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TimePunch 5.4 – was kommt, was ist neu

Posted on 28. February 2024 by Gerhard Stephan in Releases | Leave a comment

Die nächste Version von TimePunch wird wie geplant am nächsten Wochenende veröffentlicht. Zuerst für alle Nutzer der TimePunch Cloud und eine Woche später für alle Kunden, die TimePunch OnPremise installiert haben.

Das Große Thema im Release 5.4 war und ist Home-Office. Aber nicht nur hier, sondern auch an vielen anderen Stellen gab es kleine und große Änderungen. Was genau, zeigt die folgende Übersicht:

Übergreifende Features

FS#1601 – Lebenszyklus der Tätigkeiten/Aufgaben in TimePunch: Genau wie Projekte, haben Tätigkeiten ab der nächsten Version auch einen Lebenszyklus. D.h. Sie können über den Status In Planung, Aktiv, Abgeschlossen und Gelöscht genau steuern, wie eine Tätigkeit gebucht oder ausgewertet werden kann.

FS#1607 – Neue Berechtigungsrolle „Projektassistenz“: Mitarbeitende in der Rolle Projektassistenz können die Projektbuchungen der Mitarbeiter innerhalb der Projekte anpassen, in denen sie als Assistenz eingetragen sind.

FS#1593 – Neuer Buchungspunkt: Remotearbeit: In TimePunch existiert ein neuer Buchungspunkt Remotearbeit – oder auch Home-Office. Home-Office Tage können im Kalender selbst eingetragen, oder auch beantragt werden. Alle Buchungen, die an Home-Office Tagen durchgeführt werden, sind automatisch als Remotearbeit gekennzeichnet.

FS#1583 – Möglichkeit den Status “Arbeit beendet” zu setzen: TimePunch unterscheidet jetzt zwischen “Gehen” und “Arbeit beendet”. Der Status Arbeit beendet kann manuell vom Mitarbeiter gesetzt werden. Das wirkt sich direkt auf die Anwesenheitsliste aus.

FS#1659 – Projektsortierung nach Häufigkeit: Die Projektsortierung beim manuellen buchen kann jetzt zwischen alphabetisch sortiert (wie vorher) und Sortierung nach Nutzungshäufigkeit geändert werden. Häufig gebuchte Projekte werden dann direkt als erste Auswahl angezeigt.

Management Features

FS#1661 – Zählen der Tageseinträge mit Rundung und Genau: In TimePunch kann die Verteilung der Tageseinträge jetzt genau oder mit Rundung erfolgen. D.h. 3 Std Krankheit sind entweder 0,375 Tage oder mit Rundung jetzt 0,5 Tage.

FS#1665 – Möglichkeit zum Anlegen/Auswerten einer Früh -und Spätschichtzulage: Die Zulagen/Zuschläge in TimePunch wurden um die Möglichkeit der Früh -und Spätschichtzulage erweitert. Diese kann ebenfalls direkt nach DATEV, Lexware etc. exportiert werden.

FS#1655 – Neue Darstellung der Tageseinträge: Tageseinträge werden in TimePunch jetzt nicht mehr innerhalb des Tages angezeigt, sondern im Kopf des Kalenders. Damit wurde die Anzeige der Tageseinträge in Outlook entsprechend angepasst.

FS#1662 – Horizontales Scrollen mit STRG + Scrollrad: In TimePunch Management kann das horizontale Scrollen jetzt über STRG + Scrollrad erfolgen. Das vereinfacht die Navigation im Management.

FS#1660 – Anzeige der Tageseinträge: In den Einstellungen des Managements kann jetzt ausgewählt werden, ob die Seitenleiste “Anzeige der Tageseinträge” beim Bearbeiten eines Eintrags immer automatisch mit geöffnet werden soll, oder nicht.

Anwesenheitsliste Features

FS#1657 – Umschalten zwischen allen Mitarbeitern und nur Mitarbeiter in der Coverage: Die Anzeige der Mitarbeiter in der Anwesenheitsliste kann jetzt von allen Mitarbeitern (so wie es bisher war) auf Mitarbeiter in der Coverage umgestellt werden. Damit werden nur Mitarbeiter angezeigt, für die man selbst berechtigt ist.

FS#1658 – Arbeitsende dynamisch oder manuell ermitteln: Bisher wurde das Arbeitsende immer dynamisch anhand der Sollarbeitszeit ermittelt. Durch die Möglichkeit den Status auf “Arbeit beendet” zu setzen, kann darauf aber verzichtet werden. Wenn das Arbeitsende manuell ermittelt wird, ist der Mitarbeiter gezwungen die Arbeit selbst als Beendet zu erklären, um den Status in der Anwesenheitsliste zu setzen.

Cutter Features

FS#1605 – Transparenz beim Senden der Cutter Benachrichtigungen: Wird durch den Cutter Nachts eine Pause eingetragen, dann wird beim Senden der Cutter Benachrichtigung per Mail jetzt auch festgehalten, welche Projektbuchung von der Eintragung betroffen ist.

Watcher Features

FS#1603 – Anzeige-Einstellungen im Watcher: Die Anzeige Einstellungen “Eingabemöglichkeiten” werden jetzt nicht nur bei der Stoppuhr, sondern auch beim Editieren eines Eintrags korrekt berücksichtigt.

FS#1604 – Das Standardprojekt „Pause“ aus der Projektkontierung entfernen: In den Einstellungen der Projektkontierung kann jetzt festgelegt werden, ob bei der Projektkontierung auch eine Pausenbuchung möglich sein soll.

FS#1606 – Anzeige der Ist-Wochenarbeitszeit: Der Watcher zeigt jetzt als zusätzliches Feld, die aktuelle Wochenarbeitszeit des Mitarbeitenden an.

Selbstauskunft Features

FS#1602 – Erweiterung der Tagesansicht in der Selbstauskunft: Das Feld Tätigkeit/Beschreibung wird jetzt in der Tagesansicht der Selbstauskunft bei den einzelnen Zeiteinträgen korrekt angezeigt.

TimePunch 5.4 bringt viele neue Features!

Posted on 13. February 2024 by Gerhard Stephan in Ankündigung | Leave a comment

Wir halten weiterhin an unserem Drei-Monats-Zyklus fest und veröffentlichen Ende Februar das nächste große Feature-Release.

TimePunch 5.4 – Neues Release

Wer uns kennt, weiß, was los ist, wenn wir längere Zeit nichts Neues in unseren Social-Media-Kanälen veröffentlichen – wir sind im Tunnel und arbeiten konsequent an der Fertigstellung des nächsten Feature-Releases.

So auch jetzt! Das aktuelle Release bringt wieder eine Vielzahl an neuen Funktionen und Verbesserungen. Hier sind die absoluten Highlights in Stichpunkten:

Die Möglichkeit, im Kalender Home-Office zu beantragen. Dazu gibt es jetzt einen neuen Buchungstyp Remotearbeit.
Buchbare Tätigkeiten haben jetzt, wie auch schon Projekte, einen Lebenszyklus und können somit geplant, aktiviert und deaktiviert werden.
Eine neue Berechtigungsrolle „Projektassistenz“, die es erlaubt, Buchungen von Mitarbeitenden Projekten zuzuordnen und auszuwerten.
Die Möglichkeit, das Arbeitsende aktiv zu setzen, damit Mitarbeitende bei einem vorzeitigen Gehen nicht als „In Pause“ angezeigt werden.

Außerdem gibt es noch eine Fülle von Features, die sich rein um die Benutzerfreundlichkeit kümmern. Dazu zählen beispielsweise das horizontale Scrollen über STRG + Scrollrad, eine verbesserte Darstellung von Tageseinträgen wie Urlaub und jetzt neu Home-Office, die Anzeige der Wochenarbeitszeit im Watcher, die Sortierung der Projektvorschläge nach Häufigkeit der Verwendung und noch einiges mehr.

Alle Neuerungen inklusive Videos gibt es in den nächsten Tagen und Wochen hier im Blog, in unserem Youtube Channel und wie immer auf LinkedIn.

Pivot-Tabelle zur schnellen Auswertung von Buchungen

Posted on 17. January 2024 by Gerhard Stephan in How To | Leave a comment

Die Pivot-Tabelle ist wohl die beste Erfindung, seit es Excel gibt. Aus diesem Grund haben wir uns davon inspirieren lassen und die Pivot Abfrage auch in TimePunch eingebaut.

Link zum Video: https://youtu.be/6l1Udrw-xDE

Am einfachsten und wirkungsvollsten lässt sich die Pivot-Abfrage in den Einzelbuchungen zeigen und erklären. Dort lassen sich Suchfilter anlegen, die man abspeichern und immer wieder aufrufen kann.

Über den Klick auf den Menüpunkt “Pivottabelle” öffnet sich ein neuer Dialog, der die zuvor gefilterten Daten für eine Pivot-Abfrage vorhält.

Hier lässt sich die gewünschte Pivot-Tabelle nach eigenem Gusto mit wenigen Klicks per Drag & Drop zusammenstellen. Die gewünschten Felder können dazu aus der Pivot Feldliste ausgewählt, oder direkt in die Zeile, Spalte oder den Wert mit der Maus eingezogen werden.

Die Pivot-Tabelle baut sich direkt auf und zeigt die gewünschten Ergebnisse.

Das Highlight ist dabei aber der Excel-Export über die Schaltfläche mit dem Excel Symbol. Denn damit wird nicht nur die fertige Pivot-Tabelle exportiert, sondern auch alle dafür notwendigen Basisdaten. Aufgrund dieser Daten lässt sich die Auswertung in Excel noch weiter verfeinern.

1. Tutorial: Neues Testsystem erstellen und mit Microsoft Konto verknüpfen

Posted on 14. January 2024 by Gerhard Stephan in Tutorials | Leave a comment

Das aktuelle Tutorial ist das erste Video einer Tutorial Reihe, die den Umgang mit TimePunch zeigen und den Einstieg in das Thema Zeiterfassung erleichtern soll.

Im Tutorial zeige ich, wie man über die Seite https://get.timepunch.de ein neues Testsystem anlegt und das Nutzerkonto dann direkt auch mit seinem Microsoft Konto verknüpft, sodass man kein separates Passwort für TimePunch vergeben muss.

Nachdem das Testsystem angelegt ist, demonstriere ich, wie man sich in der Online Zeiterfassung von TimePunch anmeldet und die Zeiterfassung für den Benutzer starten kann.

Hinweis: Da das erste Benutzerkonto immer auch das Administrationskonto ist, können die Zeiten im Online-Modul entsprechend bearbeitet werden. Dies lässt sich selbstverständlich für Mitarbeitende einschränken.

Nach der kurzen Einführung im Online Modul, zeige ich, wie man die Verwaltungssoftware, das TimePunch Management installiert und wie man sich dort, über den bereits verknüpften Microsoft Account, anmeldet.

Im nächsten Tutorial erkläre ich dann, wie man Mitarbeiterprofile anlegt und diese für die Zeiterfassung freischaltet.

Viel Spaß
Ihr, G. Stephan

Ohne Passwort in TimePunch anmelden!

Posted on 8. January 2024 by Gerhard Stephan in How To | Leave a comment

Seit der Version 5.3 lässt sich das Konto in TimePunch mit dem eigenen Microsoft Account verknüpfen. Damit wird TimePunch durch die Kontovalidierung über das Microsoft Konto geschützt. Ein Passwort ist somit nicht mehr notwendig.

Link zum Video: https://youtu.be/fcW239NVzhE

Bisher war das Single Sign On (SSO), also das Anmelden in der Software ohne separates Passwort, nur über ein lokales Active Directory möglich. Seit Version 5.3 funktioniert dies auch perfekt in Kombination mit einem Azure AD Account bei Microsoft.

Hinweis: Wenn Sie bereits ein passwortlose Anmeldung über eine lokale AD implementiert haben, sollten Sie die weiteren Schritte nicht ausführen, da es sonst zu Komplikationen kommen kann.

So ein Azure AD Account besitzt seit Windows 10 im Grunde jeder Benutzer der mit Windows arbeitet. Denn schon bei der Installation von Windows werden Benutzer aufgefordert einen Microsoft Account anzulegen, oder sich mit einem bestehenden Account anzumelden.

D.h. auf neueren Geräten verfügt Jeder über einen solchen Account. Somit sind die Voraussetzungen für eine passwortlose Anmeldung bereits geschaffen.

Einmal in TimePunch angemeldet, kann dann der eigene Account mit dem entsprechenden Microsoft Account verknüpft werden. Im TimePunch Management geschieht dies über einen Rechtsklick auf das Profilsymbol in der rechten oberen Ecke. Über den Befehl “Mit Microsoft Azure AD verbinden” wird der angemeldete Benutzer in TimePunch mit dem Microsoft Konto des PCs verbunden. Eine erneute Anmeldung ist dann nur noch, über das verbundene Microsoft Konto möglich.

Ganz ähnlich funktioniert dies in den Online Modulen. Auch hier lässt sich das Konto nach der erfolgreichen Anmeldung in TimePunch mit einem Microsoft Account verbinden. Hierzu ist der Befehl “Ihr Microsoft Konto verbinden” aus der Menüzeile rechts oben in der Webansicht auszuwählen.

Durch die Verknüpfung des TimePunch Kontos mit einem Microsoft Account vereinfacht sich die Anmeldung um ein vielfaches. Die Anmeldung kann jetzt ohne Passwort, nur über die Verknüpfung “Mit Microsoft Azure AD anmelden”.

Extra-Tipp: Auch eine Zwei-Faktor-Authentication (2FA) ist über die Microsoft Azure AD möglich. Das erhöht nochmals die Sicherheit bei der Anmeldung.

Freitextsuche vs. Dialogauswahl

Posted on 17. December 2023 by Gerhard Stephan in How To | Leave a comment

Viele Wege führen zum Ziel; so auch bei der Suche in TimePunch!

Link zum Video: https://youtu.be/ufxfDSsngjQ

TimePunch erlaubt die schnelle Suche nach Mitarbeitenden, Projekten und Kunden über die direkte Eingabe des Namens im Eingabefeld. Dies wird in TimePunch die Freitextsuche genannt. Die Freitextsuche ist schnell, intuitiv und einfach – hat aber den Nachteil, dass nicht zwei komplett unterschiedliche Datensätze gefiltert werden können.

Beispielsweise haben die Namen “Hans Müller” und “Sascha Gern” keine Gemeinsamkeiten. Wird in das Freitextfeld “Gern” eingetragen, dann findet die Suche nur “Sascha Gern” – aber nicht “Hans Müller”.

Diesen Nachteil macht die Dialogauswahl wett. Über das Klicken der Schaltfläche mit den drei Punkten, öffnet sich ein Auswahldialog der zur Suche und Markierung verwendet werden kann. Hier können auch komplett unterschiedliche Namen ausgewählt und für die Filterung verwendet werden.

Fazit: Wenn es schnell gehen muss, verwenden Sie am besten die Freitextsuche und für mehr Kontrolle, die Dialogauswahl.

Seitennavigation nach rechts, oder an Ort und Stelle

Posted on 10. December 2023 by Gerhard Stephan in How To | Leave a comment

Bei der Navigation streiten sich die Geister. Die Einen bevorzugen die Navigation nach rechts, die Anderen möchten gerne die Übersicht behalten, wo sie gerade sind.

Link zum Video: https://youtu.be/ksJnkvXIiJQ

Beides ist möglich, und beides hat Vor -und Nachteile.

Der Vorteil der Erweiterung nach rechts ist der, dass bei einem breiten Monitor verschiedene Ebenen mit unterschiedlicher Datentiefe nebeneinander dargestellt werden können. Dabei hat eine Änderung an einem Zeiteintrag, in der untersten Ebene, direkten Einfluss auf die geöffneten Monatsdaten oder auf einen Projektbericht. Die Daten bleiben bei einer Änderung synchron und konsistent. Beim Speichern sollte man sich nur angewöhnen “Übernehmen” zu klicken, da beim Klick auf “Speichern” die aktive Seite geschlossen wird. Das kann den Arbeitsfluss stören.

Genau anders herum verhält es sich bei der In-Place Navigation (dt. An Ort und Stelle). Hier ersetzt eine neue Seite die Vorherige. Die Navigation wird dadurch ruhiger und das Auge muss sich nicht immer neu fokussieren. Das ist vor allem für kleine Monitore, z.B. auf dem Laptop gut geeignet. Als Tipp: Beim Speichern sollte hier nicht “Übernehmen” geklickt werden, da die Daten beim Klick auf “Speichern” sowieso gespeichert werden – der Klick auf “Übernehmen” ist also unnötig.

Hier noch ein Tipp zur einfachen Navigation:

Egal, ob Sie das Erweitern des Seiteninhalts nach Rechts oder die In-Place Navigation bevorzugen. Mit der Escape Taste (ESC) gelangen Sie schnell zur vorherigen Übersicht zurück. Daher einfach zum Abbruch oder Verlassen des Dialogs die Escape Taste verwenden.

Wo lässt sich die Navigation einstellen?

Die Navigation wird über die Einstellungen des Benutzerinterfaces eingestellt. Dort kann der Seitenaufbau “In die Breite erweitern” oder “An Ort und Stelle” ausgewählt werden.

Kostenlose Excel-Vorlage zur Zeiterfassung 2024 – Jetzt zum Nikolaus herunterladen!

Posted on 4. December 2023 by Gerhard Stephan in Ankündigung | Leave a comment

Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass unsere beliebte Excel-Vorlage zur Zeiterfassung bereits im dritten Jahr in Folge kostenlos zum Download verfügbar ist – und das pünktlich zum Nikolaus!

Seit dem 13. September 2022 besteht gemäß der rechtskonformen Auslegung des Stechuhr-Urteils des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) eine allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung. In Anbetracht dieser Entwicklung haben wir unsere Excel-Vorlage für das kommende Jahr angepasst und auf den neuesten Stand gebracht.

Selbständige Zeiterfassung – Ein Recht für alle Mitarbeitenden

Eine wichtige Frage, die sich viele stellen, lautet: Dürfen Mitarbeitende ihre Arbeitszeit eigenständig erfassen? Die klare Antwort lautet: Ja!

Es ist jedoch zu beachten, dass die eigenständige Erfassung vor Gericht nur gilt, wenn seitens des Arbeitgebers kein eigenes System zur Arbeitszeiterfassung bereitgestellt wird. Ist ein solches System vorhanden, ist die Nutzung durch die Mitarbeitenden obligatorisch.

Funktionsweise der Excel-Vorlage

Die Verwendung unserer Excel-Vorlage ist einfach und effektiv. Alle erfassbaren Felder sind dezent grün markiert. Beginnen Sie mit den Kopfdaten, wie dem Namen des Mitarbeitenden, der Personalnummer und dem zu erfassenden Monat.

Anschließend können Sie täglich Ihre Arbeitszeit in der Excel-Vorlage eintragen. Geben Sie die Start-, Pause- und Ende-Zeit sowie die Soll-Zeit pro Tag ein. Basierend auf diesen Informationen werden Überstunden bzw. Fehlstunden berechnet, und das Gleitzeitkonto wird aktualisiert.

Download der Excel-Vorlage zur Zeiterfassung

Die Excel-Vorlage steht auf unserer Webseite zum Download bereit oder kann direkt über den folgenden Link heruntergeladen werden: Excel-Vorlage 2024.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Excel-Vorlage möglicherweise nicht alle Szenarien abdeckt, jedoch einen hervorragenden Einstieg in unsere Zeiterfassung bietet. Ein späterer Wechsel zu unserem professionellen Zeiterfassungssystem TimePunch ist selbstverständlich jederzeit möglich.

Wir wünschen Ihnen eine effiziente und erfolgreiche Zeiterfassung im Jahr 2024!

Standardpause bei neuen Zeiteinträgen unterdrücken

Posted on 27. November 2023 by Gerhard Stephan in How To | Leave a comment

Um die Nutzung der Projektzeiterfassung zu verbessern, haben wir ein praktisches Feature hinzugefügt: die Möglichkeit, die Standardpause zu deaktivieren.

Die Standardpause beträgt normalerweise 30 Minuten und wird automatisch für jeden neuen Zeiteintrag vorgeschlagen. Das ergibt Sinn, wenn nur ein Eintrag pro Tag vorhanden ist, wie es bei der Anwesenheitszeiterfassung oft der Fall ist.

In der Projektzeiterfassung mit TimePunch kann dies jedoch unpraktisch sein, da es üblich ist, mehrere Zeiteinträge pro Tag für verschiedene Projekte zu haben. In solchen Fällen ist es wenig sinnvoll, automatisch 30 Minuten Pause für jeden neuen Eintrag vorzuschlagen.

Um den unterschiedlichen Bedürfnissen von Anwesenheits- und Projektzeiterfassung gerecht zu werden, ermöglichen wir nun die individuelle Einstellung für jeden Mitarbeiter, ob eine Standard-Pausenzeit vorgeschlagen wird oder nicht.

Die gute Nachricht dabei ist, dass diese Einstellung nicht nur für das Management gilt, sondern auch für die Online-Erfassung, den TimePunch Watcher und das TimePunch Studio. Das erleichtert das Eintragen und Nachverfolgen von Arbeits- und Projektzeiten erheblich.

Link zum Video: https://youtu.be/e1CglwKPW2I

Intelligentes Bearbeiten beim Doppelklick

Posted on 24. November 2023 by Gerhard Stephan in How To | Leave a comment

Die neue Version des TimePunch Managements verbessert die Anwenderfreundlichkeit erheblich, denn einzelne Schritte in der Navigation werden jetzt intelligent miteinander verbunden.

Link zum Video: https://youtu.be/C1m5kgRQ7UE

Intelligentes Bearbeiten/Intelligente Navigation – was ist damit gemeint? Die aktuelle Version 5.3 von TimePunch verbindet einzelne Schritte und Aktionen die häufig genutzt werden und vereint diese im Doppelklick. Dazu gehört, dass bei einem Doppelklick auf einen Arbeitstag, nicht mehr alle Einzeleinträge angezeigt werden, sondern direkt die Seite zum Bearbeiten des Tages aufpoppt.

Als zweiter Schritt, die Bearbeitung zu erleichtern, wird das Info-Panel zur Anzeige aller Zeiteinträge des Tages direkt geöffnet und angezeigt. Auch das war vorher noch ein zusätzlicher Klick, den man sich jetzt sparen kann.

Und auch das Bearbeiten selbst ist jetzt noch einfacher, denn man muss die Seite nicht wechseln oder schließen, auch wenn man andere oder neue Zeiteinträge erstellen möchte. Zum Bearbeiten eines bestehenden Zeiteintrags muss der Zeitblock im Info-Panel nur doppelgeklickt werden. Dadurch öffnet sich der Zeiteintrag und kann bearbeitet werden.

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