Fünf Fallstricke bei der Einführung einer Zeiterfassung
Posted on 19. July 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment
Quelle: Männliche Und Weibliche Beschilderung An Der Wand

Wenn Unternehmen eine Zeiterfassung planen, dann gibt es einiges zu beachten. Schnell sind Fehler passiert, die das Projekt zum Scheitern bringen können.

Zeiterfassung ist DSGVO konform

Die reine Arbeitszeiterfassung ist DSGVO konform, weil Arbeitgeber*innen ein berechtigtes Interesse haben, herauszufinden, ob Mitarbeitende die Arbeitsleistung, für die sie bezahlt werden, auch erbringen.

Zudem kann Zeiterfassung auch eine in der DSGVO wichtige Zweckbindung haben. Der Zweck kann z.B. die Lohnzahlung bei Angestellten mit Stundenlohn, oder aber auch die Abrechnung der Arbeitszeit gegenüber den Kunden sein.

Daher sind Mitarbeitende verpflichtet die Zeiterfassung durchzuführen, da diese im eigenen Interesse und im Interesse des Unternehmens liegt.

Dennoch ist nicht alles, was Unternehmer*innen für rechtmäßig erachten, auch in Deutschland erlaubt.

Biometrische Zeiterfassung, z.B. Fingerabdruck

Die biometrische Zeiterfassung mit Fingerabdruck ist eine schöne Sache, weil Mitarbeitende dabei keine Ausweise oder Schlüsselanhänger vergessen können. Dennoch hat sie einen Haken.

Die DSGVO verlangt eine Datenminimierung. Wenn ein Ziel mit weniger Einsatz persönlicher Daten zu erreichen ist, dann hat das Verfahren Vorrang, welches die wenigeren Daten erhebt. In diesem Fall wäre das die Erfassung über Ausweis oder Schlüsselanhänger, da über einen Fingerabdruck Scanner, zumindest lokal auf dem Zeiterfassungs-Terminal, die Daten der Finger gespeichert werden müssen.

Wichtig: Um eine biometrische Zeiterfassung einzuführen, benötigen sie in jedem Fall die Einwilligung der Mitarbeitenden. Im Zweifelsfall müssen Mitarbeitende, die sich gegen die biometrische Erfassung entscheiden, die Arbeitszeit mit einem Ausweis erfassen können.

Nutzen privater Smartphones

Eine Erfassung der Arbeitszeit über ein Smartphone macht immer dann Sinn, wenn Mitarbeitende oft außerhalb des Unternehmens eingesetzt sind. So sparen sich Mitarbeitende und Unternehmen das händische Aufschreiben und Nachtragen der Arbeitszeit.

Aber aufgepasst. Unternehmer*innen können Angestellte nicht dazu verpflichten ihr eigenes Smartphone für die Zeiterfassung zu verwenden. Wenn Unternehmen eine Mobile-Zeiterfassung vorschreiben, dann muss den Mitarbeitenden auch die Möglichkeit, in Form von betrieblichen Mobiltelefonen, gegeben werden.

GPS-Daten

Bei ortsbezogenen GPS-Daten ist zu prüfen, ob der Erhebung dieser Daten ein berechtigtes Interesse des Unternehmens gegenübersteht. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn Arbeiten nur an einem bestimmten Ort durchgeführt werden können. Wie im Fall eines Putzdienstes, der nur in einem bestimmten Gebäude eingesetzt wird.  Dann ist die Erhebung der Daten, zumindest beim Ein -und Ausstempeln der Mitarbeitenden erlaubt.

Wichtig: Nicht erlaubt ist die grundlose und ständige Überwachung der GPS-Daten ohne eine Interaktion der Mitarbeitenden. Hier steht klar der Schutz der persönlichen Daten im Vordergrund.

Tipp: Um sicherzustellen, dass GPS-Daten erhoben werden dürfen, sollten sich Unternehmen die schriftliche Einwilligung der Mitarbeitenden oder des Betriebsrats einholen.

Toilettenzeiten von der Arbeitszeit abziehen

Auch wenn Toilettengänge nicht zur eigentlichen Arbeitszeit gehören, dürfen diese nicht von der Arbeitszeit abgezogen werden. Anders als bei Raucherpausen, ist es ein natürliches Bedürfnis, das bei jedem Menschen vorhanden ist. Daher dürfen Häufigkeit und Dauer auch nicht vom Betrieb festgelegt werden.

Aber: Sollte festgestellt werden, dass Mitarbeitende den Toilettengang in die Länge ziehen, um zum Beispiel dort Videos zu schauen, oder Spiele zu spielen, dann kann dies als Arbeitsverweigerung angesehen werden und eine Abmahnung oder sogar eine Entlassung bedeuten.

Erfassung der reinen PC-Arbeitszeit ohne Ausgleich

Was viele nicht wissen, die Arbeitszeit der Mitarbeitenden beginnt beim Betreten des Betriebsgeländes. Wenn also eine reine Erfassung der Zeit am PC vorgenommen wird, dann wird die Arbeitszeit der Mitarbeitenden nicht vollständig erhoben. Dies kann im Streitfall zu einer Nachberechnung der Arbeitszeiten führen.

Daher: Wenn eine Arbeitszeiterfassung am PC vorgenommen wird, dann sollte die dazu verwendete Software es erlauben, den Mitarbeitenden eine Arbeitszeitgutschrift pro Tag zu gewähren. Die Zeitgutschrift kann individuell pro Mitarbeitenden differieren, je nachdem wie lange er oder sie vom Betreten des Firmengeländes zum Arbeitsplatz und dem Hochfahren des PCs benötigt.

Tipp: Unsere Zeiterfassung TimePunch unterstützt solche Zeitgutschriften über das Arbeitszeitmodell seit Version 4.x.

Fazit

Sprechen Sie uns vor Ihrem Projekt an. Wir, von der TimePunch KG, unterstützten Sie bei der rechtskonformen Einführung einer Zeiterfassung.

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Zeiterfassung TimePunch erscheint in Version 4.8
Posted on 14. July 2022 by Gerhard Stephan in Ankündigung | Leave a comment

Am 17.07.2022 ist es endlich soweit – TimePunch 4.8 wird offiziell als Update allen Kunden angeboten. Und wieder wurden etliche Kundenwünsche umgesetzt.

Gruppenzugehörigkeit

Ein wichtiges neues Feature ist die Vereinheitlichung der fachlichen Gruppen, wie Teams, Abteilungen und Niederlassungen mit den eher technischen Projekten. So war es bisher nicht möglich in zwei unterschiedlichen Teams oder Abteilungen gleichzeitig als Mitglied gelistet zu sein. Mit dieser Einschränkung waren jedoch nicht alle Unternehmensstrukturen direkt abbildbar, denn oft sind Angestellte mehreren Teams zugeordnet – man denke hier an Mitarbeitende im Support, die auch gleichzeitig an internen Projekten arbeiten und daher auch dem Entwicklungs-Team zugehören. Ab der neuen Version können solche Organisationsstrukturen 1 zu 1 umgesetzt werden.

Jetzt lassen sich auch Fälle abbilden, bei denen z.B. die Assistenz der Geschäftsleitung die Urlaubsfreigabe für alle Mitarbeitende übernimmt. Die Assistenz ist in diesem Fall jedem Team oder Abteilung zugeordnet und übernimmt dort anstelle der eigentlichen Führungsposition die Urlaubsfreigabe der Mitarbeitenden.

Projektassistenz

In technischen Projekten, in denen die Arbeitszeit auf Projekte/Aufträge gebucht wird, war dies schon vorher möglich. Keine Option gab es in den Projekten bisher, eine Assistenz für die Projektleitung zu etablieren – ein Feature, das es bei den Gruppen schon lange gab. Das ist jetzt möglich.

Die Projektassistenz hat dabei die gleichen Rechte wie auch die Projektleitung und kann ebenfalls Projektberichte und Auswertungen über die geleistete Projektarbeit und Stundenkontingente abrufen. Damit hat TimePunch jetzt Feature-Parität bei fachlichen Gruppen (Team, Abteilung, Niederlassung) und technischen Projekten auf die Mitarbeitende ihre abrechenbare Projektzeit buchen können.

Gruppen (Teams, Abteilungen, Niederlassungen) und Projekte

Das folgende Schaubild zeigt die Schwerpunkte der einzelnen Konzepte in TimePunch.

Fachliche Gruppen und Projekte können selbstverständlich auch in einem gemeinsamen Konzept nebeneinander existieren. Unser Team hilft interessierten Kunden in Workshops die Unternehmensstruktur in TimePunch abzubilden.

Rundung des Arbeitsbeginns und des Arbeitsendes

Die Zeiterfassung TimePunch unterstützt in v4.8 die Rundung des Arbeitsbeginns und des Arbeitsendes von Mitarbeitenden. Dabei können Karenzzeiten ausgewählt werden, die entscheiden, ab wann auf -oder abgerundet wird.

Bei einer Rundung in 15 Minuten Schritten und einer Karenzzeit von 5 Minuten, wird unterhalb der 5 Minuten abgerundet und ab den 5 Minuten aufgerundet. Die Karenzzeit und die Rundungsschritte sind frei wählbar.

Neue Lohnart für Quarantäne und Statistiklohnarten

TimePunch unterstützt ab Version v4.8 jetzt auch den Export der Quarantäne Zeit nach DATEV und andere Lohnbuchhaltungssysteme. Damit können jetzt auch Corona bedingte Arbeitsausfälle direkt abgerechnet werden.

Zusätzlich werden jetzt auch Statistiklohnarten unterstützt. Dies sind Lohnarten die nur zu statistischen Zwecken an DATEV übermittelt werden; also den Lohn oder das Gehalt nicht beeinflussen. Dazu gehören die Urlaubstage, Krankheitstage, der Resturlaub sowie das Arbeitszeitkonto. Alle Informationen können wahlweise übermittelt und als Information für die Mitarbeitenden auf den Lohn -und Gehaltsnachweis gedruckt werden.

Weitere Features

Die oben genannten Punkte sind nur die wichtigsten Features der neuen Version 4.8. Es wurden noch einige andere Punkte umgesetzt, die den Rahmen sprengen würden. Es empfiehlt sich daher ein Blick in die Release-Notes (https://dev.timepunch.de/2022/07/11/timepunch-v4-8/) der aktuellen Version.

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Es ist wieder Urlaubszeit!
Posted on 8. July 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment
Quelle: https://unsplash.com/s/photos/sunny-day
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Wie jedes Jahr in der Sommerzeit geht es für viele Arbeitnehmer*innen in den wohlverdienten Jahresurlaub. Aber was für Angestellte die schönste Zeit ist, raubt Unternehmer*innen den Schlaf.

Grund dafür sind die zum Teil überzogenen Forderungen von Angestellten und die Unwissenheit vieler Chef*innen, die diesen oftmals ohnmächtig gegenüberstehen.

Wie viel Urlaub dürfen/sollen Angestellte am Stück nehmen?

Wenn Mitarbeitende in Urlaub gehen, dann heißt es oft: „Ich brauche mindestens drei Wochen am Stück, sonst ist es keine Erholung.“ Aber muss der Betrieb dem zustimmen? Nein, das muss er nicht. In Deutschland hat der Gesetzgeber im Bundesurlaubsgesetz den Urlaubsanspruch für Angestellte auf 2-Wochen Urlaub am Stück begrenzt.

Dürfen Betriebe einen Urlaubsantrag ablehnen?

Betriebe können aus Sachgründen den Urlaubsantrag von Mitarbeitenden ablehnen. Der Urlaub kann z.B. abgelehnt werden, wenn in diesem Zeitraum zu viele Mitarbeiter*innen durch gleichzeitigen Urlaub ausfallen würden und der Betrieb damit erhebliche Einbußen hinnehmen müsste. Das ist z.B. dann der Fall, wenn der größte Umsatz in der Feriensaison gemacht wird. In diesem Fall kann für diesen Zeitraum eine Urlaubssperre verhängt werden, damit genügend Mitarbeitende zur Verfügung stehen.

Dürfen neue Mitarbeiter*innen auch Urlaub nehmen?

Ja, aber nur begrenzt. Es dauert insgesamt 6 Monate, bis neuen Angestellten der volle Jahresurlaub zusteht. In den ersten 6 Monaten, baut sich ihr Urlaubsanspruch auf. Im ersten Monat z.B. 2,5 Tage, im zweiten Monat 5 Tage usw. Erst nach 6 Monaten Wartezeit, haben Mitarbeitende Anspruch auf den gesamten Jahresurlaub.

Erst krank, dann Urlaub oder oft krank im Urlaub?

Sicher, wer krank ist, der soll sich auskurieren und hat dann auch seinen Urlaub verdient. Es gibt aber auch Fälle, in denen es offensichtlich ist, dass sich Mitarbeitende ein paar zusätzliche Urlaubstage gönnen; Neudeutsch „leisure sickness“ oder die Freizeitkrankheit. Ganz machtlos sind Arbeitgeber*innen aber nicht. Zum einen kann eine schriftliche Krankmeldung, d.h. der Gang zum Arzt, von Mitarbeitenden verlangt werden und zum anderen können Betriebe die Rechtmäßigkeit der Krankmeldung vom Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MDK) prüfen lassen.

Unbezahlter Urlaub für Mitarbeitende, ist das rechtens?

Im Gegensatz zu dem Erholungsurlaub, gibt es im deutschen Recht keinen Anspruch auf unbezahlten Urlaub für Mitarbeitende. Kommen Angestellte mit diesem Wunsch auf Arbeitgeber*innen zu, dann steht es Betrieben frei, diesen zu genehmigen oder abzulehnen. Ausnahmen sind hier nur bei plötzlichen Erkrankungen oder Unfällen von Familienmitgliedern, unerwartete Notsituationen (z.B. Brand) oder bei Ausübung bestimmter Ehrenämter (z.B. freiwillige Feuerwehr) vorgesehen.

Für Betriebe ist es außerdem wichtig zu wissen, dass unbezahlter Urlaub den regulären Urlaubsanspruch verringert. Nehmen Angestellte z.B. einen Monat unbezahlter Urlaub, dann verringert sich damit der Erholungsurlaub anteilmäßig.

Was passiert mit Urlaub aus vorherigen Jahren?

Bis zum Urteil des EuGH am 06. November 2018 war es üblich, dass Urlaub, der im aktuellen Jahr nicht genommen wurde, automatisch verfällt. Diese Praxis wurde durch das Urteil gekippt. Jetzt müssen Betriebe nachweisen, dass Mitarbeitende explizit darüber informiert wurden, dass Urlaub verfällt, sofern er nicht bis Ende des Jahres oder zu einem im Arbeitsvertrag festgelegten Zeitpunkt, genommen wurde. Eine klare Regelung im Arbeitsvertrag ist daher eine wichtige Empfehlung für alle Betriebe.

Urlaub wenn es in den Betriebsablauf passt

Beim Urlaub sind Betriebe nicht komplett den Wünschen der Angestellten ausgeliefert. Arbeitgeber*innen können für Mitarbeitende auch Zwangsurlaub anweisen, sofern die Gründe in der betrieblichen Organisation, den technischen Arbeitsabläufen, der Auftragslage oder ähnlichen Umständen liegen. Wichtig ist aber: Zwangsurlaub muss früh, am besten Anfang des Jahres, angekündigt werden. Eine kurzfristige Anordnung von Zwangsurlaub ist nicht erlaubt. Und, nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts dürfen max. 3/5 des Erholungsurlaubs vom Betrieb als Zwangsurlaub verplant werden. Bei 30 Tagen sind das 18 Tage.

Fazit

Mitarbeiter*innen haben selbstverständlich Anspruch auf Erholungsurlaub. Das hilft nicht nur den Angestellten, sondern auch dem Betrieb, denn nur erholte Mitarbeitende liefern auch gute Ergebnisse. Aber nicht jedem Urlaubswunsch muss entsprochen werden, denn auch Betriebe haben einen berechtigten Anspruch darauf, dass Mitarbeitende die Arbeitsleistung erbringen, für die sie bezahlt werden.

Ein Zeiterfassungssystem wie TimePunch, hilft den Urlaubsanspruch, sowie den genommenen Urlaub und Resturlaub von Mitarbeitenden im Blick zu behalten und den Urlaub in den einzelnen Teams und Abteilungen zu planen. Außerdem können Betriebe rechtzeitig erkennen, wenn sich Resturlaub anhäuft oder Mitarbeitende oft die Freizeitkrankheit haben.

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Der erleichterte Zugang zum Kurzarbeitergeld wird verlängert
Posted on 29. June 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment
Quelle: https://unsplash.com/photos/9OB46apMbC4

Durch die aktuelle Situation im Ukraine Krieg hat das Bundeskabinett beschlossen, dass bis zum 30. September weiterhin nur 10 Prozent der Beschäftigten von Arbeitsausfall betroffen sein müssen.

Für alle Betriebe, die mit der wirtschaftlichen Situation in Deutschland aktuell zu kämpfen haben, ist das eine gute Nachricht. Bedeutet sie doch, dass nicht wie vor der Corona Pandemie 30 Prozent der Mitarbeitenden einen Arbeitsausfall haben müssen, sondern weiterhin nur 10 Prozent.

Der Zugang zum Kurzarbeitergeld wird weiterhin erleichtert

Aber nicht alle Sonderregeln der Corona-Pandemie bleiben bestehen. So wurden die erhöhten Leistungssätze, sowie die Bezugsdauer von Kurzarbeitergeld und die Einbeziehung der Leiharbeit nicht verlängert und laufen am 30. Juni 2022 wie geplant aus.

Die Bundesregierung begründet dies mit der Erholung am Arbeitsmarkt, der sich derzeit in guter Verfassung befände. Fraglich ist, ob das betroffene Betriebe genauso sehen. Durch den Krieg in der Ukraine, dessen Ende derzeit noch nicht absehbar ist, bleibt die Situation in vielen Betrieben angespannt.

Der Druck auf die Bundesregierung bleibt bestehen und eine weitere Verlängerung oder sogar Ausweitung der Kurzarbeitsregeln ist daher nicht auszuschließen. Bundesarbeitsminister Hubertus Heil sagt dazu: „Wie sich die Lage weiterentwickelt, werden wir in den kommenden Monaten genau beobachten.“

Die Begründung der Kurzarbeit muss wohl überlegt sein

Trotz der erleichterten Voraussetzungen muss die Kurzarbeit weiterhin gut begründet sein. Gerade jetzt, nachdem die Bundesregierung schon Milliarden für Kurzarbeit ausgegeben hat, sind Sachbearbeiter*innen besonders streng in der Auslegung auf die Rechtmäßigkeit der beantragten Kurzarbeit.

Laut der Bundesagentur für Arbeit muss ein erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall bestehen. Erheblich meint noch bis Ende September 2022, mindestens 10 Prozent Arbeits- und Entgeltausfall bei mindestens 10 Prozent der Beschäftigten. Das reicht jedoch noch nicht aus. Es muss zudem nachgewiesen werden, dass der Arbeitsausfall durch ein „unabwendbares Ereignis“ angefallen ist. Ein solches Ereignis war zum Beispiel die Corona Pandemie und aktuell auch der Ukraine Krieg.

Der Nachweis darüber ist aber nicht immer leicht. Vor allem bei Kaufzurückhaltung potenzieller Kunden wird es schwer. Betriebe müssen nachweisen, dass Aufträge nicht durch betriebliche Fehlentscheidungen, sondern durch die ausbleibende Nachfrage aufgrund der wirtschaftlichen Unsicherheiten des Ukraine Kriegs ausgefallen sind. Wird dies nicht hieb und stichfest belegt, droht eine Ablehnung des Antrags.

Zeiterfassung in der Kurzarbeit

Wird die Kurzarbeit von der Arbeitsagentur genehmigt, dann bleibt dem Betrieb immer noch die Nachweispflicht. Betriebe sind in der Kurzarbeit verpflichtet, über die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden genau buchzuführen. Ein Stundennachweis ist daher zwingend erforderlich und wird im Zweifelsfall auch von der Arbeitsagentur kontrolliert.

Zeiterfassungssysteme wie TimePunch unterstützen dabei, indem sie die ausgefallenen Stunden für das Kurzarbeitergeld anhand der Arbeitszeitbuchungen berechnen. Die KuG-Stunden sind dann im Lohndatenexport integriert und können vom Lohnbüro übernommen werden. Daraus berechnet sich das Kurzarbeitergeld für die Mitarbeitenden. Das geschieht, dank der Zeiterfassung von TimePunch, vollkommen digital.

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Hitzefrei am Arbeitsplatz?
Posted on 21. June 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment
Quelle: https://unsplash.com/photos/HXOllTSwrpM

Die letzten Tage waren heiß – Europa ächzte unter der Hitze. Eine Zumutung für alle die sich nicht ins Freibad verziehen können, sondern arbeiten müssen. Doch was ist zumutbar, und ab wann müssen Arbeitgeber*innen eingreifen?

Eine allgemein gültige Gradzahl, ab der es für Mitarbeitende unzumutbar ist zu arbeiten, gibt es in Deutschland nicht. Dies ist immer von der Schwere der Tätigkeit und der Umgebung abhängig. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (kurz baua) stellt aber Technische Regeln zum Arbeitsschutz auf, an die sich Betriebe halten müssen. Die Technischen Regeln für Arbeitsstätten werden fortlaufend ergänzt und an aktuelle Gegebenheiten angepasst.

Für Büroarbeit gilt folgendes.

Bis 26 Grad Raumtemperatur und max. 55% Luftfeuchte

Die ideale Temperatur für Innenräume liegt bei +20 bis +26 Grad Celsius. Büroarbeit ist bei diesen Temperaturen am angenehmsten. Wobei Forschende herausgefunden haben, dass Männer eher am unteren Ende der Temperaturskala produktiv sind – Frauen hingegen die besten Leistungen bringen, wenn es etwas wärmer ist.

Bis 30 Grad Raumtemperatur und max. 44% Luftfeuchte

Steigt die Temperatur im Büro auf +26 bis +30 Grad Celsius, dann sind Arbeitgeber*innen angehalten Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Die baua schlägt hierbei folgende Maßnahmen zur Erleichterung vor.

  • effektive Steuerung des Sonnenschutzes (z. B. Jalousien auch nach der Arbeitszeit geschlossen halten)
  • effektive Steuerung der Lüftungseinrichtungen (z. B. Nachtauskühlung)
  • Reduzierung der inneren thermischen Lasten (z. B. elektrische Geräte nur bei Bedarf betreiben)
  • Lüftung in den frühen Morgenstunden
  • Nutzung von Gleitzeitregelungen zur Arbeitszeitverlagerung
  • Lockerung der Bekleidungsregelungen
  • Festlegung zusätzlicher Entwärmungsphasen
  • Nutzung von Ventilatoren (z. B. Tisch-, Stand-, Turm- oder Deckenventilatoren) oder Klimaanlagen
  • Bereitstellen von Trinkwasser zur Kühlung

Bis 35 Grad Raumtemperatur und max. 33% Luftfeuchte

Ab einer Temperatur von +30 bis +35 Grad Celsius werden die zuvor genannten Maßnahmen zur Verpflichtung. Dabei sollen technische Maßnahmen (z.B. die Nutzung von Ventilatoren) den personellen Maßnahmen (z.B. die Verlegung der Arbeitszeit) vorgezogen werden.

Wichtig dabei ist, nicht nur die reine Raumtemperatur zählt, sondern auch die relative Luftfeuchte im Raum spielt eine Rolle. Überschreitet eine Messung der folgenden Tabelle den festgelegten Wert, dann ist damit die „Schwülegrenze“ erreicht.

Lufttemperatur +26C / 55% relative Luftfeuchte

Lufttemperatur +28C / 50% relative Luftfeuchte

Lufttemperatur +30C / 44% relative Luftfeuchte

Lufttemperatur +32C / 39% relative Luftfeuchte

Lufttemperatur +35C / 33% relative Luftfeuchte

Ab 35 Grad Raumtemperatur

Übersteigt die Lufttemperatur im Raum +35 Grad Celsius, ist dieser ohne wirksame Gegenmaßnahmen nicht als Arbeitsraum geeignet.

Wirksame Gegenmaßnahmen ab dieser Temperatur können z.B. Luftduschen, Wasserschleier und Klimaanlagen sein. Sofern technische Maßnahmen nicht möglich sind, müssen Entwärmungsphasen eingelegt werden, bei der sich Mitarbeitende entsprechend wieder klimatisieren können.

Was tun, wenn es zu heiß wird?

Wird es im Büro zu heiß, dann dürften Arbeitnehmer*innen jedoch nicht einfach hitzefrei machen. Sofern Mitarbeitende feststellen, dass es am Arbeitsplatz zu heiß wird, sind Arbeitnehmer*innen in der Pflicht Vorgesetzte, bzw. den Chef oder die Chefin zu informieren.

Dieser muss dann die Gelegenheit erhalten, geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Dabei können Arbeitnehmer*innen aber nicht einfordern, dass z.B. eine Klimaanlage eingebaut wird, sofern andere Maßnahmen, z.B. Lüften in den frühen Morgenstunden und anschließende Verdunkelung der Jalousien auch eine Verbesserung bewirken. Die Art der Maßnahme obliegt dem Betrieb.

Welche Regeln gelten im Home-Office?

Die wenigsten Angestellten dürften einen wirklichen Home-Office Arbeitsplatz haben, der vom Betrieb eingerichtet und betrieben wird. Ist dies so, dann wäre der Betrieb tatsächlich in der Pflicht.

In der Corona Pandemie hat es sich jedoch etabliert, Angestellten das mobile Arbeiten zu ermöglichen. Beim mobilen Arbeiten können sich Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz selbst aussuchen und sind daher nicht gezwungen in der Hitze zu arbeiten. Mitarbeitende mit mobilem Arbeitsplatz haben auch meistens einen Platz im Büro, zu dem sie bei zu großer Hitze flüchten können. Arbeitgeber*innen müssen nur dort sicherstellen, dass die Temperatur die gesetzten Grenzen nicht überschreitet.

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Ab August gelten neue Regeln für Arbeitsverträge
Posted on 14. June 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment
Quelle: https://unsplash.com/photos/HJckKnwCXxQ

Für neue Arbeitsverträge sind ab dem 01. August 2022 noch mehr Anforderungen zu berücksichtigen. Das erhöht den Aufwand für Neuverträge, kann aber auch bei Altverträgen zusätzliche Arbeit verursachen.

Grund ist die Umsetzung der EU-Richtlinie (2019/1152) über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen, die bis zum 01. August 2022 in nationales Recht umgesetzt sein muss. Die Bundesregierung hat dazu im März einen Gesetzesentwurf vorgelegt.

Neue Arbeitsverträge

Kern des Gesetzesentwurfs ist, dass Arbeitnehmer*innen besser und umfänglicher als bisher über ihre Rechten und Pflichten der Arbeit vor einer möglichen Anstellung informiert werden.

So müssen nach dem neuen Gesetzesentwurf ab August zusätzlich folgende Punkte im Arbeitsvertrag geregelt sein:

  • Genaue Regelung zum Arbeitsort, auch dem von mobiler Arbeit.
  • Genaue Regelung zur Arbeitszeit, z.B. Rahmenzeiten, Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten
  • Zusammensetzung des Entgelts, z.B. Stundenlohn/Gehalt, Vergütung von Überstunden, Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen jeweils mit Fälligkeit sowie Art der Auszahlung.
  • Bei Schichtarbeit, das Schichtsystem und Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • Dauer der Probezeit und Kündigungsfristen

Das führt zu einem erhöhten Bürokratieaufwand, da Vorlagen für neue Arbeitsverträge umfänglich anzupassen sind. Es führt aber auch zu einer erheblichen Einschränkung des Weisungsrechts für Arbeitgeber*innen, wie es in der Gewerbeordnung (§ 106 GewO) definiert ist.

Gerade bei der Festlegung des Arbeitsorts und der Arbeitszeiten werden Betriebe sich in Zukunft genau überlegen müssen, wie der Arbeitsvertrag gestaltet sein muss.

Dies betrifft vor allem Mitarbeitende die mobil arbeiten dürfen. Zum Schutz der Arbeitnehmer*innen müssen Arbeitszeiten und Ruhezeiten, und speziell für mobile Arbeit auch die Erreichbarkeit, im Arbeitsvertrag geregelt sein.

Teilzeitverträge

Auch bei Teilzeitverträgen gibt es für Unternehmen tiefgreifende Änderungen. Bei sog. Abrufverträgen oder Null-Stunden-Verträgen, müssen die möglichen Arbeitstage, sowie die Zeitfenster, in denen Arbeitnehmer*innen aufgefordert werden können zu arbeiten und auch Mindestankündigungsfristen schriftlich im Arbeitsvertrag geregelt sein.

Und wichtig: Mündliche Arbeitsverträge sind nicht mehr zulässig. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) schätzt die Zahl der mündlichen Arbeitsverträge auf immerhin 10 Prozent in Deutschland. Dies gilt ab August auch für Kurzzeitverträge, die vorher zumeist mündlich geschlossen wurden.

Befristete Arbeitsverträge

Sind Arbeitnehmer*innen nur befristet im Unternehmen angestellt, können sie einen schriftlichen Antrag zur unbefristeten Übernahme in den Betrieb stellen. Dieser Antrag muss zukünftig vom Unternehmen nicht nur schriftlich beantwortet, sondern auch begründet werden. Dies trifft vor allem bei einer Nicht-Übernahme durch den Betrieb zu. Hier zeigt sich das Ziel der EU, Arbeitnehmer*innen verstärkt in unbefristete Arbeitsverhältnisse zu überführen.

Änderung bei Kündigungen

Auch im Fall einer Kündigung erhalten Angestellte neue Rechte. Unternehmen sind ab August verpflichtet, Kündigungen schriftlich zu begründen. Eine ordentliche Kündigung muss außerdem die Kündigungsfrist beinhalten, auf die sich der/die Arbeitgeber*in beruft.  Zudem müssen Arbeitnehmer*innen auf die Drei-Wochen-Frist zur Einreichung einer Kündigungsschutzklage nach § 4 des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) hingewiesen werden.

Bestehende Arbeitsverträge

Die gute Nachricht zuerst. Für Betriebe gibt es bei Altverträgen erst einmal keine Notwendigkeit diese anzupassen. Im Gegenzug erhalten Angestellte aber die Möglichkeit eine Anpassung des bestehenden Arbeitsvertrags zu verlangen. In diesem Fall ist der Arbeitsvertrag innerhalb einer Frist von 7 Tagen durch Arbeitgeber*innen anzupassen und dem oder der Arbeitnehmer*in auszuhändigen.

Strafen bei Nicht-Einhaltung

Halten sich Unternehmen ab August nicht oder nicht vollständig an die neuen Vorschriften, wird dies im Regierungsentwurf als Ordnungswidrigkeit ausgelegt. Ordnungswidrigkeiten können mit Geldbußen von bis zu 2.000, – Euro bestraft werden. In jedem Fall also ein guter Grund, sich rechtzeitig mit dem Thema auseinanderzusetzen.

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Was bringt die Zukunft in Sachen Zeiterfassung?
Posted on 8. June 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment

Wir hatten heute die Gelegenheit zu einem fiktiven Interview mit Herrn Gerhard Stephan, dem Geschäftsführer der TimePunch KG, zum Thema Zeiterfassung.

Redaktion: Herr Stephan, wir freuen uns, dass wir uns heute mit Ihnen treffen konnten.

Hr. Stephan: Es ist mir auch eine Freude.

Redaktion: Sie hatten 2012 die TimePunch KG gegründet. Wie kommt man auf die Idee für eine Zeiterfassungs-Lösung?

Hr. Stephan: Die Idee kam mir nicht 2012. Vielmehr ist es so, dass ich schon immer die Notwendigkeit zur Zeiterfassung hatte. Seit 2003 arbeitete ich als Freiberuflicher Informatiker bei verschiedenen Unternehmen und musste dort meine Arbeitszeit zum Zweck der Rechnungstellung und dem Nachweis den Kunden gegenüber aufschreiben. Von daher hatte ich mich schon immer mit diesem Thema auseinandergesetzt.

Redaktion: Dann war der Schritt TimePunch zu gründen, nur die konsequente Weiterentwicklung für Sie?

Hr. Stephan: Ja, so könnte man das sagen. Das Aufschreiben der Stunden mit Excel war mir zu ungenau und so entwickelte ich die erste Version der Zeiterfassung TimePunch schon 2003 – erst einmal nur für mich. Ich veröffentlichte die Version bei verschiedenen Shareware-Portalen. Das machte man damals noch so. Die Reaktion war daraufhin so positiv, dass ich anfing die Software nebenbei zu vermarkten. Irgendwann blieb 2012, mit erscheinen der Version 2.0 von TimePunch, nur der Weg zum Notar und der Gründung der TimePunch KG.

Redaktion: Wie ging es dann weiter?

Hr. Stephan: Ich möchte jetzt nicht auf jede Einzelheit eingehen, das würde zu weit führen. Aber um es abzukürzen, 2015 haben wir mit Datafox einen starken Partner für die Hardware gefunden und konnten dann auch klassische Zeiterfassungs-Lösungen mit Hardware-Terminals anbieten. Ende 2016 sind wir dann in unser jetziges Büro in Lampertheim umgezogen. Dort konnten wir auch die ersten Mitarbeitenden beschäftigen und unser Angebot weiter ausbauen. Das gab der Software einen Schub, da ich nicht mehr alle Aufgaben allein stemmen musste. Seit 2020 bieten wir unseren Kunden auch eine Cloud-Lösung an.

Redaktion: Wo liegt heute der Schwerpunkt?

Hr. Stephan: Ganz aktuell sind wir dieses Jahr mit einem großen Umbau der Software beschäftigt. Aber dazu muss ich kurz ausholen. Letztes Jahr wurde TimePunch als Bestes Zeiterfassungs-System für KMU von trusted.de gekürt. Ein Makel, der dennoch festgestellt wurde, war, dass die Software etwas antiquiert aussähe und so langsam in die Jahre gekommen sei. Hier muss ich den Testern leider recht geben. Aus diesem Grund sind wir aktuell dabei, für TimePunch 5.0 die Oberfläche komplett neu zu gestalten und ins Jahr 2022 zu befördern. Das wird TimePunch wieder einen großen Schub geben.

Redaktion: Welche Kunden möchten Sie damit ansprechen? Wer sollte sich für TimePunch entscheiden?

Hr. Stephan: Auch hier entwickeln wir uns weiter. Am Anfang war TimePunch, wie bereits erwähnt, eher für Freiberufler und Selbständige ausgelegt. Inzwischen hat sich das aber komplett gewandelt. Wir haben Kunden, die 100, 200 und mehr Mitarbeitende beschäftigen. D.h. die Software hat andere Herausforderungen zu managen als noch vor 10 Jahren. Inzwischen ist TimePunch mehr als eine reine Zeiterfassung. Vor allem die Anbindung an Lohnabrechnungssysteme wie DATEV und Lexware sind wichtig, aber auch die digitale Personalakte und Workflows für Urlaub und Überstundenabbau, sowie durch Corona natürlich auch das Thema Kurzarbeit.

Aber um auf Ihre Frage zurückzukommen. Mit TimePunch möchten wir mittelständige Betriebe ansprechen, die die Vorteile einer digitalen Zeiterfassung nutzen möchten. Hier helfen wir individuell; und begleiten den Prozess von der Planung bis hin zur Anbindung an die bestehenden internen IT-Systeme des Kunden. Wir erarbeiten in Workshops, mit unseren Kunden, die optimale Konfiguration und schulen die HR-Mitarbeiter*innen.

Redaktion: Das hört sich aber teuer an.

Hr. Stephan: Das kommt immer darauf an, mit dem wem man uns vergleicht. Sicher können wir preislich nicht mit sehr günstigen Systemen aus verschiedenen Online-Shops mithalten, aber das müssen und wollen wir auch nicht. Beim ernsthaften Vergleich mit anderen Systemen, die einen ähnlichen Fokus haben, liegen wir preislich im Mittelfeld. Unser Alleinstellungsmerkmal liegt auf dem Engagement für unsere Kunden. Hier möchten wir besten Service liefern. Und unsere Kunden bestätigen das immer wieder. Das sieht man an den sehr guten Google Bewertungen und auch an den Auszeichnungen für die Software.

Redaktion: Was sind die mittelfristigen Herausforderungen?

Hr. Stephan: Kunden suchen nicht nur eine Zeiterfassung, sondern Digitalisierung für ihr Unternehmen. Genau diesen Service möchten wir bieten. Aus diesem Grund arbeiten wir auch mit anderen Unternehmen zusammen, um unseren Service weiter zu verbessern. Ganz aktuell ist hier zum Beispiel SATLOG zu nennen. SATLOG bietet eine Software zur Tourenplanung für Logistik Unternehmen an. Startet der Fahrer morgens die Software aus dem LKW, wird direkt auch die Zeiterfassung mit TimePunch gestartet. So können sogar die Fahrtzeiten, den einzelnen Baustellen zugeordnet werden.

Redaktion: Das ist spannend. Vielen Dank für die Einblicke Herr Stephan.

Hr. Stephan: Sehr gerne.

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Was passiert, wenn Stundenaufzeichnungen fehlen?
Posted on 31. May 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment

Eine allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung existiert in Deutschland aktuell noch nicht. Allerdings sieht das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) eine Verpflichtung zur Stundenaufzeichnung in folgenden Fällen vor.

Zeiterfassung ist Pflicht bei:

  • Beschäftigung von Mitarbeitenden im Mindestlohn, bzw. Niedriglohn
  • Einführung von Kurzarbeit im Betrieb
  • Flexibler Arbeitszeit, zum Nachweis der Überstunden

Mit welchen Konsequenzen müssen Arbeitgebende rechnen, wenn sie in diesen Fällen der Pflicht zur Zeiterfassung nicht nachkommen?

Beschäftigung von Mitarbeitenden im Mindestlohn, bzw. Niedriglohn

Je nachdem, um welche Beschäftigung es sich handelt, ist der Zoll die erste Prüfinstanz in Sachen Stundenaufzeichnung und Zeiterfassung. Gerade bei dem ersten Punkt, der Beschäftigung von Mitarbeitenden im Mindestlohn, bzw. Niedriglohnsektor, führt der Zoll regelmäßige Betriebsprüfungen durch.

Im Niedriglohn sind Mitarbeitende, die weniger als zwei drittel des Medianbruttoverdienstes verdienen. Im April 2018 lag die Niedriglohngrenze bei einem Bruttoverdienst von 11,05 EUR pro Stunde.

Es müssen Beginn und Ende sowie Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden. Diese Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten, auf den Tag der Arbeitsleistung, erfolgten Kalendertag erfolgt sein.

Sofern bei einer Prüfung durch den Zoll die Stundenaufzeichnungen fehlen, können Geldbußen bis zu 30.000 € verhängt werden. Betriebe, die wegen eines Verstoßes gegen das MiLoG oder das AEntG mit einer Geldbuße von wenigstens 2.500 Euro belegt wurden, können zeitweise von der Teilnahme am Wettbewerb um öffentliche Liefer-, Bau- oder Dienstleistungsaufträge ausgeschlossen werden.

Bezug von Kurzarbeitsgeld

Während des Bezuges von Kurzarbeitergeld müssen Stundennachweise mit Angaben der Arbeits- und Ausfallstunden geführt werden. Die Führung von Zeitnachweisen ist für die Berechnung des KuG-Erstattung Voraussetzung.

Fehlt die Stundenaufzeichnung dann müssen eventuell erhaltene Beträge und die erstatteten Sozialversicherungsbeiträge vollständig zurückgezahlt werden. Die Bundesagentur für Arbeit prüft spätestens bei der Abschlussprüfung zum Kurzarbeitergeld, ob entsprechende Nachweise vorliegen.

Geprüft werden Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonto, Entgeltabrechnungen (Gehalts- oder Lohnabrechnung), Kündigungsschreiben und/oder Aufhebungsverträge sowie Urlaubspläne oder Urlaubslisten.

Streitigkeiten bei Überstundenvergütung

Wenn Mitarbeitende regelmäßig Überstunden leisten, dann steht ihnen eine Überstundenvergütung oder ein Freizeitausgleich zu. In vielen Unternehmen werden Überstunden auf Zuruf notiert und ebenso abgefeiert.

Kommt es zum Streit, fehlen aber oft Stundennachweise, meist zum Nachteil der Betriebe. Sofern dann eine allgemeine Zeiterfassung im Unternehmen fehlt, kann die tatsächliche Arbeitszeit des Mitarbeitenden nicht nachgewiesen werden. Angestellte können dann sogar mit handschriftlichen Notizen den Nachweis über die geleisteten Überstunden erbringen.

Sind Überstunden in den Arbeitsverträgen nicht ausgeschlossen, werden die Überstunden gebilligt, bzw. geduldet reklamiert und müssen daher ausgeglichen, bzw. vergütet werden.

Stundennachweise müssen in Deutschland mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. §16 Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Wie sollte aufgezeichnet werden?

Natürlich hilft ein elektronisches Zeiterfassungs-System, wie TimePunch, die Stunden einfach und übersichtlich zu erfassen, es ist aber nicht zwingend notwendig. Auch eine manuelle Zeiterfassung z.B. via Excel-Datei ist zulässig.  Zu diesem Zweck haben wir eine Excel-Vorlage entwickelt, mit dem die Stunden einfach aufgeschrieben werden können.

Download: https://www.timepunch.de/resources/Zeiterfassung_Vorlage_2022_v1.xlsx

Ein späterer Wechsel auf ein professionelles Zeiterfassung-System ist selbstverständlich immer möglich.

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Dienstleistungsvertrag oder schon Arbeitnehmerüberlassung – ein schmaler Grat
Posted on 20. May 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment
Quelle: https://unsplash.com/photos/__ZMnefoI3k

Betriebe suchen Unterstützung bei eigener Personalknappheit. Andere Betriebe sind bestrebt, eine möglichst hohe Auslastung ihrer Mitarbeiter*innen zu erreichen. Eine win-win Situation. Doch Vorsicht:  Was ist ein Dienstleistungsvertrag und wo beginnt die Arbeitnehmerüberlassung?

Wenn ein Unternehmen eine Dienstleistung, z.B. die Reinigung von Toiletten, im Auftrag übernimmt, dann schließt es einen Vertrag mit dem auftraggebenden Unternehmen ab. Das Dienstleistungsunternehmen ist in diesem Fall dafür verantwortlich, dass die Toiletten in einem vorher vereinbarten Zustand vorzufinden sind.

Bei einer Arbeitnehmerüberlassung ist die Tätigkeit, im Beispiel das Reinigen der Toiletten, die gleiche. Die vertragliche Ausgestaltung und die Zuständigkeiten sind aber unterschiedlich. Hier trägt das auftraggebende Unternehmen die Verantwortung und es bestimmt wann und wo, welche Toiletten gereinigt werden und welche Putzmittel zum Einsatz kommen. Ein klare Arbeitnehmerüberlassung.

Im Fall des Dienstleistungsvertrags kann das Dienstleistungsunternehmen selbst bestimmen, wie, wann und von wem die Toiletten gereinigt werden. Es hat die alleinige Verantwortung für die korrekte Ausführung der Dienstleistung. Das auftraggebende Unternehmen muss und darf sich um solche Angelegenheiten nicht kümmern. Allein die vereinbarte Qualität und der Abgabezeitpunkt müssen eingehalten werden.

Um herauszufinden, ob eine Dienstleistung im Sinn eines Dienstleistungsvertrags oder doch besser einer Arbeitnehmerüberlassung, kurz ANÜ, durchzuführen ist, gilt folgendes.

Unterscheidung Dienstleistungsvertrag und Arbeitnehmerüberlassung

Handelt es sich bei der Dienstleistung um das Kerngeschäft des Auftraggebers, dann ist es mit großer Wahrscheinlichkeit eine Arbeitnehmerüberlassung. Das auftraggebende Unternehmen will in diesem Fall die Zügel nicht aus der Hand geben und bestimmt, wann und wie die Dienstleistung erbracht wird. Es hat damit das Weisungsrecht.

Handelt es sich bei der Dienstleistung nicht um das Kerngeschäft, sondern um eine Nebenleistung, dann kann diese Dienstleistung oft mit einem Dienstleistungsvertrag abgebildet werden. In diesen Fällen ist es dem auftraggebenden Unternehmen meist nur wichtig, dass die Arbeit erledigt wird. Wie und mit welchen Mitteln überlässt es dem durchführenden Betrieb – also dem Dienstleister.

Auswirkungen im Fall einer falschen Beauftragung

Wenn Dienstleister*innen mit Unternehmen Dienstleistungsverträge abschließen, die eigentlich Arbeitnehmerüberlassungen wären, dann nennt man das eine verdeckte Arbeitnehmerüberlassung.

Bei einer verdeckten Arbeitnehmerüberlassung ist das für den Dienstleistungsbetrieb zumindest eine Ordnungswidrigkeit die im Einzelfall mit bis zu 30.000€ geahndet wird. Noch schwerer trifft es aber den auftraggebenden Betrieb, der dann die Arbeitnehmer*innen fest einstellen muss, da es zu einem Arbeitsverhältnis kommt. Hier drohen hohe Nachzahlungen für die Sozialversicherung, der Renten- und Krankenkasse – Busgelder miteingeschlossen.

Auswirkung für die Zeiterfassung

Auch beim Thema Zeiterfassung und Arbeitsrecht spielt die Frage, ob Dienstleistungsvertrag oder Arbeitnehmerüberlassung eine wichtige Rolle.

Im Fall des Dienstleistungsvertrags ist eine Zeiterfassung für Betriebe wichtig, um festzustellen, wie viele Stunden die Arbeiter*innen für die Tätigkeit benötigt haben. Meistens wird diese Zeit dann auch eins zu eins vom Dienstleistungsunternehmen in Rechnung gestellt. Die Zeiterfassung kann dann zum Abgleich der Dienstleistung, gegenüber der in Rechnung gestellten Zeit, genutzt werden. Urlaub, Krankheit oder ähnliches werden nur als Abwesenheit, oder gar nicht dokumentiert.

Besser vorher prüfen und entsprechend handeln

Unternehmen sollten im Vorfeld prüfen, ob sich Tätigkeiten sinnvoll an Dienstleistungsbetriebe auslagern lassen. Wenn ja, dann gilt es zum Nachweis eine Zeiterfassung, ohne Urlaubsanträge oder Krankentagen zu führen. Auch Arbeitszeitmodelle und feste Arbeitszeiten sind zu vermeiden. Mit einem Zeiterfassungssystem, das dies unterstützt und dokumentiert, wird somit auch die Unabhängigkeit der Dienstleistung dokumentiert. Dies kann dem Vorwurf einer verdeckten Arbeitnehmer­überlassung vorbeugen.

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Wer braucht schon eine Zeiterfassung?
Posted on 12. May 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment
Quelle: https://unsplash.com/photos/85u54FncDAQ

Wir wollen doch keine Überwachung … Wir haben Vertrauen zu unseren Mitarbeitenden … Das bringt uns kein Geld … Bei uns kommt es nicht auf die Zeit, sondern aufs Ergebnis an …

Wenn Ihnen der ein oder andere Satz bekannt vorkommt, dann gehört Ihr Unternehmen zu der großen Mehrheit, die den Einsatz einer Zeiterfassung für sich ablehnt. Ist die Ablehnung aber gerechtfertigt?

Klar, die Anschaffung einer Zeiterfassung kostet zuerst einmal Geld. Sei es für die Hardware oder für die Software als Kauf oder in der Cloud. Aber das ist nur eine Seite der Medaille.

Wir wollen doch keine Überwachung

Ein Unternehmen, dass eine Zeiterfassung einsetzt, vermittelt den Mitarbeitenden in erster Linie Transparenz. Keine Mitarbeitende sind besser oder schlechter gestellt als der oder die anderen. Raucherpausen werden genauso erfasst, wie kurze Spaziergänge oder das Zuspätkommen nach der Kernarbeitszeit. Punkte, die ohne eine Zeiterfassung in vielen Betrieben einfach unter den Tisch fallen, zumindest beim Management. Kolleg*innen merken sich aber genau, wie oft jemand in Raucherpause ist oder 5 Minuten zu spät kommt. Das schafft auf Dauer Frust. Hier hilft eine transparente Zeiterfassung das Betriebsklima nachhaltig zu stärken.

Wir haben Vertrauen zu unseren Mitarbeitenden

In einem Unternehmen zu arbeiten, ist wie eine Beziehung zu führen. Wenn es gut läuft, dann braucht keine Partner*in einen Ehevertrag. Sobald Probleme auftauchen, hätte sich schon manche Partner*in einen solchen Vertrag gewünscht. Bei Mitarbeitenden ist es ähnlich. Solange alles läuft, werden Überstunden gemacht und nach Gutdünken abgefeiert. Nach einer Kündigung, vielleicht sogar einer Fristlosen, wird es meistens hässlich. Können Betriebe dann keine Zeiterfassung vorweisen, zählen im Zweifel sogar handschriftliche Notizen des Mitarbeitenden. Und auf die möchte sich vermutlich keine Arbeitgeber*in verlassen.

Das bringt uns kein Geld

Das Argument mag für manche Betriebe zutreffen. Aber eine Zeiterfassung kann bares Geld sparen. Denn sie sorgt dafür, dass Ruhepausen eingehalten werden. Bei einer Prüfung können fehlende Aufzeichnungen über Überstunden und Pausen teuer zu stehen kommen. Außerdem spart es Geld, da eine Zeiterfassung verhindern kann, dass Mitarbeitende Überstunden für sich reklamieren, die von Betrieben nicht geduldet werden. Dazu zählt beispielsweise der Kaffeeplausch mit Kollegen vor der eigentlichen Arbeit, oder die ausgiebige Dusche nach der Arbeit. Hier setzt eine Zeiterfassung klare Grenzen, indem sie Rahmenzeiten definiert, in der die Arbeit erbracht werden muss. Tätigkeiten außerhalb der Rahmenarbeitszeit müssen nicht entlohnt werden.

Bei uns kommt es nicht auf die Zeit, sondern aufs Ergebnis an

Es passiert oft. Man arbeitet den ganzen Tag und fragt sich am Ende, was hat man eigentlich getan? Die Arbeitszeit versickert in Zeitfallen. Mails werden gecheckt, Kund*innen und Mitarbeitende unterbrechen mit Anrufen die Arbeit, das Social Media Profil wird aktualisiert und Meetings werden überzogen. Durch den Einsatz einer Projektzeiterfassung, wie sie die TimePunch KG mit ihrem gleichnamigen Produkt anbietet, werden diese Zeitfresser sichtbar. Einmal erkannt, können Mitarbeitende und Betriebe daran arbeiten sie zu vermeiden. Eine Zeiterfassung fördert damit das organisierte Arbeiten und erhöht die Produktivität nachhaltig.

Fazit

Für manche Zeitgenoss*in mag eine Zeiterfassung antiquiert erscheinen. Bei näherer Betrachtung bietet sie aber Vorteile für Angestellte und Betriebe. Ein Blick auf die Anbieter lohnt sich daher. Besondere Qualität zeigt hier die Software TimePunch, die mit ihrer Arbeitszeit -und Projektzeiterfassung Maßstäbe setzt.

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