Letztes Jahr hatten wir bei Twitter und LinkedIn nachgefragt, ob es gute Alternativen zu TeamViewer gibt, die wir stattdessen einsetzen könnten. Ein Vorschlag darunter war Supremo.
TeamViewer ist klar der Platzhirsch unter den Fernwartungs-Tools. Die Software ist schnell, zuverlässig und einfach zu bedienen. Das lässt sich das Unternehmen aus Göppingen aber auch entsprechend gut bezahlen.
Denn auch wenn wir TeamViewer schon seit über 10 Jahren einsetzen, war nach der Preiserhöhung im letzten Jahr, die Software für uns keine tragbare Lösung mehr. Das Kosten/Nutzen Verhältnis ist für uns aus dem Ruder gelaufen. Schlappe 1678,80 € pro Jahr (oder 139,90 € pro Monat) gehen für 3 Fernwartungsplätze, mit gleichzeitiger Verbindung, dabei über die virtuelle Ladentheke.
Es musste also eine Alternative her. Unsere Anforderungen an eine neue Fernwartungssoftware waren wie folgt:
Sie musste europäischen Datenschutzstandards entsprechen
Sie musste einfach zu bedienen sein
Sie musste schnell und zuverlässig sein
Auf Twitter gab uns @EsGeeks dann den Hinweis auf Supremo, einer Fernwartungssoftware aus Italien. Der erste Eindruck erinnerte stark an die Nummer 1 – TeamViewer. Aber was solls, abschauen war und ist nicht verboten.
Die Benutzeroberfläche von Supremo erinnert stark an TeamViewer
Dabei muss man sagen, Supremo hat hier einiges richtig gemacht. Die Software ist benutzerfreundlich und richtet sich von der Bedienung ganz klar an Kunden, die auch schon mit TeamViewer gearbeitet haben. Ein Umlernen ist also nicht notwendig. Außerdem sind die Verbindungen schnell und zuverlässig und was noch wichtiger ist, auch stabil. Supremo verwendet eine starke Verschlüsselung und Sicherheitsmaßnahmen, um den Schutz der Daten zu gewährleisten. Durch den Sitz in Europa hält die Software selbstverständlich auch die EU-DSGVO ein.
Das Paket „Supremo Professional 1 Jahr“, was vergleichbar mit dem Angebot von „TeamViewer Corporate“ ist, gibt es bereits für 377,- € – anstatt den oben genannten 1678,80 € des Platzhirsches. Das ist weniger als ein viertel des Preises. Für uns ein unschlagbares Argument.
Unser Pech, oder im Nachhinein auch Glück war, dass wir letztes Jahr den Kündigungstermin für TeamViewer um ein paar Tage verpasst hatten. So mussten wir die TeamViewer Lizenzen für 2023 nochmal verlängern. Für unsere Kunden bedeutet das jetzt also konkret, dass wir bis Oktober 2023 beide Fernwartungsoptionen anbieten können; den altbekannten TeamViewer und das neue Supremo. Ab Oktober 2023 führen wir unseren Support, dann nur noch mit Supremo durch.
Unsere neue Fernwartungssoftware Supremo kann in TimePunch 5 im Menü „Support“ unter „Supremo herunterladen“ installiert werden.
Um die Frage, ob Zeiterfassung auch bei einer Vertrauensarbeitszeit Pflicht ist, wird heftig gestritten. Denn selbst nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13.09.2022 gibt es bisher noch keine gesetzliche Regelung dazu.
Anfang März sagte Bundesarbeitsminister Hubertus Heil zu, dass eine Gesetzesvorlage dazu noch im Frühjahr 2023 vorgelegt werden soll. Diese sollte folgende Kernpunkte enthalten.
Vertrauensarbeitszeit sollte weiterhin möglich sein
Es solle ein praxistauglicher Vorschlag zur Arbeitszeiterfassung erarbeitet werden
Viel Spielraum für Unternehmen
Vertrauensarbeitszeit und praxistaugliche Zeiterfassung, wie geht das?
Bisher bedeutete Vertrauensarbeitszeit, dass Arbeitnehmer*innen ihre Arbeitszeit selbstständig und eigenverantwortlich gestalten können, ohne dass die Arbeitszeit im Detail erfasst wird. Den zweiten Teil dieser Aussage dürften Arbeitnehmer*innen wie Arbeitgeber*innen zukünftig wohl streichen können. Denn klar ist auch, Vertrauensarbeitszeit darf nicht den Schutz der Arbeitnehmer*innen aushebeln.
Dabei spielt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) eine entscheidende Rolle und ist ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsrechts, denn es regelt die Arbeitszeiten von Arbeitnehmer*innen in Deutschland. Es dient dem Schutz der Arbeitnehmer*innen und legt fest, welche Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen eingehalten werden müssen.
Diese Regelungen gelten selbstverständlich auch für die Vertrauensarbeitszeit. Aber wie geht das mit einer Zeiterfassung zusammen?
Die Chance dafür liegt in der Umgestaltung des Arbeitsvertrags. Im Arbeitsvertrag sollten keine festen Sollstunden hinterlegt sein. Die Zeiterfassung TimePunch unterstützt dies mit einem dynamischen Arbeitszeitmodell, bei dem die Arbeitszeit der Sollzeit entspricht.
Abbildung 1: Dynamisches Arbeitszeitmodell zur Abbildung der Vertrauensarbeitszeit
Gleitzeitmodelle werden für diese Art der Zeiterfassung nicht mehr benötigt, denn Überstunden können dann nicht mehr anfallen. Die Vergütung erfolgt bei diesen Mitarbeitenden als Festgehalt, unabhängig von der geleisteten Arbeitszeit. Trotzdem werden die Arbeitszeiten erfasst und damit sichergestellt, dass sich die Arbeitnehmer*innen auch bei Vertrauensarbeitszeit an die geltenden Pausenregelungen und Höchstarbeitszeiten halten.
Damit bietet TimePunch eine praxistaugliche Möglichkeit zur Zeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit, die Arbeitnehmer*innen wie Arbeitgeber*innen viele Freiräume lässt.
TimePunch 5.0 ist ein Meilenstein für TimePunch und das erste komplette ReWrite der Benutzeroberfläche. An dieser Stelle möchte ich die wichtigsten Unterschiede zur vorherigen Version benennen:
Zeiterfassung neu denken
Die vorherige Version war teilweise recht unübersichtlich. Das lag an den vielen Features, mit denen unsere Zeiterfassung die letzten Jahre stetig erweitert wurde. Neue Features wurden an die Software angebaut und irgendwann kommt der Zeitpunkt, an dem die Software unübersichtlich wird. Dem kann man nur durch einen harten Schnitt begegnen.
Für TimePunch 5 wurde unsere Zeiterfassung daher komplett neu gedacht.
Wir denken Neu: “für viele Mitarbeitende”
In den vorherigen TimePunch Versionen war die Startseite immer die Zeiterfassung des aktuell angemeldeten Benutzers. Dies ist gut für Freelancer*innen und Mitarbeiter*innen die nur ihre eigene Zeit im Blick haben müssen. Für die Personalabteilung oder die Projektleitung ist das aber zu wenig.
Daher sind jetzt alle Ansichten auf die Anzeige von mehreren Mitarbeitenden ausgerichtet. Damit hat es die Personalabteilung einfacher bei der Auswertung der Gleitzeitkonten und des Krankenstands und die Projektleitung erhält einen besseren Überblick über die laufenden Projekte.
Anzeige des Gleitzeitkontos aller Mitarbeitenden
Wir denken Neu: “für den einzelnen Mitarbeitenden”
Auch wenn wir die Verwaltung für Unternehmen vereinfacht haben, kommen Mitarbeitende nicht zu kurz. Denn auch in TimePunch 5 kann die Startseite so individualisiert werden, dass sie den vorherigen TimePunch Versionen entspricht.
So fühlen sich auch langjährige Nutzer unserer Zeiterfassung gleich zu Hause.
Konfigurierbare Startseite in TimePunch 5
Wir denken Neu: “konsistente Bedienung”
Nichts ist schlimmer, wie wenn die Bedienung einer Software zufällig zusammengewürfelt ist. TimePunch 5 hat daher eine konsistente Bedienung. Was man sich merken sollte, die Navigation verläuft immer von grob zu detailliert und von links nach rechts.
Und Konsistent bedeutet auch: Sie ändern einen Zeiteintrag oder andere Daten auf einer Seite und alle abhängigen Seiten zeigen automatisch die geänderten Werte an.
Wir denken Neu: “Barrierefreiheit”
TimePunch 5 möchte für alle Mitmenschen nutzbar sein. Daher haben wir in TimePunch 5.0 ein besonders Augenmerk auf eine barrierefreie Softwareentwicklung gelegt. Was zeichnet unsere Zeiterfassung dabei aus?
TimePunch ist komplett mit Tastatur bedienbar
TimePunch ist für Screenreader optimiert
TimePunch nutzt eine große und gut lesbare Schrift
Wir denken Neu: “Weniger ist mehr”
TimePunch 5 bietet auf jeder Seite nur die Funktionen an, die Sie im aktuellen Kontext sinnvoll nutzen können. Das erleichtert die Bedienung, da Sie nicht aus hunderten Features die drei Punkte suchen müssen, die für Sie interessant und nutzbar sind.
Alle Befehle die Ihnen zur Verfügung stehen, machen im angezeigten Kontext Sinn und können verwendet werden.
Für wen lohnt sich die Umstellung?
Wenn Sie bereits die aktuellen TimePunch 4.x/5.x Lizenzen verwenden, dann können Sie ohne Zusatzkosten TimePunch 5.0 installieren. Bei Bedarf unterstützten wir gerne.
Wie geplant ging dieses Wochenende TimePunch 5.0 online.Damit der Umstieg auf die neue Version reibungslos funktioniert, gibt es hier und jetzt ein paar Tipps.
Wenn Sie TimePunch am Montag den 27.02. zum ersten Mal starten, wird Ihnen vermutlich folgende Meldung angezeigt:
TimePunch 4.9 beim Zugriff auf TimePunch 5.0
Bitte keine Panik. Dies zeigt nur an, dass Sie noch mit der alten Version von TimePunch arbeiten. Wenn Sie einen neuen PC mit Windows 10 besitzen, der nicht zentral administriert wird, dann genügt oft schon der Neustart von TimePunch. Denn TimePunch aktualisiert sich i.d.R. automatisch im Hintergrund. D.h. beim nächsten Neustart melden Sie sich mit TimePunch 5.0 an.
Wenn das nicht funktioniert?
Sollte TimePunch sich nicht automatisch aktualisieren, dann de-installieren Sie TimePunch zuerst manuell von Ihrem PC. Das geht über die Windows Funktion “Programm hinzufügen oder entfernen“. Suchen Sie dort “TimePunch Management” und wählen Sie über das 3 Punkte Menü – “Deinstallieren” aus.
Dort können Sie das TimePunch Management wieder installieren. Wahlweise mit der neuen und modernen Benutzeroberfläche oder mit dem vorherigen UI – jetzt mit alt, bzw. Legacy betitelt.
Download der aktuellen TimePunch Management App
Wichtig: Sofern Sie das Installationspaket für “Windows 11, 10” nicht bei sich installieren können, nutzen Sie bitte das Installationspaket auf der rechten Seite für Windows 8 und Windows Server Betriebssysteme.
Anmelden im neuen TimePunch Management
Das neue TimePunch Management erkennen Sie sofort am neuen Programmicon in der Taskleiste und auch daran, dass sich TimePunch jetzt im Vollbildmodus öffnet.
Das neue TimePunch Management
Nach der erfolgreichen Anmeldung empfehle ich Ihnen einen Blick in unser erstes Umsteiger Video für TimePunch 5.0. Hier geht’s zum entsprechenden Blog-Post: Einsteigen und Umsteigen auf TimePunch 5
Welche Unterstützung kann ich bekommen?
Wenn Sie Hilfe beim Umstieg auf das neue TimePunch Management benötigen, dann empfehlen wir Ihnen unsere “TimePunch 5.x Umsteiger-Schulung“. Dort erhalten Sie aus erster Hand einen Überblick über die Neuerungen, und wir helfen Ihnen bei Ihren Fragen ganz direkt und persönlich.
Normalerweise kostet die “TimePunch 5.x Umsteiger-Schulung” 150 ,- €
Da wir aber möchten, dass wirklich jeder Kunde von den Vorteilen der neuen Version profitieren kann, bieten wir die Schulung bis Ende März für nur 90,- € an.
Die “TimePunch 5.x Umsteiger-Schulung” können Sie noch bis Ende März für nur 90,- € auf folgender Seite buchen: TimePunch Support (office365.com)
Ups, es funktioniert etwas nicht!?!
Wenn Sie das Gefühl haben, dass TimePunch sich nicht so verhält, wie es sich für Sie richtig anfühlt, dann teilen Sie uns das bitte mit. Wir haben an der neuen Version lange und hart gearbeitet, um für Sie die beste Zeiterfassungs-Software zu entwickeln, die es aktuell am Markt gibt.
Trotzdem lassen sich Probleme oder Ungereimtheiten nicht immer ausschließen. In diesem Fall sind wir auf Ihre Hilfe angewiesen. Schreiben Sie uns Ihre Ideen, Probleme und Anmerkungen zur neuen Version per Mail an info@timepunch.de
Auch wenn wir nicht alles umsetzen können, Ihre Anregungen sind wertvoll für uns.
Aber jetzt wünsche ich Ihnen viel Spaß mit der neuen Version von TimePunch! Ihr, G. Stephan
Timeboxing ist eine zielorientierte Zeitmanagement-Strategie, die Ihnen hilft Ihre Aufgaben schnell und ohne Ablenkung zu erledigen.
Sie kennen das sicher alle aus eigener Erfahrung. Man nimmt sich etwas vor, will beginnen und plötzlich fällt einem ein, dass man nochmal die E-Mails checken muss, das Konto prüfen sollte oder einem Kollegen etwas Wichtiges mitteilen müsste. Und so geht das Eine ins Andere über und die Arbeit, die man eigentlich erledigen wollte, bleibt liegen oder wird nur schleppend erledigt.
Die Wissenschaft kennt dies als Parkinsonsches Gesetz. Der Name hat nichts mit der gleichnamigen Nervenkrankheit zu tun, sondern wurde vom Historiker und Publizist „Cyril Northcote Parkinson“ entdeckt. Das Gesetz besagt folgendes: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Und wenn für die zu erledigende Arbeit keine Zeit gesetzt ist, dann dehnt sie sich sehr weit aus.
Hier kommt das Timeboxing ins Spiel. Beim Timeboxing legt man sich selbst einen Zeitrahmen fest, in dem man eine bestimmte Aufgabe erledigt bekommen möchte. Durch das Festlegen auf einen bestimmten Zeitrahmen wird die Zeit begrenzt und die Arbeit kann sich nicht ins Unendliche ausdehnen. Man legt sich also ins Zeug, um die Arbeit auch in der gesetzten Zeit zu erledigen. Das hört sich erst einmal logisch an. Aber was ist dafür die beste Zeit und wie lange sollte man für ein Thema einplanen?
Die beste Zeit?
Welche Zeit, also vormittags, nachmittags oder abends am besten für das Timeboxing geeignet ist, entscheiden Sie selbst. Hier empfiehlt es sich die produktivste Tageszeit zu wählen. Das kann bei jedem unterschiedlich sein, und sollte individuell gewählt werden. Ein Hinweis auf die beste Zeit, kann für Office365 Nutzer Microsoft Viva Insights liefern. Es unterstützt mit dem Fokusplan die Timeboxing Methode, indem es Fokuszeiten im eigenen Kalender reserviert. Dennoch sollte Sie sich stets auf die eigene Intuition verlassen, denn niemand weiß besser als Sie selbst, wann Sie leistungsfähig sind.
Die Dauer hängt ganz vom Thema ab, welches Sie erledigen möchten. Hier braucht es eine gewisse Erfahrung, um die richtige Dauer abzuschätzen. Wählen Sie die Fokuszeit zu kurz, dann machen Sie sich unnötig Stress beim Erledigen der Aufgabe. Ist sie zu lang gewählt, dann besteht die Gefahr, dass Sie aus dem Flow kommen und die Zeit mit unwichtigen Ablenkungen auffüllen. Als grober Richtwert bieten sich zwei Stunden an. Die meisten Aufgaben, können innerhalb dieser Zeit erledigt werden, wenn man unnötige Ablenkungen vermeidet.
Das beste Vorgehen?
Als Vorbereitung für eine Timeboxing Session, sollten Sie die Aufgabe, die Sie erledigen möchten, vorab planen. Denn nur wenn eine Aufgabe gut vorbereitet ist, können Sie diese auch ohne Unterbrechung abarbeiten. Dafür sollten Sie alle notwendigen Unterlagen und Inputs von Kollegen vorab besorgen. Danach schalten Sie alle Ablenkungen aus. Dazu gehören E-Mails, Firmenchats wie Teams, Slack, Google Chat und auch private Ablenkungen wie Whatsapp, Instagram, Facebook, Twitter und andere. Sie schalten alles aus, was Sie auch nur entfernt von der Aufgabe ablenken könnte, die Sie erledigen möchten. Einschalten sollten Sie hingegen eine Stoppuhr, die die bereits verbrauchte Zeit zählt oder die Restzeit herunterzählt. Hier bietet sich z.B. die Zeiterfassung TimePunch an, mit dem die Arbeitszeit für eine Timebox einfach und schnell getrackt werden kann. So wissen Sie immer, wieviel Zeit Ihnen noch für die Erledigung der Aufgabe zur Verfügung steht. Und dann geht es auch schon los. Arbeiten Sie konzentriert an Ihrer Aufgabe. Sie werden sehen, dass Sie einiges erreichen können, wenn ihre Zeit begrenzt ist.
Der Flow
Im besten Fall kommen Sie bei dieser Arbeitsweise in den sog. Flow. D.h. Sie gehen ganz in der Arbeit auf und vergessen die Zeit und jegliche Ablenkung um Sie herum. Dies ist der produktivste Zustand, den Sie erreichen können. Alles fällt Ihnen leicht und der Körper schüttet Glückshormone aus.
Jetzt entscheidet sich, ob Sie harte Timeboxen oder weiche Timeboxen bevorzugen.
Weiche oder harte Timeboxen
Bei harten Timeboxen hören Sie auf, wenn es am schönsten ist. Nach der vorher festgelegten Zeit zum Ende der Timebox, verlassen Sie den Arbeitsmodus und gönnen sich eine Pause. Im Idealfall ist die Aufgabe jetzt erledigt. Das Gefühl etwas erreicht zu haben, wird Sie erfüllen.
Wenn Sie weiche Timeboxen bevorzugen, dann nutzen Sie den Flow und arbeiten so lange weiter, wie Sie auf der Welle des Glücks reiten können, oder die Aufgabe erledigt ist. Aufhören sollten Sie aber in jedem Fall, wenn Sie feststellen, dass ihre Konzentration nachlässt, oder Sie sich selbst mit Belanglosigkeiten ablenken.
Anfänger, die noch keine Erfahrung mit Timeboxen haben, sollten mit harten Timeboxen beginnen. Diese sind zum Beginn einfacher zu handhaben, da man den Zeitpunkt, wenn der Flow abreist nicht verpassen kann.
Fazit
Wenn Sie das Gefühl haben, Aufgaben vor sich her zu schieben und Ihnen die Kraft fehlt, eine Aufgabe abzuschließen, dann probieren Sie die Timeboxing Methode aus. Je besser die Vorbereitungen für eine Timeboxing Session sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Aufgabe in der vorher festgelegten Zeit erledigen können. Erledigte Aufgaben stärken das Selbstvertrauen und geben Kraft für die nächsten Timeboxing Sessions.
Am 17.07.2022 ist es endlich soweit – TimePunch 4.8 wird offiziell als Update allen Kunden angeboten. Und wieder wurden etliche Kundenwünsche umgesetzt.
Gruppenzugehörigkeit
Ein wichtiges neues Feature ist die Vereinheitlichung der fachlichen Gruppen, wie Teams, Abteilungen und Niederlassungen mit den eher technischen Projekten. So war es bisher nicht möglich in zwei unterschiedlichen Teams oder Abteilungen gleichzeitig als Mitglied gelistet zu sein. Mit dieser Einschränkung waren jedoch nicht alle Unternehmensstrukturen direkt abbildbar, denn oft sind Angestellte mehreren Teams zugeordnet – man denke hier an Mitarbeitende im Support, die auch gleichzeitig an internen Projekten arbeiten und daher auch dem Entwicklungs-Team zugehören. Ab der neuen Version können solche Organisationsstrukturen 1 zu 1 umgesetzt werden.
Jetzt lassen sich auch Fälle abbilden, bei denen z.B. die Assistenz der Geschäftsleitung die Urlaubsfreigabe für alle Mitarbeitende übernimmt. Die Assistenz ist in diesem Fall jedem Team oder Abteilung zugeordnet und übernimmt dort anstelle der eigentlichen Führungsposition die Urlaubsfreigabe der Mitarbeitenden.
Projektassistenz
In technischen Projekten, in denen die Arbeitszeit auf Projekte/Aufträge gebucht wird, war dies schon vorher möglich. Keine Option gab es in den Projekten bisher, eine Assistenz für die Projektleitung zu etablieren – ein Feature, das es bei den Gruppen schon lange gab. Das ist jetzt möglich.
Die Projektassistenz hat dabei die gleichen Rechte wie auch die Projektleitung und kann ebenfalls Projektberichte und Auswertungen über die geleistete Projektarbeit und Stundenkontingente abrufen. Damit hat TimePunch jetzt Feature-Parität bei fachlichen Gruppen (Team, Abteilung, Niederlassung) und technischen Projekten auf die Mitarbeitende ihre abrechenbare Projektzeit buchen können.
Gruppen (Teams, Abteilungen, Niederlassungen) und Projekte
Das folgende Schaubild zeigt die Schwerpunkte der einzelnen Konzepte in TimePunch.
Fachliche Gruppen und Projekte können selbstverständlich auch in einem gemeinsamen Konzept nebeneinander existieren. Unser Team hilft interessierten Kunden in Workshops die Unternehmensstruktur in TimePunch abzubilden.
Rundung des Arbeitsbeginns und des Arbeitsendes
Die Zeiterfassung TimePunch unterstützt in v4.8 die Rundung des Arbeitsbeginns und des Arbeitsendes von Mitarbeitenden. Dabei können Karenzzeiten ausgewählt werden, die entscheiden, ab wann auf -oder abgerundet wird.
Bei einer Rundung in 15 Minuten Schritten und einer Karenzzeit von 5 Minuten, wird unterhalb der 5 Minuten abgerundet und ab den 5 Minuten aufgerundet. Die Karenzzeit und die Rundungsschritte sind frei wählbar.
Neue Lohnart für Quarantäne und Statistiklohnarten
TimePunch unterstützt ab Version v4.8 jetzt auch den Export der Quarantäne Zeit nach DATEV und andere Lohnbuchhaltungssysteme. Damit können jetzt auch Corona bedingte Arbeitsausfälle direkt abgerechnet werden.
Zusätzlich werden jetzt auch Statistiklohnarten unterstützt. Dies sind Lohnarten die nur zu statistischen Zwecken an DATEV übermittelt werden; also den Lohn oder das Gehalt nicht beeinflussen. Dazu gehören die Urlaubstage, Krankheitstage, der Resturlaub sowie das Arbeitszeitkonto. Alle Informationen können wahlweise übermittelt und als Information für die Mitarbeitenden auf den Lohn -und Gehaltsnachweis gedruckt werden.
Weitere Features
Die oben genannten Punkte sind nur die wichtigsten Features der neuen Version 4.8. Es wurden noch einige andere Punkte umgesetzt, die den Rahmen sprengen würden. Es empfiehlt sich daher ein Blick in die Release-Notes (https://dev.timepunch.de/2022/07/11/timepunch-v4-8/) der aktuellen Version.
