen fehlen?
Posted on 31. Mai 2022 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment

Eine allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung existiert in Deutschland aktuell noch nicht. Allerdings sieht das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) eine Verpflichtung zur Stundenaufzeichnung in folgenden Fällen vor.

Zeiterfassung ist Pflicht bei:

  • Beschäftigung von Mitarbeitenden im Mindestlohn, bzw. Niedriglohn
  • Einführung von Kurzarbeit im Betrieb
  • Flexibler Arbeitszeit, zum Nachweis der Überstunden

Mit welchen Konsequenzen müssen Arbeitgebende rechnen, wenn sie in diesen Fällen der Pflicht zur Zeiterfassung nicht nachkommen?

Beschäftigung von Mitarbeitenden im Mindestlohn, bzw. Niedriglohn

Je nachdem, um welche Beschäftigung es sich handelt, ist der Zoll die erste Prüfinstanz in Sachen Stundenaufzeichnung und Zeiterfassung. Gerade bei dem ersten Punkt, der Beschäftigung von Mitarbeitenden im Mindestlohn, bzw. Niedriglohnsektor, führt der Zoll regelmäßige Betriebsprüfungen durch.

Im Niedriglohn sind Mitarbeitende, die weniger als zwei drittel des Medianbruttoverdienstes verdienen. Im April 2018 lag die Niedriglohngrenze bei einem Bruttoverdienst von 11,05 EUR pro Stunde.

Es müssen Beginn und Ende sowie Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden. Diese Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten, auf den Tag der Arbeitsleistung, erfolgten Kalendertag erfolgt sein.

Sofern bei einer Prüfung durch den Zoll die Stundenaufzeichnungen fehlen, können Geldbußen bis zu 30.000 € verhängt werden. Betriebe, die wegen eines Verstoßes gegen das MiLoG oder das AEntG mit einer Geldbuße von wenigstens 2.500 Euro belegt wurden, können zeitweise von der Teilnahme am Wettbewerb um öffentliche Liefer-, Bau- oder Dienstleistungsaufträge ausgeschlossen werden.

Bezug von Kurzarbeitsgeld

Während des Bezuges von Kurzarbeitergeld müssen Stundennachweise mit Angaben der Arbeits- und Ausfallstunden geführt werden. Die Führung von Zeitnachweisen ist für die Berechnung des KuG-Erstattung Voraussetzung.

Fehlt die Stundenaufzeichnung dann müssen eventuell erhaltene Beträge und die erstatteten Sozialversicherungsbeiträge vollständig zurückgezahlt werden. Die Bundesagentur für Arbeit prüft spätestens bei der Abschlussprüfung zum Kurzarbeitergeld, ob entsprechende Nachweise vorliegen.

Geprüft werden Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonto, Entgeltabrechnungen (Gehalts- oder Lohnabrechnung), Kündigungsschreiben und/oder Aufhebungsverträge sowie Urlaubspläne oder Urlaubslisten.

Streitigkeiten bei Überstundenvergütung

Wenn Mitarbeitende regelmäßig Überstunden leisten, dann steht ihnen eine Überstundenvergütung oder ein Freizeitausgleich zu. In vielen Unternehmen werden Überstunden auf Zuruf notiert und ebenso abgefeiert.

Kommt es zum Streit, fehlen aber oft Stundennachweise, meist zum Nachteil der Betriebe. Sofern dann eine allgemeine Zeiterfassung im Unternehmen fehlt, kann die tatsächliche Arbeitszeit des Mitarbeitenden nicht nachgewiesen werden. Angestellte können dann sogar mit handschriftlichen Notizen den Nachweis über die geleisteten Überstunden erbringen.

Sind Überstunden in den Arbeitsverträgen nicht ausgeschlossen, werden die Überstunden gebilligt, bzw. geduldet reklamiert und müssen daher ausgeglichen, bzw. vergütet werden.

Stundennachweise müssen in Deutschland mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. §16 Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Wie sollte aufgezeichnet werden?

Natürlich hilft ein elektronisches Zeiterfassungs-System, wie TimePunch, die Stunden einfach und übersichtlich zu erfassen, es ist aber nicht zwingend notwendig. Auch eine manuelle Zeiterfassung z.B. via Excel-Datei ist zulässig.  Zu diesem Zweck haben wir eine Excel-Vorlage entwickelt, mit dem die Stunden einfach aufgeschrieben werden können.

Download: https://www.timepunch.de/resources/Zeiterfassung_Vorlage_2022_v1.xlsx

Ein späterer Wechsel auf ein professionelles Zeiterfassung-System ist selbstverständlich immer möglich.

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Dienstleistungsvertrag oder schon Arbeitnehmerüberlassung – ein schmaler Grat
Posted on 20. Mai 2022 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment
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Betriebe suchen Unterstützung bei eigener Personalknappheit. Andere Betriebe sind bestrebt, eine möglichst hohe Auslastung ihrer Mitarbeiter*innen zu erreichen. Eine win-win Situation. Doch Vorsicht:  Was ist ein Dienstleistungsvertrag und wo beginnt die Arbeitnehmerüberlassung?

Wenn ein Unternehmen eine Dienstleistung, z.B. die Reinigung von Toiletten, im Auftrag übernimmt, dann schließt es einen Vertrag mit dem auftraggebenden Unternehmen ab. Das Dienstleistungsunternehmen ist in diesem Fall dafür verantwortlich, dass die Toiletten in einem vorher vereinbarten Zustand vorzufinden sind.

Bei einer Arbeitnehmerüberlassung ist die Tätigkeit, im Beispiel das Reinigen der Toiletten, die gleiche. Die vertragliche Ausgestaltung und die Zuständigkeiten sind aber unterschiedlich. Hier trägt das auftraggebende Unternehmen die Verantwortung und es bestimmt wann und wo, welche Toiletten gereinigt werden und welche Putzmittel zum Einsatz kommen. Ein klare Arbeitnehmerüberlassung.

Im Fall des Dienstleistungsvertrags kann das Dienstleistungsunternehmen selbst bestimmen, wie, wann und von wem die Toiletten gereinigt werden. Es hat die alleinige Verantwortung für die korrekte Ausführung der Dienstleistung. Das auftraggebende Unternehmen muss und darf sich um solche Angelegenheiten nicht kümmern. Allein die vereinbarte Qualität und der Abgabezeitpunkt müssen eingehalten werden.

Um herauszufinden, ob eine Dienstleistung im Sinn eines Dienstleistungsvertrags oder doch besser einer Arbeitnehmerüberlassung, kurz ANÜ, durchzuführen ist, gilt folgendes.

Unterscheidung Dienstleistungsvertrag und Arbeitnehmerüberlassung

Handelt es sich bei der Dienstleistung um das Kerngeschäft des Auftraggebers, dann ist es mit großer Wahrscheinlichkeit eine Arbeitnehmerüberlassung. Das auftraggebende Unternehmen will in diesem Fall die Zügel nicht aus der Hand geben und bestimmt, wann und wie die Dienstleistung erbracht wird. Es hat damit das Weisungsrecht.

Handelt es sich bei der Dienstleistung nicht um das Kerngeschäft, sondern um eine Nebenleistung, dann kann diese Dienstleistung oft mit einem Dienstleistungsvertrag abgebildet werden. In diesen Fällen ist es dem auftraggebenden Unternehmen meist nur wichtig, dass die Arbeit erledigt wird. Wie und mit welchen Mitteln überlässt es dem durchführenden Betrieb – also dem Dienstleister.

Auswirkungen im Fall einer falschen Beauftragung

Wenn Dienstleister*innen mit Unternehmen Dienstleistungsverträge abschließen, die eigentlich Arbeitnehmerüberlassungen wären, dann nennt man das eine verdeckte Arbeitnehmerüberlassung.

Bei einer verdeckten Arbeitnehmerüberlassung ist das für den Dienstleistungsbetrieb zumindest eine Ordnungswidrigkeit die im Einzelfall mit bis zu 30.000€ geahndet wird. Noch schwerer trifft es aber den auftraggebenden Betrieb, der dann die Arbeitnehmer*innen fest einstellen muss, da es zu einem Arbeitsverhältnis kommt. Hier drohen hohe Nachzahlungen für die Sozialversicherung, der Renten- und Krankenkasse – Busgelder miteingeschlossen.

Auswirkung für die Zeiterfassung

Auch beim Thema Zeiterfassung und Arbeitsrecht spielt die Frage, ob Dienstleistungsvertrag oder Arbeitnehmerüberlassung eine wichtige Rolle.

Im Fall des Dienstleistungsvertrags ist eine Zeiterfassung für Betriebe wichtig, um festzustellen, wie viele Stunden die Arbeiter*innen für die Tätigkeit benötigt haben. Meistens wird diese Zeit dann auch eins zu eins vom Dienstleistungsunternehmen in Rechnung gestellt. Die Zeiterfassung kann dann zum Abgleich der Dienstleistung, gegenüber der in Rechnung gestellten Zeit, genutzt werden. Urlaub, Krankheit oder ähnliches werden nur als Abwesenheit, oder gar nicht dokumentiert.

Besser vorher prüfen und entsprechend handeln

Unternehmen sollten im Vorfeld prüfen, ob sich Tätigkeiten sinnvoll an Dienstleistungsbetriebe auslagern lassen. Wenn ja, dann gilt es zum Nachweis eine Zeiterfassung, ohne Urlaubsanträge oder Krankentagen zu führen. Auch Arbeitszeitmodelle und feste Arbeitszeiten sind zu vermeiden. Mit einem Zeiterfassungssystem, das dies unterstützt und dokumentiert, wird somit auch die Unabhängigkeit der Dienstleistung dokumentiert. Dies kann dem Vorwurf einer verdeckten Arbeitnehmer­überlassung vorbeugen.

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Wer braucht schon eine Zeiterfassung?
Posted on 12. Mai 2022 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment
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Wir wollen doch keine Überwachung … Wir haben Vertrauen zu unseren Mitarbeitenden … Das bringt uns kein Geld … Bei uns kommt es nicht auf die Zeit, sondern aufs Ergebnis an …

Wenn Ihnen der ein oder andere Satz bekannt vorkommt, dann gehört Ihr Unternehmen zu der großen Mehrheit, die den Einsatz einer Zeiterfassung für sich ablehnt. Ist die Ablehnung aber gerechtfertigt?

Klar, die Anschaffung einer Zeiterfassung kostet zuerst einmal Geld. Sei es für die Hardware oder für die Software als Kauf oder in der Cloud. Aber das ist nur eine Seite der Medaille.

Wir wollen doch keine Überwachung

Ein Unternehmen, dass eine Zeiterfassung einsetzt, vermittelt den Mitarbeitenden in erster Linie Transparenz. Keine Mitarbeitende sind besser oder schlechter gestellt als der oder die anderen. Raucherpausen werden genauso erfasst, wie kurze Spaziergänge oder das Zuspätkommen nach der Kernarbeitszeit. Punkte, die ohne eine Zeiterfassung in vielen Betrieben einfach unter den Tisch fallen, zumindest beim Management. Kolleg*innen merken sich aber genau, wie oft jemand in Raucherpause ist oder 5 Minuten zu spät kommt. Das schafft auf Dauer Frust. Hier hilft eine transparente Zeiterfassung das Betriebsklima nachhaltig zu stärken.

Wir haben Vertrauen zu unseren Mitarbeitenden

In einem Unternehmen zu arbeiten, ist wie eine Beziehung zu führen. Wenn es gut läuft, dann braucht keine Partner*in einen Ehevertrag. Sobald Probleme auftauchen, hätte sich schon manche Partner*in einen solchen Vertrag gewünscht. Bei Mitarbeitenden ist es ähnlich. Solange alles läuft, werden Überstunden gemacht und nach Gutdünken abgefeiert. Nach einer Kündigung, vielleicht sogar einer Fristlosen, wird es meistens hässlich. Können Betriebe dann keine Zeiterfassung vorweisen, zählen im Zweifel sogar handschriftliche Notizen des Mitarbeitenden. Und auf die möchte sich vermutlich keine Arbeitgeber*in verlassen.

Das bringt uns kein Geld

Das Argument mag für manche Betriebe zutreffen. Aber eine Zeiterfassung kann bares Geld sparen. Denn sie sorgt dafür, dass Ruhepausen eingehalten werden. Bei einer Prüfung können fehlende Aufzeichnungen über Überstunden und Pausen teuer zu stehen kommen. Außerdem spart es Geld, da eine Zeiterfassung verhindern kann, dass Mitarbeitende Überstunden für sich reklamieren, die von Betrieben nicht geduldet werden. Dazu zählt beispielsweise der Kaffeeplausch mit Kollegen vor der eigentlichen Arbeit, oder die ausgiebige Dusche nach der Arbeit. Hier setzt eine Zeiterfassung klare Grenzen, indem sie Rahmenzeiten definiert, in der die Arbeit erbracht werden muss. Tätigkeiten außerhalb der Rahmenarbeitszeit müssen nicht entlohnt werden.

Bei uns kommt es nicht auf die Zeit, sondern aufs Ergebnis an

Es passiert oft. Man arbeitet den ganzen Tag und fragt sich am Ende, was hat man eigentlich getan? Die Arbeitszeit versickert in Zeitfallen. Mails werden gecheckt, Kund*innen und Mitarbeitende unterbrechen mit Anrufen die Arbeit, das Social Media Profil wird aktualisiert und Meetings werden überzogen. Durch den Einsatz einer Projektzeiterfassung, wie sie die TimePunch KG mit ihrem gleichnamigen Produkt anbietet, werden diese Zeitfresser sichtbar. Einmal erkannt, können Mitarbeitende und Betriebe daran arbeiten sie zu vermeiden. Eine Zeiterfassung fördert damit das organisierte Arbeiten und erhöht die Produktivität nachhaltig.

Fazit

Für manche Zeitgenoss*in mag eine Zeiterfassung antiquiert erscheinen. Bei näherer Betrachtung bietet sie aber Vorteile für Angestellte und Betriebe. Ein Blick auf die Anbieter lohnt sich daher. Besondere Qualität zeigt hier die Software TimePunch, die mit ihrer Arbeitszeit -und Projektzeiterfassung Maßstäbe setzt.

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Cloud oder nicht Cloud – am Beispiel einer Zeiterfassung
Posted on 5. Mai 2022 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment
Quelle: https://unsplash.com/photos/yLDabpoCL3s

Beim Thema Kaufen oder Mieten streiten sich bekanntlich die Geister. Der Artikel soll Entscheidungshilfe bieten und die Vor -und Nachteile objektiv zeigen.

IT ist schnelllebig und wird gefühlt immer schneller in den letzten Jahren. Gerade in der Software-Entwicklung und bei IT-Systemen müssen Betriebe ca. jedes 2. Jahr tief in die Tasche greifen, um noch Up-To-Date zu sein. Dabei geht es zum Beispiel um notwendige Software-Updates, den Ausbau der Hardware oder neue Anforderungen bei der IT-Sicherheit. Kurzum, wer selbst eine moderne IT-Infrastruktur betreiben will, muss dafür Geld aufbringen.

Das fängt bereits bei der Anschaffung an, denn ein Server ist kein Standard-PC. Für einen guten Server müssen Betriebe oft mehrere tausend Euro investieren. Sofern das Unternehmen keine eigene IT hat, kommt dann noch der Service-Techniker dazu, der den Server entsprechend einrichtet und vorbereitet. Auch das keine unerhebliche Investition.

Eine Cloud-Lösung ist da einfacher. Um die IT-Infrastruktur kümmert sich der Anbieter, und aufgrund der besseren Auslastung des Systems, werden die Unterhaltungskosten nicht von einem Kunden getragen, sondern von vielen.  Das spart effektiv Kosten.

Bei der Gegenüberstellung der Kosten müssen auch versteckte Kosten mitkalkuliert werden. Versteckte Kosten sind z.B. IT-Ausfälle, aufgrund von System-Updates und ähnlichem. Gerade diese Kosten, können den betrieb eigener IT-Systeme unrentabel machen. Als Überlegung: Was kostet es, wenn IT-Systeme Tage nicht erreichbar sind, weil der externe Service-Techniker keine Zeit hat und/oder die interne IT-Mitarbeiter*in im Urlaub ist? Je nach System, unbezahlbar. Cloud Anbieter hingegen garantieren meist eine sehr hohe Verfügbarkeit.

Ein Pluspunkt der eigenen IT-Infrastruktur ist aber die Datenhoheit. Da Cloud Systeme beim Systemanbieter laufen, besteht für Kunden zumeist keine Möglichkeit auf die Datenbank oder das IT-System direkt zuzugreifen. Hier muss der Kunde dem Anbieter vertrauen, dass die Daten nach aktuellem Stand der Technik vor fremden Zugriff geschützt sind. Ein wichtiger Hinweis: IT- Dienstleister sind verpflichtet einen AV-Vertrag anzubieten. Das ist ein Vertrag über die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Kunden. Hier ist geregelt, welche Vorkehrungen der IT-Dienstleister unternimmt, um die sensitiven Daten zu schützen und es ist geregelt, wer auf die Daten Zugriff hat.

Ein weiterer Punkt ist die Erreichbarkeit der IT-Systeme. Interne IT-Systeme sind per se erst einmal nicht von außen, sprich über das Internet erreichbar. Das ist zum einen gut für die Datensicherheit, zum anderen aber auch hinderlich, wenn es um Themen wie Home-Office und Vereinbarkeit von Familie und Beruf geht. Eine Öffnung des Servers nach außen, ist dabei nicht unmöglich, aber sollte von geschultem Personal oder einen erfahrenen Techniker durchgeführt werden. Sonst droht der Server zum Einfalltor für Kriminelle zu werden. Bei Cloud Angeboten hat man diesen Service frei Haus dazu.

Als letzter wichtiger Punkt, ist wie im ersten Absatz schon erwähnt, die Aktualität der Software und des Systems ein Thema. Im Fall der Kaufsoftware erwirbt man zumeist, den zum Zeitpunkt des Kaufs, aktuellen Stand der Software. Schon Tage später kann dieser Stand aber veraltet sein. D.h. die Software muss aktualisiert oder im Schnitt alle zwei Jahre neu gekauft werden. Cloud-Anbieter garantieren die Aktualität und stellen somit sicher, dass Kunden die neuesten Features nutzen können und eventuelle Sicherheitslücken zeitnah geschlossen werden.

Als Beispiel möchte ich hier unsere Zeiterfassung TimePunch nennen. TimePunch hat eine Release-Zyklus von drei Monaten für die Nebenversion und zweieinhalb Jahre für die Hauptversion. Somit stehen kleinere Funktionsupdates oder Sicherheitspatches alle drei Monate zur Verfügung, weitreichende Änderungen – die bezahlt werden müssen – nach 2,5 Jahren.

Doch lange nicht alle Kunden nutzen die Möglichkeit der Updates und/oder Upgrades. 26% der TimePunch-Nutzer sind auf einem Stand vor 2 Jahren und 10% nutzen noch eine Version, die bereits seit knapp 5 Jahren keine Updates mehr erhält. Das ist fahrlässig.

Dabei wäre ein Umstieg in die Cloud eine gute Alternative. Die Daten können zumeist ohne Probleme in die Cloud übertragen werden. Zudem haben Kunden Zugriff auf die aktuelle Version der Software.

Aus der Praxis zeigt sich dabei, dass Cloud-Kunden viel weniger Support benötigen als Kunden, welche die Kaufversion besitzen. Das liegt vor allem daran, dass die komplette Wartung der kundenspezifischen IT-Systeme entfällt. Dieser Punkt liegt bei einer Cloud-Lösung schlicht nicht im Bereich des Kunden, sondern beim IT-Dienstleister. Zum anderen werden aber auch fachliche Fragen und Probleme reduziert, da Probleme – über die Kunden stolpern können – meistens schon in einer aktuellen Version behoben wurden und daher nicht mehr auftreten.

All diese Punkte sprechen für eine Cloud-Lösung.

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Eine Zeiterfassung muss her – was ist jetzt zu beachten?
Posted on 28. April 2022 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment

Endlich hat man sich dazu durchgerungen eine Zeiterfassungs-Lösung zu erwerben, dann kommt schon die nächste Herausforderung:
Auf was muss man dabei achten?

Zeiterfassungssysteme gibt es inzwischen wie Sand am Meer. Eine Google Suche bringt mehr als 168.000 Ergebnisse zurück. Allein das zeigt, wie schwer es ist ein geeignetes System zu finden. Dieser Artikel soll helfen, das richtige System zu finden.

Wie viele Mitarbeiter und wie soll überhaupt erfasst werden?

Die offensichtlichste Frage: Wie viele Mitarbeiter sollen die Zeiterfassung nutzen? Da die meisten Anbieter auf Lizenzbasis arbeiten, ist eine genaue Vorstellung darüber von großer Bedeutung für den späteren Kauf -oder Mietpreis.

Als zweites sollte geklärt werden, wie die Zeit erfasst werden soll. Auch hier existieren meist mehrere Möglichkeiten. Klassisch über ein Zeiterfassungs-Terminal das z.B. am Eingang des Betriebs angebracht wird, am eigenen PC oder auch Online über das Smartphone? Meistens ist auch eine Kombination der verschiedenen Erfassungswege möglich.

Und wichtig ist auch, wie viele Mitarbeiter die Verwaltung der Arbeitszeiten übernehmen sollen. Viele Arbeitgeber*innen denken da spontan an den einen! Mitarbeiter der im Büro die Abrechnung macht. Aber was ist, wenn er oder sie krank wird? Und möchten Sie als Chef*in nicht auch die Zeiten der Beschäftigten im Blick haben? Dann wären es schon drei. Und wichtig: In größeren Betrieben kann die Pflege der Arbeitszeiten, also das Nachtragen von vergessenen An -oder Abmeldungen, auch gerne der Vorarbeiter oder Teamleiter übernehmen.

Die Stempeluhr wird digital. Was gibt es hier zu beachten?

Wenn man sich dafür entscheidet, ein klassisches Zeiterfassungsterminal zu erwerben, dann sollte man sich die Frage stellen, wo das Terminal angebracht werden soll. Im Büro genügt ein einfaches Terminal, in der Werkstatt sollte es zumindest staubgeschützt sein. Gerade Logistik-Unternehmen hängen das Zeiterfassungs-Terminal aber auch gerne vor die Eingangstür des Bürogebäudes, damit die Fahrer schon ein -und ausstempeln können, bevor die Büromitarbeiter*innen die Arbeit beginnen. Hier sollte das Terminal dann auch vor Regenfällen mit Schutzart IP65 ausgestattet sein.

Die zweite wichtige Frage: Liegt an der Stelle, an dem das Terminal angebracht werden soll, ein Netzwerkkabel? Wenn nein, dann geht der Anschluss eventuell über WLAN. Wenn auch das nicht funktioniert, dann bleibt nur die Mobilfunk Variante. Dabei wird in das Zeiterfassungs-Terminal eine SIM-Karte verbaut. Das Terminal sendet die Buchungen dann über das Mobilfunknetzwerk. Hierfür genügt zumeist der einfachste Mobilfunkvertrag, da der Datenverbrauch bei Kommen/Gehen Buchungen gering ist.

Aber auch im einfachsten Fall, dass ein Netzwerkkabel verlegt ist, braucht das Terminal zumindest noch Strom. Um ein unschönes Stromkabel zu vermeiden, können Terminals zumeist auch mit PoE (Power over Ethernet) erworben werden. Der Strom wird dabei direkt über das Netzwerkkabel geliefert – das Stromkabel entfällt. Spätestens hier sollte die interne oder externe IT mit eingebunden werden, um die verschiedenen Möglichkeiten abzuklären.

Die Richtung ist gesetzt, jetzt geht es ans Eingemachte

Wer bis hierhin gekommen ist, hat es schon fast geschafft. Aber der wichtigste Teil kommt jetzt trotzdem noch. Eine Zeiterfassung steht meistens nicht für sich allein. Denn eine Arbeitserleichterung wird eine Zeiterfassung nur, wenn sie an die bereits existierenden Systeme angebunden werden kann.

Zeiterfassungs-Systeme sind klassischerweise Zuliefersysteme für Lohn -und Gehaltsabrechnungen wie Datev, Lexware oder andere. Wichtig ist also, dass das ausgewählte Zeiterfassungs-System diesen Export auch unterstützt. Wenn die Lohn -und Gehaltsabrechnung nicht im Betrieb selbst stattfindet, dann sollte ebenfalls der Steuerberater oder das Steuerbüro hinzugezogen werden, um das genutzte Lohnbuchhaltungs-System in Erfahrung zu bringen.

Auf der anderen Seite kann eine Zeiterfassung auch sehr gut mit einer Zutrittskontrolle kombiniert werden. Da eine Zutrittskontrolle aber einen hohen Sicherheitsstandard der Schlüsselkarten/Anhänger erfordert, ist es gut, sich darüber vor einer Anschaffung der Zeiterfassung Gedanken zu machen. Ein Nachträgliches umrüsten der Terminals ist entweder teuer oder vielleicht sogar, je nach Anbieter, gar nicht mehr möglich.

Weiterhin besteht bei vielen Systemen die Möglichkeit Urlaubsanträge digital abzubilden. Solche Workflows erleichtern die Verwaltung, indem das manuelle Übertragen der Urlaube wegfällt und Papier reduziert wird.

Weitere Fragen zur Funktionalität sind z.B.: Schichtbetrieb ja/nein, Übernacht-Erfassung ja/nein, Auftragserfassung ja/nein, Verschiedene Berechtigungen für Vorgesetzte und Teamleiter ja/nein, Buchung von Abwesenheiten wie Krankheit usw. Je detaillierter und klarer die Vorstellungen über die benötigte Funktionalität sind, desto besser und fundierter kann eine Entscheidung getroffen werden.

Kaufen oder Mieten

Sind die Fragen der Funktionalität geklärt, dann stellt sich die Frage, soll das System gekauft und auf der eigenen IT-Infrastruktur installiert werden, oder kommt auch eine Cloud-Lösung infrage?

Beides hat Vor -und Nachteile und füllt gut und gerne einen eigenen Artikel. Festzustellen ist aber, dass durch die geringeren Einstiegskosten, die meist nur die benötigte Hardware umfasst, der Trend klar zur Cloud Variante geht. Für die Kauflösung spricht die Datenhoheit über die erfassten personenbezogenen Daten. Die Frage der Datenhoheit, kann in einigen Betrieben entscheidend sein.

Unterstützung nach dem Kauf

Zeiterfassungs-Systeme sind komplexe IT-Systeme, die zumeist ohne eine gute Einführung und Nachbetreuung nach dem Kauf, Kopfschmerzen bereiten. Wichtig ist daher auch, dass der Zeiterfassungs-Anbieter umfassenden Service nach dem Kauf anbietet. Dazu gehören zum Beispiel Einführungsschulungen oder Workshops, die helfen, das erworbene Systeme sinnvoll einzusetzen.

Fazit

Sich vor dem Kauf genau zu informieren, hilft das richtige System zu finden. Zu oft ist es schon vorgekommen, dass sich Betriebe vorschnell für einen günstigen Anbieter entscheiden, nur um dann festzustellen, dass die benötigte Funktionalität nicht abgedeckt wird.

Aus diesem Grund haben wir einen Fragebogen erstellt, den Sie kostenlos nutzen können, um Anbieter von Zeiterfassungs-Systemen anzufragen. Hier geht’s zum Download: https://timepunch.de/resources/Fragebogen_Zeiterfassung.pdf

Nutzen Sie die Möglichkeit, und senden Sie den Fragebogen auch zu uns, der TimePunch KG.
Wir scheuen keinen Vergleich und erstellen Ihnen gerne ein Angebot für Ihr zukünftiges Zeiterfassungssystem.

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Neuer Mindestlohn ab Oktober – die bisher größte Steigerung
Posted on 21. April 2022 by Gerhard Stephan in Schon gewusst | Leave a comment

Quelle: https://unsplash.com/photos/jpqyfK7GB4w

Ab Oktober wird der Mindestlohn auf 12€ angehoben. Das ist die bisher größte Anhebung seit Einführung des Mindestlohns.  

2015 startete der Mindestlohn mit 8,50 €. Seitdem wurde er in regelmäßigen Abständen, nach Empfehlung der Mindestlohnkommission, durch die jeweilige Bundesregierung angepasst. Seit Beginn beträgt die Grenze für eine geringfügige Beschäftigung 450 Euro monatlich.

Und genau hier liegt das Problem mit der starren Grenze von 450 € im Monat. Je mehr der Mindestlohn anwächst, desto geringer ist die maximale monatliche Arbeitszeit für geringfügig Beschäftigte. Lag die maximale monatliche Arbeitszeit zu Anfang noch bei knapp 53 Std mit einem Mindestlohn von 8,50 €, so würde sie ohne Anpassung in diesem Bereich im Oktober 2022, bei einem Mindestlohn von 12 €, auf 37,5 Std. sinken. Das wiederum führt zu Mehraufwänden bei Arbeitgeber*innen, die entweder die Arbeitszeit der geringfügig Beschäftigten kürzen oder Mitarbeiter*innen in den weniger attraktiven Übergangsbereich mit höheren Sozialabgaben übernehmen müssten.

Keine starre Gehaltsgrenze, sondern eine Begrenzung der Arbeitszeit

Genau hier setzt die Bundesregierung mit ihrer Neuregelung an. Statt der Gehaltsgrenze von 450,- € wird die wöchentliche Arbeitszeit der geringfügig Beschäftigten auf 10 Std. in der Woche begrenzt. Durch diese Umkehr der Berechnungslogik ergibt sich ab Oktober 2022 folgende Formel für den max. Bruttolohn für Geringfügige Beschäftigte:

10 Wochenstunden * (52/12) (durchschnittliche Wochen im Monat) * 12 € Mindestlohn = 520 €
oder gekürzt: 12 € Mindestlohn * 130 / 3 = 520 €

Wie soll das kontrolliert werden?

Im Bereich der geringfügig Beschäftigten kontrolliert der Zoll, ob die Arbeitszeit der Beschäftigten eingehalten wird oder ob durch eine Überschreitung der Arbeitszeit der berechnete Stundenlohn unter den Mindestlohn sinkt. In diesem Fall drohen hohe Strafen.

Eine Dokumentation der Arbeitszeit ist im Bereich des Mindestlohnsektors Pflicht. Aus diesem Grund empfiehlt sich eine elektronische Zeiterfassung.

Dürfen die 10 Std. pro Woche überschritten werden?

In Ausnahmefällen sieht das Gesetz des BMAS auch Ausnahmen für die 10 Std. Regelung vor. Dabei werden aber enge Grenzen gesetzt.

  1. Der Beschäftigte darf nur in zwei Monaten pro Jahr die zulässige max. Arbeitszeit der geringfügigen Beschäftigung von 43:20 Std. überschreiten.
  2. Das jährliche Einkommen darf das 14fache der Geringfügigkeitsgrenze nicht überschreiten. Einmalzahlungen, z.B. Weihnachtsgeld oder Prämie sind damit zulässig, solange diese Grenze nicht überschritten wird.

Wenn einer der beiden Punkte zutrifft, liegt ein möglicher Missbrauch der geringfügigen Beschäftigung vor und Arbeitgeber*innen müssen bei einer Prüfung mit einer Statusänderung des Beschäftigungsverhältnisses und Nachzahlungen rechnen.

Die Investition in eine elektronische Zeiterfassung spart Zeit und Geld

Trotz der einmaligen Kosten für ein Zeiterfassungs-System wie TimePunch, sparen Arbeitgeber*innen durch die Einführung einer Zeiterfassung auch bares Geld.

Zum einen können Lohn -und Gehaltsabrechnungen per Knopfdruck berechnet und an den Steuerberater übermittelt werden. Zum anderen erhalten Betriebe eine Übersicht über die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden und können so direkt prüfen, ob geringfügig Beschäftigte mehr als die zulässigen 10 Stunden pro Woche arbeiten. Dies schützt vor Strafzahlungen im Falle einer Prüfung durch den Zoll.

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