Dienstleistungsvertrag oder schon Arbeitnehmerüberlassung – ein schmaler Grat
Posted on 20. May 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment
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Betriebe suchen Unterstützung bei eigener Personalknappheit. Andere Betriebe sind bestrebt, eine möglichst hohe Auslastung ihrer Mitarbeiter*innen zu erreichen. Eine win-win Situation. Doch Vorsicht:  Was ist ein Dienstleistungsvertrag und wo beginnt die Arbeitnehmerüberlassung?

Wenn ein Unternehmen eine Dienstleistung, z.B. die Reinigung von Toiletten, im Auftrag übernimmt, dann schließt es einen Vertrag mit dem auftraggebenden Unternehmen ab. Das Dienstleistungsunternehmen ist in diesem Fall dafür verantwortlich, dass die Toiletten in einem vorher vereinbarten Zustand vorzufinden sind.

Bei einer Arbeitnehmerüberlassung ist die Tätigkeit, im Beispiel das Reinigen der Toiletten, die gleiche. Die vertragliche Ausgestaltung und die Zuständigkeiten sind aber unterschiedlich. Hier trägt das auftraggebende Unternehmen die Verantwortung und es bestimmt wann und wo, welche Toiletten gereinigt werden und welche Putzmittel zum Einsatz kommen. Ein klare Arbeitnehmerüberlassung.

Im Fall des Dienstleistungsvertrags kann das Dienstleistungsunternehmen selbst bestimmen, wie, wann und von wem die Toiletten gereinigt werden. Es hat die alleinige Verantwortung für die korrekte Ausführung der Dienstleistung. Das auftraggebende Unternehmen muss und darf sich um solche Angelegenheiten nicht kümmern. Allein die vereinbarte Qualität und der Abgabezeitpunkt müssen eingehalten werden.

Um herauszufinden, ob eine Dienstleistung im Sinn eines Dienstleistungsvertrags oder doch besser einer Arbeitnehmerüberlassung, kurz ANÜ, durchzuführen ist, gilt folgendes.

Unterscheidung Dienstleistungsvertrag und Arbeitnehmerüberlassung

Handelt es sich bei der Dienstleistung um das Kerngeschäft des Auftraggebers, dann ist es mit großer Wahrscheinlichkeit eine Arbeitnehmerüberlassung. Das auftraggebende Unternehmen will in diesem Fall die Zügel nicht aus der Hand geben und bestimmt, wann und wie die Dienstleistung erbracht wird. Es hat damit das Weisungsrecht.

Handelt es sich bei der Dienstleistung nicht um das Kerngeschäft, sondern um eine Nebenleistung, dann kann diese Dienstleistung oft mit einem Dienstleistungsvertrag abgebildet werden. In diesen Fällen ist es dem auftraggebenden Unternehmen meist nur wichtig, dass die Arbeit erledigt wird. Wie und mit welchen Mitteln überlässt es dem durchführenden Betrieb – also dem Dienstleister.

Auswirkungen im Fall einer falschen Beauftragung

Wenn Dienstleister*innen mit Unternehmen Dienstleistungsverträge abschließen, die eigentlich Arbeitnehmerüberlassungen wären, dann nennt man das eine verdeckte Arbeitnehmerüberlassung.

Bei einer verdeckten Arbeitnehmerüberlassung ist das für den Dienstleistungsbetrieb zumindest eine Ordnungswidrigkeit die im Einzelfall mit bis zu 30.000€ geahndet wird. Noch schwerer trifft es aber den auftraggebenden Betrieb, der dann die Arbeitnehmer*innen fest einstellen muss, da es zu einem Arbeitsverhältnis kommt. Hier drohen hohe Nachzahlungen für die Sozialversicherung, der Renten- und Krankenkasse – Busgelder miteingeschlossen.

Auswirkung für die Zeiterfassung

Auch beim Thema Zeiterfassung und Arbeitsrecht spielt die Frage, ob Dienstleistungsvertrag oder Arbeitnehmerüberlassung eine wichtige Rolle.

Im Fall des Dienstleistungsvertrags ist eine Zeiterfassung für Betriebe wichtig, um festzustellen, wie viele Stunden die Arbeiter*innen für die Tätigkeit benötigt haben. Meistens wird diese Zeit dann auch eins zu eins vom Dienstleistungsunternehmen in Rechnung gestellt. Die Zeiterfassung kann dann zum Abgleich der Dienstleistung, gegenüber der in Rechnung gestellten Zeit, genutzt werden. Urlaub, Krankheit oder ähnliches werden nur als Abwesenheit, oder gar nicht dokumentiert.

Besser vorher prüfen und entsprechend handeln

Unternehmen sollten im Vorfeld prüfen, ob sich Tätigkeiten sinnvoll an Dienstleistungsbetriebe auslagern lassen. Wenn ja, dann gilt es zum Nachweis eine Zeiterfassung, ohne Urlaubsanträge oder Krankentagen zu führen. Auch Arbeitszeitmodelle und feste Arbeitszeiten sind zu vermeiden. Mit einem Zeiterfassungssystem, das dies unterstützt und dokumentiert, wird somit auch die Unabhängigkeit der Dienstleistung dokumentiert. Dies kann dem Vorwurf einer verdeckten Arbeitnehmer­überlassung vorbeugen.

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Wer braucht schon eine Zeiterfassung?
Posted on 12. May 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment
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Wir wollen doch keine Überwachung … Wir haben Vertrauen zu unseren Mitarbeitenden … Das bringt uns kein Geld … Bei uns kommt es nicht auf die Zeit, sondern aufs Ergebnis an …

Wenn Ihnen der ein oder andere Satz bekannt vorkommt, dann gehört Ihr Unternehmen zu der großen Mehrheit, die den Einsatz einer Zeiterfassung für sich ablehnt. Ist die Ablehnung aber gerechtfertigt?

Klar, die Anschaffung einer Zeiterfassung kostet zuerst einmal Geld. Sei es für die Hardware oder für die Software als Kauf oder in der Cloud. Aber das ist nur eine Seite der Medaille.

Wir wollen doch keine Überwachung

Ein Unternehmen, dass eine Zeiterfassung einsetzt, vermittelt den Mitarbeitenden in erster Linie Transparenz. Keine Mitarbeitende sind besser oder schlechter gestellt als der oder die anderen. Raucherpausen werden genauso erfasst, wie kurze Spaziergänge oder das Zuspätkommen nach der Kernarbeitszeit. Punkte, die ohne eine Zeiterfassung in vielen Betrieben einfach unter den Tisch fallen, zumindest beim Management. Kolleg*innen merken sich aber genau, wie oft jemand in Raucherpause ist oder 5 Minuten zu spät kommt. Das schafft auf Dauer Frust. Hier hilft eine transparente Zeiterfassung das Betriebsklima nachhaltig zu stärken.

Wir haben Vertrauen zu unseren Mitarbeitenden

In einem Unternehmen zu arbeiten, ist wie eine Beziehung zu führen. Wenn es gut läuft, dann braucht keine Partner*in einen Ehevertrag. Sobald Probleme auftauchen, hätte sich schon manche Partner*in einen solchen Vertrag gewünscht. Bei Mitarbeitenden ist es ähnlich. Solange alles läuft, werden Überstunden gemacht und nach Gutdünken abgefeiert. Nach einer Kündigung, vielleicht sogar einer Fristlosen, wird es meistens hässlich. Können Betriebe dann keine Zeiterfassung vorweisen, zählen im Zweifel sogar handschriftliche Notizen des Mitarbeitenden. Und auf die möchte sich vermutlich keine Arbeitgeber*in verlassen.

Das bringt uns kein Geld

Das Argument mag für manche Betriebe zutreffen. Aber eine Zeiterfassung kann bares Geld sparen. Denn sie sorgt dafür, dass Ruhepausen eingehalten werden. Bei einer Prüfung können fehlende Aufzeichnungen über Überstunden und Pausen teuer zu stehen kommen. Außerdem spart es Geld, da eine Zeiterfassung verhindern kann, dass Mitarbeitende Überstunden für sich reklamieren, die von Betrieben nicht geduldet werden. Dazu zählt beispielsweise der Kaffeeplausch mit Kollegen vor der eigentlichen Arbeit, oder die ausgiebige Dusche nach der Arbeit. Hier setzt eine Zeiterfassung klare Grenzen, indem sie Rahmenzeiten definiert, in der die Arbeit erbracht werden muss. Tätigkeiten außerhalb der Rahmenarbeitszeit müssen nicht entlohnt werden.

Bei uns kommt es nicht auf die Zeit, sondern aufs Ergebnis an

Es passiert oft. Man arbeitet den ganzen Tag und fragt sich am Ende, was hat man eigentlich getan? Die Arbeitszeit versickert in Zeitfallen. Mails werden gecheckt, Kund*innen und Mitarbeitende unterbrechen mit Anrufen die Arbeit, das Social Media Profil wird aktualisiert und Meetings werden überzogen. Durch den Einsatz einer Projektzeiterfassung, wie sie die TimePunch KG mit ihrem gleichnamigen Produkt anbietet, werden diese Zeitfresser sichtbar. Einmal erkannt, können Mitarbeitende und Betriebe daran arbeiten sie zu vermeiden. Eine Zeiterfassung fördert damit das organisierte Arbeiten und erhöht die Produktivität nachhaltig.

Fazit

Für manche Zeitgenoss*in mag eine Zeiterfassung antiquiert erscheinen. Bei näherer Betrachtung bietet sie aber Vorteile für Angestellte und Betriebe. Ein Blick auf die Anbieter lohnt sich daher. Besondere Qualität zeigt hier die Software TimePunch, die mit ihrer Arbeitszeit -und Projektzeiterfassung Maßstäbe setzt.

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Cloud oder nicht Cloud – am Beispiel einer Zeiterfassung
Posted on 5. May 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment
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Beim Thema Kaufen oder Mieten streiten sich bekanntlich die Geister. Der Artikel soll Entscheidungshilfe bieten und die Vor -und Nachteile objektiv zeigen.

IT ist schnelllebig und wird gefühlt immer schneller in den letzten Jahren. Gerade in der Software-Entwicklung und bei IT-Systemen müssen Betriebe ca. jedes 2. Jahr tief in die Tasche greifen, um noch Up-To-Date zu sein. Dabei geht es zum Beispiel um notwendige Software-Updates, den Ausbau der Hardware oder neue Anforderungen bei der IT-Sicherheit. Kurzum, wer selbst eine moderne IT-Infrastruktur betreiben will, muss dafür Geld aufbringen.

Das fängt bereits bei der Anschaffung an, denn ein Server ist kein Standard-PC. Für einen guten Server müssen Betriebe oft mehrere tausend Euro investieren. Sofern das Unternehmen keine eigene IT hat, kommt dann noch der Service-Techniker dazu, der den Server entsprechend einrichtet und vorbereitet. Auch das keine unerhebliche Investition.

Eine Cloud-Lösung ist da einfacher. Um die IT-Infrastruktur kümmert sich der Anbieter, und aufgrund der besseren Auslastung des Systems, werden die Unterhaltungskosten nicht von einem Kunden getragen, sondern von vielen.  Das spart effektiv Kosten.

Bei der Gegenüberstellung der Kosten müssen auch versteckte Kosten mitkalkuliert werden. Versteckte Kosten sind z.B. IT-Ausfälle, aufgrund von System-Updates und ähnlichem. Gerade diese Kosten, können den betrieb eigener IT-Systeme unrentabel machen. Als Überlegung: Was kostet es, wenn IT-Systeme Tage nicht erreichbar sind, weil der externe Service-Techniker keine Zeit hat und/oder die interne IT-Mitarbeiter*in im Urlaub ist? Je nach System, unbezahlbar. Cloud Anbieter hingegen garantieren meist eine sehr hohe Verfügbarkeit.

Ein Pluspunkt der eigenen IT-Infrastruktur ist aber die Datenhoheit. Da Cloud Systeme beim Systemanbieter laufen, besteht für Kunden zumeist keine Möglichkeit auf die Datenbank oder das IT-System direkt zuzugreifen. Hier muss der Kunde dem Anbieter vertrauen, dass die Daten nach aktuellem Stand der Technik vor fremden Zugriff geschützt sind. Ein wichtiger Hinweis: IT- Dienstleister sind verpflichtet einen AV-Vertrag anzubieten. Das ist ein Vertrag über die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Kunden. Hier ist geregelt, welche Vorkehrungen der IT-Dienstleister unternimmt, um die sensitiven Daten zu schützen und es ist geregelt, wer auf die Daten Zugriff hat.

Ein weiterer Punkt ist die Erreichbarkeit der IT-Systeme. Interne IT-Systeme sind per se erst einmal nicht von außen, sprich über das Internet erreichbar. Das ist zum einen gut für die Datensicherheit, zum anderen aber auch hinderlich, wenn es um Themen wie Home-Office und Vereinbarkeit von Familie und Beruf geht. Eine Öffnung des Servers nach außen, ist dabei nicht unmöglich, aber sollte von geschultem Personal oder einen erfahrenen Techniker durchgeführt werden. Sonst droht der Server zum Einfalltor für Kriminelle zu werden. Bei Cloud Angeboten hat man diesen Service frei Haus dazu.

Als letzter wichtiger Punkt, ist wie im ersten Absatz schon erwähnt, die Aktualität der Software und des Systems ein Thema. Im Fall der Kaufsoftware erwirbt man zumeist, den zum Zeitpunkt des Kaufs, aktuellen Stand der Software. Schon Tage später kann dieser Stand aber veraltet sein. D.h. die Software muss aktualisiert oder im Schnitt alle zwei Jahre neu gekauft werden. Cloud-Anbieter garantieren die Aktualität und stellen somit sicher, dass Kunden die neuesten Features nutzen können und eventuelle Sicherheitslücken zeitnah geschlossen werden.

Als Beispiel möchte ich hier unsere Zeiterfassung TimePunch nennen. TimePunch hat eine Release-Zyklus von drei Monaten für die Nebenversion und zweieinhalb Jahre für die Hauptversion. Somit stehen kleinere Funktionsupdates oder Sicherheitspatches alle drei Monate zur Verfügung, weitreichende Änderungen – die bezahlt werden müssen – nach 2,5 Jahren.

Doch lange nicht alle Kunden nutzen die Möglichkeit der Updates und/oder Upgrades. 26% der TimePunch-Nutzer sind auf einem Stand vor 2 Jahren und 10% nutzen noch eine Version, die bereits seit knapp 5 Jahren keine Updates mehr erhält. Das ist fahrlässig.

Dabei wäre ein Umstieg in die Cloud eine gute Alternative. Die Daten können zumeist ohne Probleme in die Cloud übertragen werden. Zudem haben Kunden Zugriff auf die aktuelle Version der Software.

Aus der Praxis zeigt sich dabei, dass Cloud-Kunden viel weniger Support benötigen als Kunden, welche die Kaufversion besitzen. Das liegt vor allem daran, dass die komplette Wartung der kundenspezifischen IT-Systeme entfällt. Dieser Punkt liegt bei einer Cloud-Lösung schlicht nicht im Bereich des Kunden, sondern beim IT-Dienstleister. Zum anderen werden aber auch fachliche Fragen und Probleme reduziert, da Probleme – über die Kunden stolpern können – meistens schon in einer aktuellen Version behoben wurden und daher nicht mehr auftreten.

All diese Punkte sprechen für eine Cloud-Lösung.

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Eine Zeiterfassung muss her – was ist jetzt zu beachten?
Posted on 28. April 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment

Endlich hat man sich dazu durchgerungen eine Zeiterfassungs-Lösung zu erwerben, dann kommt schon die nächste Herausforderung:
Auf was muss man dabei achten?

Zeiterfassungssysteme gibt es inzwischen wie Sand am Meer. Eine Google Suche bringt mehr als 168.000 Ergebnisse zurück. Allein das zeigt, wie schwer es ist ein geeignetes System zu finden. Dieser Artikel soll helfen, das richtige System zu finden.

Wie viele Mitarbeiter und wie soll überhaupt erfasst werden?

Die offensichtlichste Frage: Wie viele Mitarbeiter sollen die Zeiterfassung nutzen? Da die meisten Anbieter auf Lizenzbasis arbeiten, ist eine genaue Vorstellung darüber von großer Bedeutung für den späteren Kauf -oder Mietpreis.

Als zweites sollte geklärt werden, wie die Zeit erfasst werden soll. Auch hier existieren meist mehrere Möglichkeiten. Klassisch über ein Zeiterfassungs-Terminal das z.B. am Eingang des Betriebs angebracht wird, am eigenen PC oder auch Online über das Smartphone? Meistens ist auch eine Kombination der verschiedenen Erfassungswege möglich.

Und wichtig ist auch, wie viele Mitarbeiter die Verwaltung der Arbeitszeiten übernehmen sollen. Viele Arbeitgeber*innen denken da spontan an den einen! Mitarbeiter der im Büro die Abrechnung macht. Aber was ist, wenn er oder sie krank wird? Und möchten Sie als Chef*in nicht auch die Zeiten der Beschäftigten im Blick haben? Dann wären es schon drei. Und wichtig: In größeren Betrieben kann die Pflege der Arbeitszeiten, also das Nachtragen von vergessenen An -oder Abmeldungen, auch gerne der Vorarbeiter oder Teamleiter übernehmen.

Die Stempeluhr wird digital. Was gibt es hier zu beachten?

Wenn man sich dafür entscheidet, ein klassisches Zeiterfassungsterminal zu erwerben, dann sollte man sich die Frage stellen, wo das Terminal angebracht werden soll. Im Büro genügt ein einfaches Terminal, in der Werkstatt sollte es zumindest staubgeschützt sein. Gerade Logistik-Unternehmen hängen das Zeiterfassungs-Terminal aber auch gerne vor die Eingangstür des Bürogebäudes, damit die Fahrer schon ein -und ausstempeln können, bevor die Büromitarbeiter*innen die Arbeit beginnen. Hier sollte das Terminal dann auch vor Regenfällen mit Schutzart IP65 ausgestattet sein.

Die zweite wichtige Frage: Liegt an der Stelle, an dem das Terminal angebracht werden soll, ein Netzwerkkabel? Wenn nein, dann geht der Anschluss eventuell über WLAN. Wenn auch das nicht funktioniert, dann bleibt nur die Mobilfunk Variante. Dabei wird in das Zeiterfassungs-Terminal eine SIM-Karte verbaut. Das Terminal sendet die Buchungen dann über das Mobilfunknetzwerk. Hierfür genügt zumeist der einfachste Mobilfunkvertrag, da der Datenverbrauch bei Kommen/Gehen Buchungen gering ist.

Aber auch im einfachsten Fall, dass ein Netzwerkkabel verlegt ist, braucht das Terminal zumindest noch Strom. Um ein unschönes Stromkabel zu vermeiden, können Terminals zumeist auch mit PoE (Power over Ethernet) erworben werden. Der Strom wird dabei direkt über das Netzwerkkabel geliefert – das Stromkabel entfällt. Spätestens hier sollte die interne oder externe IT mit eingebunden werden, um die verschiedenen Möglichkeiten abzuklären.

Die Richtung ist gesetzt, jetzt geht es ans Eingemachte

Wer bis hierhin gekommen ist, hat es schon fast geschafft. Aber der wichtigste Teil kommt jetzt trotzdem noch. Eine Zeiterfassung steht meistens nicht für sich allein. Denn eine Arbeitserleichterung wird eine Zeiterfassung nur, wenn sie an die bereits existierenden Systeme angebunden werden kann.

Zeiterfassungs-Systeme sind klassischerweise Zuliefersysteme für Lohn -und Gehaltsabrechnungen wie Datev, Lexware oder andere. Wichtig ist also, dass das ausgewählte Zeiterfassungs-System diesen Export auch unterstützt. Wenn die Lohn -und Gehaltsabrechnung nicht im Betrieb selbst stattfindet, dann sollte ebenfalls der Steuerberater oder das Steuerbüro hinzugezogen werden, um das genutzte Lohnbuchhaltungs-System in Erfahrung zu bringen.

Auf der anderen Seite kann eine Zeiterfassung auch sehr gut mit einer Zutrittskontrolle kombiniert werden. Da eine Zutrittskontrolle aber einen hohen Sicherheitsstandard der Schlüsselkarten/Anhänger erfordert, ist es gut, sich darüber vor einer Anschaffung der Zeiterfassung Gedanken zu machen. Ein Nachträgliches umrüsten der Terminals ist entweder teuer oder vielleicht sogar, je nach Anbieter, gar nicht mehr möglich.

Weiterhin besteht bei vielen Systemen die Möglichkeit Urlaubsanträge digital abzubilden. Solche Workflows erleichtern die Verwaltung, indem das manuelle Übertragen der Urlaube wegfällt und Papier reduziert wird.

Weitere Fragen zur Funktionalität sind z.B.: Schichtbetrieb ja/nein, Übernacht-Erfassung ja/nein, Auftragserfassung ja/nein, Verschiedene Berechtigungen für Vorgesetzte und Teamleiter ja/nein, Buchung von Abwesenheiten wie Krankheit usw. Je detaillierter und klarer die Vorstellungen über die benötigte Funktionalität sind, desto besser und fundierter kann eine Entscheidung getroffen werden.

Kaufen oder Mieten

Sind die Fragen der Funktionalität geklärt, dann stellt sich die Frage, soll das System gekauft und auf der eigenen IT-Infrastruktur installiert werden, oder kommt auch eine Cloud-Lösung infrage?

Beides hat Vor -und Nachteile und füllt gut und gerne einen eigenen Artikel. Festzustellen ist aber, dass durch die geringeren Einstiegskosten, die meist nur die benötigte Hardware umfasst, der Trend klar zur Cloud Variante geht. Für die Kauflösung spricht die Datenhoheit über die erfassten personenbezogenen Daten. Die Frage der Datenhoheit, kann in einigen Betrieben entscheidend sein.

Unterstützung nach dem Kauf

Zeiterfassungs-Systeme sind komplexe IT-Systeme, die zumeist ohne eine gute Einführung und Nachbetreuung nach dem Kauf, Kopfschmerzen bereiten. Wichtig ist daher auch, dass der Zeiterfassungs-Anbieter umfassenden Service nach dem Kauf anbietet. Dazu gehören zum Beispiel Einführungsschulungen oder Workshops, die helfen, das erworbene Systeme sinnvoll einzusetzen.

Fazit

Sich vor dem Kauf genau zu informieren, hilft das richtige System zu finden. Zu oft ist es schon vorgekommen, dass sich Betriebe vorschnell für einen günstigen Anbieter entscheiden, nur um dann festzustellen, dass die benötigte Funktionalität nicht abgedeckt wird.

Aus diesem Grund haben wir einen Fragebogen erstellt, den Sie kostenlos nutzen können, um Anbieter von Zeiterfassungs-Systemen anzufragen. Hier geht’s zum Download: https://timepunch.de/resources/Fragebogen_Zeiterfassung.pdf

Nutzen Sie die Möglichkeit, und senden Sie den Fragebogen auch zu uns, der TimePunch KG.
Wir scheuen keinen Vergleich und erstellen Ihnen gerne ein Angebot für Ihr zukünftiges Zeiterfassungssystem.

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Neuer Mindestlohn ab Oktober – die bisher größte Steigerung
Posted on 21. April 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment

Quelle: https://unsplash.com/photos/jpqyfK7GB4w

Ab Oktober wird der Mindestlohn auf 12€ angehoben. Das ist die bisher größte Anhebung seit Einführung des Mindestlohns.  

2015 startete der Mindestlohn mit 8,50 €. Seitdem wurde er in regelmäßigen Abständen, nach Empfehlung der Mindestlohnkommission, durch die jeweilige Bundesregierung angepasst. Seit Beginn beträgt die Grenze für eine geringfügige Beschäftigung 450 Euro monatlich.

Und genau hier liegt das Problem mit der starren Grenze von 450 € im Monat. Je mehr der Mindestlohn anwächst, desto geringer ist die maximale monatliche Arbeitszeit für geringfügig Beschäftigte. Lag die maximale monatliche Arbeitszeit zu Anfang noch bei knapp 53 Std mit einem Mindestlohn von 8,50 €, so würde sie ohne Anpassung in diesem Bereich im Oktober 2022, bei einem Mindestlohn von 12 €, auf 37,5 Std. sinken. Das wiederum führt zu Mehraufwänden bei Arbeitgeber*innen, die entweder die Arbeitszeit der geringfügig Beschäftigten kürzen oder Mitarbeiter*innen in den weniger attraktiven Übergangsbereich mit höheren Sozialabgaben übernehmen müssten.

Keine starre Gehaltsgrenze, sondern eine Begrenzung der Arbeitszeit

Genau hier setzt die Bundesregierung mit ihrer Neuregelung an. Statt der Gehaltsgrenze von 450,- € wird die wöchentliche Arbeitszeit der geringfügig Beschäftigten auf 10 Std. in der Woche begrenzt. Durch diese Umkehr der Berechnungslogik ergibt sich ab Oktober 2022 folgende Formel für den max. Bruttolohn für Geringfügige Beschäftigte:

10 Wochenstunden * (52/12) (durchschnittliche Wochen im Monat) * 12 € Mindestlohn = 520 €
oder gekürzt: 12 € Mindestlohn * 130 / 3 = 520 €

Wie soll das kontrolliert werden?

Im Bereich der geringfügig Beschäftigten kontrolliert der Zoll, ob die Arbeitszeit der Beschäftigten eingehalten wird oder ob durch eine Überschreitung der Arbeitszeit der berechnete Stundenlohn unter den Mindestlohn sinkt. In diesem Fall drohen hohe Strafen.

Eine Dokumentation der Arbeitszeit ist im Bereich des Mindestlohnsektors Pflicht. Aus diesem Grund empfiehlt sich eine elektronische Zeiterfassung.

Dürfen die 10 Std. pro Woche überschritten werden?

In Ausnahmefällen sieht das Gesetz des BMAS auch Ausnahmen für die 10 Std. Regelung vor. Dabei werden aber enge Grenzen gesetzt.

  1. Der Beschäftigte darf nur in zwei Monaten pro Jahr die zulässige max. Arbeitszeit der geringfügigen Beschäftigung von 43:20 Std. überschreiten.
  2. Das jährliche Einkommen darf das 14fache der Geringfügigkeitsgrenze nicht überschreiten. Einmalzahlungen, z.B. Weihnachtsgeld oder Prämie sind damit zulässig, solange diese Grenze nicht überschritten wird.

Wenn einer der beiden Punkte zutrifft, liegt ein möglicher Missbrauch der geringfügigen Beschäftigung vor und Arbeitgeber*innen müssen bei einer Prüfung mit einer Statusänderung des Beschäftigungsverhältnisses und Nachzahlungen rechnen.

Die Investition in eine elektronische Zeiterfassung spart Zeit und Geld

Trotz der einmaligen Kosten für ein Zeiterfassungs-System wie TimePunch, sparen Arbeitgeber*innen durch die Einführung einer Zeiterfassung auch bares Geld.

Zum einen können Lohn -und Gehaltsabrechnungen per Knopfdruck berechnet und an den Steuerberater übermittelt werden. Zum anderen erhalten Betriebe eine Übersicht über die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden und können so direkt prüfen, ob geringfügig Beschäftigte mehr als die zulässigen 10 Stunden pro Woche arbeiten. Dies schützt vor Strafzahlungen im Falle einer Prüfung durch den Zoll.

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Mehrarbeit, Überstunden und Zeiterfassung
Posted on 8. April 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment
Quelle: https://unsplash.com/photos/NSFG5sJYZgQ

Laut einer Studie von Gehalt.de arbeitete 2021 jede(r) Beschäftigte rund 3 Stunden mehr pro Woche, als er laut Arbeitsvertrag müsste. Von diesen drei Stunden wurden aber nur ca. eine Stunde pro Woche als Überstunden mit Gehalt oder Freizeit ausgeglichen. Da stellt sich die Frage, wie kann das sein?

Keine Pflicht zur Vergütung von Mehrarbeit

Der Grund hierfür liegt im Arbeitszeitgesetz. Eine gesetzliche Pflicht Mehrarbeit zu vergüten, gibt es in Deutschland nicht. Wenn Beschäftigte also ohne explizite Anordnung oder Anweisung länger arbeiten, dann müssen Arbeitgeber*innen diese Zeit nicht zwingend ausgleichen.

Dies gilt vor allem dann, wenn Beschäftigten nachgewiesen werden kann, dass sie nur länger am Arbeitsplatz bleiben, um durch die Mehrarbeit eine höhere Vergütung zu erlangen. Beispielsweise, weil sie unangemessen lang nach der Arbeit duschen und sich erst danach an der Zeiterfassung abmelden. Oder nach dem Einstempeln erst noch eine halbe Stunde frühstücken, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.

Dies ist Mehrarbeit die nicht ausgezahlt oder mit Freizeit ausgeglichen werden muss.

Mehrarbeit stillschweigend akzeptieren

Ein anderer Fall liegt vor, wenn Mitarbeitende regelmäßig länger, als vertraglich vereinbart, für das Unternehmen arbeiten und diese Arbeit vom Arbeitgeber akzeptiert wird. In diesem Fall greift §616 BGB, der davon ausgeht, dass eine stillschweigende Vereinbarung vorliegt, wenn das Ergebnis der Arbeit den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist.

Arbeitgeber müssen diese Mehrarbeit noch nicht einmal explizit einfordern. Das Akzeptieren der Arbeitsergebnisse genügt für diesen Fall.

Klare Regeln definieren

Dem können Arbeitgeber*innen vorbeugen, indem sie die Umstände, die zur Vergütung der Überstunden führen, klar im Arbeitsvertrag regeln.

Möglich und zulässig ist es z.B. zu definieren, dass eine gewisse Zahl an Mehrarbeitsstunden mit dem Gehalt abgegolten ist.  Die Rechtsprechung definiert hier keine klaren Grenzen. Die Praxis zeigt jedoch, dass 10% bis 15% monatliche Arbeitszeit durchaus üblich sind. Im Schnitt also ungefähr 20 Stunden im Monat.  

Aber Vorsicht: Sofern die bestehenden Arbeitsverträge eine unbezahlte Mehrarbeit nicht bereits enthalten, kann eine Einführung von 20 Stunden unbezahlter Mehrarbeit, den Betriebsfrieden erheblich stören.

Daher unser Pro Tipp: Eine weniger drastische Möglichkeit ist es eine Übergangszeit von einer halben Stunde vor Arbeitsbeginn und einer halben Stunde nach Arbeitsende festzulegen. Diese Übergangszeit wird vom Arbeitgeber, vertraglich geregelt, nicht bezahlt. Erst wenn Beschäftigte länger als diese halbe Stunde davor oder danach arbeiten, ist davon auszugehen, dass es sich tatsächlich um eine akzeptierte Mehrarbeit handelt, die vom Arbeitgeber auch bezahlt oder mit Freizeit ausgeglichen werden muss. In der Summe ergibt diese Stunde pro Tag, ebenfalls eine unbezahlte Mehrarbeit von 22 Std. im Monat.

Wie hoch ist die Überstundenvergütung?

Überstunden werden in der Regel mit dem normalen Stundenlohn vergütet. Sofern es sich um einen Gehaltsempfänger handelt, kann der Stundenlohn durch eine einfache Formel aus dem Bruttogehalt berechnet werden: Der Stundenlohn entspricht dann dem Bruttolohn geteilt durch 4,333 geteilt durch die wöchentliche Arbeitszeit.

Eine Zuschlagspflicht für Überstunden existiert in Deutschland nicht. Ausnahme ist, wenn dies im Arbeits- oder Tarifvertrag anderweitig geregelt ist.

Alternative Freizeitausgleich, Vorteile für Arbeitgeber*innen

Eine Alternative zur Überstundenvergütung ist der Freizeitausgleich. Der Vorteil für Arbeitgeber*innen liegt auf der Hand. Die Auslastung wird durch den flexiblen Einsatz der Mitarbeitenden optimiert.

Liegt viel Arbeit an, wird die Arbeitszeit flexibel durch das Anordnen von Überstunden erhöht. Ebbt die Auslastung ab, können Beschäftigte das zuvor aufgebaute Überstundenkonto durch das nehmen von Gleitzeit wieder abbauen.

Wichtig ist, das Anordnen von Überstunden muss für Arbeitnehmer*innen auch zumutbar sein. Arbeitgeber dürfen dabei nicht nur die betrieblichen Erfordernisse, sondern auch das persönliche Umfeld der Beschäftigten im Blick behalten. Und vor allem gilt, die maximale Arbeitszeit von 10 Std. pro Tag darf auch bei angeordneten Überstunden nicht überschritten werden. Das im Blick, profitieren Unternehmen und Beschäftigte gleichermaßen davon. Unternehmen durch die bessere Auslastung, Beschäftigte durch mehr freie Tage.

Fazit

Die genannten Anregungen und Vorteile ergeben sich für Betriebe und Angestellte nur, wenn die Arbeitszeit effektiv erfasst wird. Inkludierte Mehrarbeit, Übergangszeiten vor und nach der Arbeit, Gleitzeitkonten und vieles mehr, lassen sich nur mit einem modernen Zeiterfassungssystem, wie das der TimePunch KG, effektiv abbilden. Systematische Zeiterfassung sollten daher nicht als Problem, sondern als Lösung des Problems gesehen werden.

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Zeiterfassung – dürfen, müssen oder No-Go?
Posted on 25. March 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment

Um das Thema Zeiterfassung ranken sich viele Mythen und Halbwahrheiten. Dürfen Arbeitgeber*innen die Zeiten der Mitarbeiter erfassen, oder müssen sie es sogar? Oder ist es am Ende gar nicht erlaubt?

Bei der systemischen Zeiterfassung, also der Zeiterfassung am PC oder mit RFID Chips, werden personenbezogene Daten erhoben. Das ist z.B. die Uhrzeit, wann sich Mitarbeiter*innen an -bzw. abmelden, es sind aber auch Ortsinformationen über den Standort des Terminals oder die GPS-Daten, die erhoben werden. Eventuell auch biometrische Daten, wie der Fingerabdruck oder die Gesichtserkennung. Das alles ruft die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auf den Plan.

Ist Zeiterfassung rechtsgültig?

Um diese Frage zu klären, bedarf es einen Blick in das Gesetz. In der DSGVO sind klare Regeln für die Aufzeichnung von personenbezogenen Daten verankert. Im Artikel 6 Abs 1 f steht als Voraussetzung, dass die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen (also des Arbeitgebers) oder eines Dritten (z.B. Steuerberater / Lohnbüro) erforderlich ist. Berechtigte Interessen des Arbeitgebers zur Einführung der Zeiterfassung sind beispielsweise:

  • Die Arbeitszeit des Mitarbeitenden soll dem Lohnbüro zur Berechnung des Gehalts übermittelt werden.
  • Überstunden sollen dokumentiert werden, damit diese ausgezahlt oder mit Freizeit abgegolten werden können.
  • Pausen von Mitarbeitenden sollen zum Nachweis des Arbeitsschutzgesetzes aufgezeichnet werden.

Die Zeiterfassung bildet also die Grundlage, damit die berechtigten Interessen durchgesetzt werden können. Eine Erfassung ist somit rechtsgültig.

Spannend wird die Frage aber bei biometrischen Daten, wie dem Fingerabdruck oder der Gesichtserkennung. Hier greift der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und der Datensparsamkeit. D.h. Arbeitgeber*innen müssen sich die Frage gefallen lassen, ob das berechtigte Interesse nicht auch mit weniger Daten durchsetzbar ist. Die Antwort ist hier ein meist ein klares ja. Ein RFID Schlüsselanhänger erfüllt die Anforderung in den meisten Fällen ganz genauso wie ein Fingerscanner. Daher sollten sich Arbeitgeber*innen die Einwilligung zur Arbeitszeiterfassung mittels biometrischer Daten vorab von der Belegschaft schriftlich einholen, oder auf eine Alternative via RFID Schlüsselanhänger für Verweigerer umsteigen. Gute Zeiterfassungssysteme wie TimePunch erlauben zumeist beide Möglichkeiten zur Zeiterfassung (Schlüsselanhänger und/oder Biometrisch).

Ist eine Zeiterfassung zwingend erforderlich?

Viele Hersteller von Zeiterfassungs-Systemen versuchen Interessenten zu verunsichern, indem sie aufführen, dass eine systematische Zeiterfassung bereits vom Europäischen Gerichtshof (EuGH) in einem Urteil vom Mai 2019 gefordert wurde. Damit endet die Erzählung aber zumeist unvollständig.

Richtig ist, dass am 24. Februar 2020 das Arbeitsgericht in Emden in einer ersten Entscheidung das Urteil vom EuGH bestätigte und auch am 24. September 2020 in einer zweiten Entscheidung bekräftigte. Allerdings widerrief das Landes Arbeitsgerichts von Niedersachen (LAG) – also eine höhere Instanz – die Entscheidung des Arbeitsgerichts in Emden in der Berufung.

Der Grund: Nach Ansicht des Landesarbeitsgerichts hatte der EuGH aufgrund von Art. 153 AEUV keine Kompetenz über Vergütungsfragen zu entscheiden.  Hier steht also Meinung gegen Meinung. Eine klare Aussage, ob Zeiterfassung im Allgemeinen zwingend erforderlich ist, steht also noch aus.

Wann ist eine Zeiterfassung vom Gesetzgeber gefordert?

Nichtsdestotrotz existieren mehrere Fälle, in denen eine Zeiterfassung vom Gesetz gefordert wird.

Bei Einführung der Kurzarbeit:

Will ein Unternehmen die Kurzarbeit einführen, dann muss die geleistete Arbeitszeit der Mitarbeitenden in Kurzarbeit korrekt und vollständig dokumentiert werden. Dies ist notwendig, damit nach Abschluss des Monats das Kurzarbeitergeld korrekt berechnet werden kann. Die Agentur für Arbeit kann jederzeit den Stundennachweis für Mitarbeiter*innen vom Unternehmen einfordern.

Bei Beschäftigten im Mindestlohn bzw. Niedriglohn:

Sind Arbeitnehmer*innen bei den Betrieben im Mindestlohn, bzw. Niedriglohn beschäftigt, dann ist hier die Zollverwaltung zuständig. Diese prüft sehr genau, ob der Mindestlohn eingehalten wird. Damit der Zoll die Lohnzahlung und damit Einhaltung des Mindestlohns prüfen kann, ist eine genaue Zeiterfassung vom Gesetzgeber gefordert.

Bei Überstunden:

Werden im Betrieb regelmäßig Überstunden fällig, dann besteht nach § 16 Absatz 3 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die Verpflichtung des Arbeitgebers die über 8 Stunden pro Tag hinaus gehende Arbeitszeit aufzuzeichnen. Selbstverständlich schreibt der Gesetzgeber hier nicht vor, dass ein elektronisches Zeiterfassungssystem zum Einsatz kommt, aber gerade ein System wie TimePunch macht dabei vieles einfacher.

Fazit

Stand März 2022 ist in Deutschland nicht klar geregelt, ob eine elektronische Zeiterfassung für alle Betriebe zur Pflicht wird. Allerdings existieren heute schon Fälle, in denen eine Zeiterfassung erforderlich ist. Dabei liegen die Vorteile einer Zeiterfassung klar auf der Hand: Gleichbehandlung von Mitarbeitenden, einfachere Lohnzahlung und Rechtssicherheit bei Arbeitsrechtsklagen aufgrund von Kündigung oder ähnlichem. Wie so oft gilt auch hier: Haben ist besser als Brauchen.

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Kurzarbeit in der Pandemie und danach – was ändert sich ab Juli?
Posted on 18. March 2022 by Gerhard Stephan in Ankündigung, Did you know? | Leave a comment

In der ersten Corona Welle im Dezember 2020 wurde durch das vom Bund Beschäftigungssicherungsgesetz (BeschSiG) der Grundstein für einen einfachen Zugang zur Kurzarbeit gelegt. Jetzt, wo Corona immer mehr zurückgeht, sollen auch die damals ergriffenen Maßnahmen zurückgefahren werden.

Für was steht das Beschäftigungssicherungsgesetz?

Unter dem wirtschaftlichen Druck der Corona Pandemie, war es Hubertus Heil, Bundesminister für Arbeit und Soziales der damaligen CDU geführten Bundesregierung, der sich federführend für Einführung des Beschäftigungssicherungsgesetzes zeigte.

Das Gesetz sollte in Not geratenen Betrieben helfen, schneller als vorher möglich, Kurzarbeit im Unternehmen einzuführen zu können. Das Credo dabei lautete: Besser Kurzarbeit als Kündigung.

Zu diesem Zweck wurden etliche Maßnahmen erlassen:

  • Um Kurzarbeit zu beantragen, mussten nur noch 10% der Beschäftigten wegen Arbeitsausfall ein um 10% vermindertes Entgelt beziehen. Zuvor waren es noch mind. 30% der Beschäftigten.
  • Die positive Gleitzeitkonten der Mitarbeitenden mussten nicht mehr aufgebraucht und negative Gleitzeitkonten nicht mehr aufgefüllt werden. Auch das war vor Corona noch üblich.
  • Die Bezugsdauer des Kurzarbeitergelds wurde von 12 auf 24 Monate und ab dem 1. März 2022, sogar auf 28 Monate verlängert.

Kurzarbeit während Corona

Wie notwendig das Gesetz und die damit verbundenen Anpassungen war, zeigt ein Blick in die Statistik der Arbeitsagentur.

Nie gab es mehr Betriebe in Kurzarbeit als in den letzten beiden Jahren. Selbst in der Eurokrise 2010 waren es im Schnitt nur 30.000 Betriebe die Kurzarbeit angemeldet hatten. Also 10-mal weniger, wie es aktuell der Fall ist.

Das Geld wird knapp

Insgesamt wurde das Beschäftigungssicherungsgesetz, das Dezember 2020 eingeführt wurde, mehrmals verlängert. Das sechste und letzte Mal am 11.03.2022, um nochmals drei Monate bis Ende Juni 2022. Allerdings mit der Ausnahme, dass die Sozialbeiträge für die Kurzarbeit nach dem ersten Quartal dieses Jahres nicht mehr erstattet werden.

Geht es nach der Bundesregierung, dann ist ab Juli Schluss mit der Freizügigkeit beim Kurzarbeitergeld. Ein Grund dafür dürften die immensen Kosten sein, die das Kurzarbeitergeld bisher den Steuerzahler gekostet hat.

Christina Schönefeld, Finanzvorstand der Bundesagentur für Arbeit sagte am 26.02.2021 dazu: „Die BA hat im letzten Jahr eine Rekordsumme eingesetzt, um die Folgen der Pandemie für den Arbeitsmarkt abzufedern. Die Ausgaben für das Kurzarbeitergeld waren historisch hoch. In der Spitze haben wir an einem Tag mehr Kurzarbeitergeld ausgezahlt als im gesamten Jahr 2019.“

Hatte die Bundesagentur für Arbeit Anfang der Pandemie noch eine Rücklage von 26 Milliarden Euro, waren diese bereits Ende 2020 durch Ausgaben in Höhe von 61 Milliarden Euro mehr als aufgebraucht. 2021 kamen dann nochmal 58 Milliarden Euro zur Finanzierung der Kurzarbeit hinzu. Allein das ergab bis Ende 2021 ein Minus von 93 Milliarden Euro.

Für das laufende Jahr rechnet Frau Schönefeld mit Ausgaben von 38 Milliarden Euro. Christiane Schönefeld sagte dazu Anfang Januar der Deutschen Presse Agentur: „Es wird Jahre dauern, bis wir wieder ein sicheres und krisenfestes Finanzpolster haben“.

Besser jetzt handeln

Arbeitgeber*innen die bisher noch zögerlich waren, aber durchaus Unterstützung gebraucht hätten, sollten daher jetzt handeln. Ab Juli sind die Hürden für den Bezug von Kurzarbeitergeld wieder hoch. Das dürfte viele Betriebe abschrecken.

Um Kurzarbeitergeld bei der Bundesagentur für Arbeit zu beantragen, sollten Arbeitgeber*innen wie folgt vorgehen.

  • Der Arbeitsausfall muss schnellstmöglich der Agentur für Arbeit mitgeteilt werden. Am besten geht das über den Steuerberater.
  • Arbeitgeber*innen berechnen das Kurzarbeitergeld und zahlen es an die Beschäftigten aus.
  • Danach stellen sie einen Erstattungsantrag bei der Arbeitsagentur und erhalten das zuvor ausgezahlte Kurzarbeitergeld wieder zurück.

Berechnen des Kurzarbeitergelds

Wie viel Kurzarbeitergeld in der jeweiligen Situation dem Mitarbeiter zusteht, ist nicht immer trivial zu berechnen. Zudem ist ein Stundennachweis zwingend erforderlich, der im Zweifelsfall auch von der Arbeitsagentur für Arbeit stichprobenartig kontrolliert werden kann.

Bei dieser Aufgabe helfen jedoch moderne Zeiterfassungssysteme, wie das der TimePunch KG, welches nicht nur die Stundenaufzeichnung übernimmt, sondern auch direkt das auszuzahlende Kurzarbeitergeld anhand der Arbeitszeiten des Mitarbeiters berechnet.

Herr Stephan, Geschäftsführer der TimePunch KG, sagt dazu: „Bereits Anfang 2020 war uns klar, dass die Berechnung der Kurzarbeit eine Kernkompetenz von TimePunch sein muss. Die Nachfrage war gewaltig. Daher hatten wir dieses Feature schon frühzeitig unseren Kunden bereitgestellt.“

Bleibt nur zu hoffen, dass der erwartete Aufschwung nach Corona nicht zu lange auf sich warten lässt.

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Erste Vorschau auf TimePunch 5.0
Posted on 30. January 2022 by Gerhard Stephan in Ankündigung | Leave a comment

Heute veröffentlichen wir die erste Vorschau auf das nächste große Release von TimePunch 5.0.

Es zeigt schon jetzt die ersten Highlights der kommenden Version und die Grundprinzipien nach denen das neue UI aufgebaut ist.

Ein Fenster, keine Popups

TimePunch wird moderner und klarer in der Struktur. Der neue Stil kommt daher ohne unnötige Popups – also Fenster, die sich über andere Fenster legen – aus. Notwendige Eingabemasken, werden in dem eigentlichen Programmfenster als Overlay geöffnet.

Klares und modernes Design

TimePunch setzt mit der neuen Oberfläche auf minimalistisches Design, das den Inhalt in den Vordergrund stellt. Es orientiert sich dabei am Stil von Windows 10 und dem Modern UI.

Inhalte bauen aufeinander auf

Neue Inhalte bauen in TimePunch aufeinander auf. Das heißt der Benutzer navigiert immer tiefer in die Struktur und verliert dabei nie den Überblick. Die Navigation erfolgt von der Übersicht zum Detail und von links nach rechts. Wir nennen das Stacked-UI.

Kontextbezogene Menüs

Unsere Zeiterfassung erschlägt den Benutzer dabei nicht mit großen unübersichtlichen Menüs. Unser Motto hier lautet: Weniger ist mehr.

Daher werden jeweils kontextbezogene Menüs eingeblendet. Dem Benutzer werden also nur die Menüpunkte angezeigt, die zum jeweiligen Inhalt passen.

Individualisierung

Nichts ist unbefriedigender, als nicht die Daten zu sehen, die man wirklich zur Arbeit benötigt. In TimePunch 5.0 können daher alle Tabellen individualisiert und angepasst werden. Selbst benutzerdefinierte Felder können so in der Tabelle angezeigt und ausgewertet werden.

Ausblick

Wir arbeiten aktuell hart an der Umsetzung all unserer Ideen für TimePunch 5.0 – Ihrer Zeiterfassung. Da das komplette UI neu gebaut und ausgearbeitet wird, sind wir vermutlich noch etwas mit der Umsetzung beschäftigt.

Bitte schreibt uns in den Kommentaren was ihr vom neuen Design haltet. Wir sind gespannt!

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