Hilfe, meine Angestellten wollen keine Zeiterfassung!
Posted on 18. October 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment
Quelle: https://pixabay.com/de/users/snapwiresnaps-692569

Eigentlich sollte das keine Frage sein. Aber nehmen wir an, Ihre Angestellten wollen par­tout keine Zeiterfassung. Welche Optionen haben Sie als Geschäftsführung?

Im Grunde sollten Sie als Geschäftsführer*in zuerst einmal herausfinden, was der Grund für die Ablehnung ist. Denn eigentlich hat eine Zeiterfassung nur Vorteile – und zwar für beide Seiten. Angestellte haben die Sicherheit, dass jede Minute gezählt und damit im Besten Fall auch vergütet wird – und die Unternehmensführung sieht, wo Überstunden entstehen, und kann einer Überlastung der Mitarbeitenden rechtzeitig vorbeugen. Wenn Angestellte sich dennoch einer Erfassung verweigern, dann sollte es dafür einen Grund geben.

Ablehnung-Stufe 1: Angestellte fürchten um Ihre Flexibilität

Bei Angestellten, die in Vertrauensarbeitszeit arbeiten, kann schnell die Angst aufkommen, dass ihre Flexibilität und die eigene Kontrolle über die Arbeitszeit verloren gehen. Hier muss Überzeugungsarbeit geleistet werden. Eine Zeiterfassung steht nicht im Widerspruch zur Vertrauensarbeitszeit. Denn Vertrauensarbeitszeit bedeutet nur, dass Angestellte selbst wählen können, wann sie arbeiten und wieviel sie arbeiten. Trotzdem muss das Arbeitszeitgesetz auch bei einer Vertrauensarbeitszeit eingehalten werden. Und so bilden Zeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit ein starkes Team, dass die Flexibilität für Mitarbeitende erst auf eine sichere Grundlage stellt.

Ablehnung-Stufe 2: Angestellte vertrauen der Zeiterfassung nicht

Ein Grund könnte auch sein, dass Mitarbeitende grundsätzlich sehr skeptisch gegenüber einer Zeiterfassung eingestellt sind. Eventuell aufgrund schlechter Erfahrung mit einem vorherigen Zeiterfassungs-System. Wenn dem so ist, dann sollte in jedem Fall darauf geachtet werden, dass das neue System für Mitarbeitende möglichst transparent ist. D.h. Angestellte sollten ihre eigenen Arbeitszeiten jederzeit prüfen und nachvollziehen können. Das steigert die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft und schafft Vertrauen in das neue System.

Ablehnung-Stufe 3: Angestellte wollen keine Überwachung

Wenn sich Angestellte nicht überwachen lassen wollen, dann sollten Chefs misstrauisch werden. Denn wenn dies als Hauptgrund für eine Ablehnung gebracht wird, dann haben Angestellte etwas zu verbergen. Hier wird gemauschelt. Sei es bei der Zigarettenpause oder bei der legeren Auslegung der Kommen -und Gehen Zeiten. Mitarbeitende wollen nicht, dass zu genau hingesehen wird. Aber genau das sollten Sie dann tun. Wer nichts zu verbergen hat, muss sich nicht hinter der Überwachungsphrase verstecken.

Ablehnung-Stufe 4: Angestellten ist es gerade mal egal, was Sie als Chef*in möchten

Ok, auf solche Ignoranz kann man nur mit einem Mittel reagieren. Verkünden Sie offiziell, dass in Zukunft die Lohnabrechnungen eins zu eins auf den Daten der Zeiterfassung basieren. Wenn Mitarbeitende Ihre Zeiten nicht korrekt erfassen, erhalten sie am Ende des Monats weniger Gehalt. Und ja, das ist zulässig. Denn es kann der Geschäftsführung nicht zugemutet werden, das Stempelverhalten jedes einzelnen Mitarbeitenden auf Richtigkeit zu prüfen. Spätestens nach der nächsten Lohnabrechnung werden ihre Mitarbeiter*innen auf ihre Zeiterfassung achten. Versprochen!

Fazit

Eine Zeiterfassung ist kein Instrument, um Angestellte zu ärgern oder sie unnötig zu belasten. Vielmehr hilft eine Zeiterfassung das Arbeitnehmerschutzgesetz im Punkt Arbeitszeit umzusetzen. Das Bundesarbeitsgericht hat dies sogar höchst richterlich am 13.09.2022 in einem Urteil bestätigt. Damit ist die Zeiterfassung unabhängig davon, was Mitarbeitende davon halten, verpflichtend einzusetzen. Trotzdem sollten Sie als Geschäftsführung auf die Ängste und Sorgen ihrer Mitarbeitenden adäquat eingehen und über die Vorteile aufklären.

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Zeiterfassung im Home-Office? So geht’s!
Posted on 25. September 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment

Nachdem das Bundesarbeitsgericht (BAG) zweifelsfrei festgestellt hat, dass Zeiterfassung auch in Deutschland verpflichtend ist, stellt sich für viele Unternehmen die Frage, wie das in Zeiten von New Work und Home-Office funktionieren soll.

Früher war alles einfacher könnte man meinen. Angestellte kamen freiwillig ins Büro, stachen zum Arbeitsbeginn an, zur Pause ab und am Arbeitsende aus. Wenn es nicht vergessen wurde, hatte man am Monatsende eine gute Übersicht über die Arbeitszeit der Mitarbeitenden, inkl. Pausen und Überstunden. Das war einmal.

Die neue Arbeitswelt sieht eher so aus: Angestellte überlegen, ob es sich lohnt ins Büro zu kommen oder ob es nicht mehr Sinn macht, einen Tag Home-Office einzulegen. Das spart Fahrtzeit, ermöglicht eine bessere Vereinbarkeit zwischen privaten Verpflichtungen und der Arbeit und erhöht, was man als Arbeitgeber*in nicht unterschätzen sollte, auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Wie können Unternehmen trotzdem sicherstellen, dass Mitarbeitende dieses Entgegenkommen, nicht auf Kosten der Betriebe ausnutzen? Sicher wollen keine Arbeitgeber*innen ihren Mitarbeitenden nachspionieren und prüfen, ob wirklich gearbeitet wird. Aber ganz ohne Kontrolle besteht eindeutig auch die Gefahr des Missbrauchs. Also was tun?

Hier bieten sich moderne Formen der Arbeitszeiterfassung an. Beispielsweise über das Smartphone und entsprechenden Apps. Wichtig für Arbeitgeber*innen: Mitarbeitende können nicht verpflichtet werden, ihr eigenes Smartphone zur Zeiterfassung zu verwenden. Daher sollten sich Unternehmen, vor der Zeiterfassung über das Smartphone, die Einwilligung der Angestellten einholen, dass diese mit der Erfassung über das private Smartphone einverstanden sind.

Der Vorteil bei der Erfassung über das Smartphone liegt bei der zusätzlichen Erfassung der GPS-Daten. So können Arbeitgeber*innen sehen, wo Mitarbeitende sich angemeldet haben. Wichtig, um die Richtigkeit der Zeiterfassung prüfen zu können. Ein Nachteil hat die Sache aber doch. Mitarbeitende müssen daran denken, sich über das Smartphone vor Arbeitsbeginn anzumelden und beim Beenden der Arbeit abzumelden. Auch wenn das sehr einfach scheint, viele Mitarbeitende denken gerade an das Abmelden nach der Arbeit nicht. So entsteht im Zweifel Datenmüll.

Eine andere Option ist es, den Mitarbeitenden einen Firmenlaptop zur Verfügung zu stellen. Das ist in vielen Unternehmen sowieso schon Praxis, da es aufgrund des Datenschutzes nicht sinnvoll ist, wenn Angestellte auf dem persönlichen Laptop oder PC arbeiten. Programme, wie der „TimePunch Watcher“ der gleichnamigen Firma TimePunch, können so installiert werden, dass die Arbeitszeit am Laptop vollautomatisiert überwacht wird. Ein aktives Stempeln ist dann nicht mehr notwendig und kann daher auch nicht vergessen werden. Das erhöht die Datenqualität.

Aber auch die Datenhaltung spielt eine Rolle. Gerade beim Thema New-Work kann eine Cloud-Lösung ihr volles Potential zeigen. Unabhängig vom Arbeitsort, muss nur sichergestellt sein, dass eine Verbindung zum Internet existiert. Unternehmen sparen damit nicht nur die Investitionskosten für Software-Lizenzen und Hardware, sondern vor allem auch die Kosten zur Pflege und Einrichtung eines geschützten Zugangs zum Firmennetzwerk.

Und was ist, wenn Mitarbeitende sich weigern eine mobile Zeiterfassung zu nutzen? Dann haben Arbeitgeber*innen immer die Möglichkeit diese Verweigernden von der Home-Office Nutzung auszuschließen. Schließlich ist das mobile Arbeiten eine freiwillige Leistung, die wenn nicht im Arbeitsvertrag zugesichert, auch nach der Corona Pandemie freiwillig bleibt.

New-Work und Zeiterfassung schließen sich somit nicht aus.

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Bundesarbeitsgericht bestätigt Pflicht zur Zeiterfassung
Posted on 15. September 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment
Quelle: https://unsplash.com/@tingeyinjurylawfirm

Eigentlich sollte das BAG (Bundesarbeitsgericht) am 13.09.2022 nur über das Initiativrecht des Betriebsrats bei der Einführung einer Zeiterfassung entscheiden – aber das wurde nach dem Urteil zur Nebensache.

Denn die Begründung der Ablehnung für das Initiativrecht hat es in sich. Das Gericht sagt nämlich sinngemäß, der Betriebsrat kann nichts vorschlagen, was sowieso schon Pflicht ist. Und bezieht sich damit auf das sog. Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom Mai 2019, nachdem jedes Unternehmen zum Schutz der Mitarbeiter eine Zeiterfassung einführen muss.

Hierbei spielt vor allem der Grundsatz der unionsrechtskonformen Auslegung eine große Rolle. Laut diesem Grundsatz, für den die nationalen Gerichte verpflichtet sind, müssen sie alles zu tun, was in ihrer Zuständigkeit liegt, um die volle Wirksamkeit des Unionsrechts zu gewährleisten. In dieser Deutlichkeit wurde das bisher von keinem Gericht so gewertet. Daher hat gerade die Auslegung des Bundesarbeitsgerichts, als höchste Gerichtsbarkeit in Sachen Arbeitsrecht in Deutschland, genau diesen Einschlag verursacht, der jetzt überall für Aufruhr sorgt.

Trotz oder gerade wegen dieses Grundsatzurteils herrscht jetzt aber in vielen Betrieben eine große Unsicherheit. Bis wann muss eine Zeiterfassung angeschafft werden? Welchen Mindestansprüchen muss sie genügen? Wie sieht es mit der Vertrauensarbeitszeit aus? Alles Fragen, die über die Aussage „Ja, eine Zeiterfassung ist jetzt Pflicht“ hinausgehen und vom Gesetzgeber schnellstmöglich beantwortet werden müssen.

Wichtig ist, eine Zeiterfassung ist kein Instrument, um Mitarbeitende zu gängeln, sondern wird aktiv für den Arbeitnehmerschutz eingesetzt. So ist im deutschen Arbeitszeitgesetz (ArbZG) beispielsweise geregelt, dass Arbeitnehmer nach Beendigung der Arbeit eine mindestens elf-stündige ununterbrochene Ruhezeit einhalten müssen. Und das natürlich nicht nur wenn Mitarbeitende im Betrieb Vor-Ort arbeiten, sondern auch im Home-Office, wenn der Laptop auf dem Couchtisch steht. Ohne eine moderne und rechtskonforme Zeiterfassung, ist dies aber kaum nachprüfbar. Daher bezieht sich das Urteil klar auf den Arbeitnehmerschutz.

Trotzdem bleiben die oben genannten Punkte zuerst einmal unbeantwortet. Dies sind spannende arbeitsrechtliche Fragen und die neue Pflicht zur Zeiterfassung muss jetzt vom Gesetzgeber konkret ausformuliert werden.

Wer darauf nicht warten möchte, dem kann die Zeiterfassung TimePunch empfohlen werden. Diese wurde in diesem Jahr, von unabhängiger Stelle, zur besten Zeiterfassung für Enterprises gekürt und überzeugt bereits seit 2012 viele Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

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Zeiterfassung für Kleinbetriebe? Ja, Zeiterfassung für Kleinbetriebe!
Posted on 23. August 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment
Quelle: James Lee (@picsbyjameslee) | Unsplash Photo Community

Warum sollten kleine Betriebe eine Zeiterfassung einführen? Wir erklären warum und zeigen, welche Möglichkeiten sich bieten.

Kleinbetriebe, das sind laut Definition Betriebe mit bis zu 10 Mitarbeitenden. Meistens familiär geführt, jeder kennt jeden und alles ist überschaubar. Man könnte meinen, dass hier eine Zeiterfassung nicht notwendig ist. Die Praxis zeigt aber, dass kleine Betriebe oft die gleichen Probleme haben, wie die Großen.

Gleichbehandlung der Mitarbeitenden

Ein Problem ist beispielsweise die Gleichbehandlung der Angestellten. Gerade in kleinen Betrieben kann es schnell passieren, dass Mitarbeitende zu viel aufgelastet bekommen. Da wird hier mal eingesprungen und dort mal ausgeholfen, selbstverständlich gerne für die Kollegen und zum Wohle der Firma. Aber die Angestellten bleiben dann oft auf der Strecke.

Wenn dann keine neutrale Zeiterfassung im Einsatz ist, werden diese Einsätze oft nicht honoriert und führen im schlimmsten Fall zu einem Ausfall durch Burnout und Überlastung. Bei weniger schwerwiegenden Fällen fühlen sich Angestellte oft ausgenutzt und nicht wertgeschätzt. Beides Fatal und auf Dauer nicht gut für das Unternehmen.

Transparenz und Vertrauen schaffen

Eine Zeiterfassung kann hier die Transparenz erhöhen und Vertrauen bei den Mitarbeitenden schaffen. Wichtig dabei ist, dass Mitarbeitende selbständig ihre Arbeitszeiten im System prüfen können.

Erst durch diese Transparenz erhalten Mitarbeitende ein gutes Gefühl und eine Wertschätzung. Denn sie sehen, dass sie nicht ausgenutzt werden und jederzeit einen Überblick über ihre Stunden haben. Und wenn doch mal was aus dem Ruder läuft, dann sieht es auch der Chef oder die Chefin auf den ersten Blick und es kann gezielt gegengesteuert werden.

Wer seinen Angestellten noch mehr Gutes tun will, der kann seinen Mitarbeitenden auch erlauben, ihren Urlaub selbst online zu beantragen. Das ist zwar nicht zwingend notwendig, aber ein weiterer Schritt zur Steigerung der Transparenz.

Zeit einsparen und Kosten senken

Auch wenn die eigene Firma kein Großkonzern ist, die monatliche Lohnabrechnung nimmt trotzdem meist ein paar Stunden in Anspruch. Vor allem dann, wenn alles über selbstgestrickte Excel Tabellen und manuelle Auswertungen erst kompliziert berechnet und dann dem Steuerbüro übergeben werden muss.

Mit einer Zeiterfassung, die alles automatisiert berechnet und auf Knopfdruck für das jeweils vom Steuerbüro genutzt System exportiert, sparen Unternehmen viel Zeit. Und fast noch wichtiger: bei Kleinen Unternehmen übernimmt die Lohnabrechnung oft der Chef oder die Chefin selbst. Hier fällt die Zeitersparnis durch eine gute Zeiterfassung doppelt ins Gewicht.

Was kostet eine Zeiterfassung?

Ein oft gehörtes Argument gegen eine Zeiterfassung: „Das kostet alles so viel“. Aber stimmt das wirklich? Aktuell entscheiden sich ca. 80% der Neukunden für eine Zeiterfassung in der Cloud. Und das aus gutem Grund. Denn gerade die Anschaffungskosten für eine Zeiterfassung schreckt viele Unternehmen ab.

Mit einer Cloud-Lösung sind die Anschaffungskosten aber minimal und belaufen sich bei einer hardwaregestützten Lösung meist nur auf das Zeiterfassungs-Terminal selbst. Die laufenden monatlichen Kosten sind überschaubar und auch für Kleinbetriebe gut zu stemmen.

Weniger ideal für kleine Unternehmen sind sog. On-Premise Lösungen. Bei einer On-Premise Lösung findet die Installation auf dem eigenen Server statt. Und damit steigen die Kosten. Einmal durch die Anschaffung eines Servers, der Betreuung durch ein externes IT-Systemhaus, die Wartung -und Pflege des Servers und die Kosten bei einer Aktualisierung der Zeiterfassungs-Lösung, bzw. eventueller Neuanschaffung bei einem Software-Upgrade.

Alles Punkte, die bei einer Cloud-Lösung durch den Anbieter geleistet werden und damit bei Kleinbetrieben für eine gemietete Cloud-Lösung sprechen. Denn dann sind die Kosten wirklich überschaubar. Und wer bei einem Unternehmen aus Deutschland, wie das der TimePunch KG, sein System mietet, erhält selbstverständlich auch eine DSGVO konforme Zeiterfassungslösung.

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10 Stunden pro Woche sind erlaubt
Posted on 19. August 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment

Durchschnittlich 10 Std. Arbeitszeit in der Woche sind ab Oktober erlaubt, um noch den Status als Minijobber zu erhalten.

Die neue Grenze für Minijobber ist nicht mehr 450 Euro oder 520 Euro, wie oft in verschiedenen Publikationen zu lesen ist. Die neue Grenze für Minijobber*innen ist durchschnittlich 10 Std. Arbeitszeit pro Woche.

Wie das?

Das Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, kurz BMAS, führt ab dem 01. Oktober 2022 die sog. dynamische Verdienstgrenze ein, die sich am Mindestlohn orientiert. Damit liegt die Verdienstgrenze nicht mehr starr auf 450 Euro, sondern berechnet sich aus den dem gesetzlichen Mindestlohn und den 10 Wochenstunden. Und der Mindestlohn steigt ab Oktober auf 12 Euro. Das ist die bisher größte Anhebung seit Einführung des Mindestlohns im Jahr 2015.

Die 520 Euro leiten sich daher wie folgt ab.

10 Wochenstunden * 12 Euro Mindestlohn * 52 Wochen pro Jahr / 12 Monate pro Jahr = 520 Euro

520 Euro pro Monat?

Aber auch die 520 Euro pro Monat sind nur ein Richtwert zum besseren und einfacheren Verständnis der Gesetzesänderung.

Der eigentliche Grenzwert liegt beim Jahresverdienst. Dieser darf das 14-fache der monatlichen Verdienstgrenze, nämlich 7280 Euro, nicht übersteigen, damit der Job noch als Minijob gilt und damit steuerfrei bleibt.

Neue Möglichkeiten

Damit ergeben sich neue Möglichkeiten für Arbeitgeber*innen. Denn wenn das 14-fache erlaubt ist, dann muss auch ein höherer Verdienst als 520 Euro pro Monat möglich sein. Auch dieser Fall ist vom BMAS klar geregelt.

Die monatliche Verdienstgrenze von 520 Euro darf überschritten werden, wenn

  • es nur gelegentlich ist und innerhalb eines Kalenderjahrs maximal zwei Monate betrifft
  • es unvermeidbar ist, weil beispielsweise eine Krankheitsvertretung dies notwendig macht.

Dabei darf der Monatsverdienst aber nicht mehr als das doppelte der 520 Euro (also 1040 Euro) im Monat überschreiten. Weihnachts- oder Urlaubsgeld zählt auch zum Jahresverdienst dazu und muss entsprechend berücksichtigt werden.

Monatliche Arbeitszeit?

Die maximale monatliche Arbeitszeit pro Monat ergibt sich durch die Multiplikation der 10 Wochenstunden mit dem Faktor 4,3333. Dieser wiederum leitet sich aus den Wochen pro Jahr, geteilt durch die Monate ab, also 52 geteilt durch 12.

Erlaubt sind somit 43,333 Std. pro Monat, oder umgerechnet in Zeiteinheiten 43 Stunden und 20 Minuten.

Eine Zeiterfassung ist Pflicht

Nicht erst seit Oktober, sondern schon länger, existiert im Mindestlohnsektor die Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeit.

Im Bereich der geringfügig Beschäftigten kontrolliert der Zoll, ob die Arbeitszeit der Beschäftigten eingehalten wird oder ob durch eine Überschreitung der Arbeitszeit der berechnete Stundenlohn unter den Mindestlohn sinkt. In diesem Fall drohen hohe Strafen.

Eine elektronische Zeiterfassung spart Zeit und Geld

Zeiterfassungssysteme, wie das der TimePunch KG, können hier eine Absicherung für den Arbeitgeber bedeuten, und damit im Falle einer Prüfung durch den Zoll vor Strafzahlungen schützen.

Die Anfangsinvestition beschränkt sich dabei oft nur auf ein Zeiterfassungs-Terminal und die Schlüsselanhänger die zum An -und Abmelden benötigt werden. Bei einer Cloud Nutzung, sind die monatlichen Mietkosten selbst für kleine Betriebe so überschaubar, dass sie fast keine zusätzliche Belastung für Unternehmen darstellt.

TimePunch ist hier einer der führenden Anbieter und seit 2012 am Markt etabliert.

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300 Euro Energiepreispauschale – jetzt wird es ernst
Posted on 9. August 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment
Quelle: https://unsplash.com/@markusspiske

Bis vor kurzem war nur klar, jeder Mitarbeitende soll 300 Euro Energiepauschale vom Staat erhalten. Wie das konkret für die Unternehmen aussehen sollte, blieb lange Zeit offen.

Die Bundesregierung hatte am 23. März 2022 im Koalitionsausschuss das “Maßnahmenpaket des Bundes zum Umgang mit den hohen Energiekosten” beschlossen. Im Maßnahmenpaket enthalten waren das 9 Euro Ticket, einmalig 100 Euro Kindergeld pro Kind, 30 Cent Tankrabatt für drei Monate und die Energiepauschale von 300 Euro. Bei Letzterem war lange Zeit unklar, wie die Entlastung die Mitarbeitenden erreichen soll, bzw. wie Unternehmen, welche die Energiepauschale auszahlen, das Geld vom Staat wieder erhalten werden.

Jetzt ist klar, die 300 Euro Energiepauschale werden als Entlastung für die Unternehmen von der zu entrichtenden Lohnsteuer in Abzug gebracht. Unternehmen müssen so für alle Mitarbeitenden, für die sie die Energiepauschale auszahlen, 300 Euro weniger Lohnsteuer entrichten. Aber wen erreicht die Energiepauschale und was bleibt davon bei den Angestellten hängen?

Die Energiepauschale ist breit aufgestellt und erreicht alle Lohn -und Einkommenssteuerpflichtigen Erwerbstätigen in den Steuerklassen 1 bis 5. Das bedeutet, dass nicht nur Angestellte im Voll -und Teilzeitverhältnis, sondern auch Mini-Jobber die Energiepreispauschale erhalten.

Die Pauschale wird dabei aber nicht Netto, also in voller Höhe ausgezahlt, sondern auf das aktuelle Brutto der Mitarbeitenden hinzugerechnet. Damit relativiert sich der Betrag erheblich. Bei einem 35jährigen Mitarbeiter, Steuerklasse 1 ohne Kinder und 3000 Euro brutto, bleiben von den 300 Euro gerade einmal knapp 160 Euro *) netto hängen. Etwas besser sieht es bei dem gleichen Mitarbeiter aus, wenn er verheiratet ist und ein Kind hat. Dann sind es immerhin schon fast 180 Euro *).

Aber aufgepasst bei Minijobbern die bisher 450 Euro verdienen. Diese werden durch die 300 Euro Bruttolohnerhöhung im September lohnsteuerpflichtig. Von der Auszahlung haben sie mit ca. 150 Euro *) am wenigsten von der Lohnerhöhung.

Wichtig für alle Unternehmen: Bei Unternehmen mit monatlicher Lohnsteueranmeldung erfolgt die Abrechnung der 300 Euro Energiepreispauschale im August und die Auszahlung im September. Kleine Betriebe, die nur quartalsweise oder jährlich die Lohnsteuer zahlen, haben dafür noch einen Monat länger Zeit.

Wichtig für Unternehmer*innen: Auch selbständige Unternehmer*innen bekommen die Energiepauschale. Da sie aber kein Gehalt im eigentlichen Sinn erhalten, wird die Einkommensteuer-Vorauszahlung einmalig um 300 Euro gesenkt – sie bekommen das Geld also nicht separat ausgezahlt, aber dafür in voller Höhe auf die Steuer angerechnet.

*) Alle Beispiele wurden mit einem frei zugänglichen Gehaltsrechner berechnet. Der reale Auszahlungsbetrag kann von den gerechneten Beispielen abweichen.

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Modernes Programmierinterface zur Zeiterfassung TimePunch
Posted on 4. August 2022 by Gerhard Stephan in How To | Leave a comment
Quelle: https://unsplash.com/@pete_nuij

Gerade das Thema Zeiterfassung bietet inhärent schon so viele Schnittstellen zu anderen Systemen, wie Lohn -und Gehalt, ERP, Projektmanagement, Human Ressource, Profitabilitätskennzahlen und vieles mehr, dass es schon fast sträflich wäre, diese Daten im Unternehmen nicht gewinnbringend zu verknüpfen.

Da das bei Software nicht immer einfach ist, gibt es von der TimePunch KG jetzt für die gleichnamige Zeiterfassungssoftware TimePunch eine Abhilfe.

Ab der aktuellen Version 4.8 (Stand August 2022) wird ein Programmierschnittstelle zur Verfügung gestellt, welche mit allen modernen Programmiersprachen, die auf .NET basieren, eingesetzt werden kann. Die Schnittstelle ist als Nuget Paket auf nuget.org unter dem Namen TpWebWcf (https://www.nuget.org/packages/TpWebWcf) zu finden. Das Paket baut auf dem .NET Standard 2.0 auf und kann somit in allen .NET Frameworks ab .NET 4.61 bis zur aktuellen Version .NET 6.0 eingesetzt werden.

Mit Hilfe der Schnittstelle können Zeit- und Mitarbeiterdaten aus der Zeiterfassung exportiert oder Projekt- und Kundendaten aus anderen Systemen importiert und geändert werden. Aber das ist im Grunde nur die Spitze der Möglichkeiten, denn die Zeiterfassung TimePunch arbeitet selbst intern auch mit dieser Schnittstelle. Daher können alle Funktionen, die in TimePunch verfügbar sind, auch über die Programmierschnittstelle angesprochen und verwendet werden.

Um die Schnittstelle einfacher verwenden zu können, existiert zudem auf der Open-Source Plattform GitHub das Repository BitKFu/TimePunch-API (https://github.com/BitKFu/TimePunch-API), welche Beispiele für die Verwendung der API zeigt.

Das Zeiterfassungssystem TimePunch bietet damit ein großes Potential die internen Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren. Beispielsweise können neue Projekte und Aufträge automatisch in der Zeiterfassung angelegt und zur Buchung für Mitarbeiter*innen freigegeben werden. Durch die Möglichkeit die Zeiterfassung mit individuellen Eingabefeldern zu erweitern, existieren unbegrenzte Möglichkeiten und Nutzungsszenarien. Die TimePunch KG ermöglicht somit Unternehmen einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung und Vernetzung der IT-Systeme.

Sofern im eigenen Unternehmen keine Mitarbeitenden mit Programmierkenntnissen vorhanden sind, bietet die TimePunch KG eine IT-Beratung an und unterstützt mit eigenen Mitarbeitern, Unternehmen, bei der Integration der Zeiterfassung TimePunch in die IT-Landschaft. Das ermöglicht Betrieben die beste Wertschöpfung aus den Daten der Zeiterfassung, spart Arbeitsaufwand beim Pflegen der Stammdaten und erhöht damit insgesamt Produktivität im Unternehmen.

Die Zeiterfassung TimePunch wurde von trusted im Jahr 2022 als Bestes Zeiterfassungssystem für Enterprises gekürt. Mit der neuen Schnittstelle erweitert die TimePunch KG ihr Portfolio für Unternehmen, die ihre Zeiterfassung effektiv nutzen und in die eigenen Unternehmensprozesse integrieren möchten.

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Fünf Fallstricke bei der Einführung einer Zeiterfassung
Posted on 19. July 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment
Quelle: Männliche Und Weibliche Beschilderung An Der Wand

Wenn Unternehmen eine Zeiterfassung planen, dann gibt es einiges zu beachten. Schnell sind Fehler passiert, die das Projekt zum Scheitern bringen können.

Zeiterfassung ist DSGVO konform

Die reine Arbeitszeiterfassung ist DSGVO konform, weil Arbeitgeber*innen ein berechtigtes Interesse haben, herauszufinden, ob Mitarbeitende die Arbeitsleistung, für die sie bezahlt werden, auch erbringen.

Zudem kann Zeiterfassung auch eine in der DSGVO wichtige Zweckbindung haben. Der Zweck kann z.B. die Lohnzahlung bei Angestellten mit Stundenlohn, oder aber auch die Abrechnung der Arbeitszeit gegenüber den Kunden sein.

Daher sind Mitarbeitende verpflichtet die Zeiterfassung durchzuführen, da diese im eigenen Interesse und im Interesse des Unternehmens liegt.

Dennoch ist nicht alles, was Unternehmer*innen für rechtmäßig erachten, auch in Deutschland erlaubt.

Biometrische Zeiterfassung, z.B. Fingerabdruck

Die biometrische Zeiterfassung mit Fingerabdruck ist eine schöne Sache, weil Mitarbeitende dabei keine Ausweise oder Schlüsselanhänger vergessen können. Dennoch hat sie einen Haken.

Die DSGVO verlangt eine Datenminimierung. Wenn ein Ziel mit weniger Einsatz persönlicher Daten zu erreichen ist, dann hat das Verfahren Vorrang, welches die wenigeren Daten erhebt. In diesem Fall wäre das die Erfassung über Ausweis oder Schlüsselanhänger, da über einen Fingerabdruck Scanner, zumindest lokal auf dem Zeiterfassungs-Terminal, die Daten der Finger gespeichert werden müssen.

Wichtig: Um eine biometrische Zeiterfassung einzuführen, benötigen sie in jedem Fall die Einwilligung der Mitarbeitenden. Im Zweifelsfall müssen Mitarbeitende, die sich gegen die biometrische Erfassung entscheiden, die Arbeitszeit mit einem Ausweis erfassen können.

Nutzen privater Smartphones

Eine Erfassung der Arbeitszeit über ein Smartphone macht immer dann Sinn, wenn Mitarbeitende oft außerhalb des Unternehmens eingesetzt sind. So sparen sich Mitarbeitende und Unternehmen das händische Aufschreiben und Nachtragen der Arbeitszeit.

Aber aufgepasst. Unternehmer*innen können Angestellte nicht dazu verpflichten ihr eigenes Smartphone für die Zeiterfassung zu verwenden. Wenn Unternehmen eine Mobile-Zeiterfassung vorschreiben, dann muss den Mitarbeitenden auch die Möglichkeit, in Form von betrieblichen Mobiltelefonen, gegeben werden.

GPS-Daten

Bei ortsbezogenen GPS-Daten ist zu prüfen, ob der Erhebung dieser Daten ein berechtigtes Interesse des Unternehmens gegenübersteht. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn Arbeiten nur an einem bestimmten Ort durchgeführt werden können. Wie im Fall eines Putzdienstes, der nur in einem bestimmten Gebäude eingesetzt wird.  Dann ist die Erhebung der Daten, zumindest beim Ein -und Ausstempeln der Mitarbeitenden erlaubt.

Wichtig: Nicht erlaubt ist die grundlose und ständige Überwachung der GPS-Daten ohne eine Interaktion der Mitarbeitenden. Hier steht klar der Schutz der persönlichen Daten im Vordergrund.

Tipp: Um sicherzustellen, dass GPS-Daten erhoben werden dürfen, sollten sich Unternehmen die schriftliche Einwilligung der Mitarbeitenden oder des Betriebsrats einholen.

Toilettenzeiten von der Arbeitszeit abziehen

Auch wenn Toilettengänge nicht zur eigentlichen Arbeitszeit gehören, dürfen diese nicht von der Arbeitszeit abgezogen werden. Anders als bei Raucherpausen, ist es ein natürliches Bedürfnis, das bei jedem Menschen vorhanden ist. Daher dürfen Häufigkeit und Dauer auch nicht vom Betrieb festgelegt werden.

Aber: Sollte festgestellt werden, dass Mitarbeitende den Toilettengang in die Länge ziehen, um zum Beispiel dort Videos zu schauen, oder Spiele zu spielen, dann kann dies als Arbeitsverweigerung angesehen werden und eine Abmahnung oder sogar eine Entlassung bedeuten.

Erfassung der reinen PC-Arbeitszeit ohne Ausgleich

Was viele nicht wissen, die Arbeitszeit der Mitarbeitenden beginnt beim Betreten des Betriebsgeländes. Wenn also eine reine Erfassung der Zeit am PC vorgenommen wird, dann wird die Arbeitszeit der Mitarbeitenden nicht vollständig erhoben. Dies kann im Streitfall zu einer Nachberechnung der Arbeitszeiten führen.

Daher: Wenn eine Arbeitszeiterfassung am PC vorgenommen wird, dann sollte die dazu verwendete Software es erlauben, den Mitarbeitenden eine Arbeitszeitgutschrift pro Tag zu gewähren. Die Zeitgutschrift kann individuell pro Mitarbeitenden differieren, je nachdem wie lange er oder sie vom Betreten des Firmengeländes zum Arbeitsplatz und dem Hochfahren des PCs benötigt.

Tipp: Unsere Zeiterfassung TimePunch unterstützt solche Zeitgutschriften über das Arbeitszeitmodell seit Version 4.x.

Fazit

Sprechen Sie uns vor Ihrem Projekt an. Wir, von der TimePunch KG, unterstützten Sie bei der rechtskonformen Einführung einer Zeiterfassung.

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Zeiterfassung TimePunch erscheint in Version 4.8
Posted on 14. July 2022 by Gerhard Stephan in Ankündigung | Leave a comment

Am 17.07.2022 ist es endlich soweit – TimePunch 4.8 wird offiziell als Update allen Kunden angeboten. Und wieder wurden etliche Kundenwünsche umgesetzt.

Gruppenzugehörigkeit

Ein wichtiges neues Feature ist die Vereinheitlichung der fachlichen Gruppen, wie Teams, Abteilungen und Niederlassungen mit den eher technischen Projekten. So war es bisher nicht möglich in zwei unterschiedlichen Teams oder Abteilungen gleichzeitig als Mitglied gelistet zu sein. Mit dieser Einschränkung waren jedoch nicht alle Unternehmensstrukturen direkt abbildbar, denn oft sind Angestellte mehreren Teams zugeordnet – man denke hier an Mitarbeitende im Support, die auch gleichzeitig an internen Projekten arbeiten und daher auch dem Entwicklungs-Team zugehören. Ab der neuen Version können solche Organisationsstrukturen 1 zu 1 umgesetzt werden.

Jetzt lassen sich auch Fälle abbilden, bei denen z.B. die Assistenz der Geschäftsleitung die Urlaubsfreigabe für alle Mitarbeitende übernimmt. Die Assistenz ist in diesem Fall jedem Team oder Abteilung zugeordnet und übernimmt dort anstelle der eigentlichen Führungsposition die Urlaubsfreigabe der Mitarbeitenden.

Projektassistenz

In technischen Projekten, in denen die Arbeitszeit auf Projekte/Aufträge gebucht wird, war dies schon vorher möglich. Keine Option gab es in den Projekten bisher, eine Assistenz für die Projektleitung zu etablieren – ein Feature, das es bei den Gruppen schon lange gab. Das ist jetzt möglich.

Die Projektassistenz hat dabei die gleichen Rechte wie auch die Projektleitung und kann ebenfalls Projektberichte und Auswertungen über die geleistete Projektarbeit und Stundenkontingente abrufen. Damit hat TimePunch jetzt Feature-Parität bei fachlichen Gruppen (Team, Abteilung, Niederlassung) und technischen Projekten auf die Mitarbeitende ihre abrechenbare Projektzeit buchen können.

Gruppen (Teams, Abteilungen, Niederlassungen) und Projekte

Das folgende Schaubild zeigt die Schwerpunkte der einzelnen Konzepte in TimePunch.

Fachliche Gruppen und Projekte können selbstverständlich auch in einem gemeinsamen Konzept nebeneinander existieren. Unser Team hilft interessierten Kunden in Workshops die Unternehmensstruktur in TimePunch abzubilden.

Rundung des Arbeitsbeginns und des Arbeitsendes

Die Zeiterfassung TimePunch unterstützt in v4.8 die Rundung des Arbeitsbeginns und des Arbeitsendes von Mitarbeitenden. Dabei können Karenzzeiten ausgewählt werden, die entscheiden, ab wann auf -oder abgerundet wird.

Bei einer Rundung in 15 Minuten Schritten und einer Karenzzeit von 5 Minuten, wird unterhalb der 5 Minuten abgerundet und ab den 5 Minuten aufgerundet. Die Karenzzeit und die Rundungsschritte sind frei wählbar.

Neue Lohnart für Quarantäne und Statistiklohnarten

TimePunch unterstützt ab Version v4.8 jetzt auch den Export der Quarantäne Zeit nach DATEV und andere Lohnbuchhaltungssysteme. Damit können jetzt auch Corona bedingte Arbeitsausfälle direkt abgerechnet werden.

Zusätzlich werden jetzt auch Statistiklohnarten unterstützt. Dies sind Lohnarten die nur zu statistischen Zwecken an DATEV übermittelt werden; also den Lohn oder das Gehalt nicht beeinflussen. Dazu gehören die Urlaubstage, Krankheitstage, der Resturlaub sowie das Arbeitszeitkonto. Alle Informationen können wahlweise übermittelt und als Information für die Mitarbeitenden auf den Lohn -und Gehaltsnachweis gedruckt werden.

Weitere Features

Die oben genannten Punkte sind nur die wichtigsten Features der neuen Version 4.8. Es wurden noch einige andere Punkte umgesetzt, die den Rahmen sprengen würden. Es empfiehlt sich daher ein Blick in die Release-Notes (https://dev.timepunch.de/2022/07/11/timepunch-v4-8/) der aktuellen Version.

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Es ist wieder Urlaubszeit!
Posted on 8. July 2022 by Gerhard Stephan in Did you know? | Leave a comment
Quelle: https://unsplash.com/s/photos/sunny-day
https://unsplash.com/photos/FsWi0sBoi8c

Wie jedes Jahr in der Sommerzeit geht es für viele Arbeitnehmer*innen in den wohlverdienten Jahresurlaub. Aber was für Angestellte die schönste Zeit ist, raubt Unternehmer*innen den Schlaf.

Grund dafür sind die zum Teil überzogenen Forderungen von Angestellten und die Unwissenheit vieler Chef*innen, die diesen oftmals ohnmächtig gegenüberstehen.

Wie viel Urlaub dürfen/sollen Angestellte am Stück nehmen?

Wenn Mitarbeitende in Urlaub gehen, dann heißt es oft: „Ich brauche mindestens drei Wochen am Stück, sonst ist es keine Erholung.“ Aber muss der Betrieb dem zustimmen? Nein, das muss er nicht. In Deutschland hat der Gesetzgeber im Bundesurlaubsgesetz den Urlaubsanspruch für Angestellte auf 2-Wochen Urlaub am Stück begrenzt.

Dürfen Betriebe einen Urlaubsantrag ablehnen?

Betriebe können aus Sachgründen den Urlaubsantrag von Mitarbeitenden ablehnen. Der Urlaub kann z.B. abgelehnt werden, wenn in diesem Zeitraum zu viele Mitarbeiter*innen durch gleichzeitigen Urlaub ausfallen würden und der Betrieb damit erhebliche Einbußen hinnehmen müsste. Das ist z.B. dann der Fall, wenn der größte Umsatz in der Feriensaison gemacht wird. In diesem Fall kann für diesen Zeitraum eine Urlaubssperre verhängt werden, damit genügend Mitarbeitende zur Verfügung stehen.

Dürfen neue Mitarbeiter*innen auch Urlaub nehmen?

Ja, aber nur begrenzt. Es dauert insgesamt 6 Monate, bis neuen Angestellten der volle Jahresurlaub zusteht. In den ersten 6 Monaten, baut sich ihr Urlaubsanspruch auf. Im ersten Monat z.B. 2,5 Tage, im zweiten Monat 5 Tage usw. Erst nach 6 Monaten Wartezeit, haben Mitarbeitende Anspruch auf den gesamten Jahresurlaub.

Erst krank, dann Urlaub oder oft krank im Urlaub?

Sicher, wer krank ist, der soll sich auskurieren und hat dann auch seinen Urlaub verdient. Es gibt aber auch Fälle, in denen es offensichtlich ist, dass sich Mitarbeitende ein paar zusätzliche Urlaubstage gönnen; Neudeutsch „leisure sickness“ oder die Freizeitkrankheit. Ganz machtlos sind Arbeitgeber*innen aber nicht. Zum einen kann eine schriftliche Krankmeldung, d.h. der Gang zum Arzt, von Mitarbeitenden verlangt werden und zum anderen können Betriebe die Rechtmäßigkeit der Krankmeldung vom Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MDK) prüfen lassen.

Unbezahlter Urlaub für Mitarbeitende, ist das rechtens?

Im Gegensatz zu dem Erholungsurlaub, gibt es im deutschen Recht keinen Anspruch auf unbezahlten Urlaub für Mitarbeitende. Kommen Angestellte mit diesem Wunsch auf Arbeitgeber*innen zu, dann steht es Betrieben frei, diesen zu genehmigen oder abzulehnen. Ausnahmen sind hier nur bei plötzlichen Erkrankungen oder Unfällen von Familienmitgliedern, unerwartete Notsituationen (z.B. Brand) oder bei Ausübung bestimmter Ehrenämter (z.B. freiwillige Feuerwehr) vorgesehen.

Für Betriebe ist es außerdem wichtig zu wissen, dass unbezahlter Urlaub den regulären Urlaubsanspruch verringert. Nehmen Angestellte z.B. einen Monat unbezahlter Urlaub, dann verringert sich damit der Erholungsurlaub anteilmäßig.

Was passiert mit Urlaub aus vorherigen Jahren?

Bis zum Urteil des EuGH am 06. November 2018 war es üblich, dass Urlaub, der im aktuellen Jahr nicht genommen wurde, automatisch verfällt. Diese Praxis wurde durch das Urteil gekippt. Jetzt müssen Betriebe nachweisen, dass Mitarbeitende explizit darüber informiert wurden, dass Urlaub verfällt, sofern er nicht bis Ende des Jahres oder zu einem im Arbeitsvertrag festgelegten Zeitpunkt, genommen wurde. Eine klare Regelung im Arbeitsvertrag ist daher eine wichtige Empfehlung für alle Betriebe.

Urlaub wenn es in den Betriebsablauf passt

Beim Urlaub sind Betriebe nicht komplett den Wünschen der Angestellten ausgeliefert. Arbeitgeber*innen können für Mitarbeitende auch Zwangsurlaub anweisen, sofern die Gründe in der betrieblichen Organisation, den technischen Arbeitsabläufen, der Auftragslage oder ähnlichen Umständen liegen. Wichtig ist aber: Zwangsurlaub muss früh, am besten Anfang des Jahres, angekündigt werden. Eine kurzfristige Anordnung von Zwangsurlaub ist nicht erlaubt. Und, nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts dürfen max. 3/5 des Erholungsurlaubs vom Betrieb als Zwangsurlaub verplant werden. Bei 30 Tagen sind das 18 Tage.

Fazit

Mitarbeiter*innen haben selbstverständlich Anspruch auf Erholungsurlaub. Das hilft nicht nur den Angestellten, sondern auch dem Betrieb, denn nur erholte Mitarbeitende liefern auch gute Ergebnisse. Aber nicht jedem Urlaubswunsch muss entsprochen werden, denn auch Betriebe haben einen berechtigten Anspruch darauf, dass Mitarbeitende die Arbeitsleistung erbringen, für die sie bezahlt werden.

Ein Zeiterfassungssystem wie TimePunch, hilft den Urlaubsanspruch, sowie den genommenen Urlaub und Resturlaub von Mitarbeitenden im Blick zu behalten und den Urlaub in den einzelnen Teams und Abteilungen zu planen. Außerdem können Betriebe rechtzeitig erkennen, wenn sich Resturlaub anhäuft oder Mitarbeitende oft die Freizeitkrankheit haben.

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