{"id":3335,"date":"2022-04-28T08:46:27","date_gmt":"2022-04-28T07:46:27","guid":{"rendered":"https:\/\/dev.timepunch.de\/?p=3335"},"modified":"2022-04-28T08:46:28","modified_gmt":"2022-04-28T07:46:28","slug":"eine-zeiterfassung-muss-her-was-ist-jetzt-zu-beachten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.timepunch.de\/en\/2022\/04\/28\/eine-zeiterfassung-muss-her-was-ist-jetzt-zu-beachten\/","title":{"rendered":"Eine Zeiterfassung muss her \u2013 was ist jetzt zu beachten?"},"content":{"rendered":"\n
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Endlich hat man sich dazu durchgerungen eine Zeiterfassungs-L\u00f6sung zu erwerben, dann kommt schon die n\u00e4chste Herausforderung: <\/strong>
Auf was muss man dabei achten?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Zeiterfassungssysteme gibt es inzwischen wie Sand am Meer. Eine Google Suche bringt mehr als 168.000 Ergebnisse zur\u00fcck. Allein das zeigt, wie schwer es ist ein geeignetes System zu finden. Dieser Artikel soll helfen, das richtige System zu finden.<\/p>\n\n\n\n

Wie viele Mitarbeiter und wie soll \u00fcberhaupt erfasst werden?<\/h2>\n\n\n\n

Die offensichtlichste Frage: Wie viele Mitarbeiter sollen die Zeiterfassung nutzen? Da die meisten Anbieter auf Lizenzbasis arbeiten, ist eine genaue Vorstellung dar\u00fcber von gro\u00dfer Bedeutung f\u00fcr den sp\u00e4teren Kauf -oder Mietpreis.<\/p>\n\n\n\n

Als zweites sollte gekl\u00e4rt werden, wie die Zeit erfasst werden soll. Auch hier existieren meist mehrere M\u00f6glichkeiten. Klassisch \u00fcber ein Zeiterfassungs-Terminal das z.B. am Eingang des Betriebs angebracht wird, am eigenen PC oder auch Online \u00fcber das Smartphone? Meistens ist auch eine Kombination der verschiedenen Erfassungswege m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n

Und wichtig ist auch, wie viele Mitarbeiter die Verwaltung der Arbeitszeiten \u00fcbernehmen sollen. Viele Arbeitgeber*innen denken da spontan an den einen! Mitarbeiter der im B\u00fcro die Abrechnung macht. Aber was ist, wenn er oder sie krank wird? Und m\u00f6chten Sie als Chef*in nicht auch die Zeiten der Besch\u00e4ftigten im Blick haben? Dann w\u00e4ren es schon drei. Und wichtig: In gr\u00f6\u00dferen Betrieben kann die Pflege der Arbeitszeiten, also das Nachtragen von vergessenen An -oder Abmeldungen, auch gerne der Vorarbeiter oder Teamleiter \u00fcbernehmen.<\/p>\n\n\n\n

Die Stempeluhr wird digital. Was gibt es hier zu beachten?<\/h2>\n\n\n\n

Wenn man sich daf\u00fcr entscheidet, ein klassisches Zeiterfassungsterminal zu erwerben, dann sollte man sich die Frage stellen, wo das Terminal angebracht werden soll. Im B\u00fcro gen\u00fcgt ein einfaches Terminal, in der Werkstatt sollte es zumindest staubgesch\u00fctzt sein. Gerade Logistik-Unternehmen h\u00e4ngen das Zeiterfassungs-Terminal aber auch gerne vor die Eingangst\u00fcr des B\u00fcrogeb\u00e4udes, damit die Fahrer schon ein -und ausstempeln k\u00f6nnen, bevor die B\u00fcromitarbeiter*innen die Arbeit beginnen. Hier sollte das Terminal dann auch vor Regenf\u00e4llen mit Schutzart IP65 ausgestattet sein.<\/p>\n\n\n\n

Die zweite wichtige Frage: Liegt an der Stelle, an dem das Terminal angebracht werden soll, ein Netzwerkkabel? Wenn nein, dann geht der Anschluss eventuell \u00fcber WLAN. Wenn auch das nicht funktioniert, dann bleibt nur die Mobilfunk Variante. Dabei wird in das Zeiterfassungs-Terminal eine SIM-Karte verbaut. Das Terminal sendet die Buchungen dann \u00fcber das Mobilfunknetzwerk. Hierf\u00fcr gen\u00fcgt zumeist der einfachste Mobilfunkvertrag, da der Datenverbrauch bei Kommen\/Gehen Buchungen gering ist.<\/p>\n\n\n\n

Aber auch im einfachsten Fall, dass ein Netzwerkkabel verlegt ist, braucht das Terminal zumindest noch Strom. Um ein unsch\u00f6nes Stromkabel zu vermeiden, k\u00f6nnen Terminals zumeist auch mit PoE (Power over Ethernet) erworben werden. Der Strom wird dabei direkt \u00fcber das Netzwerkkabel geliefert \u2013 das Stromkabel entf\u00e4llt. Sp\u00e4testens hier sollte die interne oder externe IT mit eingebunden werden, um die verschiedenen M\u00f6glichkeiten abzukl\u00e4ren.<\/p>\n\n\n\n

Die Richtung ist gesetzt, jetzt geht es ans Eingemachte<\/h2>\n\n\n\n

Wer bis hierhin gekommen ist, hat es schon fast geschafft. Aber der wichtigste Teil kommt jetzt trotzdem noch. Eine Zeiterfassung steht meistens nicht f\u00fcr sich allein. Denn eine Arbeitserleichterung wird eine Zeiterfassung nur, wenn sie an die bereits existierenden Systeme angebunden werden kann.<\/p>\n\n\n\n

Zeiterfassungs-Systeme sind klassischerweise Zuliefersysteme f\u00fcr Lohn -und Gehaltsabrechnungen wie Datev, Lexware oder andere. Wichtig ist also, dass das ausgew\u00e4hlte Zeiterfassungs-System diesen Export auch unterst\u00fctzt. Wenn die Lohn -und Gehaltsabrechnung nicht im Betrieb selbst stattfindet, dann sollte ebenfalls der Steuerberater oder das Steuerb\u00fcro hinzugezogen werden, um das genutzte Lohnbuchhaltungs-System in Erfahrung zu bringen.<\/p>\n\n\n\n

Auf der anderen Seite kann eine Zeiterfassung auch sehr gut mit einer Zutrittskontrolle kombiniert werden. Da eine Zutrittskontrolle aber einen hohen Sicherheitsstandard der Schl\u00fcsselkarten\/Anh\u00e4nger erfordert, ist es gut, sich dar\u00fcber vor einer Anschaffung der Zeiterfassung Gedanken zu machen. Ein Nachtr\u00e4gliches umr\u00fcsten der Terminals ist entweder teuer oder vielleicht sogar, je nach Anbieter, gar nicht mehr m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n

Weiterhin besteht bei vielen Systemen die M\u00f6glichkeit Urlaubsantr\u00e4ge digital abzubilden. Solche Workflows erleichtern die Verwaltung, indem das manuelle \u00dcbertragen der Urlaube wegf\u00e4llt und Papier reduziert wird.<\/p>\n\n\n\n

Weitere Fragen zur Funktionalit\u00e4t sind z.B.: Schichtbetrieb ja\/nein, \u00dcbernacht-Erfassung ja\/nein, Auftragserfassung ja\/nein, Verschiedene Berechtigungen f\u00fcr Vorgesetzte und Teamleiter ja\/nein, Buchung von Abwesenheiten wie Krankheit usw. Je detaillierter und klarer die Vorstellungen \u00fcber die ben\u00f6tigte Funktionalit\u00e4t sind, desto besser und fundierter kann eine Entscheidung getroffen werden.<\/p>\n\n\n\n

Kaufen oder Mieten<\/h2>\n\n\n\n

Sind die Fragen der Funktionalit\u00e4t gekl\u00e4rt, dann stellt sich die Frage, soll das System gekauft und auf der eigenen IT-Infrastruktur installiert werden, oder kommt auch eine Cloud-L\u00f6sung infrage?<\/p>\n\n\n\n

Beides hat Vor -und Nachteile und f\u00fcllt gut und gerne einen eigenen Artikel. Festzustellen ist aber, dass durch die geringeren Einstiegskosten, die meist nur die ben\u00f6tigte Hardware umfasst, der Trend klar zur Cloud Variante geht. F\u00fcr die Kaufl\u00f6sung spricht die Datenhoheit \u00fcber die erfassten personenbezogenen Daten. Die Frage der Datenhoheit, kann in einigen Betrieben entscheidend sein.<\/p>\n\n\n\n

Unterst\u00fctzung nach dem Kauf<\/h2>\n\n\n\n

Zeiterfassungs-Systeme sind komplexe IT-Systeme, die zumeist ohne eine gute Einf\u00fchrung und Nachbetreuung nach dem Kauf, Kopfschmerzen bereiten. Wichtig ist daher auch, dass der Zeiterfassungs-Anbieter umfassenden Service nach dem Kauf anbietet. Dazu geh\u00f6ren zum Beispiel Einf\u00fchrungsschulungen oder Workshops, die helfen, das erworbene Systeme sinnvoll einzusetzen.<\/p>\n\n\n\n

Fazit<\/h2>\n\n\n\n

Sich vor dem Kauf genau zu informieren, hilft das richtige System zu finden. Zu oft ist es schon vorgekommen, dass sich Betriebe vorschnell f\u00fcr einen g\u00fcnstigen Anbieter entscheiden, nur um dann festzustellen, dass die ben\u00f6tigte Funktionalit\u00e4t nicht abgedeckt wird.<\/p>\n\n\n\n

Aus diesem Grund haben wir einen Fragebogen erstellt, den Sie kostenlos nutzen k\u00f6nnen, um Anbieter von Zeiterfassungs-Systemen anzufragen. Hier geht\u2019s zum Download: https:\/\/timepunch.de\/resources\/Fragebogen_Zeiterfassung.pdf<\/a><\/p>\n\n\n\n

Nutzen Sie die M\u00f6glichkeit, und senden Sie den Fragebogen auch zu uns, der TimePunch KG.
Wir scheuen keinen Vergleich und erstellen Ihnen gerne ein Angebot f\u00fcr Ihr zuk\u00fcnftiges Zeiterfassungssystem.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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